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• Méthode 1 sur 1 : établissement de l'ordre du jour
• Conseils
• Avertissements

Un ordre du jour est une liste détaillée de sujets qui seront abordés lors d'une réunion ou d'une réunion. Il fait partie intégrante de la planification et de la conduite des réunions, car il décrit le but de la réunion et les questions à traiter, répertorie les orateurs et fixe le temps pour chaque question à examiner. Si vous devez planifier une réunion, rassemblez toutes les informations dont vous avez besoin et organisez-les de manière structurée dans l'ordre du jour. Les conseils suivants vous aideront à bien faire les choses.

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Méthode 1 sur 1 : établissement de l'ordre du jour

1. 1 Informez tous les participants à l'avance de la réunion.
   • Vous pouvez leur envoyer des e-mails ou distribuer des avis de service sous forme imprimée.
   • Indiquez la date, l'heure, le lieu et le but de la réunion.
   • Demandez aux destinataires une réponse. Faites-leur savoir que tous ceux qui acceptent les invitations doivent se présenter à la réunion.
2. 2 Demandez à chaque participant de vous informer à l'avance du sujet qu'il compte aborder lors de la réunion.
   • Demandez à chaque collègue de décrire l'essence et les détails du problème qu'il souhaite aborder lors de la réunion afin que vous puissiez l'inscrire correctement et précisément à l'ordre du jour.
   • Précisez combien de temps il faudra au participant pour réfléchir à sa question.
3. 3 Énumérez tous les points à l'ordre du jour.
   • Faites un tableau à trois colonnes avec les en-têtes « Point à l'ordre du jour », « Présentateur » et « Temps de discussion ».
   • Dressez la liste des questions à l'étude dans l'ordre de leur apparition, de leur pertinence ou de leur importance.
   • Rédigez une brève description de chaque sujet fourni par chaque présentateur.
   • Dans le titre, incluez les détails de la réunion - la date, l'heure et le lieu, le but et la durée.
4. 4 Vérifiez auprès de chaque présentateur s'il est d'accord avec son discours et le temps alloué à sa question.
5. 5 Corrigez l'ordre du jour si nécessaire.
6. 6 Envoyez des copies de l'ordre du jour approuvé à tous les participants à la réunion. Faites-le à l'avance afin qu'ils puissent examiner le contenu et se préparer pour la réunion. Deux jours devraient suffire.

Conseils

• Si vous recevez une demande d'inclure un point à l'ordre du jour qui n'est pas lié au sujet de la réunion, invitez le présentateur à examiner la question lors de la prochaine réunion.

Avertissements

• Allouez suffisamment de temps à chaque présentateur pour présenter son sujet. Soyez attentif à vos prospects et n'essayez pas d'inclure trop d'informations en une seule réunion. Gardez à l'esprit que les participants peuvent avoir des questions ou souhaiter discuter de sujets supplémentaires.