Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 3: Communiquez clairement
• Partie 2 sur 3: Soyez un bon auditeur
• Partie 3 sur 3: Communication électronique
• Conseils

Une mauvaise communication peut être à la fois amusante et frustrante. Si vous voulez réduire les problèmes de communication, parlez clairement et ne présumez rien. Vérifiez auprès de la personne pour vous assurer que vous êtes compris. Lorsque vous communiquez par voie électronique, soyez clair, concis et informatif. Être un bon auditeur peut également aider à éviter les problèmes de communication. Si vous gardez votre attention sur vos conversations, vous pouvez réduire le risque de mauvaise communication.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Communiquez clairement

1. Réfléchis avant de parler. Réfléchir à ce que vous devez dire en premier peut vous aider à organiser vos pensées et à vous préparer à dire quelque chose de significatif. Surtout si vous êtes sur le point d'avoir une conversation importante, assurez-vous que vos mots sont organisés de manière à pouvoir dire ce que vous voulez dire.
   • N'oubliez pas que votre attitude et votre ton peuvent en dire beaucoup. Limitez votre attention au sujet et essayez de ne pas vous en éloigner.
   • Si vous avez du mal à dire ce que vous voulez dire, notez quelques points pour vous assurer de ne rien oublier.
   • Faites une pause consciente avant de parler. Nous avons souvent tendance à plonger tête baissée dans une conversation, mais s'arrêter délibérément et prendre un moment pour organiser nos pensées avant de parler augmente la probabilité que notre communication soit claire et que les spectateurs soient prêts à écouter.
2. Attirer l'attention. Avoir l'attention d'une personne signifie s'assurer qu'elle écoute et comprend ce que vous dites. Établissez un contact visuel et assurez-vous que la personne écoute. Si l'autre personne est distraite ou occupée par autre chose, demandez-lui son attention ou essayez une autre fois. Si l'autre personne semble distraite par quelque chose d'autre, demandez de l'attention en disant: «Je veux m'assurer que vous comprenez» ou «J'apprécierais votre pleine attention».
   • Si la personne semble distraite, dites-lui que vous parlerez plus tard lorsqu'elle sera plus disponible.
   • Par exemple, si vous avez besoin de parler à quelqu'un mais qu'il fait autre chose, dites-lui que vous devez parler et que vous voulez son attention.
   • Ne criez pas ou n'appelez pas quelqu'un pour attirer l'attention - allez vers cette personne et adressez-vous à elle personnellement lorsque cela est possible.
3. Vérifiez vos hypothèses. Vous pouvez supposer que tout le monde comprend ce que vous dites ou ce que vous leur demandez de faire, mais par prudence, clarifiez tout ce dont la personne n'est peut-être pas sûre. Par exemple, si vous donnez des instructions, expliquez ce que la personne doit faire d'autre pour se préparer. Vous pouvez surestimer ou sous-estimer les connaissances ou les compétences de quelqu'un, alors vous feriez mieux de demander.
   • Cela est particulièrement vrai lorsque vous parlez à quelqu'un d'une culture différente de la vôtre. Vous pouvez supposer qu'ils comprennent le jargon ou une autre langue, mais cela ne fait pas de mal de demander. Si quelqu'un a l'air confus, essayez de mieux l'expliquer.
4. Sois poli. Être poli dans la communication signifie être ouvert, honnête et gentil. Vous ne dites rien qui puisse être passif-agressif, sarcastique ou blessant envers ou à propos de la personne à qui vous parlez. Concentrez-vous sur la gentillesse et dites ce que vous voulez dire d'une manière facile à comprendre. Si vous interrompez, soyez impoli ou irrespectueux envers les autres, vous ne communiquerez pas efficacement.
   • Le sarcasme peut être facilement mal compris. Bien que cela puisse être drôle, cela peut toujours conduire à des malentendus si vous dites le contraire de ce que vous voulez vraiment dire. Les gens peuvent être confus sur ce que vous pensez réellement. Le sarcasme peut également être involontairement méchant.
5. Vérifiez votre compréhension. Assurez-vous que la personne vous a compris. Vous faites cela en demandant simplement: «Est-ce clair?» Ou «Avez-vous des questions?» Cela donne à la personne l'occasion d'exprimer ses doutes ou ses préoccupations.
   • Cela peut aider les gens à se sentir à l'aise pour poser des questions ou demander des éclaircissements.
   • Lorsque vous donnez des directions, demandez à la personne de les répéter pour que vous sachiez qu'elle comprend.
   • Dans certains cas, il convient de fournir un bref résumé.
     • Par exemple: «Donc, pour être clair, nous allons d'abord nous attaquer au compte Ramaker, puis nous aurons une réunion rapide sur la façon de résoudre les problèmes de communication. Entendu?'
6. Suivre. Contactez la personne avec laquelle vous communiquez pour vous assurer que vous avez communiqué clairement. Par exemple, si vous avez envoyé un e-mail, envoyez un autre en demandant "Comment allez-vous?" Avez-vous des questions? "Si vous avez parlé à quelqu'un, posez-leur quelques jours plus tard," Veuillez vérifier. CA va?'
   • Si vous pensez avoir mal communiqué, profitez de ce moment pour tout transmettre clairement et clarifier ce qui pourrait être déroutant.

Partie 2 sur 3: Soyez un bon auditeur

1. Comprenez le langage corporel. Une grande partie de la communication est non verbale. Faites attention à cela; cela peut être très important. Maintenez un contact visuel et surveillez tout changement dans votre propre contact visuel ou le contact visuel de l'autre personne. Faites attention à la posture et aux expressions faciales d'une personne et voyez s'il y a des incohérences. Si vous remarquez des différences, demandez à nouveau ou demandez des éclaircissements.
2. Écoute attentivement. Accordez toute votre attention lorsque quelqu'un parle. Beaucoup de gens essaient de penser à quoi dire ensuite, mais restent impliqués avec la personne qui parle. Les gens apprécient le fait qu'ils se sentent entendus et compris, et l'un des meilleurs moyens d'y parvenir est d'écouter activement. Tournez votre corps vers eux et penchez-vous vers eux. Ne vous laissez pas distraire (par exemple par les téléphones portables) et restez présent avec la personne.
   • N'écoutez pas seulement les mots que dit la personne, mais écoutez également les informations et la façon dont elle communique. Par exemple, la voix de la personne peut changer lorsqu'elle parle de quelque chose d'émotionnel ou qu'elle se sent mal à l'aise.
3. N'interrompez pas l'autre. Si quelqu'un d'autre parle, faites de votre mieux pour ne pas l'interrompre. Laissez la personne finir ses pensées avant d'ajouter ou de dire quoi que ce soit d'autre. De cette façon, vous montrez que vous écoutez et que vous appréciez ce que la personne dit. Si vous avez tendance à interrompre souvent les gens, ils peuvent se sentir frustrés et ne pas dire tout ce qu'ils veulent dire.
   • Laisser quelqu'un finir ses pensées signifie que vous écoutez complètement et que vous n'êtes pas concerné par vos propres mots. De cette façon, la personne se sentira plus à l'aise pour tout partager et n'oubliera pas quelque chose qu'elle ou elle voulait dire parce que la conversation a été détournée.
4. Poser des questions. Si quelque chose n'est pas clair ou si vous ne comprenez pas tout à fait quelque chose, assurez-vous de poser une question à ce sujet. Essayez de dire quelque chose comme «Souhaitez-vous clarifier ce que vous entendez par ___?» Ou «Je ne suis pas sûr de comprendre ___. Pouvez-vous expliquer cela?
   • Si la personne parle encore et que vous ne voulez pas l'interrompre, écrivez la question pour ne pas oublier de la poser.

Partie 3 sur 3: Communication électronique

1. Organisez les informations. Si vous essayez de transmettre des informations, vous devez vous assurer que les informations parviennent efficacement à la personne. Par exemple, si vous planifiez un événement, vous devez fournir des détails importants: lieu, heure et ce que les gens doivent apporter. Donnez des instructions ou des étapes claires aux personnes et assurez-vous que les informations sont claires.
   • Avant d'envoyer les informations ou l'invitation, assurez-vous qu'elle contient toutes les informations nécessaires.
2. Utilisez moins de mots. Lorsque vous communiquez par SMS ou e-mail, allez droit au but. Un long e-mail peut confondre ce que vous voulez transmettre. Par exemple, si vous faites une demande, allez droit au but et faites votre demande. Vous pouvez dire pourquoi la demande doit être faite, mais ne continuez pas indéfiniment. Dites simplement ce dont vous avez besoin et terminez l'e-mail peu de temps après.
   • Si vous avez tendance à écrire de longs e-mails ou SMS, les gens les feuilleteront probablement au lieu de les lire attentivement. Si vous ne pouvez pas vous échapper de vos longues lettres, pensez à mettre les choses les plus importantes en haut.
   • Gardez à l'esprit que les e-mails n'envoient pas de signaux sociaux tels que les expressions faciales et le ton de la voix. Par conséquent, utilisez un langage clair et évitez le sarcasme.
     • Les émojis sont utiles dans les e-mails sociaux, mais pas dans la plupart des e-mails professionnels.
3. Concentrez-vous sur un sujet. Gardez le message aussi simple que possible. Ne ronflez pas ou n'entrez pas dans beaucoup de détails supplémentaires, et ne traitez pas plusieurs sujets dans un même e-mail. Il est préférable de se concentrer sur un élément ou un sujet à la fois plutôt que sur plusieurs éléments dans un seul e-mail. Si vous avez plusieurs choses à discuter, discutez-en une à la fois par e-mail. De cette façon, la personne peut supprimer tous les e-mails lorsqu'elle en a terminé avec chaque sujet, sans oublier de faire quelque chose ou d'aborder quelque chose.
   • Si vous voulez absolument couvrir plusieurs sujets en même temps, donnez une démarcation claire. Utilisez des puces ou réorganisez-les pour clarifier le contenu.
4. Allez droit au but. Bien que vous puissiez commencer vos e-mails par "Comment allez-vous?" Ou par un autre type de plaisir, ne passez pas trop de temps à parler de quelque chose qui n'a rien à voir avec ce que vous voulez transmettre. Concentrez-vous sur votre demande ou les informations que vous souhaitez partager avec la personne. Ne tournez pas autour du pot et ne donnez pas une longue introduction. Au lieu de cela, allez au cœur de ce que vous voulez ou devez dire.

Conseils

• Évitez d'utiliser le sarcasme dans les chats, la messagerie instantanée ou les e-mails sans emojis. Le sarcasme n'est souvent pas communiqué correctement par SMS, il est donc préférable de le faire personnellement.