Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 4: Cartographie et mise en place de votre briefing
• Partie 2 sur 4: Décrire le sujet
• Partie 3 sur 4: Faire des conclusions et des recommandations
• Partie 4 sur 4: Vérification du briefing
• Conseils

Un briefing décrit un sujet particulier et son contexte, généralement pour un fonctionnaire du gouvernement ou un autre décideur. Ces décideurs doivent faire des choix difficiles sur de nombreux sujets différents chaque jour, et ils n'ont pas le temps d'étudier chaque question en profondeur. Un briefing permet d'attirer l'attention d'une personne sur un seul problème et de souligner les détails importants qu'elle devrait connaître. Le briefing propose ensuite des solutions et des suggestions d'amélioration. Etre capable de rédiger un briefing est une compétence utile pour les étudiants, les hommes d'affaires, les politiciens et les militants. Un briefing convaincant est concis, bien organisé et couvre les faits et solutions les plus importants et les plus pertinents.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 4: Cartographie et mise en place de votre briefing

1. Déterminez la portée du briefing. La portée comprend à la fois la profondeur et la durée du briefing. Dans quels détails allez-vous couvrir le sujet? Combien de sujets différents allez-vous couvrir? Cela dépend de la quantité d'informations que vous pouvez trouver et de la quantité d'informations que vous devez fournir pour étayer vos réclamations.
   • La détermination de la portée du briefing est importante car elle permet au lecteur de savoir exactement quelles informations sont discutées et celles qui ne le sont pas.
2. Connaissez votre public. Avant de commencer à rédiger votre briefing, il est important de savoir qui va le lire. Cela contrôle les choix que vous ferez dans le document. Avant de commencer, réfléchissez aux questions suivantes et si vous ne connaissez pas déjà les réponses, essayez de trouver ce qui suit:
   • Qui lira ce document? Les fonctionnaires du gouvernement? Les chefs d'entreprise? Des journalistes? Une combinaison de ceux-ci?
   • Que sait déjà le lecteur sur ce problème? En savent-ils même quelque chose? Quoi doit le lectorat sait-il?
   • Quelle autorité le lecteur a-t-il en la matière? Quels changements peut-il / elle apporter?
3. Planifiez les principaux points. Avant de commencer à rédiger votre briefing, vous devez tracer (dans votre esprit ou dans un plan) les principaux points que vous souhaitez souligner.
   • Comme un briefing ne dépasse généralement pas une ou deux pages, il doit être concis. Les décideurs politiques sont très occupés et votre problème n'est pas le seul dans leur assiette. Il n'y a pas de place pour des informations inutiles ou des explications longues. Décidez à l'avance de vos principaux points pour créer un briefing concis.
4. Pensez à utiliser un modèle. Bien que le format d'un briefing ne doive pas être trop complexe, vous pouvez gagner du temps en téléchargeant l'un des nombreux modèles en ligne gratuits pour créer des documents de briefing dans MS Word.
   • Un modèle peut vous aider à organiser vos réflexions et à préparer un briefing plus rapidement.
5. Trouvez un nom, une date et des lignes d'objet. Si vous n'utilisez pas de modèle, vous devez commencer par écrire un nom, une date et des lignes d'objet.
   • Le nom correspond à la personne à qui le briefing est adressé.
   • La date correspond à la date de soumission du briefing.
   • La ligne d'objet doit décrire en quelques mots le sujet principal du briefing, tel que `` La prévalence de l'intimidation à l'école dans la région d'Utrecht ''. Cela permet au lecteur de savoir, sans même avoir à jeter un coup d'œil sur le document, ce que le problème est que ce sera traité.
6. Pensez à inclure un résumé. Certains briefings incluent un résumé au début du briefing, résumant l'ensemble du texte en quelques points. Décidez si vous souhaitez faire cela, et si c'est le cas, réservez de l'espace pour cette section.
   • Pour un lecteur très occupé, le résumé fournit les principaux points à l'avance, ce qui facilite le survol du reste du document.
   • Un briefing bien conçu est souvent assez succinct pour rendre cette section redondante. Cependant, s'il y a des problèmes nécessitant une action immédiate, cela peut être un moyen de souligner l'urgence du briefing en indiquant clairement le calendrier dans le résumé.
   • Le résumé ne doit pas dépasser trois à quatre points.

Partie 2 sur 4: Décrire le sujet

1. Construisez une introduction qui résume le sujet. La partie suivante du briefing devrait décrire le problème ou le problème en détail. Commencez par une brève introduction, généralement appelée «problème» ou «objectif», décrivant en une ou deux phrases le problème principal sur lequel le briefing se concentre et / ou pourquoi vous avez créé ce briefing.
   • Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose comme: "Il y a eu une augmentation du nombre d'incidents d'intimidation violente dans les écoles de la région d'Utrecht." Les politiques disciplinaires actuelles peuvent ne pas être suffisantes pour résoudre ce problème. "
2. Donnez un aperçu des faits / antécédents les plus importants. La section suivante, «Considérations» ou «Contexte», devrait fournir des informations détaillées sur l'état du problème ou de la question, en mettant l'accent sur l'évolution récente et / ou l'état actuel des choses.
   • Cette section doit inclure les informations nécessaires au lecteur pour prendre une décision à ce sujet. Les informations qui ne sont pas nécessaires à cette fin, aussi intéressantes soient-elles, peuvent être omises.
   • Si vous ne l'avez pas déjà fait, faites quelques recherches avant d'écrire cette section. Les informations contenues dans cette section doivent être aussi précises, spécifiques et à jour que possible.
   • Si nécessaire, traduisez les informations pour votre public afin de rendre cette section claire et simple. Évitez le jargon, le langage technique ou les informations qui n'intéressent pas directement le public.
   • Utilisez des statistiques et des données le cas échéant, mais expliquez les choses en des termes que votre public pourra comprendre rapidement et facilement.
3. Laissez votre propre opinion de côté. Votre opinion sur cette situation et / ou ce qu'il faut faire à ce sujet n'appartient pas à cette section. Tenez-vous en aux faits.
   • Cependant, vous pouvez choisir de discuter des avantages et des inconvénients des différentes actions proposées ou en cours, en identifiant les forces et les faiblesses de chacune.

Partie 3 sur 4: Faire des conclusions et des recommandations

1. Rendez-le pertinent. Votre briefing doit se terminer par des sections telles que «Conclusion» et / ou «Recommandations» ou «Prochaines étapes». Une telle clôture devrait clarifier pourquoi cette question devrait être considérée comme importante par votre lecteur.
   • Essayez de lier le sujet directement à l'intérêt personnel du lecteur, pour rendre votre exposé plus convaincant.
   • Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme: «Les incidents d'intimidation amènent les parents à envisager l'école privée. Ils sont liés à des scores et des taux de réussite inférieurs aux tests, ce qui fait que nos écoles semblent moins efficaces aux yeux de la société. Ils réduisent les chances de la région de fournir des financements avec des subventions gouvernementales et des financements privés. "
2. Suggérez une solution. De nombreux briefings proposent une solution au problème décrit, liant le problème à un changement de politique pour améliorer la situation.
   • Certains briefings décrivent la (les) solution (s) proposée (s) dans une section intitulée «Recommandations», mais certains rédacteurs préfèrent «Prochaines étapes», car ils estiment qu'elle a une sensation plus douce et qu'elle est moins présomptueuse ou agressive. N'oubliez pas que c'est le lecteur qui a le dernier mot et qui prend la décision en la matière, pas vous.
   • Cette section n'a pas à être "équilibrée" comme la section Contexte / considérations. Cela peut être un endroit pour exprimer votre opinion sur ce qu'il faut faire.
   • Cependant, il est à noter que vous n'avez pas à fournir de solution particulière. Alternativement, vous pouvez simplement énumérer certaines options avec leurs avantages et leurs inconvénients, et exhorter le lecteur à considérer ces choix et à prendre des mesures d'une manière ou d'une autre pour résoudre ce problème. Vous n'avez pas nécessairement à spécifier quelle action serait la plus appropriée.
3. Utilisez des faits pour étayer votre argument. Vos propositions dans cette dernière section doivent découler logiquement des informations des sections précédentes. Utilisez les faits que vous avez présentés pour montrer pourquoi la solution que vous proposez est une bonne solution.
   • Assurez-vous que toute solution que vous proposez est claire et directement liée au problème tel que vous l'avez décrit. Par exemple, supposons que vous ayez mentionné le manque de programmes de prévention de l'intimidation dans la section précédente. Dans cette section, il est logique de proposer un tel programme et peut-être de signaler à d'autres écoles son efficacité. Si vous n'avez encore mentionné aucun programme de prévention, une solution comme celle-ci semble impromptue.

Partie 4 sur 4: Vérification du briefing

1. Rendez le briefing plus concis. Un briefing ne doit pas dépasser deux pages. Si le briefing est devenu plus long, vous devez d'abord rechercher les pièces de la phase de contrôle qui peuvent être omises.
   • Recherchez des informations non liées ou moins importantes au sujet et supprimez ces informations, surtout si elles ne sont pas liées à la ou aux solutions que vous proposez.
   • Dans le même esprit, il ne devrait manquer aucune information importante nécessaire pour rendre votre argumentation claire et convaincante. Vous devrez peut-être échanger certaines informations contre une autre.
   • Essayez de vous mettre dans la peau d'un politicien ou d'un bureaucrate lors de l'édition de votre texte. Pensez à la quantité d'informations que ces personnes reçoivent chaque jour. Ne contribuez pas au problème. Faites partie de la solution en fournissant les informations nécessaires pour prendre une décision - ni plus, ni moins.
2. Supprimer le langage technique. Pendant la phase d'édition, faites attention au langage technique ou au jargon qui rendra votre briefing moins accessible. Même si vous avez essayé d'éviter cela lors de la rédaction du briefing, il est possible que certains termes complexes se soient retrouvés dans le document.
   • Surtout si vous êtes un expert sur un sujet sur lequel vous écrivez, il est facile d'oublier un instant que le langage courant pour vous peut être difficile à comprendre pour les autres.
   • Gardez à l'esprit que pour les personnes qui ne sont pas trop familières avec un sujet, il n'est pas toujours immédiatement clair pourquoi quelque chose est important. Les décideurs ne peuvent généralement pas être des experts sur tous les sujets sur lesquels ils doivent prendre des décisions.
3. Assurez-vous que la structure a du sens. Assurez-vous que les principaux faits que vous avez enregistrés découlent logiquement du problème tel que vous l'avez résumé. Vérifiez également que toutes les solutions que vous proposez répondent réellement à ces considérations les plus importantes.
4. Vérifiez soigneusement votre travail pour les erreurs. Après avoir vérifié la longueur et le déroulement du briefing, relisez attentivement le texte une fois de plus pour vous assurer qu'aucune erreur ne s'y est glissée.
   • Un briefing comportant des fautes d'orthographe, de style ou de grammaire est rendu moins sérieux par le lecteur. Vous faites peut-être plus de bien que de mal en soumettant un tel mémoire, car cela peut discréditer votre point de vue.

Conseils

• Regardez les briefings rédigés par d'éminents dirigeants et professeurs pour en savoir plus sur leur style de persuasion.
• Gardez à l'esprit que si votre briefing peut être destiné à une personne en particulier, d'autres - le personnel, les collègues et même les médias - peuvent le lire. C'est une bonne raison de garder votre langue aussi accessible que possible, même si le lecteur visé a une certaine connaissance du sujet.