Contenu

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• Partie 1 sur 4: Préparation à la rédaction de la charte
• Partie 2 sur 4: Rédaction des règlements
• Partie 3 sur 4: Remplir les statuts
• Partie 4 sur 4: Conserver et utiliser la charte
• Conseils

Les organisations à but non lucratif, les entités juridiques et les organisations d'autres pays peuvent utiliser cette ressource formelle et légalement reconnue pour identifier le fonctionnement de l'organisation. C'est ce qu'on appelle la charte, et elle s'applique à la gestion de diverses entreprises et institutions, c'est extrêmement important. Les règlements sont souvent considérés comme le « manuel d'exploitation » de l'organisation. Si vous devez rédiger une charte pour une entreprise ou une organisation, cet article fournit des instructions sur la façon de rédiger une charte qui vous aidera à gérer efficacement votre organisation.

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Partie 1 sur 4: Préparation à la rédaction de la charte

1. 1 Nommer deux, trois membres de l'organisation pour rédiger les statuts. Il est nécessaire de consulter la majorité ou la totalité des membres de l'organisation qui ont été à l'origine de sa création. Il est peu probable que vous soyez la seule personne de ce type et vous devrez lui écrire seul. Désignez au moins deux ou trois assistants supplémentaires qui contribueront et vous aideront à rédiger la charte.
   • Si vous créez une organisation à but non lucratif, vous devez créer un conseil d'administration qui fournira des investissements et vous aidera à rédiger les statuts de l'association. En travaillant en équipe, vous vous assurez que tous les postes sont présentés et pris en compte dans les statuts.
2. 2 Structurez la charte sous forme de diagramme. Il est généralement écrit sous forme de paragraphes et de paragraphes. Cette structure rendra vos statuts faciles à lire et à aligner avec les autres statuts. Cela facilitera la recherche d'informations concernant les règles de vote, les comités et d'autres éléments sur lesquels vous pourriez avoir des questions lorsque l'organisation commencera à fonctionner.
3. 3 Commencez chaque article par le titre ITEM. Ces rubriques seront imprimées en gras et numérotées en chiffres romains. Centrez le titre sur la page.
   • Par exemple, le premier élément serait intitulé : ÉLÉMENT I : ORGANISATION. Deuxième élément : POINT II : OBJECTIFS.
4. 4 Numérotez chaque sous-titre de paragraphe dans chaque article. Donnez une brève description pour chaque paragraphe.
   • Par exemple, vous pourriez écrire : Paragraphe 1. Réunions régulières. Il sera suivi d'un résumé des procès-verbaux des réunions ordinaires. Précisez ensuite : Paragraphe 2 : Réunions spéciales. Il sera suivi d'un résumé des procès-verbaux des réunions ad hoc.
5. 5 Utilisez un langage simple mais compréhensible pour votre charte. La charte n'est pas un document arbitraire. Il contient toutes les formalités qui peuvent être annoncées en justice ou aider les professionnels à comprendre les règles et règlements spécifiques de l'organisation.Examinez des exemples de règlements, utilisez le vocabulaire approprié pour donner au document une apparence professionnelle. Maintenez le style approprié.
   • Il n'est pas nécessaire d'utiliser un langage juridique dans la charte. Utilisez un langage simple et facile à comprendre.
   • Laissez des détails pour la stratégie de gestion. La charte contient les principes de gestion de base qui sont conçus pour mettre en œuvre une stratégie spécifique. Par conséquent, la charte doit être flexible et interprétée conformément à une stratégie plus détaillée. La charte est un document relativement général.
6. 6 Adaptez la charte de votre organisation. De nombreux modèles et autres lignes directrices pour la rédaction des statuts doivent être adaptés spécifiquement à votre organisation. Chaque organisation a ses propres besoins qui doivent être reflétés dans la charte.
   • « Rédaction de la charte de l'église » : un paragraphe sur la congrégation des prêtres est inclus dans la charte de l'église. Cette section examinera l'attitude des prêtres envers la congrégation, à propos de l'ordination des prêtres, et sur le processus d'attirer un nouveau prêtre ou de retirer l'actuel.

Un exemple de charte pourrait commencer par les mots : « Le prêtre est le chef religieux et spirituel de l'église. Il ou elle doit être libre de prêcher et de parler. Le prêtre est membre d'office du Conseil et de tous les comités, à l'exception du Comité des nominations. » # "" Rédaction des statuts de la société "" : Lors de la rédaction des statuts de la société, vous pouvez également inclure des paragraphes sur la fréquence des assemblées d'actionnaires, les questions liées aux actions de la société, etc.

Partie 2 sur 4: Rédaction des règlements

1. 1 Écrivez un paragraphe avec le nom de l'organisation. Il s'agit du nom officiel abrégé de votre organisation. À ce stade, vous pouvez également donner des informations sur l'emplacement de votre bureau. Si l'organisation n'a pas d'emplacement fixe (si vous êtes, par exemple, un groupe en ligne), n'incluez pas l'adresse.
   • Dans ce paragraphe, vous pouvez écrire : "Le nom de la prise de force élémentaire ABC."
2. 2 Écrivez un paragraphe sur les objectifs de l'organisation. Il comprendra vos déclarations d'objectifs. Cela peut être assez simple, juste une phrase. Vous pouvez le rendre plus complexe si vous le souhaitez.
   • Exemple : « ABC Elementary a été créé pour soutenir la parentalité en renforçant les liens entre l'école, les parents et les enseignants. »
3. 3 Rédigez une clause d'adhésion. Cette clause abordera plusieurs paragraphes, notamment l'éligibilité (qui peut devenir membre et comment), les frais d'adhésion (dois-je payer pour devenir membre de l'organisation ? Dois-je payer annuellement ?), les catégories de membres (actifs, inactif), les exigences pour savoir comment rester membre de l'organisation et comment renoncer à l'adhésion.
   • Un exemple pour le premier paragraphe sous le titre Adhésion : « L'adhésion est ouverte à toute personne engagée dans les objectifs et les programmes de l'église, sans distinction de race, de croyance, de sexe, d'orientation sexuelle, d'âge, d'origine nationale, de problème mental ou physique. " Dans les paragraphes suivants, décrivez les frais, les conditions d'adhésion et comment quitter l'organisation.
4. 4 Rédigez un paragraphe dédié aux fonctionnaires. Cette clause comprendra plusieurs paragraphes concernant les fonctionnaires, y compris une liste des fonctionnaires, leurs fonctions, les procédures de nomination et d'élection, la durée de leur mandat (combien de temps ils peuvent être en fonction).
   • Par exemple, dans le premier paragraphe, vous pourriez écrire : « Les membres de l'organisation sont un président, un vice-président, un secrétaire, un comptable et trois directeurs. Suivront des paragraphes décrivant les responsabilités de chaque fonctionnaire, et ainsi de suite.
5. 5 Écrivez un paragraphe sur les réunions. Cette clause couvre plusieurs paragraphes décrivant la fréquence des réunions (trimestriel ? semestrielle ?), le lieu des réunions (sur le lieu de travail ?), et le nombre de votes pouvant être exprimés pour le changement de lieu.
   • Cette clause précise également le nombre de membres pour le quorum et le nombre de membres du Conseil qui doivent être présents pour que le changement de siège ait lieu. Si une organisation compte neuf membres du conseil d'administration et que la charte exige que les deux tiers du conseil d'administration constituent un quorum, alors au moins six membres du conseil d'administration doivent être présents pour prendre des décisions dans le meilleur intérêt de l'organisation. Certains États peuvent exiger un minimum pour créer un quorum ; vérifier ces informations auprès du secrétaire d'État.
   • Exemple de premier paragraphe de cette clause : « Les réunions ordinaires du conseil d'administration ont lieu le premier mardi de chaque mois ». Passez ensuite aux autres paragraphes du paragraphe.
6. 6 Écrivez une clause sur le comité. Les comités sont des entités spécifiques de votre organisation, qui peuvent être un comité de bénévoles, un comité communautaire, un comité des membres, un comité de collecte de fonds, etc. Donnez une brève description pour chacun. Suivez également une brève description de la façon dont les comités devraient être formés (nommés par le conseil d'administration ?).
   • Exemple de clause : « La Société a les comités permanents suivants », suivis d'une liste et d'une brève description des comités.
7. 7 Rédigez une clause sur les pouvoirs parlementaires. Les pouvoirs parlementaires sont un ensemble de principes qui régissent le fonctionnement de votre organisation. De nombreuses organisations respectent les « Règles de procédure » ​​de Robert. Un guide de procédure parlementaire basé sur les règles de la Chambre ; des conseils sur la façon d'organiser une réunion pour s'assurer que toutes les voix sont entendues et prises en compte. La clause des pouvoirs parlementaires sera désignée comme la ressource spécifique qui régit la charte, les procédures et les opérations de l'organisation.
   • Exemple : Les « Règles de procédure » ​​de Robert régissent les réunions lorsqu'elles ne sont pas en conflit avec la charte de l'organisation. »
8. 8 Rédiger la clause Modifications et autres dispositions. Bien que les règlements soient destinés à être utiles et à s'appliquer dans de nombreuses situations pouvant survenir au cours du fonctionnement d'une organisation, ils nécessitent parfois des modifications. La description de la charte du processus par lequel elle peut être modifiée démontre que votre organisation est flexible et prête au changement. Ne compliquez pas trop le processus de modification des statuts ; Concentrez-vous sur un processus qui correspond à la culture et aux politiques de votre organisation. ... Vous pouvez également inclure un paragraphe sur les spécificités de l'exercice ou décrire l'exercice dans un paragraphe séparé.
   • Exemple de clause d'amendement : « Les présents statuts peuvent être amendés ou remplacés lors de toute réunion à la majorité (2/3) des personnes présentes et votantes. La notification des changements prévus doit être incluse dans le procès-verbal de la réunion. »
9. 9 Rédigez une clause de conflit d'intérêts. Votre organisation doit se protéger des conflits d'intérêts personnels ou financiers au sein du conseil d'administration ou d'un autre dirigeant. Inclure un article qui définit ce qui se passe dans le cas d'un tel conflit.
   • Exemple : « Chaque fois qu'un administrateur ou un dirigeant a un intérêt financier ou personnel dans une question soumise au conseil d'administration pour approbation, il doit a) divulguer pleinement son véritable intérêt et b) se retirer des discussions, du lobbying et du vote sur la question. Toute transaction ou vote avec un potentiel conflit d'intérêts ne peut être approuvé que lorsqu'une majorité des administrateurs désintéressés ont déterminé que la transaction ou le vote est dans l'intérêt de l'organisation.
10. 10 Écrivez l'élément Liquidation de l'organisation. Certaines lois d'État exigent cette clause, qui décrit comment fermer l'organisation. C'est une bonne idée même si l'état de votre organisation n'exige pas cette clause, car elle aidera à protéger votre organisation en cas de conflit interne.
    • Ici, vous pourriez écrire : « L'organisation peut être liquidée après avertissement préalable (14 jours calendaires) et avec le consentement d'au moins les deux tiers des personnes présentes à la réunion.
    • Certains États exigent que les organisations incluent une clause de liquidation dans leurs statuts. Vérifiez ces informations auprès du secrétaire d'État

Partie 3 sur 4: Remplir les statuts

1. 1 Combinez tous les points dans un seul document. Utilisez le format fourni pour l'ensemble du document, un type et une taille de police (11 à 12 tailles sont les plus lisibles). Incluez une page de couverture avec le titre « Statuts » et le nom de votre organisation, la date de la dernière révision des statuts et la date à laquelle elle est entrée en vigueur.
2. 2 Demandez à des parlementaires professionnels de revoir votre charte. Il doit définir les procédures suivantes : gérer l'organisation, tenir des réunions, élire les dirigeants ou les chefs de comités, etc. Ces procédures sont basées sur des règles qui déterminent l'ordre des procédures, combien de personnes doivent voter pour prendre une décision, qui peut voter par procuration, etc. Un parlementaire professionnellement accrédité est un expert de ces règles et procédures qui régissent la plupart des règlements.
   • Un parlementaire peut être trouvé en contactant l'association concernée, comme l'American Institute of Parliamentarians.

ou le trouver sur internet. Très probablement, vous devrez payer pour ses services # Demandez à un avocat de revoir votre charte. Consultez un avocat spécialisé dans les activités des organismes à but non lucratif. Il évaluera si votre charte est cohérente avec les autres documents clés de votre organisation.

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   • La plupart des communautés ont des conseils juridiques gratuits ou peu coûteux pour les organisations. Ils peuvent travailler dans une université de droit, une clinique juridique publique ou à but non lucratif.
2. 2 Accepter les règlements de l'organisation lors de la réunion. La charte doit être adoptée par l'organisation pour qu'elle prenne effet. Le directeur de l'association n'a pas le pouvoir d'adopter les statuts.
   • Inclure une déclaration d'acceptation à la fin des statuts et indiquer la date d'adoption. Le secrétaire de l'organisation doit signer la demande.
3. 3 Enregistrez les statuts auprès de l'organisme gouvernemental approprié si nécessaire. Certains États exigent l'enregistrement des statuts, tandis que d'autres n'exigent que des rapports périodiques sur les employés clés et le dépôt d'informations financières. Vérifiez auprès du secrétaire d'État pour fournir une copie des statuts à l'agence gouvernementale appropriée.
   • En règle générale, les documents d'entreprise ne nécessitent pas d'enregistrement d'État. De nombreux États exigent la rédaction de la Charte, mais vous n'avez pas besoin de l'enregistrer. Les documents d'entreprise peuvent être partagés par les actionnaires et d'autres personnes clés.

Partie 4 sur 4: Conserver et utiliser la charte

1. 1 Conserver les statuts au siège social. Conservez-le dans un dossier avec les documents fondateurs, les procès-verbaux des réunions, une liste de noms, adresses des directeurs et autres hauts dirigeants de l'organisation.
   • C'est une bonne idée de mettre la charte à la disposition de tous les membres de l'organisation en l'affichant sur votre site Web ou dans un endroit accessible dans votre bureau. Bien qu'il n'y ait pas d'exigences spécifiques pour l'accessibilité des règlements, cela ne dépendra que de vos mains.
2. 2 Apportez les statuts à une réunion des membres ou à une réunion privée. Avoir la Charte à portée de main dans ce cas sera utile. Référez-vous aux statuts lorsque vous votez pour déménager une organisation, décidez des comités ou des membres du conseil d'administration, ou participez d'une autre manière aux activités décrites dans vos statuts. Cela facilitera le bon déroulement de la réunion et convaincra les membres du Conseil d'exprimer leurs points de vue de manière appropriée.
3. 3 Relisez la Charte et mettez-la à jour régulièrement. Au fur et à mesure que votre organisation change, votre charte devra peut-être également changer. La charte doit pouvoir s'adapter aux changements constants, cela la rendra flexible et facilement corrigée.Vous pouvez apporter des modifications mineures ou plus importantes.
   • Par exemple, vous pouvez apporter des modifications mineures et ajouter un nouveau comité en même temps.
   • Si vous allez réviser les statuts, vous devez d'abord tenir une réunion des membres de l'organisation afin d'obtenir l'approbation des changements. Avertissez tous les membres de la réunion où la charte sera discutée et révisée, et donnez-leur la possibilité de soumettre leurs modifications pour examen. Dans ce cas, il est recommandé de travailler avec plusieurs sous-commissions : une sous-commission peut rédiger des amendements, une autre pour rechercher les incohérences avec les modifications, la troisième pour vérifier les modifications orthographiques et grammaticales. Et soumettez les options d'adhésion finales à un vote.

Conseils

* Il existe de nombreuses versions différentes des statuts. Il est utile d'examiner un certain nombre de statuts, en particulier des organisations comme la vôtre. * Consultez une autre organisation pour connaître le processus de rédaction et de révision de ses statuts. * Assurez-vous que vos statuts sont cohérents avec les autres documents clés de votre organisation, tels que l'acte constitutif, les règles de gouvernance et tout autre document reflétant le fonctionnement de l'organisation. Assurez-vous que les titres d'un certain nombre de postes au sein du conseil d'administration et les descriptions de poste sont les mêmes pour tous les documents, et que les jours de réunion sont les mêmes, ainsi que d'autres détails mineurs. Si vous êtes associé à une autre entreprise, telle que le Département d'État de l'Éducation, vous devez vous assurer que votre charte répond à ses attentes et exigences. * C'est une bonne idée d'affecter différents sous-comités pour examiner la cohérence des statuts. Vérifiez votre travail.