Auteur:
Monica Porter
Date De Création:
13 Mars 2021
Date De Mise À Jour:
27 Juin 2024
Contenu
Le reporting commercial est aujourd'hui l'un des moyens les plus efficaces de communiquer les opérations commerciales. Malgré leurs objectifs généraux, ils sont généralement utilisés lorsqu'une entreprise ou un individu doit prendre des décisions importantes. Pour rédiger des rapports commerciaux efficaces, vous devez d'abord comprendre ce qu'ils sont et comment ils peuvent être utilisés.
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Partie 1 sur 2: Déterminer le type de rapport à rédiger
Présentez des idées. C'est le type rapports explicatifs / propositions. Ces rapports peuvent être utilisés pour faire des recommandations aux principaux dirigeants ou décideurs d'une entreprise, généralement composés de deux parties: résumé et contenu. Le résumé met en évidence votre suggestion. La section contenu (corps) analyse plus en détail les avantages, les coûts, les risques, etc. venez avec.
- Disons que vous souhaitez proposer une imprimante 3D pour votre département. Afin de persuader votre responsable d'approuver l'achat de cet appareil, vous devez rédiger un rapport d'explication / recommandation pour adresser une requête formelle à la direction.
Décrivez les risques associés à une opportunité particulière.Rapport d'investigation aider à déterminer le degré de risque associé à un certain plan d'action. Ce type de rapport est extrêmement utile pour aider une entreprise à prévoir les conséquences possibles. Il comprend une introduction, un contenu d'enquête et des conclusions. L'introduction met en évidence la question à l'étude. Le contenu de l'enquête est utilisé pour discuter des faits et des résultats de l'enquête. La conclusion est utilisée pour résumer le problème.- Supposons que la société pharmaceutique X veuille travailler avec la société pharmaceutique Y mais qu'elle ait toujours des inquiétudes. La société X ne souhaite pas coopérer avec une société ayant des problèmes financiers présents ou passés. Cette société mènera une enquête et utilisera le rapport d'enquête pour discuter en profondeur des informations financières de la société Y et de ses dirigeants.
Présente des informations sur la conformité à une agence de réglementation particulière. C'est rapport de conformité, est utilisé pour aider une entreprise à démontrer sa responsabilité. Il démontre le respect des lois / règlements et des dépenses raisonnables de l'entreprise devant les organes directeurs (ville, province, gouvernement, etc.). Ce rapport comprend l'introduction, le contenu du rapport et la conclusion. L'introduction contient généralement un aperçu du contenu principal du rapport. La section de contenu représente des données, des événements, etc. Les agences exécutives ont besoin de savoir. Les conclusions sont utilisées pour résumer.- Par exemple, Nestlé doit montrer à son conseil d’administration qu’elle suit au fil des ans la politique et la législation du pays hôte. En conséquence, ils ont utilisé leurs rapports annuels de conformité pour être transparents sur leurs activités pour l'année.
Présentation de la faisabilité de l'idée ou du projet proposé. Les rapports d'exploration utilisés pour déterminer si une idée est pratique ou non sont appelés rapport possible. Ce rapport doit être structuré en deux parties: le résumé et le contenu du rapport. Le contenu montre les avantages, les problèmes possibles, les coûts impliqués, etc. de l'idée proposée. Une entreprise peut utiliser un rapport de faisabilité pour explorer des questions similaires aux suivantes:- Ce projet peut-il être réalisé dans les limites du budget?
- Ce projet sera-t-il rentable?
- Ce projet peut-il être achevé dans les délais impartis?
Présentation des résultats de recherche d'investigation.Rapport de recherche d'investigation présenter des recherches sur un problème ou un problème. Il s'agit généralement d'un examen approfondi d'un sujet particulier et doit comprendre des sections: résumé, introduction, méthodologie de recherche, résultats obtenus, conclusions et recommandations. Les recherches pertinentes devraient également être incluses dans ce rapport.- Par exemple, une entreprise peut mener des recherches à l'échelle de l'entreprise sur l'opportunité d'interdire ou non de fumer dans le hall des employés. L'exploitant préparera un rapport de recherche d'investigation.
Aidez votre entreprise à améliorer sa politique, ses produits ou ses processus commerciaux grâce à une surveillance continue. Formulé à intervalles fixes, tels que semaines, mois, trimestres, etc., Rapports périodiques les performances, les profits et les pertes ou tout autre critère peuvent être revus en détail sur une période donnée.- Par exemple, chaque mois, un représentant des ventes pharmaceutiques créera probablement un tableau récapitulant le nombre de ses appels commerciaux.
Rapport sur une situation spécifique. Contrairement aux périodes fixes, des situations spécifiques sont nécessaires signaler la situation. La situation ici peut être aussi simple que des informations obtenues à partir d'un séminaire ou aussi complexe que le rapport sur une réponse à une catastrophe naturelle. Ce rapport comprend des sections: introduction, contenu et conclusions. Utilisez l'introduction pour identifier l'événement et passer en revue ce qui sera couvert dans le contenu du rapport. La conclusion est utilisée pour énoncer l'engagement ou l'action nécessaire dans cette situation.- Par exemple, après une tempête majeure, l'organe directeur aura besoin d'un rapport de situation.
Présentez la solution au problème ou à la situation.Rapport de comparaison Considérez plusieurs solutions possibles à une situation donnée. Sur la base des résultats, l'écrivain proposera un plan d'action spécifique. Il se compose généralement de trois parties: introduction, contenu et conclusion. L'introduction décrit le but du rapport. La section du milieu décrit la situation ou le problème et les solutions / options possibles. La conclusion révèle la meilleure solution ou alternative.
- Prenons l'exemple du constructeur automobile ABC qui souhaite ouvrir une usine en Asie. En fonction des besoins de l'entreprise, le rapport pourrait réduire la sélection à trois pays. Il conclura ensuite quel est le meilleur site d'usine parmi les trois pays.
Partie 2 sur 2: Rédaction d'un rapport d'activité
Définissez les objectifs et le format de votre rapport. Demandez-vous ce que vous voulez réaliser grâce au rapport. En fonction de votre objectif souhaité, sélectionnez le type de rapport approprié dans la liste ci-dessus.
- Quelle que soit la réponse, vous devez vous assurer de la brièveté de votre objectif. Si l'objectif n'est pas clair, le rapport ne fera que dérouter les lecteurs et compromettra peut-être sa crédibilité.
- Par exemple, si vous souhaitez obtenir un budget publicitaire plus important pour votre service. Le rapport doit ensuite se concentrer sur votre budget actuel et sur la manière dont vous pouvez utiliser efficacement votre budget plus important.
Identifiez le public. Les lecteurs peuvent inclure des étrangers (des personnes qui ne travaillent pas dans votre entreprise) ou des internes. Tenez compte de leurs connaissances existantes ou de leur familiarité avec leur sujet cible et réfléchissez à la manière dont ils utiliseront les informations présentées dans le rapport.
- N'oubliez pas que quel que soit votre public, il n'y a pas de conclusion plus convaincante que le montant d'argent que vous pouvez apporter à votre entreprise ou à vos clients.
- Supposons que vous souhaitiez exécuter un programme de partage de tâches dans votre service et définir que le public ici est le directeur des ressources humaines, le directeur général et le directeur général. Considérez leur niveau d'intérêt actuel pour ce programme. La réponse façonnera le ton du rapport. Si l'entreprise n'a jamais envisagé un tel programme, ce rapport sera à la fois stratégique et informatif. Dans le cas contraire, le rapport devrait être moins informatif et plus convaincant.
Déterminez ce qu'il faut apprendre. Le plus difficile n'est pas d'écrire, mais de tirer la conclusion et de collecter les données nécessaires pour l'étayer. Il faut de nombreuses compétences, y compris la collecte de données et l'analyse de marché. Qu'est-ce que vous et la direction devez savoir pour prendre une décision éclairée sur le sujet qui vous est proposé?
Obtenez les bonnes données pour le rapport. Il est important que vos données soient bien documentées. Sinon, le rapport risque de manquer de crédibilité. La collecte de données elle-même dépend du type de rapport que vous rédigez. Assurez-vous que les paramètres de données sélectionnés sont concis et cohérents avec le point du rapport.
- Les données peuvent être des informations privilégiées, ce qui signifie que vous pouvez les collecter rapidement. Par exemple, vous pouvez obtenir les chiffres des ventes du service commercial en un seul appel. En d'autres termes, vous pouvez obtenir les données et les intégrer rapidement dans le rapport.
- Les données externes peuvent également être stockées en interne. Si certains services ont collecté des données d'analyse client, veuillez leur demander. Vous n'avez pas besoin de faire cette enquête vous-même. Bien que cela ne soit pas cohérent dans différents types d'entreprise, le journaliste n'a souvent pas besoin de mener une enquête directe.
- Disons que vous rédigez un rapport d'explication / proposition. Vous devez ensuite étudier tous les avantages qui découlent de vos suggestions et intégrer ces études dans votre rapport.
Organisez et rédigez des rapports. La manière de choisir une mise en page et de rédiger un rapport dépend de vos objectifs. Par exemple, la présentation du rapport de conformité sera différente de la présentation du rapport de faisabilité. Une fois que vous avez une idée de la façon dont le rapport doit être organisé, vous pouvez commencer par votre contenu.
- Décomposez les données associées en parties distinctes. Les rapports d'entreprise ne peuvent pas être mélangés avec des tonnes de données et d'informations. L'organisation des données en parties distinctes est la clé d'un rapport commercial réussi. Par exemple, vous pouvez séparer les données de vente des données d'analyse client et leur définir des en-têtes distincts.
- Organisez le rapport avec des en-têtes pertinents, qui peuvent être rapidement présentés comme une étude indépendante, tout en soutenant en même temps l'objectif sous-jacent du rapport.
- Puisque certaines sections peuvent dépendre de l'analyse ou de l'apport d'autres, il est souvent possible de travailler sur chaque partie séparément en attendant les résultats de l'analyse.
Tirez des conclusions avec des propositions spécifiques. La conclusion doit être claire et doit être un résultat raisonnable d'un examen attentif des données présentées dans le rapport. Le cas échéant, proposez clairement la meilleure ligne de conduite sur la base de ces conclusions.
- Chaque objectif doit contenir des actions spécifiques et mesurables. Notez tout changement dans la description de poste, le calendrier ou le coût nécessaire pour terminer le nouveau plan. Chaque réclamation doit présenter de nouvelles approches directes - celles qui aideront à atteindre l'objectif / la solution décrit dans le rapport.
Rédigez un résumé du projet. Le résumé du projet doit être la première page de votre rapport, mais également la dernière chose que vous écrivez. Ce résumé présente les résultats et les conclusions de la recherche ainsi qu'un très bref aperçu de ce qui sera présenté si le lecteur choisit de continuer à lire le rapport complet. C'est comme une bande-annonce de film ou une abstraction d'un article scientifique.
- Le résumé exécutif est nommé ci-dessus parce que c'est presque la seule chose qu'un membre occupé du conseil lira. Présentez ici tout ce qui est important à votre patron, 200 à 300 mots maximum. Les autres peuvent être examinés de plus près s'ils veulent en savoir plus.
Utilisez l'infographie pour les données à utiliser si nécessaire. Dans certains cas, il peut être utile de présenter des données quantitatives à travers un tableau ou un graphique. Utilisez des couleurs dans votre présentation, car elles attireront davantage l'attention et aideront à distinguer les informations. Dans la mesure du possible, utilisez des puces, des nombres ou des données de cadre pour les rendre plus faciles à lire. De cette façon, vous séparerez les données du reste du rapport et montrerez ce que cela signifie.
- Dans l'ensemble, les effets visuels sont un facteur important, ce qui rend les rapports commerciaux plus intéressants lorsque le texte et les chiffres eux-mêmes peuvent être relativement secs. Mais n'allez pas trop loin, n'utilisez que lorsque cela est approprié et nécessaire.
- Une page pleine de texte et sans tableaux ni figures peut être fatigante. Veuillez encadrer le contenu ici. La boîte d'information peut également résumer efficacement votre présentation.
Citez les sources au besoin. Selon le type de recherche menée, vous devrez peut-être expliquer votre source d'information. Le but de la page de document ou de la source de référence dans le rapport d'activité est de fournir une source d'informations afin que d'autres puissent en savoir plus ou trouver des données si nécessaire.
- Utilisez le bon format pour rapporter les citations, en fonction de votre secteur d'activité.
Relisez-le deux fois. Des fautes d'orthographe ou de grammaire peuvent amener les lecteurs à penser que vous ne faites pas suffisamment d'efforts dans le rapport et à remettre en question la fiabilité des résultats de la recherche. De plus, assurez-vous de présenter les informations de manière claire et concise.
- Par exemple, n'exagérez pas avec des mots fantaisistes ou n'utilisez pas de phrases très longues.
- Évitez d'utiliser l'argot.
- Si le rapport et le lecteur sont étroitement liés à un secteur particulier, vous pouvez utiliser un jargon technique ou une terminologie. Mais attention, n'en faites pas trop.
- En général, les rapports d'activité sont rédigés sous la forme passive et sont l'un des rares cas où le plus passif est meilleur.
- Vous pouvez souvent manquer des erreurs lors de la relecture de votre travail en vous sentant familier dès le moment où vous écrivez. Pensez à avoir quelqu'un d'autre dans la salle qui souhaite également rédiger un rapport de réussite. Soyez ouvert aux commentaires reçus. Il vaut mieux quand l'erreur est signalée par des collègues plutôt que par des supérieurs. Passez en revue chaque commentaire et réécrivez le rapport.
Créez une table des matières. Formatez les rapports commerciaux de manière aussi formelle que possible, en créant une table des matières pour un suivi facile et une lecture rapide. Incluez toutes les sections importantes, en particulier le résumé et la conclusion de la gouvernance.
Faites la couverture de votre rapport d'activité. La meilleure façon de rédiger un bon rapport d'enquête complet est de le couvrir de manière appropriée. Vous pouvez utiliser le classeur, les poignets ou du bon papier. L'essentiel ici est que le rapport d'activité doit être accrocheur, facile à voir, suffisamment pour susciter l'intérêt des lecteurs.
- Cela s'applique également à tous les tableaux et graphiques inclus dans le rapport.
