Auteur:
Christy White
Date De Création:
10 Peut 2021
Date De Mise À Jour:
25 Juin 2024
Contenu
Un rapport de situation peut sembler une corvée, mais le rédiger peut en fait être une bonne occasion de communiquer avec la direction. Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, vous devez vous concentrer sur la fourniture de détails spécifiques décrivant le budget et l'avancement du projet. Mettez les informations les plus importantes dans un résumé au début. Continuez ensuite avec les principaux détails décrivant le projet en termes de résultats et de défis. Gardez les choses courtes mais informatives et la direction est ravie.
Avancer d'un pas
Partie 1 sur 2: Configuration de votre rapport
Concentrez-vous sur les coûts et le calendrier. Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, les managers veulent savoir comment les choses se passent en termes de budget et d'avancement. Configurez votre rapport en rassemblant des informations sur la situation financière du projet. De plus, faites quelques commentaires pour savoir si le projet est sur la bonne voie dans le temps. 
Soyez honnête à propos des problèmes. Si vous savez qu'il y a des problèmes de coût et d'avancement du projet, ne les cachez pas. Cela ne mènera qu'à de plus gros problèmes plus tard. Réfléchissez plutôt à la manière dont ces problèmes sont liés aux choses qui vont bien. - Par exemple, si votre projet implique la production et l'expédition de 1 000 t-shirts pour 1 000 $, vous pourriez être inquiet si vous n'en avez fait que 300, mais avez déjà dépensé 500 $.
- Vous pourriez également vous retrouver avec deux jours d'avance sur le calendrier et faire des commentaires à ce sujet.
Offrez des solutions aux problèmes. Une partie du but d'un rapport de situation est d'aider le gestionnaire à décider des prochaines étapes. Vous pouvez aider en suggérant des solutions à certains problèmes que vous remarquez. Lorsque vous configurez le rapport, prenez des notes sur la pertinence de vos solutions par rapport aux coûts et à la progression. - Par exemple, si votre entreprise de t-shirts est en avance sur le calendrier et en retard sur le budget, vous pourriez y voir une raison pour augmenter la production et équilibrer les choses.
Partie 2 sur 2: Tout rassembler
Donnez un titre au rapport. Commencez votre rapport écrit avec un bref résumé, un titre et une date. Étant donné que les rapports d'état doivent être courts, ils ne doivent pas nécessairement figurer sur une page de titre distincte. Si vous soumettez le rapport par e-mail, il suffit d'avoir un sujet clair pour que votre responsable sache de quoi il s'agit. - Quelque chose comme «Rapport d'août 2017 de Parker Transport» est très bien.
- Fournissez toujours des données afin que la période sur laquelle vous signalez soit claire.
- Si votre entreprise utilise des formats de rapport spécifiques, assurez-vous de les utiliser également.
Commencez par un résumé. Les managers sont occupés et ont besoin de voir immédiatement les informations les plus importantes. Quelques lignes au début du rapport vont au cœur du sujet, expliquant brièvement comment le projet se déroule en termes de budget et d'avancement. - Essayez de vous assurer que votre responsable voit toutes les informations dans les premières minutes de lecture du rapport.
- Par exemple, vous pouvez commencer votre rapport tout de suite avec quelque chose de direct comme, «The Parker Transport est actuellement en avance sur le calendrier. Nous avons dépensé 50% du budget et produit 30% du produit. Nous pouvons réduire les coûts en accélérant la production. »
- Si les managers sont satisfaits de ce qu'ils voient au début, ils en savent peut-être déjà assez. S'il y a quelque chose dans le résumé qui indique un problème, ils peuvent rapidement passer de là aux informations pertinentes plus loin dans le rapport.
Veuillez fournir les détails les plus pertinents. Dressez la liste des résultats les plus importants à ce jour, en vous concentrant sur les jalons et les données clés. Informez votre manager en termes de résultats plutôt que d'activités. - Par exemple, n'écrivez pas quelque chose comme «Nos chefs de production, Frank et Sandra, ont fait du bon travail. Frank est toujours là très tôt et Sandra est toujours la dernière à partir, pour s'assurer que tout est produit à temps.
- Au lieu de cela, insistez sur les données clés: "Nous avons 20% d'avance sur le calendrier, car les responsables de la production (Frank et Sandra) ont augmenté le temps de production de deux heures par jour."
Organisez les faits. Ici, vous pouvez adapter le rapport au style de votre responsable. Si vous connaissez la manière de travailler de votre responsable, vous pouvez adapter le rapport en conséquence. Si vous n'êtes pas sûr, concentrez-vous sur un résumé court et direct dans un style que vous connaissez bien. - Si votre responsable veut voir la grande histoire, vous pouvez nommer un chapitre «Résultats», un autre «Défis» et un troisième «Solutions».
- Pour un manager qui aime voir les choses chronologiquement, essayez un chapitre "Progrès cette semaine" suivi de "Prochaines étapes".
Utilisez des balles. Les gestionnaires doivent recevoir les informations dont ils ont besoin rapidement et d'une manière facile à lire. Les paragraphes sont trop longs pour lire et masquer les informations clés. Mais avec les listes, il est facile de parcourir le rapport. - Si votre responsable ou votre entreprise demande spécifiquement un rapport entièrement écrit, vous devez bien sûr répondre à ce souhait.
Ajoutez des éléments visuels au besoin. Certains gestionnaires trouvent utile d'ajouter des indices visuels pour expliquer le déroulement d'un projet. Par exemple, vous pouvez mettre un feu vert à côté d'une puce sur les coûts, si cela se passe bien, mais un voyant orange à côté de celui sur les progrès, si vous êtes susceptible d'être un peu en retard. 
Passez en revue et modifiez votre rapport si nécessaire avant de le soumettre à votre responsable. Les fautes d'orthographe et les phrases non courantes ne sont jamais valables, même pas dans un rapport de situation court et relativement informel. Ne vous fiez pas uniquement aux vérificateurs d'orthographe et de grammaire électroniques. Pour garder le rapport court et direct, pensez à ce qui peut être supprimé (comme les adverbes et adjectifs inutiles). - Par exemple, évitez les phrases comme "Les soldes d'août se passent bien, le meilleur mois à ce jour, grâce aux efforts vraiment excellents de Marie et Sam".
- Vous pouvez dire la même chose de manière beaucoup plus succincte: "Les soldes d'août sont les meilleurs à ce jour, grâce au travail acharné de Marie et Sam."
Faites un rapport au moins une fois par mois, sauf si vous avez d'autres instructions. Votre entreprise peut vous demander de fournir des rapports de situation selon un calendrier précis, par exemple une fois par semaine ou toutes les deux semaines. Faire des rapports au moins une fois par mois est généralement bon pour tenir votre responsable informé. Contactez-le si vous n'êtes pas sûr de la date à laquelle les rapports de situation doivent figurer. - Si votre responsable souhaite recevoir des rapports moins souvent, vous ferez bien sûr ce qu'on vous demande.
