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Pour une bonne organisation du travail au bureau, il est très important de disposer d'un système efficace de comptabilité et de stockage des documents. Quel que soit le nombre de personnes ayant accès aux documents, le système doit être organisé de manière à ce que chacun puisse trouver le document recherché. Si le système d'enregistrement et de stockage des documents est difficile à utiliser, vous commencerez alors à laisser tous les documents à portée de main de peur de les perdre dans le classeur, de sorte que votre bureau sera jonché de piles de papiers.

Pas

1. 1 Choisissez un système de classement. Quoi qu'il en soit, tout d'abord, il doit être logique pour que vous connaissiez l'emplacement exact de chaque document. Solutions possibles:
   • Alphabétique. Ce système fonctionne mieux si la plupart de vos documents contiennent les noms de clients, de patients ou de clients.
   • Sujet ou catégories : La plupart des systèmes sont organisés par sujet ou catégorie, ils fonctionnent très bien lorsqu'ils sont organisés correctement, mais très déroutants lorsqu'ils ne sont pas correctement organisés.
   • Numéroté / chronologique. Ce système fonctionne mieux pour les documents numérotés ou datés tels que les bons de commande ou les ordonnances.
2. 2 Utilisez des dossiers suspendus dans les classeurs. Les dossiers suspendus ne sont pas amovibles, ils servent de supports pour les enveloppes que vous sortirez des cartons.
3. 3 Organisez les documents en piles dans des catégories. Si la pile mesure plus de 5 cm de haut, divisez-la en sous-catégories. Si la pile est trop faible, combinez-la avec une autre pile et renommez-la. Les noms des piles devraient vous permettre de déterminer facilement à laquelle d'entre elles vous souhaitez envoyer un document particulier.
4. 4 Placez chaque pile dans une enveloppe en papier et étiquetez clairement. Il est préférable d'utiliser des dossiers à onglets centrés plutôt que décalés pour donner à vos documents un aspect plus net.
5. 5 Placez les enveloppes dans des dossiers suspendus. Pour la plupart des documents, les dossiers suspendus ordinaires fonctionneront, mais pour les documents épais ou sous-catégoriés, utilisez des dossiers à fond plat. Vous pouvez organiser les dossiers dans n'importe quel ordre, mais généralement un système alphabétique est utilisé pour cela.
6. 6 Étiquetez les dossiers suspendus avec les mêmes noms que les enveloppes. Disposez tous les onglets en plastique sur le côté gauche du dossier si vous n'utilisez pas un classeur vertical. Dans ce dernier cas, avec les dossiers de gauche à droite dans un tiroir ouvert plutôt que d'avant en arrière, placez les onglets à droite.
7. 7 Les dossiers et enveloppes de rechange doivent être pliés près du classeur afin que vous puissiez toujours ajouter rapidement un dossier lorsque vous avez entre les mains un document qui n'appartient pas aux dossiers existants. N'utilisez pas de chemises trop épaisses ou trop fines. N'oubliez pas de modifier les noms de dossier lors de la réorganisation des documents.
8. 8 À la fin de l'année, retirez tous les dossiers, étiquetez les nouveaux dossiers papier avec les mêmes noms de catégorie et placez-les dans les classeurs. Parcourez les anciens dossiers pour transférer certains des documents dont vous avez besoin vers les dossiers actuels et envoyez le reste vers l'archive.

Conseils

• Vous voudrez peut-être créer des dossiers avec des codes de couleur en imprimant des étiquettes de couleur sur votre ordinateur pour rendre votre classeur plus impressionnant. Mais lorsque vous devez apporter des modifications, par exemple ajouter un dossier, vous pouvez être frustré lorsque vous constatez que vous n'avez plus de dossiers de la bonne couleur et que vous devez signer le dossier manuellement. La simplicité est la chose la plus sûre.

Avertissements

• Ne créez jamais une pile appelée "Divers", sinon vous ne catégoriserez jamais ces documents.
• Après avoir organisé un système de classement, maintenez l'ordre dans le classeur. Prenez le temps chaque jour de trier et de retirer les documents de votre bureau. Résistez à la tentation de placer une corbeille de documents profonde au-dessus de votre classeur, sinon vous la remplirez et vous vous retrouverez avec un entrepôt en désordre.