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• Conseil
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La preuve d'occupation (en particulier la lettre d'emploi) est un document officiel rédigé par l'employeur sur la base de la demande d'un tiers, aux fins d'approuver les antécédents professionnels du salarié. en mouvement. Une lettre de confirmation d'emploi est généralement requise lorsqu'une personne a besoin d'un prêt bancaire, d'un bien locatif, d'une demande d'emploi ou lorsqu'il y a toute autre raison de confirmer ses antécédents professionnels. Lorsque vous rédigez une lettre de confirmation d'emploi, vous devez expliquer qui vous êtes, fournir un résumé précis des tâches de l'employé et confirmer sa profession. Tout cela doit être présenté sur un formulaire de lettre intitulé professionnellement; Assurez-vous d'avoir fourni vos coordonnées complètes et votre signature. Lisez les instructions ci-dessous pour apprendre à préparer la preuve d'emploi parfaite et exacte.

Pas

Partie 1 sur 2: Préparez-vous à préparer une lettre d'identification professionnelle

1. 

   
   
   Considérez pourquoi vous avez écrit votre lettre d'identité. Votre contenu et votre ton seront différents selon le lecteur. Si vous envoyez une lettre de confirmation à une institution financière, votre voix doit être professionnelle et le corps de la lettre doit contenir des informations financières (par exemple, salaire, commission, augmentation de salaire ou prime). Inversement, si vous écrivez à un nouvel employé, votre ton de voix doit être plus convivial et vous pouvez également supprimer des informations financières.
   • Comprendre le but et la portée de la confirmation commerciale vous aidera à rédiger une lettre avec le contenu qui correspond aux besoins du destinataire.

2. 

   
   
   Pensez à qui devrait rédiger une preuve d'emploi. Habituellement, l'employeur, au nom de l'employé, rédige une lettre confirmant le travail. Dans cette situation, l'employé est plus susceptible de vous approcher, vous, l'employeur, et de demander une confirmation d'emploi dans un certain but. D'autre part, l'employé peut également écrire pour confirmer l'emploi.À ce moment-là, vous, l'employé, écrirez et demanderez la signature de l'employeur, ou modifierez le contenu de la lettre à la discrétion de l'employeur. Dans la mesure du possible, les employeurs devraient écrire des lettres au nom des travailleurs et ne devraient pas laisser les employés écrire eux-mêmes des lettres.
   • Si vous êtes un employeur et devez écrire à vos employés, vous devez savoir comment aligner votre contenu sur les normes qui doivent être respectées, afin de pouvoir contrôler le message dans la lettre. Dans le même temps, en tant qu'employeur, le fait que vous écriviez une lettre pour confirmer le travail par vous-même apportera sincérité et authenticité à la lettre. Cependant, l'inconvénient est que vous devez passer du temps à écrire ces lettres. En tant qu'employeur, il y a de fortes chances que votre emploi du temps soit assez chargé et que la rédaction d'une lettre puisse prendre du temps. Cependant, les lettres de confirmation sont généralement courtes et concises, vous n'aurez donc pas à passer trop de temps à écrire des lettres, surtout si vous avez déjà eu une expérience similaire.
   • Si vous êtes un employé auto-écrit, vous pouvez exprimer avec précision les informations à transmettre au destinataire sans perdre de temps à décrire vos idées à votre employeur. Dans le même temps, rédiger votre propre lettre de confirmation réduira la pression exercée sur votre employeur sur le temps qu'il doit consacrer à la rédaction de la lettre (en particulier, écrire la lettre vous-même rendra le patron heureux. , car il n'a pas à écrire pour vous). Cependant, votre employeur doit toujours signer la lettre de confirmation et il se peut qu'il n'accepte pas votre offre. Ensuite, il faudra plus de temps pour réécrire la lettre, ou vous pouvez forcer l'employeur à vous écrire.

3. 

   
   
   Rassemblez les informations demandées. Lorsque vous comprenez qui est le lecteur et qui rédigera la lettre, vous devez rassembler toutes les informations nécessaires pour rédiger une lettre de confirmation complète.
   • Si vous êtes un employeur, vous devez parler à votre employé du contenu à inclure dans la lettre, en particulier les informations relatives au destinataire, le but de la lettre, les détails à inclure dans la lettre. contenu et temps pour envoyer la lettre.
   • Si vous êtes salarié et que vous écrivez vous-même, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin pour rédiger, mais vous devriez également parler à votre employeur à l'avance de ses attentes à l'égard d'une lettre. travail confirmé. Cela garantira que vous rédigez la lettre conformément aux normes établies par l'employeur afin qu'il puisse accepter le contenu de la lettre.
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Partie 2 sur 2: Rédaction d'une preuve de carrière

1. 

   Utilisez le titre de l'entreprise. Lorsque vous commencez à rédiger votre lettre de confirmation, vous souhaitez toujours utiliser le papier à en-tête officiel de l'entreprise. Si vous êtes un employeur, vous devriez avoir votre ligne d'objet prête; Si vous êtes un employé, demandez à votre employeur si vous pouvez utiliser le papier à en-tête officiel de l'entreprise. L'utilisation d'un en-tête formel validera la lettre et amènera le destinataire à faire confiance à son contenu.
   • Si vous n'avez pas de ligne d'objet disponible, vous pouvez utiliser votre ordinateur pour en créer une pour votre message. Le papier à en-tête doit inclure le nom de l'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone et le courriel de l'employeur. Le titre doit également fournir des informations sur la personne qui a écrit la lettre (ainsi que sur sa position) et la date à laquelle la lettre a été écrite.

2. 

   Enregistrez les informations sur le destinataire aussi détaillées que possible. Si vous connaissez en particulier le nom du destinataire, envoyez-lui un message directement. Si vous ne savez pas qui sera le destinataire du message, incluez le nom du destinataire en tant qu'organisation demandeuse, avec une légende sur le corps du message.
   • Par exemple, si vous connaissez l'adresse et le nom du destinataire, écrivez-les juste en dessous de la ligne d'objet et suivez avec le message d'accueil approprié, tel que "Cher".
   • Si vous ne savez pas qui est le destinataire, envoyez le message à la partie appropriée de votre organisation avec un commentaire sur le corps du message. Par exemple, lorsque vous envoyez une lettre à une institution financière pour qu'un employé puisse emprunter de l'argent, vous pouvez envoyer une lettre à sa succursale locale avec la note de bas de page suivante, "Accusé de réception de travail pour Reçu de prêt. " Ensuite, utilisez une salutation appropriée, par exemple "Cher Monsieur / Madame".

3. 

   Expliquez qui vous êtes. Dans le premier paragraphe de votre lettre de confirmation d'emploi, vous devez expliquer qui vous êtes et le but de la lettre. Les informations requises comprennent le titre de votre poste dans l'entreprise, la durée de votre travail et la durée de la connaissance de l'employé mentionné dans la lettre. Même si vous êtes l'employé qui vous écrit, écrivez comme si l'employeur vous écrivait, car ce sera lui qui acceptera le contenu de la lettre.
   • Par exemple, vous pouvez écrire: «Je m'appelle Tran Van B, je suis directeur adjoint des ventes et du marketing chez ABC Group. Je travaille chez ABC Group depuis 12 ans et je connais cet employé. pendant 7 ans. Au cours des 3 dernières années, j'étais le directeur direct de l'employé. "

4. 

   Fournir une confirmation de travail. Le paragraphe suivant de la lettre est un résumé du travail des employés de l'entreprise. Cela comprend les dates de début et de fin de l'emploi, le poste de l'employé dans l'entreprise, l'emploi saisonnier ou à long terme et si l'employé travaille toujours pour l'entreprise. Si nécessaire, les informations financières de l'employé doivent également être incluses ici.
   • Un exemple de texte approprié: "J'écris cette lettre pour certifier le travail de l'employé. L'employé est au sein du Groupe ABC depuis 7 ans, à compter du 7 septembre 2003. L'employé occupe le poste de directeur commercial adjoint, un poste de longue date au sein du groupe ABC. Il reste le directeur commercial adjoint du groupe ABC à compter du 7 janvier 2011. "
   • Un autre exemple pourrait être le suivant: "J'écris cette lettre pour certifier que l'employé travaille chez ABC Group depuis 7 ans. L'employé a travaillé chez ABC Group du 7 septembre 2003 au 7 janvier 2011. Tout en travaillant chez ABC Group, l'employé occupait le poste de directeur adjoint des ventes. L'employé a travaillé à temps plein pendant 7 ans chez ABC Group avec un salaire annuel de 600 millions de dong. "

5. 

   Résumé des tâches du travailleur. Ce paragraphe décrira les tâches des employés de votre organisation. Cette information sera très utile lors de la rédaction de lettres de confirmation d'emploi aux nouveaux employés postulant pour un nouvel emploi. Bien que la lettre de confirmation ne soit pas une lettre de recommandation, ce ne sera pas un problème si vous ajoutez des commentaires positifs sur l'employé. Votre réputation en tant qu'employeur changera dans une direction positive; Vous aiderez également les employés à trouver de nouveaux emplois, à louer un bien immobilier ou à emprunter à une banque.
   • Ce passage peut s'écrire comme suit: «Les tâches des employés du Groupe ABC comprennent: L'employé est responsable de la vente de radiateurs dans le Nord. L'employé occupe le poste de directeur et responsable. La tâche de promouvoir une équipe de sept à neuf vendeurs Les employés doivent assurer la satisfaction des clients, résoudre les plaintes des clients et faire rapport trimestriellement au siège sur les progrès. développement des ventes. "

6. 

   Évitez de partager des informations sensibles ou illégales sur les travailleurs. Aux États-Unis, la plupart des États ont des lois qui définissent ce dont vous pouvez et ne pouvez pas parler dans votre lettre de recommandation et dans les déclarations à votre employeur potentiel. Certains États ne vous permettent de fournir des informations sur les employés qu'avec l'approbation des employés. D'autres États permettent aux employeurs de divulguer presque toutes les informations de l'employé, à condition qu'elles soient exactes et fournies de bonne foi. Avant de divulguer des informations sensibles, assurez-vous de vérifier les lois de l'État. Vous pouvez commencer votre recherche ici.
   • Par exemple, la loi de l'État de l'Alaska permet à un employeur de divulguer des informations sur la performance d'un employé, et l'employeur ne sera pas tenu responsable de faire de telles réclamations, sauf pour un non-employeur divulgue intentionnellement ou sciemment des informations fausses ou trompeuses, ou des informations qui enfreignent les droits civils des travailleurs.
   • Un autre exemple est l'état du Connecticut, où les employeurs sont autorisés à divulguer toutes les allégations factuelles et exactes.

7. 

   Fournissez les coordonnées des destinataires. Le dernier paragraphe de la lettre de confirmation d'emploi doit inclure vos coordonnées (ou celles de votre employeur). Vous devez afficher ces informations, sauf si le destinataire a des questions ou des préoccupations supplémentaires. Assurez-vous d'avoir confirmé que le destinataire peut vous contacter.
   • Par exemple, le paragraphe sur les coordonnées peut ressembler à ceci: "Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d'informations, veuillez contacter au (84-4) 555-5555 ou par e-mail tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Signez et envoyez la lettre. Lorsque vous aurez terminé la lettre, vous ajouterez la phrase de clôture, la signerez, puis la restituerez à l'employé ou vous l'enverrez vous-même au destinataire.
   • Terminez par "Meilleures salutations".
   • Utilisez toujours une signature officielle et indiquez le titre dans la lettre.
   • Ajoutez les tampons ou certifications que votre entreprise utilise normalement pour ces lettres.
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Conseil

• Vous devrez peut-être écrire sur le poste du travailleur au cas où il ou elle demanderait un visa ou une carte verte pour venir aux États-Unis. Vous aurez besoin d'approfondir l'importance du travail effectué par l'employé.
• Certaines entreprises désignent certaines personnes pour effectuer l'activité de vérification, et d'autres peuvent avoir des modèles de lettre spéciaux que vous devriez utiliser pour votre identification. En cas de doute, vous devriez vous renseigner auprès du service des ressources humaines de votre agence.
• Certains employeurs demandent aux employés de rédiger une lettre, puis de la signer. Si vous demandez à un employé de le faire, assurez-vous de lire attentivement le texte de la lettre avant de la signer.

avertissement

• Ne fournissez des informations financières que si un employé l'exige. Si vous êtes une lettre d'autocertification d'un employé, vous pouvez ajouter les informations que vous jugez nécessaires.
• Ne mentionnez pas d'informations personnelles sur l'employé, à moins qu'il ne vous le permette.
• Si l'employé demande une confirmation d'emploi alors que vous ne travaillez plus avec vous, ne lui donnez pas de raison pour qu'il cesse de travailler avec vous, même si la rupture s'est déroulée paisiblement.