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• Pas
• Partie 1 sur 3: Composer la lettre
• Partie 2 sur 3: Choisir le bon ton
• Partie 3 sur 3: Concevoir correctement

Quel que soit le type d'entreprise dans lequel vous travaillez, il est très important de développer une relation solide avec le client afin que les gens reviennent vers vous encore et encore. Chaque lettre de remerciement doit être individuelle, vous ne trouverez donc pas d'exemples avec des exemples dans cet article. Au lieu de cela, vous trouverez des instructions pour vous aider à rédiger efficacement de telles lettres. Si vous voulez savoir comment écrire une lettre de remerciement pour exprimer votre appréciation pour un client, lisez la suite.

Pas

Partie 1 sur 3: Composer la lettre

1. 1 Entrez le nom du client correct dans le message d'accueil. De nombreuses études de marché montrent que presque tous les messages adressés à un client sont totalement inefficaces si son nom est mal orthographié. Par conséquent, il est extrêmement important de vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs en contactant le client.
2. 2 Indiquez la raison de la lettre de remerciement. Rendez-le aussi précis que possible. Bien sûr, vous pouvez simplement écrire « merci pour votre achat », mais il est préférable de préciser quel type d'achat l'acheteur a effectué et quel type de livraison il a choisi. Ainsi, le client sera plus concentré sur les relations avec votre entreprise, car il sera satisfait d'une telle approche individuelle.
   • Votre gratitude doit sembler aussi sincère que possible. Le cas échéant, vous pouvez vous référer à une conversation avec un client.
   • Faites un effort pour ne pas donner l'impression que votre courrier électronique est banal, ou vous aurez l'impression d'envoyer le même message à des centaines de clients.
3. 3 Ajoutez quelques lignes de commentaires. Dans une lettre de remerciement, il convient de poser quelques questions pour s'assurer que tous les besoins du client ont été satisfaits et que le client est satisfait de la qualité. De telles clarifications augmentent les chances que l'acheteur vous revienne, ce qui signifie que le profit augmentera également. Vous n'avez pas à vous laisser emporter par la demande de commentaires, mais prêter attention aux besoins des clients est un élément essentiel d'une entreprise prospère.
   • Exprimez votre espoir que l'acheteur est satisfait de son achat, et ajoutez que vous êtes prêt à répondre à toutes les questions et suggestions qui l'intéressent.
   • Demandez à l'acheteur s'il y a autre chose que vous devez faire pour améliorer sa satisfaction.
4. 4 Incluez le nom de votre entreprise dans la lettre. La lettre de gratitude doit toujours inclure le nom de l'entreprise, son logo ou d'autres informations qui identifient votre marque. Encore une fois, cela augmente la visibilité de votre entreprise.
   • Si vous écrivez votre lettre de remerciement sur une carte postale, assurez-vous d'inclure le nom de votre entreprise.
   • Si vous écrivez sur du papier à en-tête, le logo et le nom de votre entreprise seront visibles de toute façon, il n'est donc pas nécessaire d'inclure le nom dans la lettre elle-même.
   • Si vous envoyez un courriel de remerciement, le nom et le logo de l'entreprise doivent figurer sous votre signature.
5. 5 Utilisez une conclusion appropriée. Il doit exprimer l'espoir d'une coopération plus poussée avec le client et exprimer votre intérêt sincère pour lui. Par exemple, "avec respect" peut parfois sembler trop formel, et alors il devrait être remplacé par "sincèrement vôtre" ou "meilleurs voeux". Explorez les fins de lettres commerciales populaires et tenez compte des spécificités de l'industrie.
6. 6 Signez la lettre à la main. Signez la lettre à la main si possible. Les grandes entreprises l'utilisent souvent pour rendre la lettre plus personnalisée. Même une signature créée avec un ordinateur puis insérée dans une lettre fait souvent meilleure impression qu'un simple nom tapé, car elle crée l'effet d'une lettre écrite en personne.

Partie 2 sur 3: Choisir le bon ton

1. 1 Résistez à la tentation d'offrir à un client un nouveau produit ou service. Vous écrivez une lettre de remerciement pour l'affaire, vous n'avez donc pas à vous annoncer. Un bon contact suffit à ce stade. Laissez le client se sentir comme il est.
   • Des phrases comme "nous espérons une nouvelle coopération avec vous" sonnent comme un cliché publicitaire, et il vaut mieux s'en abstenir. N'écrivez rien que vous n'écririez pas à votre ami.
   • N'incluez pas de descriptions d'autres produits, de mentions d'une vente à venir ou d'autres phrases pouvant être considérées comme de la publicité dans la lettre.
2. 2 Envoyez la lettre avec un vrai timbre-poste. Même si vous envoyez des montagnes de lettres, il est préférable de ne pas utiliser de machine de marquage. Vous dépersonnalisez donc la lettre, en faisant une lettre parmi tant d'autres, ce qui signifie que le client ne se sentira pas spécial. Très probablement, votre lettre finira immédiatement à la poubelle.
3. 3 Si possible, écrivez l'adresse à la main. Et encore : plus la lettre est personnalisée, plus il sera agréable de la recevoir. Si vous n'avez pas le temps de signer les enveloppes, confiez-les à quelqu'un d'autre. Même si l'adresse n'est pas écrite par vous personnellement, le client sera agréablement impressionné de voir qu'elle est manuscrite.
4. 4 Fournissez des informations de contact et soyez prêt pour une communication ultérieure. Assurez-vous d'inclure votre numéro de téléphone et votre adresse dans la lettre et faites savoir au client que vous êtes prêt à l'écouter pour toute question. Si un client vous contacte, soyez prêt à répondre rapidement à sa demande ou à sa question.

Partie 3 sur 3: Concevoir correctement

1. 1 Écrivez votre lettre à la main. Imprimer un formulaire standard revient à envoyer un document à un client. Au lieu de faire en sorte que le client se sente important et précieux pour vous, vous risquez de donner l'impression contraire et de ne provoquer qu'une irritation. Essayez d'écrire des lettres de remerciement à chaque client personnellement et à la main.
   • S'il y a trop de notes de remerciement à écrire vous-même, demandez à un autre collègue de vous aider. L'approche individuelle vaut bien le temps.
   • Si vous n'avez pas la possibilité d'écrire des notes de remerciement à la main, vous devez trouver un autre moyen de les personnaliser. Le moins que vous puissiez faire est d'inclure le nom du client et votre véritable signature dans chaque e-mail.
   • Dans certains cas, il peut être plus approprié d'écrire des e-mails plutôt que des notes de remerciement manuelles, par exemple, si vous avez déjà une bonne relation avec un client. La chose la plus importante est que la lettre semble sincère et adressée à un client spécifique. S'il y a une possibilité que votre lettre soit confondue avec une publicité, il est préférable de l'écrire à la main.
2. 2 Choisissez où écrire vos notes de remerciement. Les cartes de remerciement et le papier à en-tête de l'entreprise feront l'affaire.Si vous n'avez besoin d'écrire que quelques lettres de remerciement, achetez des cartes de remerciement élégantes qui permettent au client de se sentir important. Vous pouvez également utiliser du papier à en-tête sur du papier épais.
   • N'utilisez pas de papier d'imprimante ordinaire pour votre lettre de remerciement.
   • Choisissez des cartes de remerciement appropriées dans un contexte commercial. Si vous avez une entreprise de création ou de divertissement, vous pouvez utiliser des cartes postales aux couleurs vives qui correspondent à l'image de l'entreprise. Évitez les cartes postales contenant des mots ou des images inappropriés ou trop personnels.
3. 3 Pensez à envoyer un cadeau. Si vous voulez aller plus loin et montrer votre appréciation, envoyez un petit cadeau avec votre lettre. Ceci est facultatif, mais pour certains clients, cela peut être exactement ce dont vous avez besoin. Le cadeau doit être petit et utile. Il peut représenter vos produits ou services, ou être totalement sans rapport avec votre domaine d'activité, mais de nature professionnelle.
   • Les petits cadeaux comprennent des signets, des aimants, des bonbons, des T-shirts ou des chèques-cadeaux.
   • Le cadeau ne devrait pas être plus cher que 500-1500 roubles. L'éthique d'entreprise de certaines entreprises interdit d'accepter des cadeaux coûteux.