Comment envoyer un fax

Vidéo: comment envoyer du Fax à partir de son téléphone

Contenu

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Méthode 1 sur 2 : Avant d'envoyer un fax
Méthode 2 sur 2: Envoi d'un fax
Conseils
Avertissements
De quoi avez-vous besoin

Si vous faites partie de ces ignorants qui n'ont jamais entendu parler du fax auparavant, ou qui l'ont connu mais ont oublié, alors il est temps de vous rafraîchir la mémoire et d'en apprendre davantage sur les nouvelles technologies. Veuillez noter qu'il existe un grand nombre de variétés de télécopieurs, vous devez donc d'abord étudier le manuel d'instructions de cet appareil fourni avec le kit. La plupart des télécopieurs exigent que vous envoyiez d'abord une lettre de motivation, puis que vous composiez le numéro et que vous envoyiez la télécopie directement.

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Méthode 1 sur 2 : Avant d'envoyer un fax

1 Créer une lettre de motivation. Les télécopieurs sont souvent utilisés par tout le monde dans un bureau ou un groupe spécifique de personnes. Étant donné que n'importe qui à proximité peut lire le fax, envoyer une lettre de motivation peut être une bonne idée. Cela garantira que la bonne personne reçoive votre fax.
- La lettre d'accompagnement comprend le nom du destinataire, le contenu du fax et le nombre de pages. Il doit également contenir des informations sur l'expéditeur, telles que le nom et le numéro de fax, afin que le destinataire puisse envoyer une réponse si nécessaire.
2 Composez le numéro de télécopieur. Ensuite, vous devez composer le numéro de fax, tout comme vous composez habituellement un numéro de téléphone. La plupart des nouveaux télécopieurs n'ont pas besoin d'entrer un code pour envoyer un document dans une ville, mais il est toujours nécessaire pour l'envoi longue distance. Certains télécopieurs exigent que vous saisissiez un indicatif régional, quel que soit votre emplacement. Renseignez-vous ou demandez à quelqu'un au sujet de votre machine.
- L'indicatif du pays (par exemple, la Russie correspond au chiffre « 7 » au début des numéros de téléphone et de fax) est également parfois applicable pour les appels locaux, mais uniquement en combinaison avec l'indicatif régional. L'utilisation du code du pays est presque toujours requise lors de l'utilisation des appels internationaux.
- De plus, pour les communications interurbaines à l'intérieur d'un pays, vous devrez souvent composer le « 8 ». Lisez les instructions ou demandez à quelqu'un les caractéristiques de votre télécopieur particulier.
- Assurez-vous que vous utilisez le numéro de fax et non le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez contacter. Souvent, ces chiffres sont imprimés côte à côte sur une carte de visite et il est très facile de les confondre en regardant la mauvaise ligne.
3 Déterminez la méthode d'alimentation du papier. Vous devez vous assurer que vous avez inséré la feuille avec les documents à envoyer sur le bon côté du fax. Il n'est possible de numériser le contenu d'un document que lorsque le papier est positionné d'une certaine manière, et vous enverrez un fax vierge si vous insérez la feuille à l'envers. Assurez-vous que le papier est dans la bonne position avant d'envoyer une télécopie.
- La méthode d'alimentation du papier diffère d'un télécopieur à l'autre. Heureusement, tous les fax ont des marques pour indiquer la position correcte du papier. Recherchez le symbole de feuille de papier pliée près de la zone d'alimentation papier. Vous verrez qu'un des côtés de cette feuille est propre et qu'il y a des lignes sur l'autre.
  - Si les lignes sont du côté plié, insérez le papier avec le côté vierge face à vous.
  - Si le coin plié est vide, la feuille doit être insérée dans le télécopieur avec l'avant face à vous.
4 Télécopiez au bon format. Les télécopieurs sont conçus pour fonctionner avec des feuilles de format standard. Si vous essayez d'envoyer un document de format non standard, vous ne pourrez pas le faire.De plus, cela peut provoquer des bourrages papier ou même endommager le télécopieur.Si, néanmoins, il est nécessaire d'envoyer un document d'un format non standard, vous devez faire une copie d'un format approprié à l'aide d'un photocopieur et l'envoyer déjà, pas l'original.
- Les formats de papier les plus courants pour les fax et les imprimantes sont le A4 et le papier à en-tête.

Méthode 2 sur 2: Envoi d'un fax

1 Utilisez votre télécopieur pour envoyer le document. Après avoir effectué toutes les étapes ci-dessus, vous pouvez commencer à envoyer le fax. Insérez maintenant le papier avec le bon côté, composez le numéro dont vous avez besoin, puis cliquez sur le bouton "envoyer". Il s'agit généralement d'un gros bouton visible. Toutes nos félicitations! Vous avez envoyé un fax !
- Vous remarquerez comment, après avoir appuyé sur le bouton d'envoi, l'appareil émet plusieurs bips et bourdonne un peu. C'est bon. C'est ainsi que les fax communiquent entre eux. Après quelques minutes après avoir envoyé le fax avec succès, vous entendrez un signal clair pour le confirmer. S'il y a des problèmes lors de l'envoi et que le fax n'est pas passé, vous entendrez un son désagréable caractéristique. Vous devrez maintenant vérifier votre télécopieur pour déterminer le problème que vous rencontrez.
2 Utilisez Internet pour envoyer un fax. Les documents de télécopie à télécopie peuvent également être envoyés via Internet. Il existe un certain nombre d'entreprises fournissant une assistance de ce type, dont les services, dans la plupart des cas, coûtent de l'argent. Cela peut être un investissement judicieux, mais seulement si vous envoyez rarement des fax et ne voulez donc pas acheter un télécopieur ou utiliser des services de messagerie à cette fin.
- PamFax est un excellent service de fax Skype. Cependant, dans ce cas, vous devrez payer un peu.
- HelloFax est un service qui s'intègre très bien à Google Drive et permet de faxer facilement des documents Google Docs. Vous aurez la possibilité d'envoyer un certain nombre de fax gratuitement à titre de service de test, mais des frais s'appliqueront ultérieurement.
3 Utilisez le courrier électronique pour envoyer un fax. Selon le numéro de fax du destinataire, vous pourrez peut-être envoyer le document gratuitement. Mais ici, il convient de considérer que cette fonctionnalité s'applique à un nombre limité de numéros de fax et vous permet d'envoyer des informations en volumes limités.
- Vous pouvez vérifier la disponibilité de cette option pour un numéro de fax spécifique sur Internet.
- Utilisez ce modèle pour créer l'adresse à laquelle vous enverrez un e-mail : « [email protected] »
- Supprimez les guillemets et modifiez le numéro de fax (y compris les codes de pays et de région) ainsi que le prénom et le nom ("prénom" et "nom") de la personne à qui vous envoyez le fax.
- Notez que seul le texte peut être transmis de cette façon. Vous ne pouvez pas joindre un fichier PDF ou tout autre document à la lettre.

Conseils

Entrez toujours le numéro complet, y compris l'indicatif du pays et l'indicatif régional.
La plupart des télécopieurs sont livrés avec un manuel d'instructions. Étudiez-le attentivement avant d'agir.

Avertissements

Lors de l'envoi d'informations confidentielles, vous devez tenir compte du fait que TOUT LE MONDE pourra lire le fax imprimé du côté de la réception. Avant d'envoyer, vérifiez le numéro pour vous assurer que le destinataire se trouve à proximité du fax.