Écrivez une lettre pour demander un congé

Vidéo: Lettre administrative : Exemple de demande de retrait d’attestation

Contenu

Avancer d'un pas
Partie 1 sur 3: Demander un congé à votre employeur
Partie 2 sur 3: Demander un congé à votre université ou école
Partie 3 sur 3: Formatage de votre lettre

Le congé est une période au cours de laquelle vous avez la permission de ne pas travailler ou de vous rendre à l’école. Un congé peut être nécessaire pour diverses raisons, par exemple lorsque vous êtes vous-même malade ou lorsqu'un membre de votre famille est malade, ou en raison de longues vacances. Dans certains cas, les employés ont droit en vertu de la loi à certaines formes de congé, comme la maternité ou le congé lorsque vous adoptez un enfant, ou lorsque vous devez vous occuper d'un membre de votre famille proche. La définition du congé dépend de la durée de l'absence. Dans certains cas, comme une courte absence du travail ou de l'école de moins d'un mois, elle n'est pas considérée comme un congé, tandis que dans d'autres cas, même une absence d'une semaine est considérée comme un congé. Avant de demander le congé, il est important de déterminer ce qu'un employeur ou une école définit comme un congé, car votre proposition d'absence n'est peut-être pas assez longue pour que vous puissiez en faire la demande formelle.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Demander un congé à votre employeur

Donnez un avertissement précoce à votre superviseur. Lorsque vous demandez un congé à votre employeur, il est important de donner un avertissement précoce. Bien entendu, l'alerte précoce n'est pas toujours possible dans certaines circonstances, comme la mort inattendue d'un être cher. Cependant, si un avertissement précoce est possible (par exemple, si le congé que vous souhaitez n'est que dans quelques semaines ou quelques mois), rédigez la lettre le plus tôt possible afin que votre employeur et les membres de votre équipe au travail puissent en tenir compte. Un bon moyen de donner un avertissement précoce est de discuter de la proposition de congé avec votre patron avant de demander le congé. De cette façon, vous pouvez vous référer à votre conversation précédente dans votre première phrase et la lettre ne surprendra pas votre patron.
Spécifiez une date précise. Incluez les dates spécifiques auxquelles vous prévoyez de rester à l'écart. Ne soyez pas vague sur le moment où vous voulez être absent. Dans certains cas, il peut ne pas être possible de fournir des données spécifiques, mais des données spécifiques aideront votre employeur et vos collègues à planifier à l'avance comment ils peuvent gérer votre travail en votre absence. Par conséquent, si possible, soyez aussi précis que possible dans votre lettre sur les dates auxquelles vous prévoyez de ne pas travailler.
Soyez transparent envers votre employeur. Soyez aussi transparent que possible sur les raisons pour lesquelles vous voulez du temps libre. Cela ne signifie pas que vous devez passer en revue tous les petits détails sur les raisons pour lesquelles vous voulez rester à l'écart. Dans de nombreux cas, votre employeur n'a même pas le droit de connaître certains détails sur votre vie privée. Cependant, être aussi transparent et honnête que possible envers votre employeur quant aux raisons pour lesquelles vous voulez un congé minimise la possibilité de conflit avec la direction.
Discutez de la manière dont votre travail sera transféré en votre absence. Dans votre lettre, vous devez indiquer que vous êtes conscient de vos responsabilités et comprendre qu'avant de partir, vous aimeriez discuter de la façon dont votre travail sera transféré en votre absence. Vous pouvez fournir des détails dans votre lettre sur la façon dont vous pensez que votre travail devrait être remis (par exemple, en laissant des notes détaillées aux membres de votre équipe sur les projets en cours à réaliser en votre absence, ou en fournissant vos coordonnées pour que les membres de l'équipe puissent vous joindre. en cas d'urgence).
Sachez à quels types de congé vous avez droit. Sachez que vous avez droit à certains types de congés en vertu de la loi. Il est important de faire une distinction entre le congé auquel vous avez droit et le congé qui ne peut être autorisé que par votre employeur.
- Aux Pays-Bas, par exemple, vous avez droit à au moins 16 semaines de congé de maternité non rémunéré (mais vous pouvez toujours recevoir des prestations) après la naissance d'un enfant ou au plus tard 22 semaines après l'adoption d'un enfant.
- Si vous écrivez une lettre pour demander un congé auquel vous avez droit conformément à la loi, vous pouvez baser votre demande sur ce point. Par exemple, vous pourriez dire: «Comme vous et moi le savons tous les deux, j'ai droit à un congé. J'espère avoir du temps libre entre (entrez les dates). Comment pouvons-nous assurer la continuité de la productivité? »De plus, demander à votre employeur comment maintenir la productivité montre que vous vous souciez du bien-être de votre employeur et que cela peut renforcer votre position au travail.
- Si vous demandez un congé auquel vous n'avez pas automatiquement droit en vertu de votre contrat, ajustez votre ton pour montrer que vous êtes désolé pour la gêne occasionnée et promettez de rattraper au mieux le temps perdu.
- Informez votre patron si vous avez accumulé des jours de vacances ou des jours de maladie.
- L'inclusion de ces informations dans la lettre rend également les choses plus claires pour le responsable des ressources humaines, au cas où votre patron déciderait de refuser votre candidature et que vous deviez faire appel.
Donnez des idées sur la façon dont vous aimeriez déléguer votre travail en votre absence. Bien que votre patron ait probablement le dernier mot à ce sujet, vous pouvez lui fournir des suggestions utiles pour savoir lequel de vos employés, selon vous, est le meilleur pour prendre en charge divers aspects de votre travail en votre absence. Cependant, ne donnez pas tout à une seule personne, car ce serait injuste pour ce collègue en particulier.
Utilisez un ton respectueux. Quelles que soient les circonstances, il est important que vous demandiez un congé de manière courtoise. En d'autres termes, vous devriez demander plutôt que d'exiger une demande, même si vous y avez droit en vertu de la loi. Demander poliment peut éviter la confrontation avec la direction.

Partie 2 sur 3: Demander un congé à votre université ou école

Trouvez un formulaire de demande de congé. Les étudiants qui souhaitent demander un congé dans leur université ou école doivent généralement remplir un formulaire. Téléchargez un formulaire de demande de congé à partir du site Web de votre université. Ces formulaires doivent également être disponibles au département de votre programme d'études.
Remplissez le formulaire. Le formulaire demande des informations telles que votre nom, votre numéro d'étudiant, votre adresse et votre programme d'études.
- Le formulaire demandera probablement également votre nationalité ou votre visa. Le congé peut affecter le visa des étudiants internationaux. En effet, si vous êtes un étudiant international, vous avez reçu un visa pour étudier. Si vous vous retirez de vos études pendant une longue période, il vous sera peut-être demandé de retourner dans votre pays d'origine et de faire une nouvelle demande de visa si vous souhaitez revenir. Découvrez l'impact d'un congé sur votre visa si vous êtes un étudiant international titulaire d'un visa étudiant. Cette politique diffère selon les pays et est déterminée par le gouvernement.
- Dans les universités des États-Unis, le formulaire vous demandera si vous recevez un soutien financier du gouvernement. Si vous êtes étudiant aux États-Unis et recevez une allocation, vous avez généralement une obligation d'assiduité pour recevoir cette allocation. Les congés peuvent avoir une incidence sur votre droit à cette allocation, il est donc important de contacter le bureau des allocations et de discuter avec un conseiller financier de la meilleure façon de demander un congé. Aux Pays-Bas, en tant qu'étudiant à l'école, vous devez également demander un congé pour fréquentation ou scolarité obligatoire.
Rédigez une lettre pour votre demande de congé comme pièces justificatives. La demande de congé doit généralement être accompagnée des pièces justificatives dont votre université aura besoin pour approuver votre demande. Si vous demandez un congé militaire, vous devez ajouter votre ordre militaire. Si vous demandez un congé pour des raisons médicales, vous devez inclure une lettre de votre médecin ou professionnel de la santé.Cependant, si vous demandez un congé pour des raisons personnelles, vous devez rédiger une lettre de demande de congé indiquant les circonstances et les raisons de votre demande.
Soyez transparent sur vos raisons. Si votre demande de congé est pour des raisons personnelles, il est important d'être aussi transparent que possible envers votre département, afin que votre département puisse déterminer si vous avez droit à un congé dans votre situation particulière.
Dans votre lettre, mentionnez tout travail que vous souhaitez faire pendant votre absence. Par exemple, vous pourriez être un étudiant en recherche qui demande un congé pour terminer votre projet de recherche dans un endroit éloigné. Les doctorants ont normalement droit à ce type de congé. Cependant, ils devraient discuter de leurs projets avec les conseillers en études de leur faculté avant l'attribution du congé, afin que le conseiller en études puisse confirmer au département que vous (l'étudiant) atteignez vos objectifs de recherche. Dans votre demande de congé, précisez tout travail que vous prévoyez faire pendant votre absence.

Partie 3 sur 3: Formatage de votre lettre

Incluez l'adresse de l'expéditeur. Il peut sembler inutile d'inclure votre propre adresse si vous travaillez dans le même bâtiment que votre employeur, mais cela garantira que la lettre est renvoyée à la bonne adresse au cas où le bureau de poste commettrait une erreur de livraison. Le service des ressources humaines trouve également facile d'archiver votre lettre si votre adresse y est inscrite.
Utilisez la date à laquelle la lettre a été rédigée. Souvent, les gens datent leur lettre lorsqu'ils la commencent, mais si cela vous prend quelques jours pour terminer la lettre, n'oubliez pas de changer la date à la date à laquelle la lettre a été complétée et signée.
Indiquez l'adresse du destinataire. Indiquez le nom du destinataire et son titre personnel (par exemple, Dr. Smit, Prof. Luiten).
Utilisez le nom du destinataire pour la salutation. Même si vous connaissez bien votre patron, adressez-vous formellement à elle par son titre professionnel ou personnel, suivi de son nom de famille.
Décidez du style de mise en forme que vous souhaitez utiliser pour les paragraphes. Un style de mise en forme populaire suit ces coutumes:
- Les paragraphes sont à interligne simple.
- Les règles sont contre la marge de gauche.
- Au lieu de mettre en retrait un paragraphe, toutes les lignes doivent être contre la marge de gauche.
- Il y a un espace entre les paragraphes.
Terminez votre lettre par une conclusion polie, comme «Cordialement» ou «Meilleures salutations».
- Mettez un espace entre le dernier paragraphe et la fermeture "Sincèrement".
- Laissez quatre lignes blanches entre «Sincèrement» et votre signature.
Signez la lettre. Lorsque vous avez imprimé la lettre, signez avec un stylo dans l'espace entre les quatre lignes blanches.