Contenu

• Pas
• Méthode 1 sur 3: Préparation de la réunion
• Méthode 2 sur 3: Pendant la réunion
• Méthode 3 sur 3: Après la réunion
• Conseils
• Avertissements
• De quoi avez-vous besoin

En tant que secrétaire d'entreprise ou secrétaire du conseil d'administration, ou peut-être propriétaire d'une petite entreprise, il est possible que vous soyez confronté à la nécessité de tenir des procès-verbaux des réunions d'entreprise. Cette tâche est très importante, car ce n'est pas seulement une obligation légale, notamment pour les organisations à but non lucratif : ces protocoles font partie des archives officielles de l'entreprise, de son histoire. Les protocoles peuvent être réalisés assez facilement si certaines règles et certains formats sont respectés.

Pas

Méthode 1 sur 3: Préparation de la réunion

1. 1 Envoyez un avis de réunion avec la date, l'heure, le lieu et l'objet de la réunion à l'avance (plusieurs semaines à l'avance) à toute personne qui devrait y assister.
2. 2 Préparez une trousse spéciale pour chaque membre du conseil d'administration, qui comprend : avis de réunion, procès-verbal de la réunion précédente, liste des deux coordonnées et de ce qui sera présenté lors de la réunion (par exemple, analyses et rapports budgétaires). Si les informations sont confidentielles, transférez-les uniquement si elles surviennent, après que les employés (dans certains cas) et les invités aient quitté les lieux.
3. 3 Assurez-vous d'avoir à portée de main l'équipement d'enregistrement avec lequel vous êtes le plus à l'aise, comme : bloc-notes, dossier, ordinateur portable ou enregistreur vocal.
4. 4 Le jour de la réunion, assurez-vous que tous les participants ont du matériel d'écriture, des badges (si nécessaire) et des rafraîchissements.

Méthode 2 sur 3: Pendant la réunion

1. 1 Notez les informations suivantes :
   • Nom de l'organisation et type de réunion.
   • La notification de réunion a-t-elle été envoyée, et si oui, quand.
   • Date de la réunion et lieu où elle a eu lieu.
   • L'heure à laquelle la réunion a commencé.
2. 2 Notez la raison de la réunion, par exemple : réunion trimestrielle du conseil d'administration ou élection annuelle des dirigeants.
3. 3 Doit être répertorié :
   • Les membres du conseil d'administration, les dirigeants et les employés présents à la réunion, et leurs responsabilités.
   • Ceux qui sont absents.
   • Invités présents, par qui ils ont été invités et les raisons pour lesquelles ils ont assisté à l'événement.
   • Le nom et le titre du président de l'assemblée.
   • La personne qui dresse le procès-verbal de la réunion.
4. 4 Indiquez le nombre de membres requis pour un quorum et si ce nombre est atteint.
5. 5 Enregistrez les résultats du vote pour accepter, réviser ou retirer du procès-verbal de la dernière réunion.
6. 6 Modifiez les protocoles précédents au besoin.
7. 7 Exprimez les vraies questions du protocole précédent et enregistrez le déroulement de leur discussion, les résultats du vote ou le résultat global.
8. 8 Enregistrez tous les autres votes, l'élection des dirigeants par exemple, et le nombre de votes pour, contre ou abstention. À l'exception de ceux qui se sont abstenus, il n'est pas nécessaire d'écrire les noms des personnes et leur vote. Indiquez la raison de tout refus de voter et si quelqu'un a quitté la salle lors de ce vote.
9. 9 Dressez la liste de vos points à l'ordre du jour et laissez un espace entre eux pour écrire des notes.
10. 10 Prenez des notes de la discussion sur les points de l'ordre du jour et de ce qui a été dit et par qui.
11. 11 Dressez la liste de tous les sujets d'actualité qui ont été discutés lors de la réunion, ainsi que les personnes qui devront s'exprimer lors de la prochaine réunion.
12. 12 Notez toutes les discussions sur les points non inscrits à l'ordre du jour et qui les a demandés, ainsi que le résultat de ces discussions.
13. 13 Indiquez le résultat des décisions qui ont été proposées pour réexamen, mise à jour ou vote. La décision officielle elle-même sera présentée dans un document séparé.
14. 14 Indiquez la date et l'heure de la prochaine réunion.
15. 15 A noter que la réunion a été déclarée close par décision à la majorité ou à l'unanimité. Indiquez l'heure de fin de la réunion.

Méthode 3 sur 3: Après la réunion

1. 1 Complétez le protocole aussi complètement que possible et faites-le le plus tôt possible.
2. 2 Mettez en gras les résultats des votes, les points à l'ordre du jour et les décisions prises.
3. 3 Distribuez des copies du procès-verbal à tous les participants à la réunion le plus tôt possible afin d'obtenir leurs commentaires sur son contenu. Si aucun changement n'a été proposé, formalisez le procès-verbal puis placez-le dans un dossier spécial pour les réunions d'entreprise. Distribuez des copies de la version finale du procès-verbal à tous les participants à la réunion et à ceux qui en étaient absents.

Conseils

• Si vous ne comprenez pas quelque chose, posez immédiatement les questions appropriées afin que la discussion soit enregistrée correctement. Pour demander des éclaircissements, vous n'avez pas à attendre d'avoir complètement rédigé le protocole.
• Les décisions prises et les résultats du vote doivent être indiqués dans les procès-verbaux, mais leurs copies doivent également être conservées dans un dossier séparé dans un endroit à l'abri du feu, de l'eau et d'autres facteurs. Des copies électroniques doivent également être conservées avec ce dossier.
• N'essayez pas de noter chaque mot pendant la réunion : écrivez en termes généraux ce qui a été dit. Vous pouvez divulguer plus en détail le déroulement de la discussion une fois que vous avez terminé de remplir le procès-verbal.
• Les politiques de votre entreprise peuvent interdire l'utilisation des communications électroniques. Maintenant, c'est assez rare - tout dépend du moment où les règles ont été écrites et si elles ont été révisées au fil des ans. Par conséquent, avant de communiquer de cette manière avec les participants à la réunion, assurez-vous de ne rien casser. Vous pouvez également suggérer des modifications à ce genre de règles si elles sont désespérément obsolètes.

Avertissements

• Soyez prudent lorsque vous soumettez une ébauche du procès-verbal aux participants à la réunion pour examen et révision, car cela leur donne la possibilité de changer ce qu'ils ont dit. Lorsque le protocole est complètement terminé, assurez-vous que tout le monde est au courant des modifications qui y sont apportées : ainsi les informations seront interprétées correctement et personne ne sera induit en erreur.

De quoi avez-vous besoin

• Dossiers
• Matériel d'enregistrement (bloc-notes, crayon ou stylo, ordinateur portable ou enregistreur vocal)
• Insignes, si besoin
• Packages contenant toutes les informations nécessaires à la réunion
• Bloc-notes et stylos/crayons pour les participants à la réunion
• Boissons froides