Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 2: Obtenir la bonne posture
• Partie 2 sur 2: Déléguer de manière appropriée

Que vous soyez gérant de magasin, occupiez un poste de direction dans une grande entreprise ou que vous vous occupiez de vos enfants à la maison, pour tirer le meilleur parti de vous-même et être le plus efficace possible, il est très important que vous puissiez partager certains des vos responsabilités.à déléguer.Cependant, déléguer peut être assez délicat - d'une part, vous devez être ferme avec la personne à qui vous déléguez vos responsabilités, d'autre part, vous devez également montrer que vous lui faites confiance. Dans cet article, vous trouverez les réponses à de nombreuses questions fréquemment posées sur la délégation, et nous vous guiderons pas à pas tout au long du processus de délégation lui-même, afin que vous puissiez également apprendre à déléguer avec tact et respect. .

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 2: Obtenir la bonne posture

1. Mettez votre ego de côté pendant un moment. Une difficulté mentale majeure sur la voie de la délégation est la pensée que si vous voulez faire quelque chose correctement, vous feriez mieux de le faire vous-même. Vous n'êtes pas la seule personne sur la planète à pouvoir le faire de la bonne manière. Tu es peut-être le seul qui puisse bien le faire à ce moment précis, mais si vous prenez le temps de former quelqu'un, il finira par être capable de le faire assez bien. Peut-être que l'autre personne peut même le faire plus vite ou mieux que vous et ce n'est pas seulement quelque chose que vous devez accepter, mais aussi quelque chose que vous devez accueillir.
   • Pensez de manière logique et réaliste - pouvez-vous faire ce travail vous-même? Devrez-vous travailler vous-même à mort pour pouvoir combiner ce travail avec vos responsabilités normales? Si tel est le cas, vous feriez mieux de déléguer une partie de votre travail. Vous n'avez pas à en avoir honte ou à avoir l'impression de ne pas être assez bien - vous faites en fait votre travail plus efficacement lorsque vous demandez de l'aide lorsque vous en avez besoin.
2. N'attendez pas que les gens se portent volontaires. Si vous avez du mal à déléguer des tâches, vous souffrez peut-être du syndrome du martyre de forme légère - cela peut devenir trop pour vous, et vous vous demandez souvent pourquoi les gens ne proposent même jamais de vous aider. Soyez honnête avec vous-même - quand ils le font, ne refusez-vous pas leur aide, plus ou moins automatiquement ou par courtoisie, la plupart du temps? Vous vous demandez pourquoi ils n'ont pas poussé un peu plus? Pensez-vous que si vos rôles étaient inversés, vous aideriez probablement ces autres sans hésitation? Si vous avez répondu «oui» à ces questions, vous devrez travailler sur votre capacité à contrôler la situation. Prenez-en soin vous-même que vous obteniez également l'aide dont vous avez besoin - et n'attendez pas que l'aide vous parvienne, car elle pourrait ne pas venir du tout.
   • Beaucoup de gens ne sont pas conscients de ce que vit un autre et vous ne pouvez pas faire grand-chose pour les changer. Pendant un moment, oubliez la frustration que vous ressentez envers les personnes qui ne s'aident pas et rappelez-vous qu'en fin de compte, c'est à vous de leur faire savoir ce dont vous avez besoin.
3. Arrêtez de voir une demande d'aide comme une chose négative. De nombreuses personnes se sentent mal à l'aise de demander de l'aide. Vous pouvez vous sentir coupable, vous sentir comme un fardeau pour les autres, ou en avoir honte, parce que (pour une raison quelconque) vous pensez que vous devriez être en mesure de tout résoudre vous-même.
4. Apprenez à faire confiance aux autres. Si vous avez peur de déléguer parce que vous pensez que personne ne peut faire le travail aussi bien que vous, souvenez-vous de deux choses: Premièrement, le fait est qu'avec suffisamment de pratique, presque tout le monde peut devenir bon dans quelque chose, et deuxièmement, vous n'êtes peut-être pas aussi talent mondial comme vous pourriez le penser. Lorsque vous déléguez du travail, vous ne vous libérez pas seulement du temps pour vous-même - vous donnez également à la personne qui vous aide la chance de pratiquer une nouvelle compétence ou de faire un nouveau type de travail. Soyez patient - si vous lui donnez suffisamment de temps, votre assistant fera probablement le travail que vous avez délégué aussi bien que vous auriez pu le faire. À moins que le travail que vous déléguez ne soit très important, ce ne sera probablement pas un problème si votre assistant apprend à bien le faire au fil du temps. Si le travail est très important, réfléchissez bien avant de le déléguer!
   • Et même si vous êtes vraiment le meilleur dans le travail que vous prévoyez de déléguer, sachez qu'en déléguant du travail, vous pouvez faire autre chose avec votre temps. Si, dans votre bureau, vous êtes le meilleur pour installer des disques durs ou effectuer une tâche monotone, mais que vous avez une présentation importante à préparer, il n'y a aucun problème à faire en sorte que la tâche soit effectuée par un stagiaire. Mieux vaut prioriser les tâches difficiles et complexes - ne vous sentez pas coupable de déléguer des tâches relativement simples et monotones lorsque vous avez des choses plus importantes à faire.

Partie 2 sur 2: Déléguer de manière appropriée

1. Lancez le bal. La première étape est la plus difficile, mais en même temps la plus importante. Vous devez franchir le pas et demander à quelqu'un de vous aider (ou, si vous êtes le superviseur, dites à quelqu'un qu'il ou elle doit Ne vous sentez pas coupable à ce sujet - tant que vous êtes poli, gentil et élégant, il n'y a rien de mal à demander (ou à diriger) quelqu'un pour vous aider. Essayez d'être gentil et compréhensif tout en ne perdant pas de vue le sérieux de votre demande.
   • Si vous ne savez pas comment demander spécifiquement à quelqu'un de faire une partie de votre travail pour vous, essayez de rester bref et agréable. Par exemple, dites quelque chose comme: "Hé, pourrais-je vous parler une minute? Je me demandais si vous pouviez m'aider à installer cette grosse pile de disques durs que nous venons d'entrer. Je ne peux pas parce que je ne suis plus bureau aujourd'hui. Pouvez-vous m'aider? " Ne faites pas pression sur l'aide, assurez-vous simplement qu'il / elle sait que son aide est nécessaire.
   • Demandez de l'aide et vous l'obtiendrez (probablement) aussi. N'ayez pas peur de déléguer parce que vous pensez que vous serez impoli ou imposant. Regardez les choses comme ceci: comment vous sentez-vous lorsque les autres vous demandent de faire quelque chose pour eux? Vous sentez-vous insulté ou traité injustement? Ou êtes-vous (normalement) trop heureux d'aider? C'est probablement le dernier cas!
2. Ne prenez pas un déclin personnellement. Parfois, les gens ne peuvent vraiment pas vous aider, même s'ils le veulent - c'est dommage, mais c'est vrai. Cela peut être dû à diverses raisons - la plus courante est que la personne à qui vous demandez de l'aide est déjà très occupée par son propre travail. Ne le prenez pas trop personnellement - ce n'est pas parce que quelqu'un ne peut pas (ou ne veut pas) vous aider à ce moment-là qu'il vous déteste. La plupart du temps, cela signifie simplement que l'autre personne est soit occupée, soit trop paresseuse pour cela - ni plus, ni moins.
   • Si votre demande d'aide est refusée, considérez vos options - généralement, vous pouvez dire poliment mais à nouveau de toute urgence que vous avez vraiment besoin de l'aide de la personne (et cela fonctionne généralement particulièrement bien si vous êtes le superviseur ou quelqu'un d'autre avec autorité), vous pouvez demander à quelqu'un autrement, ou vous pouvez faire le travail vous-même. Si vous avez vraiment besoin d'aide, n'ayez pas peur d'essayer les options un et / ou deux!
3. Déléguez le but ultime, pas la procédure. C'est la clé pour éviter de devenir le cauchemar de ce qu'on appelle un microgestionnaire. Établissez des directives claires pour le type de résultat que vous attendez et montrez à l'autre comment le faire, mais dites-lui qu'il peut le faire à sa manière, à condition que cela soit fait correctement et à temps.
   • C'est également intelligent car cela vous fait non seulement gagner du temps, mais aussi vos nerfs. Ce que vous voulez, c'est utiliser le temps que vous avez mis de côté pour faire quelque chose de plus important, plutôt que de vous soucier des progrès de votre assistant tout le temps.
4. Soyez prêt à devoir former votre assistant. Dans presque tous les cas, vous devrez réserver une partie de votre temps pour enseigner à la personne qui va vous aider comment exécuter la tâche que vous lui avez déléguée, même s'il s'agit d'un travail relativement simple. Gardez à l'esprit que les processus qui vous semblent assez simples et directs peuvent ne pas être aussi simples pour quelqu'un qui ne les a jamais traités. Soyez prêt non seulement à expliquer pas à pas à votre assistant le travail que vous lui avez délégué, mais aussi à répondre patiemment aux questions qu'il ou elle est susceptible de vouloir vous poser.
   • Considérez le temps que vous consacrez à la formation de votre assistant comme un investissement judicieux à long terme. En sacrifiant un peu de votre temps et en aidant la personne à vous aider à apprendre à faire la tâche correctement, vous gagnerez du temps à l'avenir que vous auriez autrement passé à corriger ses erreurs.
5. Déterminez les outils nécessaires pour exécuter la tâche. Vous pouvez avoir à votre disposition certains outils nécessaires à l'accomplissement de la tâche, tandis que la personne à qui vous confiez la tâche n'y a pas accès. Des éléments tels que des données protégées par mot de passe, des appareils spécialisés et certains autres outils peuvent être nécessaires pour terminer la tâche, alors assurez-vous que votre assistant peut utiliser tout ce dont il a besoin pour mener à bien la tâche.
6. Comprenez que votre assistant ne peut pas faire plus d'une chose à la fois. Pendant que votre assistant vous aide, cette personne n'est pas occupée à ses responsabilités habituelles. N'oubliez pas, comme vous, votre assistant a probablement un emploi du temps chargé. Posez-vous la question suivante: Quel genre de travail manquera-t-il pour faire votre travail? Lorsque vous déléguez une tâche à quelqu'un, assurez-vous de connaître la réponse à cette question.
7. Sois patient. Quoi qu'il en soit, celui à qui vous déléguez fera des erreurs tout en apprenant à faire la nouvelle tâche. Cela fait partie du processus d'apprentissage, alors incluez-le dans votre planification. Ne déléguez pas une tâche en supposant que votre assistant fera parfaitement le travail à moins qu'il ne possède déjà des connaissances et une expérience démontrables dans le domaine en question. Si le résultat d'un projet n'est pas tout à fait comme vous le souhaitiez parce que votre partenaire n'a pas été en mesure d'accomplir une tâche complètement nouvelle que vous lui avez parfaitement déléguée, c'est votre faute, pas la sienne. Assurez-vous que la personne qui vous aide peut compter sur vous afin que le travail délégué devienne une expérience d'apprentissage intéressante pour elle, pas quelque chose à craindre.
   • Si vous formez quelqu'un à quelque chose, vous investissez. Cela vous ralentira au début, mais à long terme, cela augmentera la productivité à pas de géant, car vous avez abordé le tout avec une attitude positive et réaliste.
8. Préparez-vous à des problèmes prévisibles. Configurez des plans de sauvegarde et soyez prêt à vous aider en cas de problème. Sachez ce qui se passera si un moment important ou une échéance est manquée. Des obstacles et des défis inattendus surgissent constamment, que vous soyez au travail ou à la maison - même la technologie échoue parfois. Assurez-vous que votre assistant peut être sûr que si quelque chose d'inattendu survient, vous comprendrez et l'aiderez à respecter ce délai - ne rejetez pas tout le blâme sur votre assistant au premier problème.
   • De plus, c'est intelligent d'une manière égoïste - si votre assistant a peur d'être blâmé pour quelque chose, il passera beaucoup plus de temps à protéger sa propre réputation qu'à faire le travail.
9. Reconnaissez l'aide de votre assistant quand il le mérite. Déléguer des tâches à quelqu'un d'autre est nécessaire si vous devez assumer de plus en plus de responsabilités. Mais c'est contre-productif si vous déléguez une tâche, laissez votre assistant travailler dur dessus, puis prenez tout le crédit pour vous-même. Reconnaissez et louez les efforts que les autres ont faits en votre nom.
   • N'oubliez jamais de mentionner le nom de votre assistant chaque fois que vous recevez un compliment pour une tâche pour laquelle vous avez reçu de l'aide.
10. Dire: "Merci." Lorsqu'une personne fait quelque chose pour vous, il est important de la remercier, de reconnaître l'importance de son aide et de faire savoir à la personne qui vous a aidé qu'elle est appréciée. Sinon, vous aurez l'air ingrat, même si vous ne l'êtes peut-être pas. N'oubliez pas que les gens ne peuvent pas lire dans vos pensées. La chance que quelqu'un vous aide à nouveau est beaucoup plus élevée s'il se sent apprécié.
    • Sois gentil. Avec un simple signe de reconnaissance qui vient directement de votre cœur, comme: "Je n'aurais pas pu le faire sans vous!" vous pouvez accomplir beaucoup de choses. Si le travail que l'autre personne a fait pour vous était très volumineux ou important, vous pourriez même envisager de lui offrir un dîner ou un verre, ou lui acheter une carte de remerciement ou un petit cadeau.