Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 3: Créer le focus
• Partie 2 sur 3: Établir des stratégies de travail efficaces
• Partie 3 sur 3: Changer votre style de vie
• Conseils

Dans le monde d'aujourd'hui, gérer la charge de travail est vraiment très difficile. Quiconque a un emploi à temps plein sait qu'une journée de travail moyenne n'est pas toujours assez longue pour obtenir tout ce dont vous avez besoin.Cependant, la productivité peut être considérablement améliorée en cultivant des habitudes qui vous rendent plus efficace. Un travailleur efficace tire le meilleur parti de chaque minute de la journée, en se concentrant d'abord sur les tâches les plus importantes. Être plus efficace au travail augmentera non seulement votre productivité et marquera des points avec le patron, mais vous donnera également l'impression d'avoir accompli quelque chose, convaincu d'avoir eu une journée de travail complète et productive.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Créer le focus

1. Fournissez un espace de travail propre et organisé. L'efficacité au travail peut parfois être aussi simple que de nettoyer le désordre dans votre espace de travail. Un milieu de travail désordonné est un lieu de travail qui peut nuire à votre productivité. Si vous avez constamment du mal à trouver des outils ou des documents spécifiques dans un tas de fouillis, vous perdez sérieusement votre temps de travail. Ne gardez que les articles que vous utilisez tous les jours à portée de main - tout le reste doit être stocké là où il ne gênera pas "mais aussi" rapidement trouvé.
   • Si vous travaillez dans un bureau, aménagez votre espace de travail et votre bureau de manière à pouvoir trouver rapidement et facilement ce dont vous avez besoin pour travailler. Si vous ne travaillez pas dans un bureau, les mêmes principes s'appliquent toujours. Par exemple, si vous travaillez dans un magasin de vélos, gardez vos outils propres et organisés afin de pouvoir les trouver tout de suite quand vous en avez besoin. Presque tous les environnements de travail bénéficient de la propreté et de l’ordre.
   • Les employés de bureau et les autres personnes traitant un grand nombre de documents doivent créer un système de fichiers logique et organisé. Gardez à portée de main les documents que vous utilisez souvent. Stockez les autres documents dans l'ordre alphabétique ou dans un autre ordre logique.
2. Gardez une trace de votre lieu de travail. Assurez-vous de toujours disposer des outils et des ressources nécessaires pour faire votre travail. Dans un bureau, cela signifie des choses comme des perforatrices, des décapants d'agrafes, des calculatrices, etc. En dehors d'un environnement de bureau, les outils sont très différents, mais les principes de base sont les mêmes - assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour vous rendre au travail. Les scientifiques travaillant avec des applications graphiques complexes ainsi que les ingénieurs travaillant avec des clés bénéficient d'outils prêts à l'emploi.
   • Assurez-vous que vos outils sont bien entretenus. Un outil essentiel qui cesse de fonctionner peut sérieusement perturber votre flux de travail, surtout si vous ne pouvez pas continuer sans lui! Gagnez du temps sur le long terme en nettoyant et en entretenant régulièrement vos outils.
3. Établissez un calendrier clair. Si vous avez l'habitude de voler partout, tout effort pour planifier votre journée augmentera probablement votre efficacité. Pour garder un emploi du temps vraiment efficace, vous devrez vous limiter à «un» agenda complet (éventuellement complété par un calendrier dans votre bureau ou cabine pour des objectifs à long terme). Ne compliquez pas inutilement votre travail en gardant plus d'un emploi du temps ou en conservant une énorme collection de notes que vous perdrez inévitablement. Vous voulez pouvoir regarder "un" endroit spécifique pour voir ce qu'il faut faire.
   • Organisez chaque journée en établissant une liste de «choses à faire». Commencez par les plus hautes priorités de la journée pour vous assurer qu'elles sont faites. Placez les choses les moins importantes à la fin de la liste. Commencez par le haut au début de votre journée. Si vous ne pouvez pas compléter la liste, essayez de faire le reste le lendemain.
   • Établissez un calendrier et un calendrier pour vos projets les plus importants et soyez réaliste quant au temps qu'ils prendront. Vous ne voulez pas vous préparer à l'échec - il vaut mieux demander plus de temps au début d'un projet, plutôt que juste avant la date limite.
4. Éliminez les distractions. Différents environnements de travail ont des distractions différentes - certains emplois impliquent un collègue très bavard qui ne veut tout simplement pas partir. D'autres peuvent être extrêmement silencieux, vous distrayant même par les sons les plus doux. Faites ce que vous pouvez pour rester concentré sur votre travail. Si votre travail vous permet d'écouter de la musique en toute sécurité, emportez un lecteur MP3 avec vous. Vous pouvez même coller des notes sur votre lieu de travail pour faire comprendre à vos collègues que vous ne voulez pas être dérangé. Cela peut sembler impoli, mais ce n'est pas le cas - c'est une méthode raisonnable et efficace pour amener les gens à vous laisser tranquille pendant que vous travaillez. N'oubliez pas que vous pouvez socialiser à votre guise pendant les pauses et les repas. Une distraction «très» courante consiste à passer du temps sur des sites Internet récréatifs. Une étude a révélé qu'environ les deux tiers des employés perdaient au moins un peu de temps «chaque jour» sur des sites Web qui ne sont pas liés à leur travail. Heureusement, la plupart des navigateurs disposent d'outils gratuits pour augmenter la productivité qui peuvent vous aider à résoudre les blocages problématiques. sites Internet. Recherchez dans les extensions de navigateur disponibles un "bloqueur de site Web" ou une "aide à la productivité". Vous obtiendrez au moins des résultats gratuits et efficaces. # * Un autre bon moyen d'éviter les distractions est de garder un œil sur vos appels (pour éviter de passer des appels téléphoniques inutiles) et de minimiser les abandons lors des réunions.
5. Utilisez des pauses pour vos affaires personnelles. Curieusement, les pauses peuvent en fait «augmenter» l'efficacité de votre lieu de travail au lieu d'être un obstacle. Tout d'abord, une pause vous offre un repos bien mérité. Sans cela, vous pourriez devenir fatigué, ralentir ou ralentir. Deuxièmement, le repos vous donne une chance de «gérer» vos distractions. Utilisez vos pauses pour faire tout ce que vous pourriez aimer votre travail. Vous vous surprenez à rêver à un membre de votre famille qui veut vous appeler alors que vous devez réellement travailler? Appelez-les pendant votre pause et éliminez vos distractions!

Partie 2 sur 3: Établir des stratégies de travail efficaces

1. Divisez vos responsabilités en éléments gérables. Les grands projets peuvent devenir intimidants - lorsqu'ils sont assez grands, il est facile de les reporter, ce qui fait perdre du temps à des travaux mineurs jusqu'à ce que vous soyez obligé de vous attaquer à l'ensemble du projet juste avant la date limite. En tant que travailleur efficace, vous devez d'abord effectuer un travail important, même si cela signifie faire une petite partie d'une grande tâche. Cela ne vaut pas la peine de faire une petite partie d'une grande tâche, car il s'agit de terminer une petite tâche du tout, mais c'est une utilisation intelligente de votre temps. Vous accomplirez vos tâches à long terme les plus importantes plus rapidement si vous y travaillez un peu chaque jour.
   • Par exemple, si vous avez besoin de faire une grande présentation dans un mois, définissez un objectif pour créer une vue d'ensemble «aujourd'hui». Cela ne prend pas beaucoup de temps, donc cela ne vous distraira pas de votre autre travail, mais c'est une première étape importante qui rend le reste du processus plus rapide et plus facile.
2. Allégez votre charge de travail en déléguant du travail. Sauf si vous êtes au bas de l'échelle au sein de l'entreprise, vous pouvez avoir la possibilité de répartir les tâches principalement répétitives entre un ou plusieurs de vos subordonnés pour gagner du temps. Ne donnez pas à vos subordonnés des projets que vous seul savez réaliser de manière satisfaisante. Au lieu de cela, vous leur confiez les tâches chronophages et monotones qui vous empêchent d'utiliser vos talents pour des travaux plus importants. Si vous allez déléguer du travail, n'oubliez pas de donner une date limite à votre assistant et d'y revenir. Soyez «toujours» courtois avec vos subordonnés lorsqu'ils vous aident - s'ils sentent que vous les appréciez, ils voudront travailler dur pour vous sur de futurs projets.
   • Si vous êtes un stagiaire, un employé novice ou une autre personne à faible statut au sein de l'entreprise, vous pouvez toujours essayer de répartir un travail particulièrement monotone entre les employés qui fonctionnent au même niveau que vous (avec leur permission, ainsi que l'autorisation de votre superviseur, bien sûr). Si vous avez fait appel à un collègue, soyez là aussi pour votre collègue!
   • Si vous avez une bonne relation avec votre patron, vous pouvez même lui demander s'il peut déléguer une partie du travail à d'autres pour vous!
3. Gardez les réunions aussi serrées que possible. Il y a une raison pour laquelle tout le monde déteste les réunions - selon une enquête de 2012, près de la moitié des répondants considèrent les réunions comme la principale source de perte de temps au travail - plus encore que le temps passé sur des sites Web personnels et récréatifs. Les réunions peuvent être cruciales pour discuter des objectifs et établir une vision pour l'avenir. Mais si elles sont laissées sans assistance, de nombreuses réunions s'enlisent trop souvent dans des événements gonflés, vous faisant perdre des heures (ou dans des cas extrêmes, même des jours) sans rien décider d'important. Voici quelques conseils pour rendre vos réunions aussi efficaces que possible:
   • Créez un ordre du jour pour chaque réunion afin d'utiliser au mieux le temps alloué. Déterminez le temps que vous pouvez consacrer à chaque sujet. Tenez-vous-en à votre ordre du jour du mieux que vous pouvez - si d'autres sujets se posent, suggérez d'en discuter plus tard dans une conversation en tête-à-tête.
   • Invitez le moins de personnes possible à la réunion. En limitant au minimum le nombre de personnes participant aux réunions, vous réduisez le risque que la conversation s'écarte des sujets énoncés. Cela permet également à tous ceux qui n'ont pas nécessairement besoin d'être présents à leur bureau au travail.
   • Réduisez au minimum les diaporamas. Il y a beaucoup de débats sur l'utilité des présentations de diapositives (PowerPoint, etc.) et si elles aident ou empêchent de rendre une réunion plus efficace. Ce qui suit est clair: si vous utilisez des diapositives / diapositives dans votre présentation, gardez-les aussi concises et informatives que possible. Utilisez des diapositives pour afficher des images et des données qui ne peuvent pas être transmises à travers votre discours, mais "pas" pour afficher tout le contenu de votre présentation.
   • Enfin, en tant que principe primordial, savoir ce que tu veux décider avant d'ouvrir la réunion et prendre cette décision dès que possible.
4. Drame de bureau Nip dans l'œuf. Les lieux de travail peuvent être des endroits terriblement stressants. Lorsque les esprits s'enflamment, adressez-vous immédiatement et directement à la source. Cela peut signifier que vous, la personne avec laquelle vous vous disputez, ou les deux, devez présenter des excuses sincères. Faîtes-le aussitôt que possible. Si vous laissez quelques arguments se transformer en ressentiment, votre efficacité en souffrira à long terme car vous perdez du temps à éviter ce collègue. Plus important encore, vous allez vous sentir malheureux - ne laissez pas les problèmes de travail ruiner votre efficacité "et" votre humeur!
   • N'ayez pas peur de faire appel à un médiateur / médiateur. Les entreprises savent que les disputes et les sentiments blessés sont mauvais pour le flux de travail, c'est pourquoi elles embauchent souvent des personnes spécialement formées pour résoudre les différends. Contactez les RH de votre lieu de travail si vous ressentez de la frustration, de la tristesse ou de la peur à cause de quelqu'un d'autre sur le lieu de travail.
   • Lorsque tout a été dit et réglé, vous n'avez pas besoin de devenir ami avec ce collègue - il vous suffit de pouvoir travailler avec lui. Faites preuve de politesse et de tact sur le lieu de travail, même avec les personnes que vous n'aimez pas.

Partie 3 sur 3: Changer votre style de vie

1. Assurez-vous que vous êtes bien reposé. La fatigue n'a jamais amélioré la qualité du travail d'une personne. La fatigue peut ralentir votre production, affaiblir vos performances, et si vous avez tendance à vous endormir, elle peut vous causer de sérieux embarras lors de réunions importantes. En outre, une grave privation de sommeil a été associée à divers problèmes de santé. Ne vous endormez pas à votre bureau ou ne dormez pas trop tard au travail - essayez de dormir au moins 7 à 8 heures par nuit pour fonctionner au mieux.
   • La fatigue au travail peut au mieux être une distraction mineure. Dans le pire des cas, cela peut conduire à des situations très dangereuses. Si vous avez un emploi où la vie d'autres personnes est en jeu (par exemple, si vous êtes contrôleur aérien ou chauffeur de camion), il est impératif que vous dormiez suffisamment.
2. Faites beaucoup d'exercice. La science a montré qu'un bon régime d'exercice améliore votre humeur et votre productivité. Cela est particulièrement vrai pour les emplois de bureau sédentaires. Si vous passez la plupart de votre temps au travail assis devant un ordinateur, assurez-vous de passer un peu de temps à bouger chaque jour - non seulement il deviendra plus facile de rester assis longtemps au travail, mais vous rendra également plus heureux, plus précis et plus motivé.
   • Lorsque vous commencez avec une routine d'exercice, essayez de combiner un cardio modéré avec un entraînement en force.
3. Reste positif. Si vous essayez d'améliorer votre efficacité au travail, il peut être tentant de prendre trop au sérieux votre travail. Souvent, ce n'est pas une bonne idée - vous pourrez peut-être améliorer votre efficacité à court terme, mais si vous ne vous permettez jamais de vous amuser au travail, il devient facile de s'épuiser et cela conduit à la fatigue, au stress et au manque. d'énergie, manque de motivation. Essayez de rester joyeux - si vous vous sentez bien au travail, vous serez plus susceptible de rester motivé et ambitieux. Faites de petites choses pour améliorer votre humeur qui n'entravent pas votre productivité: écoutez de la musique avec les écouteurs, faites des étirements de temps en temps ou apportez votre ordinateur portable à la salle de pause pour plus de paix et de tranquillité.
   • Profitez au maximum de vos pauses-repas - profitez de la chance de bien manger et de discuter avec des collègues avec lesquels vous vous entendez.
   • Ne buvez pas trop de café. Le café peut être un excellent remontant les jours où vous vous sentez épuisé, mais si vous le buvez tous les jours, vous en deviendrez dépendant et n'en bénéficierez plus.
4. Motivez-vous. Il est plus facile de travailler efficacement lorsqu'il y a une bonne raison de travailler. Si vous avez parfois du mal à vous dépasser, pensez aux raisons qui vous ont conduit à votre emploi en premier lieu - vos objectifs de vie, vos rêves et votre vision de vous-même. Essayez de penser à votre travail comme un moyen d'atteindre une fin - où le «but» est votre vision idéale de votre vie. Si vous aimez votre travail, essayez de réfléchir à ce que vous ressentez dans votre travail - vous sentez-vous épanoui et avez-vous l'impression d'avoir accompli quelque chose après une journée de travail?
   • Pensez aux bonnes choses que votre travail vous apporte. Peut-être avez-vous pu acheter cette maison ou cette voiture avec l'argent que vous avez tiré de votre travail, ou peut-être que votre travail consiste à vous assurer que vos enfants ne veulent de rien. Pensez également aux autres «avantages» de votre travail - soins médicaux et / ou dentaires pour votre famille, par exemple.
   • Pensez aux conséquences de «ne pas» travailler. À quoi devrez-vous renoncer si vous perdez votre source de revenus? Comment cela affectera-t-il votre famille ou d'autres personnes proches de vous?
5. Récompense toi. Si vous avez réussi à augmenter votre efficacité au travail, célébrez - vous le méritez. Se débarrasser des mauvaises habitudes et cultiver les bonnes n'est pas facile, alors récompensez-vous pour votre travail acharné. Prenez un verre après le travail le vendredi, rencontrez des amis pour une soirée ou allongez-vous simplement au lit avec un livre - tout ce qui vous rend heureux après une longue semaine de travail, faites-le. Vous récompenser augmente votre sentiment d'accomplissement, ce qui est un élément important pour garder votre motivation élevée.
   • Votre récompense n'a pas besoin d'être grande ou grandiose et certainement pas quelque chose d'irresponsable financièrement. Les récompenses modestes et modérées sont les meilleures. Gardez cette nouvelle montre pour une occasion plus spéciale.

Conseils

Mettez en place un système de récompenses différées dans lequel vous réalisez d'abord les projets les moins agréables au lieu de les reporter à la dernière minute. De cette façon, vous ne passez pas toute la journée à redouter le projet et à essayer de l'éviter. En faisant d'abord le projet ennuyeux, vous serez plus satisfait et vous pourrez terminer la journée de manière agréable avec les projets les plus amusants ou les moins stressants.