Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 3: répondre aux messages texte
• Méthode 2 sur 3: Parlez à quelqu'un en personne
• Méthode 3 sur 3: Répondez par e-mail

La façon dont vous répondez à quelqu'un peut affecter la façon dont lui ou les autres vous perçoivent. Heureusement, vous pouvez apprendre comment et quand réagir pour vous améliorer. Lorsque vous parlez à quelqu'un en personne, il est important que vous lui prêtiez attention et que vous lui permettiez d'exprimer ses pensées avant de donner une réponse éclairée. Dans une conversation par SMS, vous devez suivre certaines règles non dites pour communiquer avec succès. Le courrier électronique est un moyen plus formel de communiquer avec l'étiquette professionnelle que vous devez suivre afin de transmettre des informations efficacement et d'y répondre de manière appropriée.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 3: répondre aux messages texte

1. Utilisez un langage simple lorsque vous envoyez des SMS. Les courriels, les lettres et même les conversations en face à face peuvent être structurés de manière beaucoup plus formelle. En raison de la nature courte et limitée des messages texte, un langage plus détendu est souvent plus approprié et donne à la conversation une touche plus personnelle.
   • Par exemple, vous pouvez utiliser "t" au lieu de "it" pour gagner de la place, taper un message plus rapidement et transmettre une tonalité détendue.
   • Les règles de ponctuation sont souvent beaucoup plus clémentes dans les messages texte. Par exemple, le strict respect de l'utilisation de la virgule peut donner à la conversation un aspect artificiel et formel.
   • Ne supposez pas toujours qu'une conversation par SMS peut être aussi informelle, mais si l'autre personne utilise un langage informel, vous pouvez répondre de la même manière pour la mettre à l'aise.
2. Posez des questions ouvertes pour poursuivre la conversation. Si vous souhaitez poursuivre la conversation par SMS, poser des questions ouvertes peut aider l'autre personne à en dire plus et à avoir son opinion sur quelque chose. Poser des questions qui n'ont besoin que d'un bref oui ou non peut ennuyer une conversation.
   • Par exemple, si vous parlez à quelqu'un d'une question commerciale, vous pouvez lui demander quelque chose comme: "Que pensez-vous du nouveau projet?"
   • Si vous voulez comprendre ce que quelqu'un pense d'un sujet, essayez d'envoyer quelque chose comme "Je suis d'accord, mais pourquoi pensez-vous que c'est le cas?"
3. Évitez d'envoyer des réponses courtes ou en un seul mot. Les textes doivent être relativement courts, mais des réponses brèves ou brusques peuvent vous mettre en colère contre l'autre personne. Si vous répondez à un message d'une autre personne, donnez-lui une réponse réelle d'au moins une ou deux phrases.
   • Parfois, il est parfaitement acceptable de répondre par «ok» si cela a du sens dans le contexte. Mais évitez un seul «k» en réponse, car cela peut paraître brusque et impoli.

   Astuce: Si vous donnez généralement des réponses courtes, il peut être judicieux de continuer à le faire.

   
   
4. Utilisez la ponctuation et les émoticônes pour donner un ton. La nature impersonnelle des messages texte permet aux gens d'interpréter un ton ou une émotion à travers des abréviations. Vous pouvez exprimer clairement votre signification en incluant la ponctuation et les émoticônes si votre message semble ambigu.
   • Par exemple, vous pouvez répondre par "OK, merci. :) "pour que le message ne vous rende pas fâché ou brusque.
   • Parfois, un point à la fin d'un mot ou d'une phrase peut sembler frustré. Par exemple, il peut sembler beaucoup plus détendu de dire «non, ce n'est pas le cas» que de dire «non». Ce n'est pas le cas. "
5. Relisez le message avant de l'envoyer. Avant d'appuyer sur Envoyer, prenez un moment pour revoir le message. Vérifiez les fautes de frappe et assurez-vous que vous transmettez correctement les informations et que vous utilisez la bonne tonalité.
   • Une fois que vous avez envoyé un message, vous ne pouvez pas le reprendre! Il est donc préférable de vérifier vos SMS à l'avance.
6. N'envoyez pas plusieurs messages d'affilée. Plusieurs notifications et une série de messages texte peuvent ennuyer et frustrer le destinataire. Au lieu d'envoyer plusieurs messages courts, envoyez un commentaire contenant tout ce que vous vouliez dire.
   • Vous pouvez ajouter un autre message si vous avez oublié de mentionner quelque chose ou si vous souhaitez clarifier quelque chose.
   • Si quelqu'un ne répond pas à deux messages consécutifs, il se peut qu'il ne veuille pas vous parler ou s'éloigne du téléphone. Dans tous les cas, donnez à l'autre le temps et l'espace pour répondre.
7. Demandez à appeler si la conversation devient trop compliquée pour un message texte. Les messages texte sont censés être courts et précis. Si un message texte est trop limité pour exprimer adéquatement vos pensées, demandez à la personne de vous appeler afin que vous puissiez élaborer sur la question ou en discuter en détail.
   • Essayez d'envoyer quelque chose comme «Ce serait plus facile à expliquer par téléphone. Appelez-moi si vous avez le temps, merci! "

Méthode 2 sur 3: Parlez à quelqu'un en personne

1. Écoutez attentivement lorsque quelqu'un vous parle. Quand quelqu'un vous parle, établissez un contact visuel avec lui et faites attention à ce qu'il vous dit. Cela montre que vous écoutez et comprenez ce que l'autre essaie de dire.
   • Concentrez pleinement votre attention sur l'orateur pour qu'il se sente à l'aise.
   • Penchez-vous en avant ou demandez à la personne de continuer à parler dans un endroit plus calme si vous avez du mal à entendre ce qui se dit.
2. Faites attention aux signaux non verbaux. Le langage corporel peut en dire autant que les mots. Quand quelqu'un vous parle, faites attention à son langage corporel pour avoir une meilleure idée de la façon de réagir.
   • Par exemple, si quelqu'un continue de regarder autour de lui ou vacille sur ses pieds, il peut être nerveux ou effrayé. Vous pouvez alors demander si la personne va bien, au lieu de répondre à ce qu'elle dit.
   • Écoutez également comment quelque chose est dit. Si quelqu'un parle fort ou agressivement, alors cette personne peut réagir avec colère ou agressivité à la conversation. Vous devrez peut-être adopter une approche différente lorsque vous répondez pour éviter que la situation ne s'aggrave davantage.
3. Évitez de planifier votre réponse pendant que quelqu'un parle. Si vous êtes tellement excité ou désireux de répondre avant que quelqu'un n'ait fini de parler, il le remarquera et pourra se mettre en colère ou s'énerver. Attendez que l'autre personne ait fini de parler et que vous ayez entendu tout ce qu'elle voulait dire avant de commencer à planifier votre réponse.
   • Il est très impoli d'interrompre quelqu'un avec vos propres pensées pendant qu'il parle.

   Astuce: Pendant que quelqu'un parle, notez mentalement les principaux points auxquels vous avez l'intention de répondre, mais faites attention au reste de son histoire afin que vous puissiez trouver une réponse intelligente ou douce.

   
   
4. Attendez que l'autre personne ait fini de parler avant de dire quoi que ce soit. Si vous parlez à quelqu'un, demandez-lui de terminer son histoire avant de répondre. De cette façon, vous disposez de tous les faits et informations que la personne souhaitait transmettre, afin que vous puissiez donner une réponse éclairée et réfléchie.
   • Parfois, les gens ajoutent un peu d'informations supplémentaires après avoir terminé leur réflexion. Par exemple, ils pourraient dire quelque chose comme: "Oh, attendez, j'ai oublié de dire quelque chose". Puis laissez-les finir ce qu'ils voulaient dire.
5. Pensez à votre réponse afin de pouvoir la transmettre en toute confiance. Avant de répondre, prenez un moment pour réfléchir à toutes les informations qui vous ont été données. Si vous donnez une réponse qui n'est pas bien réfléchie, cela peut montrer à la personne que vous n'écoutez pas vraiment ce qu'elle a dit.
   • Prendre un moment pour réfléchir à votre réponse vous permettra également de fournir une réponse intelligente.
6. Posez des questions si vous avez besoin d'éclaircissements ou de plus d'informations. Si vous ne pouvez pas tout à fait entendre ou comprendre ce que quelqu'un a dit, essayez de ne pas répondre par une interprétation partielle ou incorrecte. Demandez plutôt ce que l'autre personne a dit ou voulu dire afin que vous puissiez donner une vraie réponse.
   • Si vous n'êtes pas sûr de ce que quelqu'un fait ou si vous voulez lui permettre d'expliquer ce qu'il ou elle veut vraiment dire avant de répondre, posez une question ouverte telle que: "Que voulez-vous dire par là?"
   • Il n'est jamais faux de demander à quelqu'un de répéter quelque chose si vous n'avez pas bien compris ce qui a été dit.
7. Parlez directement et clairement lorsque vous répondez. Après avoir réfléchi à ce qui vous a été dit et réfléchi à la manière dont vous voulez y répondre, parlez clairement et en toute confiance. N'utilisez pas de langage vague ou contradictoire pour essayer de paraître plus intelligent ou plus intelligent. Les gens apprécient la sincérité, alors donnez-leur une réponse authentique qui leur montre que vous êtes intéressé et que vous comprenez la personne.
   • Assurez-vous qu'ils font attention afin que vous n'ayez pas à vous répéter.
   • Remarquez si quelqu'un d'autre veut dire quelque chose et donnez-lui l'espace pour le faire.
   • Demandez également à la personne de répondre à ce que vous avez dit. Ne vous éloignez pas et ne mettez pas fin à la conversation juste après avoir eu l'occasion de parler.
8. Sachez que quelqu'un n'est pas d'accord avec vous. Même si vous avez réfléchi à ce que vous vouliez dire, il est toujours possible que quelqu'un ne soit pas d'accord avec vous. C'est bon! Préparez-vous simplement à ce que quelqu'un conteste ou dénigre vos propos.
   • Gardez votre sang-froid et ne perdez pas votre sang-froid lorsque quelqu'un essaie de vous provoquer.
   • Demandez à quelqu'un d'exprimer ses croyances et opinions. N'essayez pas de forcer quiconque à accepter votre opinion.

Méthode 3 sur 3: Répondez par e-mail

1. Répondez à un e-mail dans les 48 heures. Il est important que vous répondiez à un e-mail en temps opportun par courtoisie et professionnalisme. Vous n'êtes pas obligé de répondre immédiatement, mais dans les deux jours.
   • Même si l'e-mail n'a rien à voir avec vous ou a été envoyé de manière incorrecte, il est préférable de répondre à l'expéditeur (étendue exclue) afin qu'il sache que vous n'êtes pas la bonne personne.
2. Utilisez une salutation professionnelle dans une réponse par e-mail. Les e-mails sont souvent plus formels qu'un message texte ou un appel téléphonique. Commencez votre e-mail avec un "Bonjour" ou "Salut" devant le nom de la personne pour ouvrir l'e-mail correctement.
   • Si la personne à qui vous répondez préfère un message d'accueil particulier ou demande à être appelée par son nom, faites-le. Par exemple, si la personne préfère que vous utilisiez la version abrégée de son nom ou de son nom, telle que «Rob» au lieu de «Robert», faites-le.
3. Utilisez les points d'exclamation avec parcimonie. Votre réponse à votre e-mail doit être correcte en termes de grammaire, d'orthographe et de ponctuation. Cependant, une utilisation excessive du point d'exclamation peut vous faire paraître peu sincère ou trop enthousiaste. Évitez de l'utiliser à moins que cela ne soit approprié.
   • Un point d'exclamation est un excellent moyen de féliciter ou de transmettre de l'enthousiasme, mais si vous les utilisez trop, ils perdront leur effet.
4. Évitez les polices étranges dans un e-mail. Conservez votre sélection de polices dans une police classique pour que votre e-mail soit professionnel. N'utilisez pas de polices multicolores ou une police comme Comic Sans lors de l'envoi d'un e-mail.
   • Un choix classique consiste à utiliser un Arial ou un Times New Roman à 10 ou 12 points.
5. Faites attention à qui d'autre vous envoyez l'e-mail en tant que CC (une copie). Il peut souvent être utile de copier l'e-mail à d'autres personnes en même temps afin de pouvoir les inclure dans une discussion. Un CC inutile à un superviseur ou à un collègue peut vraiment bouleverser ou mettre en colère la personne à laquelle vous répondez initialement.
   • S'il est nécessaire d'inclure quelqu'un d'autre dans la chaîne d'e-mails, vous pouvez utiliser l'option «copie invisible» ou «Cci», afin que les destinataires ne sachent pas qui d'autre a reçu un e-mail.
6. Décidez à qui vous souhaitez répondre dans un e-mail de groupe. Si la bonne réponse est de répondre à tout le monde dans le message du groupe, sélectionnez «Répondre à tous» lors de l'envoi de votre réponse. Mais si vous avez besoin de poser ou d'expliquer un sujet ou un problème spécifique à une personne, répondez immédiatement à cette personne.
   • S'il y a un grand groupe de personnes dans la chaîne de messagerie, mais que vous n'avez qu'à répondre à quelques-unes, choisissez simplement ces personnes à qui répondre.
7. N'envoyez pas d'e-mail uniquement pour vous remercier, sauf si nécessaire. Les e-mails courts qui ne contribuent pas à une conversation ne sont pas nécessaires. À moins que l'expéditeur ne vous demande de confirmer que vous avez reçu et compris un e-mail, l'envoi d'un e-mail "Merci" est inutile et fastidieux.

   Astuce: Si l'expéditeur vous envoie un accusé de lecture, confirmez que vous avez bien reçu l'e-mail en cliquant sur l'option pour lui envoyer un accusé de réception.

   
   
8. Relisez votre e-mail et vérifiez l'e-mail du destinataire avant de l'envoyer. Une faute d'orthographe ou de grammaire peut rendre votre e-mail non professionnel. Veuillez prendre un moment pour lire votre réponse avant de cliquer sur Soumettre. Vérifiez l'orthographe et la grammaire correctes et assurez-vous d'envoyer le message à la bonne personne.
   • Ne comptez pas aveuglément sur le correcteur orthographique pour tout corriger!
   • Lisez votre e-mail à haute voix avant de l'envoyer afin de pouvoir entendre son son.
   • Les programmes de messagerie entrent souvent automatiquement les adresses électroniques au fur et à mesure que vous saisissez dans la barre d'adresse du destinataire, ce qui peut vous amener à envoyer accidentellement un e-mail à la mauvaise personne.