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L'exactitude de la comptabilité des stocks affecte divers aspects des opérations d'une entreprise. Le service des achats s'appuie sur les données d'inventaire pour lancer des achats réguliers de matériaux. Les services de fabrication et de planification ont besoin de données d'inventaire précises pour planifier le processus de production. Des données d'inventaire inexactes peuvent entraîner des pénuries de certains matériaux, ce qui entraînera des retards dans la livraison des produits aux clients et pourrait potentiellement entraîner une interruption des activités. Les entreprises peuvent améliorer la précision de leurs bases de données d'inventaire en développant des procédures comptables spécifiques et en surveillant la conformité des employés.

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1. 1 Élaborer des procédures pour la manipulation des matériaux dans l'organisation. Ils doivent inclure une description détaillée des étapes que doivent suivre les travailleurs lorsque les matériaux arrivent dans l'entreprise et qu'ils sont mis en production.
   • Les procédures doivent également décrire les actions des employés au cas où ils découvriraient des stocks endommagés, des défauts et des pénuries.
2. 2 Former le personnel à travailler conformément aux procédures. Le personnel de l'entreprise doit connaître parfaitement toutes les procédures.
   • Chaque employé doit comprendre l'importance d'un contrôle précis des stocks et son impact sur l'entreprise dans son ensemble.
   • Pour des groupes individuels de personnel, des sessions de formation distinctes peuvent être organisées, en se concentrant spécifiquement sur leur domaine de travail. Par exemple, le personnel de fabrication aura ses propres procédures de manipulation des matériaux différentes de celles du service des achats.
3. 3 Surveiller les performances du personnel et effectuer des audits. Les procédures d'inventaire n'ont de valeur que si elles sont suivies par les travailleurs. S'assurer que les employés suivent les procédures établies.
   • Un audit des principaux dossiers et factures peut vérifier que les employés suivent les procédures de gestion des stocks.
4. 4 Établir un cycle de vérifications d'inventaire intermédiaires. Leur fréquence dépendra du taux de rotation ou de la valeur des groupes d'actions respectifs.
   • Pour développer un calendrier pour les inventaires, les stocks peuvent être divisés en groupes avec une fréquence de recalcul différente. Par exemple, une entreprise peut décider de dresser l'inventaire de la disponibilité des pièces à rotation élevée tous les mois, mais de faire l'inventaire des pièces à faible rotation deux fois par an.
   • L'entreprise doit former les employés à tenir un inventaire continu des stocks. Dans ce cas, les comptables d'inventaire connaîtront bien la liste des stocks, les opérations effectuées avec eux et les actions en cas de pénurie.
   • La comptabilisation des stocks en continu implique également d'identifier les raisons des pénuries lorsqu'elles sont découvertes. Cela peut jeter un éclairage sur les problèmes existants dans les procédures de comptabilité des stocks.
5. 5 Élaborer une procédure pour faire face aux pénuries. Dans certaines organisations, le fait d'annuler les pénuries doit être attesté par la direction. Si une pénurie est constatée, le comptable des stocks doit aligner les données comptables sur la disponibilité réelle des stocks.
6. 6 Planifiez les inventaires annuels totaux. Des inventaires annuels peuvent être réalisés 1 à 2 fois par an pour recompter l'ensemble des stocks et mettre les données comptables en phase avec la réalité.
   • Les écarts entre la quantité réelle des stocks et les données comptables constatées lors de l'inventaire permettent également d'apprécier l'efficacité de l'organisation de la comptabilité d'inventaire et des procédures comptables elles-mêmes.