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Les informations de contact sont tout simplement irremplaçables pour la coopération commerciale et la communication commerciale. Lorsque vous recevez une carte de visite avec des coordonnées, prenez la peine de vous assurer qu'elle se retrouve dans un endroit où vous pourrez la retrouver facilement dès que le besoin s'en fera sentir. Peu importe que vous possédiez votre propre entreprise ou que vous vous déplaciez beaucoup dans les cercles d'affaires, mettre les choses en ordre dans les cartes de visite que vous recevez peut vous aider à trouver les bonnes personnes beaucoup plus rapidement, ce qui peut à son tour vous permettre d'augmenter vos ventes. et plus d'argent dans vos poches. Voici quelques idées sur la façon dont ces mêmes cartes de visite peuvent être stockées de manière organisée.

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1. 1 Jetez un œil à la carte de visite immédiatement après l'avoir reçue. Lire attentivement une carte de visite et immédiatement après l'avoir reçue est un excellent moyen de se souvenir du nom du propriétaire ainsi que de son visage. Le formulaire de candidature et le diplôme sont également généralement écrits sur une carte de visite, voici donc un autre indice qui vous dira qui c'est et ce qu'il fait.
2. 2 Ayez un endroit pour mettre vos cartes de visite après les avoir reçues. Si vous emportez un sac ou un cahier avec vous aux réunions, réservez-y un endroit où vous pourrez ranger les cartes de visite reçues. Où que vous décidiez de les mettre, ne les mettez en aucun cas parmi vos feuilles de notes ou dans votre poche - là, ils seront définitivement perdus ou lavés avec vos affaires.
3. 3 Stockez les informations de contact des personnes sur votre ordinateur. Au retour d'un déjeuner d'affaires, d'un salon ou d'une réunion, rangez immédiatement toutes les cartes de visite que vous recevez en lieu sûr. Un tiroir de bureau ou un autre endroit que les autres ne regardent généralement pas est idéal. Dès que vous en avez le temps, sortez toutes les cartes de visite réunies dans le tiroir de votre bureau et saisissez toutes les coordonnées de celles-ci dans Outlook, Excel, Access ou même simplement Word.
4. 4 Créez une colonne "Notes" dans chaque fichier dédié à une carte de visite. Remplissez toutes les informations qui ne figurent pas sur la carte de visite elle-même : ce que fait cette personne, quelles informations ou coopération prometteuse il vous a présenté, quand vous vous êtes rencontrés, etc.
5. 5 Créez une classification de contacts professionnels. Divisez-les en excellentes, plus ou moins potentielles, et celles dont vous n'avez presque jamais besoin. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la numérotation, où 1 est pour marquer les contacts précieux, 2 - possibles et 3 - ceux avec lesquels il est peu probable que vous ayez affaire. Vous pouvez également utiliser un code couleur : vert pour les contacts professionnels précieux, jaune pour les contacts potentiels et rouge pour les contacts sans espoir, respectivement. Choisissez une option pratique et mémorable pour vous, qui vous permettra de mieux vous souvenir des coordonnées de vos partenaires.
6. 6 Organisez les coordonnées de vos partenaires afin de pouvoir les retrouver facilement plus tard. Il peut être classé alphabétiquement par la première lettre du nom de famille de la personne ou par la première lettre du nom de l'entreprise ; par la première lettre de la ville où vous avez rencontré cette personne (si vous voyagez souvent) ; ou l'industrie dans laquelle la personne travaille. Ainsi, vous pouvez simplement entrer les informations sur la personne souhaitée dont vous vous souvenez dans la barre de recherche, et l'ordinateur vous donnera une liste de contacts qui répondent aux paramètres de recherche spécifiés.
   • De nombreux programmes informatiques spéciaux, dont le but est de créer une base de données de vos contacts, peuvent trier vos contacts comme vous le souhaitez et les rendre faciles à trouver si vous ne vous souvenez soudainement que de quelques mots-clés à rechercher. Si vous utilisez l'un de ces programmes, vous gagnerez beaucoup de temps en triant manuellement les cartes de visite avec des données.
7. 7 Rangez les cartes de visite à l'ancienne. Placez-les dans un fichier d'adresses ou un porte-cartes de visite, disponible dans les magasins de fournitures de bureau.
   • Cette façon à l'ancienne de stocker les informations de contact, même s'il ne s'agit que d'une pile de cartes de visite, attachées avec un élastique, est une bonne police d'assurance pour votre stockage électronique sur votre ordinateur.
   • Vous devrez décider comment vous préférez trier vos cartes de visite : par nom, raison sociale, etc.
8. 8 Dès que vous recevez une carte de visite de quelqu'un, notez immédiatement (dans quelques jours au plus) au dos de celle-ci le lieu où vous avez rencontré cette personne. Donc, vous ne l'oublierez certainement pas. Il est également préférable d'écrire brièvement au dos de ce dont vous avez parlé afin que plus tard, lorsque vous devez contacter cette personne, vous puissiez lui rappeler où vous vous êtes rencontré, demander comment vont les enfants ou vous rappeler tout ce dont vous avez discuté .à la première réunion.
9. 9 Prêt.

Conseils

• Si vous recevez beaucoup de cartes de visite, pensez à acheter un logiciel qui vous permettra de les trier et de les stocker. Il existe des scanners de cartes de visite, ainsi que des programmes qui peuvent lire, reconnaître et sélectionner les informations dont vous avez besoin à partir d'une carte de visite papier. Ils peuvent vous faire économiser énormément de travail en tapant manuellement ces informations sur votre ordinateur.
• Si vous avez besoin d'en savoir plus sur vos partenaires commerciaux que simplement leurs noms et numéros de téléphone, recherchez un logiciel qui vous permet de stocker et de gérer de grandes quantités d'informations sur les clients ou les partenaires.
• Commencez à agir rapidement si vous avez promis quelque chose à vos nouvelles connaissances ou si quelqu'un s'intéresse à vous et à votre cause.
• Ne laissez pas les cartes de visite brutes s'accumuler. Triez-les et saisissez les données dans votre ordinateur au moins une fois par semaine avant d'oublier complètement qui vous avez rencontré et pourquoi.

Avertissements

• Si vous stockez toutes les informations de contact client ou partenaire sur votre ordinateur, n'oubliez pas de faire des sauvegardes régulières au cas où votre ordinateur ou votre disque dur tomberait en panne. Faites une copie de sauvegarde de vos informations automatique, si possible.