Contenu

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• Partie 1 sur 4: Se préparer à écrire un e-mail
• Partie 2 sur 4: Rédaction du premier paragraphe
• Partie 3 sur 4: Rédaction du deuxième paragraphe
• Partie 4 sur 4: Remplir un e-mail
• Conseils

Dans le monde de l'information d'aujourd'hui, il n'est pas rare d'utiliser le courrier électronique pour obtenir un stage (et cette approche est considérée comme plus que normale). Si vous avez une invitation pour un stage ou si vous souhaitez vous renseigner sur la disponibilité d'un stage, écrivez un e-mail au contact spécifié. Cependant, l'e-mail doit être rédigé le plus formellement possible (comme s'il s'agissait d'une vraie lettre papier). La grammaire, les salutations et la fin doivent être cohérentes avec le style commercial. Vérifiez bien vos e-mails avant d'envoyer et soyez patient.

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Partie 1 sur 4: Se préparer à écrire un e-mail

1. 1 Procurez-vous une adresse e-mail qui ressemble à un professionnel. Utilisez une adresse e-mail claire et logique lors de la correspondance commerciale. Vous ne devez pas utiliser de surnoms, de symboles (supplémentaires) et de chiffres inutiles. Une variation de votre vrai nom est très bien. Par exemple : [email protected] est plus qu'une option appropriée.
   • Si votre adresse e-mail actuelle est associée à un profil de réseau social (et qu'il y a quelque chose de non professionnel dans ce profil), procurez-vous une adresse différente. Configurez également vos paramètres de confidentialité dans ce profil.
2. 2 Étudier les activités et la structure de l'entreprise. Avant de postuler pour un stage, prenez le temps de rechercher l'entreprise pour laquelle vous aimeriez travailler. Visitez le site Web. Lisez les différents articles de presse sur l'organisation. Si une entreprise fait la promotion d'un produit (par exemple, un réseau social), essayez de trouver le temps d'utiliser ce produit dans la semaine et de tester sa qualité. Écrivez vos propres idées dans la lettre. Les employeurs potentiels apprécient les candidats qui savent quelque chose sur leur entreprise et peuvent logiquement démontrer leurs connaissances de manière holistique.
3. 3 Trouvez des contacts communs. Il est très avantageux d'avoir des relations dans l'entreprise. Utilisez les réseaux sociaux tels que LinkedIn et Facebook pour rechercher des mots-clés liés à votre entreprise. Si vous trouvez des contacts, vérifiez les positions occupées. Demandez poliment un numéro de téléphone ou prenez rendez-vous en personne. Demandez conseil pour postuler à un stage.
   • Si vous utilisez LinkedIn, vous pouvez voir quels amis de vos amis travaillent dans la bonne organisation. N'hésitez pas à leur demander de partager vos contacts avec leurs amis. Cependant, faites preuve de tact et ne vous adressez pas plusieurs fois à la même personne.
   • Certaines universités donnent accès à des bases de données en ligne d'anciens élèves. Avec l'aide de ces sites, vous pouvez rechercher les personnes qui occupent un emploi spécifique ou occupent un poste spécifique. Les diplômés qui ont fourni leurs coordonnées sont généralement disposés à recevoir des courriels et/ou des appels téléphoniques des étudiants.
   • Lorsque vous parlez d'une entreprise, vous devez mentionner que vous êtes intéressé par un stage. Renseignez-vous sur la structure organisationnelle de l'entreprise, sur l'environnement de travail, sur les buts et objectifs de l'entreprise, etc.
4. 4 Décidez qui sera le destinataire de votre lettre. Y a-t-il un nom de contact sur la brochure de stage? Si c'est le cas, utilisez le nom et l'adresse e-mail de cette personne. Si aucune personne de contact n'est répertoriée, appelez l'entreprise et découvrez qui est en charge de résoudre les problèmes de stage. Si personne ne le fait, adressez votre e-mail au responsable du service RH de l'entreprise. Si vous avez déjà eu l'occasion de discuter avec quelqu'un qui travaille déjà dans l'organisation, vous pouvez le mentionner au début de votre e-mail.
   • Si vous ne parvenez pas à trouver le nom d'un employé, veuillez envoyer un courriel à messieurs ou employés.
5. 5 Veuillez saisir la ligne d'objet exacte de votre e-mail. Voulez-vous que votre e-mail se démarque du volume massif d'e-mails ? Dans ce cas, il vaudrait mieux écrire quelque chose comme ceci : "Ivan Vetrov : candidature pour un stage dans l'entreprise X". Au besoin, utilisez la formulation spécifique exigée par l'employeur.

Partie 2 sur 4: Rédaction du premier paragraphe

1. 1 Adressez-vous au destinataire dans un style professionnel formel. Commencez la première ligne de la lettre par les mots "Cher M. / Mme / Kamenskikh" ou "Bonjour, Antonina Pavlovna!" selon le nom, la fonction et le sexe de la personne de contact. N'écrivez pas "Bonjour Marina" ou simplement "Bonjour". Commencez par une adresse formelle que vous utiliserez plus tard lors de la rédaction de votre lettre.
2. 2 Présentez-vous. Fournissez au destinataire votre nom et votre statut (par exemple, un étudiant en troisième année de biologie à l'Université X). Indiquez comment vous avez découvert le stage (trouvez-le en ligne, lisez-le dans le journal ou l'avez appris de quelqu'un que vous connaissez). Si vous avez des connaissances communes, alors parlez-nous-en le plus tôt possible. Par exemple, vous pourriez écrire « gestionnaire de programme ... / mon professeur / et ainsi de suite ... », puis indiquer le lieu exact de travail, le poste et le nom, « m'a invité à vous contacter ».
3. 3 Dites-nous si vous êtes prêt à commencer. Indiquez les dates estimées de début et de fin de votre stage; expliquez si votre horaire est flexible. Si vous êtes prêt, par exemple, à consacrer la totalité de votre stage pendant le semestre de printemps, ainsi qu'un travail à temps plein pendant l'été, expliquez-le. Indiquez le nombre d'heures par semaine que vous pouvez travailler.
4. 4 Indiquez le but du stage. Avez-vous besoin d'un stage pour étudier? Si cela vous convient, indiquez que vous avez besoin d'un stage principalement pour acquérir de l'expérience et que vous n'êtes pas exigeant sur la liste des responsabilités et de la rémunération du travail. Écrivez sur les compétences que vous espérez acquérir pendant votre stage.
5. 5 Dites-nous pourquoi vous avez tant aimé l'entreprise. Mentionnez quelque chose dont vous pensez que l'entreprise est fière. Évitez de mentionner des nouvelles négatives. Maintenez un ton d'écriture positif. Par exemple, vous pourriez écrire : (nom de l'entreprise) a une excellente réputation et j'apprécie vraiment votre engagement à faire du bénévolat pour aider les animaux errants.

   « Le stagiaire idéal est une personne passionnée par la mission de l'entreprise. Commencez votre lettre en soulignant les choses spécifiques que vous aimez au sujet de l'organisation. Alors écrivez que ce sera un honneur pour vous de pouvoir y faire un stage. Et puis, sous forme de liste, indiquez ce que vous pouvez proposer à cette entreprise. »

   
   

Partie 3 sur 4: Rédaction du deuxième paragraphe

1. 1 Parlez-nous de vos qualifications et de votre expérience. En quelques phrases, parlez des projets de cours et de l'expérience de travail antérieure, ainsi que de toutes les compétences importantes pour le travail. Démontrez comment vos connaissances peuvent profiter à l'organisation. Ajoutez des informations sur le travail et les activités de bénévolat, et expliquez comment votre expérience précédente vous a préparé pour le stage. Insistez sur la façon dont vous pouvez contribuer à l'amélioration et au développement de l'organisation. Votre employeur potentiel doit avoir confiance que vous pouvez gérer les tâches à accomplir.
   • Utilisez des expressions verbales fortes pour décrire votre expérience de travail. Au lieu d'écrire, « j'ai effectué un stage dans le service marketing pendant deux ans », déclare haut et fort : « En tant que stagiaire au service marketing, j'ai créé des contenus originaux et frais, développé des versions électroniques et imprimées de brochures publicitaires, et développé le marché marketing. via les réseaux sociaux pour une organisation d'une cinquantaine de personnes. »
   • Les compétences peuvent inclure être actif sur les réseaux sociaux, organiser des événements et une foule d'autres choses.
2. 2 Mentionnez vos réalisations académiques et non académiques. Écrivez sur vos réalisations académiques. Si vous avez agi en tant que chef de groupe, décrivez vos responsabilités et/ou vos réalisations. Avez-vous présidé un comité ou une commission? Avez-vous entraîné une équipe sportive? Soyez bref à ce sujet afin de ne pas perdre l'attention du lecteur.
   • Au lieu d'utiliser des adjectifs pour vous décrire, utilisez des exemples spécifiques qui démontrent vos qualités. Par exemple, au lieu de dire : « Je suis un étudiant ambitieux », écrivez : « Tout au long de mes études, j'ai été l'un des meilleurs étudiants du cours.

Partie 4 sur 4: Remplir un e-mail

1. 1 Indiquez quand vous serez disponible pour le contact. Discutez quand et comment vous contacterez un employeur pour suivre l'état de votre demande. Laissez vos coordonnées : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et indiquez l'heure à laquelle vous êtes disponible. Vous pourriez écrire : « Je peux être contacté par téléphone ou par e-mail. Si vous ne pouvez pas me joindre, je vous rappellerai (lundi prochain). "
2. 2 Complétez l'e-mail. Remerciez poliment le lecteur pour le temps qu'il a passé à regarder la lettre. Terminez la lettre avec des mots chaleureux tels que « Sincèrement ». Si vous avez déjà parlé à cette personne par téléphone ou en personne, vous pouvez utiliser des adieux tels que « meilleurs vœux ». N'utilisez pas le mot « merci » ou simplement « meilleurs vœux » pour mettre fin à une correspondance commerciale. Entrez votre prénom et votre nom, par exemple Ivan Vetrov, pas seulement Ivan.
3. 3 Pensez aux pièces jointes des e-mails. Ne joignez pas votre curriculum vitae à un courriel de stage non sollicité. Si l'entreprise ne recherche pas activement de stagiaires, les employés peuvent être réticents à ouvrir des pièces jointes (surtout si cela est contraire à leurs règles de sécurité de l'information sur le lieu de travail).Si une brochure publicitaire demande d'envoyer un CV, joignez un document PDF à la lettre (pas Word, où le formatage peut être perdu / modifié lorsqu'il est ouvert sur un autre système d'exploitation).
   • Certains employeurs préviennent parfois qu'ils n'ouvriront pas les pièces jointes des e-mails. Si vous rencontrez cela, ajoutez votre lettre de motivation et votre CV dans le corps de l'e-mail. Assurez-vous qu'ils sont séparés les uns des autres par des espaces afin qu'il soit plus facile pour l'employeur de distinguer chaque document.
4. 4 Agissez comme promis dans la lettre. Si l'organisation ne vous a pas contacté, renvoyez la lettre, ou mieux, appelez-la. Vous pourriez écrire : « Cher M. Kamenski, je m'appelle (nom) et j'ai hâte de lire le courriel que je vous ai envoyé la semaine dernière concernant le stage (d'automne). J'apprécierais avoir l'occasion de discuter de cette question. Merci. Respectueusement vôtre, Ivan Vetrov."

Conseils

• Joindre une lettre de motivation donne au dossier un aspect formel, et les e-mails ont tendance à être informels. Si vous choisissez de joindre une lettre de motivation, votre message doit être court mais poli ; Lorsque vous contactez l'employeur, expliquez qui vous êtes, quel problème vous abordez et indiquez que votre curriculum vitae et votre lettre de motivation sont joints à la lettre. Abonnez-vous avec votre nom et ajoutez vos coordonnées.
• Votre e-mail ne doit pas avoir l'air d'avoir été généré par un programme. Donnez un style différent à chaque lettre que vous envoyez afin que l'entreprise sache que vous n'envoyez pas d'e-mails en masse pour obtenir un stage.