Contenu
Il existe de nombreuses situations différentes dans lesquelles un client doit contacter des entreprises ou des fabricants pour divers problèmes commerciaux. Mais lorsque vient le temps d'envoyer un e-mail au service client, certaines personnes peuvent se sentir perplexes. Des questions se posent souvent sur la façon d'écrire de telles lettres sous forme électronique, car elles sont généralement écrites sous forme papier, et sur les normes généralement acceptées qui sont le plus souvent appliquées aux lettres de ce type. Bien que ces normes varient selon l'industrie, la région et la culture, il existe des directives générales pour garantir que l'e-mail envoyé au service d'assistance est efficace. Voici les principales recommandations de ceux qui ont déjà rencontré ce type d'e-mail.
Pas
Méthode 1 sur 1 : Écrire un e-mail au service client
1 Consultez le site Web. Assurez-vous que l'entreprise n'a pas encore résolu votre problème avant de soumettre votre e-mail. Cela permettra à tout le monde d'économiser du temps et des efforts, y compris vous, et sera grandement apprécié. - Pendant que vous consultez le site, recherchez les meilleurs canaux de communication. L'e-mail n'est pas toujours le meilleur canal, et vous devez respecter ces politiques d'entreprise et les contacter d'une manière différente. De nombreuses entreprises proposent une assistance téléphonique et des services d'assistance supplémentaires tels qu'une boîte postale.
2 Recherchez des ressources en ligne dédiées sur Internet. De nombreuses entreprises proposent des adresses e-mail personnalisées pour des problèmes particuliers tels que le suivi de l'expédition, les retours de produits ou l'assistance technique. Il est possible que l'utilisation des canaux de communication fournis soit beaucoup plus efficace qu'une lettre standard envoyée au courrier électronique général de l'entreprise. De plus, si vous ignorez les communications fournies, le processus de mise en relation avec l'entreprise peut prendre beaucoup plus de temps. 
3 Incluez des informations personnellement identifiables dans votre lettre de soutien. L'entreprise doit savoir quels produits ou services vous avez achetés, ainsi que la date d'achat et les dates de livraison prévues pour le produit ou le service. L'entreprise peut également avoir besoin de connaître l'adresse de votre domicile et le nombre d'articles achetés. Assurez-vous que tout cela est indiqué dans votre e-mail. 
4 Utilisez un ton approprié. Certains experts soulignent que les lettres au service client écrites sans tenir compte de l'étiquette peuvent être ignorées ou que leur efficacité sera beaucoup plus faible.Essayez d'adhérer à un certain style d'écriture qui montrera votre niveau d'éducation et de connaissances, sans utiliser de déclarations trop provocantes. 
5 Demandez directement ce que vous voulez. De nombreux rédacteurs d'e-mails chevronnés du service client estiment qu'il est préférable d'être franc au sujet de vos attentes. L'entreprise peut ou non être d'accord avec vos exigences, mais en fournissant des informations claires, vous aiderez le représentant de l'entreprise non seulement à comprendre votre point de vue, mais aussi à montrer votre opinion sur tous les problèmes émergents, produits ou autres problèmes de service client. - En savoir plus sur la politique de l'entreprise. Lorsque vous rédigez votre demande, vous pouvez d'abord faire vos recherches pour comprendre quelles exigences sont les plus susceptibles d'être satisfaites. La façon de résoudre le problème qui s'est posé dépend de vous, mais comprendre la position de l'entreprise vous aidera à rendre vos messages plus efficaces.
