Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 2: Rédaction d'une lettre commerciale
• Partie 2 sur 2: Rédaction de la lettre commerciale
• Conseils

Lorsque vous dirigez une entreprise, vous devez probablement écrire des lettres à vos clients. Vous devrez peut-être leur parler de nouveaux événements ou d'offres spéciales, ou vous devrez peut-être répondre à un client qui a une plainte au nom de votre entreprise. Quelle que soit la raison de votre lettre, utilisez toujours un ton professionnel.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 2: Rédaction d'une lettre commerciale

1. Utilisez un papier à en-tête professionnel. Une lettre commerciale représente votre entreprise. Il doit donc être distinctif et de grande qualité. Le logo ou la marque de l'entreprise doit également y figurer.
   • Vous pouvez créer un en-tête avec les mises en page dans Microsoft Word. Assurez-vous d'utiliser votre logo ou marque existant dans le papier à en-tête.
2. Ouvrez un programme de traitement de texte. Vous devez toujours créer une lettre commerciale sur un ordinateur.
   • Créez un nouveau document et définissez les marges du document sur 1 pouce.
   • Utilisez une police serif telle que Times New Roman, Georgia ou Ariel. Assurez-vous d'utiliser une taille de police non supérieure à 12, mais inférieure à 10. La lettre ne doit pas être difficile à lire en raison d'une police ou d'une taille incorrecte.
   • Assurez-vous d'utiliser un seul espacement.
3. Utilisez la forme de bloc. Le formulaire en bloc est le format le plus courant pour les lettres commerciales. C'est aussi le plus simple à utiliser. Chaque titre doit être contre la marge de gauche et il y aura un espace après chaque titre. En commençant de haut en bas, votre lettre commerciale doit avoir les en-têtes suivants:
   • La date actuelle ou la date à laquelle vous envoyez la lettre. La date est importante car elle peut être utilisée pour vos archives et celles du destinataire. Il peut alors également être utilisé légalement. Assurez-vous donc que la date est correcte.
   • L'adresse de l'expéditeur. Il s'agit de votre adresse, formatée dans un format d'adresse standard. Si votre adresse figure déjà sur le papier à en-tête, vous pouvez ignorer cette étape.
   • L'adresse du destinataire. Il s'agit du nom et de l'adresse de la personne à qui vous écrivez la lettre. L'utilisation de M. / Mme est facultative. Donc, si vous écrivez à Nina de Vries, par exemple, vous pouvez omettre la partie Mevrouw.
   • Le préambule. Cela peut être "Chère Mme de Vries" ou "Chère Nina de Vries". Si vous ne savez pas qui lira la lettre, utilisez "Cher Monsieur ou Madame". Vous pouvez également utiliser «L.S.», mais uniquement en dernier recours si vous ne savez pas qui lira votre lettre.
   • Le corps de la lettre. Nous nous concentrerons sur cela plus tard dans cet article.
   • La fermeture de la lettre, avec signature. Cela peut être "Sincèrement" ou "Sincèrement".

Partie 2 sur 2: Rédaction de la lettre commerciale

1. Déterminez qui est votre public cible. Le ton de la lettre doit toujours être professionnel, quel que soit votre public cible. Mais vous devrez peut-être changer de langue ou de choix de mots en fonction du destinataire. Si vous écrivez au service des ressources humaines d'une autre entreprise, vous devriez être plus formel dans votre langue. Mais si vous écrivez à un client spécifique, vous pouvez utiliser un langage un peu plus informel ou informel.
   • Déterminer votre groupe cible signifie également que vous pouvez être clair envers votre groupe cible. Évitez d'utiliser une terminologie que votre lecteur ne comprend pas. Par exemple, un client ne connaît probablement pas les abréviations utilisées pour le programme spatial de votre entreprise, alors ne les utilisez pas dans la lettre.
   • La règle d'or pour rédiger une bonne lettre commerciale est d'être claire, concise et polie.
2. Indiquez le but de la lettre dans la première phrase. Considérez le but de la lettre. Est-ce pour informer vos clients de votre nouvel emplacement? Est-ce pour rappeler à un client une facture impayée ou un solde impayé? Ou pour répondre à la réclamation d'un client? Avec cet objectif à l'esprit, créez un brouillon pour la première phrase qui permettra immédiatement à votre lecteur de savoir de quoi il s'agit. Ne soyez pas vague sur le but de votre lettre. Soyez franc.
   • Commencez par «Moi» si vous souhaitez exprimer votre opinion en tant que propriétaire d'entreprise. Utilisez «Nous» lorsque vous écrivez au nom d'une entreprise ou d'une organisation.
   • Concentrez-vous sur une déclaration directe telle que: «Avec cette lettre, nous voulons vous informer» ou «Avec cette lettre, nous voulons vous demander». Vous pouvez également utiliser une déclaration «I» si vous écrivez la lettre en tant que propriétaire d'entreprise. Par exemple: "Je vous contacte à cause de" ou "J'ai récemment entendu cela ... et j'aimerais en savoir plus sur ..."
   • Par exemple, si vous (en tant que propriétaire d'entreprise) écrivez une lettre à Nina de Vries au sujet d'un compte impayé du mois dernier, vous pouvez commencer par: "Je vous contacte via cette lettre en raison d'un solde impayé sur votre compte depuis mars 2015 . "
   • Ou, en tant qu'employé d'une entreprise, si vous répondez à la plainte d'un client concernant le programme spatial de l'entreprise, vous pouvez commencer la lettre par: "Nous avons reçu votre plainte concernant notre programme spatial vers Mars."
   • Peut-être écrivez-vous la lettre pour informer un client qu'il a gagné un concours ou une place dans un cours de formation. Commencez par une phrase telle que: "Je suis heureux de vous informer ..." ou "Nous aimerions vous informer que ..."
   • Si vous devez annoncer de mauvaises nouvelles, commencez par une phrase telle que «Nous sommes désolés de vous informer que…» ou «Après mûre réflexion, j'ai décidé de ne pas…»
3. Utilisez la voix active au lieu de la voix passive. En langage général, nous utilisons souvent la forme passive. Mais la forme passive rend ce que vous écrivez ennuyeux et déroutant. La forme active est beaucoup plus efficace dans une lettre commerciale car elle donne un ton plus affirmé.
   • Un exemple de forme passive est, par exemple: `` Quelles plaintes spécifiques puis-je résoudre pour vous? '' Le sujet de la phrase, le client (`` vous '') se trouve à la fin de la phrase, au lieu du début de la phrase.
   • Un exemple de la forme active est, par exemple, «Que puis-je faire pour résoudre vos plaintes?» Cette version de la phrase, sous la forme active, est beaucoup plus claire et plus facile à comprendre pour le lecteur.
   • L'utilisation de la forme passive peut être un excellent moyen de faire passer votre message sans prêter attention à une erreur ou à un point discutable. Mais n'utilisez ceci qu'alors. En général, le formulaire actif est beaucoup plus efficace dans les lettres commerciales.
4. Soulignez un événement ou une conversation précédente avec le lecteur, le cas échéant. Vous avez peut-être contacté Nina de Vries plus tôt ce mois-ci avec un avertissement concernant sa facture impayée. Ou peut-être qu'un client a exprimé sa frustration à l'égard du programme spatial lors d'une conférence le mois dernier. Si vous avez déjà interagi avec le lecteur, reconnaissez-le. Cela rappelle au lecteur votre précédent contact et rend la lettre commerciale plus urgente et plus importante.
   • Utilisez une phrase telle que: «Suite de ma lettre concernant votre facture impayée» ou «Merci pour votre paiement en mars». Ou "Il a été très utile d'entendre parler de votre position sur le programme spatial lors de la conférence de mai."
5. Faites une demande ou offrez de l'aide. Donnez un ton positif au lecteur en lui faisant une demande polie ou en lui offrant de l'aide sous la forme d'une relation de collaboration.
   • Supposons que vous soyez propriétaire d'une entreprise demandant à un client de payer une facture. Utilisez une phrase telle que "Je vous remercie si vous réglez votre facture impayée le plus tôt possible".
   • Supposons que vous écrivez au nom de votre entreprise. Utilisez une phrase telle que: "Nous serions heureux d'organiser une rencontre en personne entre vous et notre responsable des ressources humaines."
   • Vous pouvez également proposer de répondre à toutes les questions ou préoccupations de vos lecteurs. Utilisez une phrase telle que: "Je serai ravi de répondre à toutes vos questions ou préoccupations concernant votre compte." Ou "Souhaitez-vous que nous vous fournissions plus de détails sur le programme?"
6. Fermez la lettre. Ajoutez un appel à l'action, pour vous et pour le lecteur. Cela peut être une demande de paiement avant une date précise ou une note sur la prise de rendez-vous formel avec le lecteur.
   • Ajoutez une phrase où vous vous adressez au destinataire à l'avenir. "J'ai hâte de vous voir à la réunion budgétaire la semaine prochaine." Ou "J'ai hâte d'en discuter plus avant avec vous lors de notre visite au siège."
   • Faites attention à tous les documents que vous souhaitez ajouter à votre lettre. Ajoutez une phrase telle que «Dans les pièces jointes, vous trouverez la facture impayée» ou «Vous trouverez en pièce jointe une copie de notre programme spatial».
   • Terminez la lettre par une phrase de clôture. Utilisez "Sincèrement" pour les clients ou les clients.
   • Utilisez «Sincèrement» dans les lettres officielles adressées à des personnes que vous ne connaissez pas.
   • N'utilisez «Best Regards» ou «Best Regards» que lorsque vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez bien ou avec qui vous travaillez.
7. Relisez la lettre. Toute votre mise en forme précise et vos mots seront vains si la lettre est pleine de fautes d'orthographe!
   • Notez toute utilisation de la forme passive et essayez de changer la phrase en forme active.
   • Faites attention à toutes les phrases longues, peu claires et compliquées. Dans une lettre commerciale, moins est généralement plus, alors raccourcissez la longueur de vos phrases si possible.

Conseils

• Lorsque vous imprimez la lettre, utilisez un format A4 vierge. Lorsque vous envoyez la lettre, pliez-la en trois et envoyez-la dans une enveloppe standard.