Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 2: Annuler poliment votre rendez-vous
• Partie 2 sur 2: Prendre un autre rendez-vous
• Conseils

Que ce soit en raison d'un retard imprévu, de problèmes de circulation ou d'un malentendu dans le planning, devoir annuler un rendez-vous est parfois inévitable. Raconter la nouvelle à la personne que vous allez manquer peut être intimidant, mais si vous êtes honnête, poli et que vous le faites savoir le plus tôt possible, la personne comprendra probablement. Prenez un nouveau rendez-vous en même temps que vous annulez ou le plus tôt possible, et proposez de vous rencontrer près de la personne pour lui faciliter la tâche.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 2: Annuler poliment votre rendez-vous

1. Contactez la personne avec qui vous avez convenu dès que possible. Plus vous attendez avec cela, plus ce sera difficile pour lui ou elle. En annulant bien à l'avance, vous indiquez que vous respectez son temps.
2. Appelez pour annuler votre rendez-vous en personne si vous annulez à la dernière minute. Si c'est moins d'un jour, vous devez appeler directement la personne avec qui vous avez convenu. Envoyer des e-mails, envoyer des SMS ou demander à un employé d'appeler à la place pour vous peut sembler négligent lorsque vous le dérangez avec un changement de dernière minute.
3. Présentez des excuses sincères. Même si vous annulez longtemps à l'avance, faites-lui savoir que vous êtes désolé d'avoir dû annuler le rendez-vous. Il ou elle a peut-être annulé d'autres projets pour vous rencontrer et vous lui avez probablement causé des inconvénients en annulant.
   • Des excuses courtes et simples suffisent, par exemple: «Désolé, je ne peux pas venir cette fois».
   • N'utilisez pas de langage vague ou dites que vous ne pouvez pas "peut-être" respecter l'accord. Il vaut toujours mieux être franc et honnête.
4. Expliquez brièvement pourquoi vous ne réussirez pas. Si vous avez une bonne raison, comme des problèmes de circulation ou une maladie, dites-lui pourquoi vous avez dû annuler. Si vous avez une raison moins acceptable, telle que vous avez oublié le rendez-vous ou planifié accidentellement un double rendez-vous, fournissez une explication générale, telle que "Quelque chose est survenu dont je ne peux pas m'échapper".
   • Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails sur la raison, même si vous êtes honnête. Continuer à broder peut donner l'impression que vous inventez quelque chose.
   • Ne dites jamais "quelque chose de plus important est intervenu entre les deux" ou autre.
   • Ne faites pas d'excuses. Vous courez le risque que l'autre personne découvre que vous n'étiez pas juste, ce qui pourrait aggraver la situation.
5. Faites savoir à la personne que vous appréciez son temps. Assurez-vous de souligner que vous appréciez le report du rendez-vous et que vous regrettez de devoir annuler. Expliquez clairement que vous reconnaissez que son temps n'est pas illimité.
   • Ceci est particulièrement important si l'autre personne devait vous rencontrer en guise de faveur, par exemple un professionnel de votre domaine avec plus d'expérience.

Partie 2 sur 2: Prendre un autre rendez-vous

1. Proposez de vous revoir si vous annulez. Non seulement cela vous évitera les tracas de la reprogrammation plus tard, mais cela montrera également que vous êtes toujours intéressé par le rendez-vous. Lorsque vous appelez ou envoyez un e-mail pour annuler, vous devez terminer en disant que vous souhaitez reporter quand cela lui convient le mieux.
2. Donnez quelques fois lorsque vous êtes disponible pour vous rencontrer. Vous devez faire de votre mieux pour respecter l'horaire de l'autre personne, mais il est utile de lui donner quelques options parmi lesquelles choisir. Découvrez trois ou quatre fois que vous êtes disponible et demandez si ces horaires lui conviennent.
   • Par exemple, vous pourriez dire: "Je suis libre le vendredi après 14 h 00 et toujours le lundi ou le mardi entre 13 h 00 et 17 h 00. Ces horaires vous conviennent-ils ou préférez-vous une autre heure? "
3. Proposez de vous rencontrer à proximité. Pour compenser l'annulation de la première réunion, c'est une bonne idée d'essayer de lui faciliter le rendez-vous reporté. Offrez de rencontrer la personne à son bureau ou dans un endroit proche de l'endroit où elle se trouvera à ce moment-là.
   • Vous pouvez également suggérer une réunion via Skype ou Google Hangouts si la personne avec laquelle vous essayez de reprogrammer est très occupée ou éloignée.
4. Choisissez un moment où vous savez que vous pouvez y arriver. Après avoir annulé une fois, devoir annuler à nouveau peut être encore plus ennuyeux ou gênant, et vous pouvez nuire à votre réputation auprès de la personne que vous rencontrez. Vérifiez attentivement votre emploi du temps et assurez-vous que la nouvelle heure convenue vous convient et qu'il n'y a pas de grande chance de quelque chose d'inattendu pendant cette période.
   • Par exemple, si vous n'avez pas de rendez-vous en décembre, mais que vous savez par expérience que votre calendrier sera plein pendant les vacances, il vaut mieux ne pas déplacer votre rendez-vous vers ces jours.
5. Enregistrez l'heure convenue. Une fois que vous avez choisi une heure pour reporter votre rendez-vous, inscrivez-le dans votre calendrier. Vous pouvez également créer une note physique et la mettre à un endroit où vous la verrez pour vous en souvenir.
6. Remerciez la personne pour sa patience lorsque vous vous rencontrez. Commencez votre rendez-vous en remerciant la ou les personnes que vous avez rencontrées pour avoir modifié le rendez-vous. Vous n'avez pas à vous excuser à nouveau, mais montrer que vous l'appréciez pour avoir ajusté votre emploi du temps montre que vous appréciez son temps.

Conseils

• Vous devez éviter autant que possible d'annuler les rendez-vous, car cela peut être mauvais pour vous et nuire à vos relations.
• Si vous avez rencontré une personne dont vous payez les services, comme un consultant, vérifiez si elle a des politiques d'annulation.