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La plupart des laboratoires doivent fonctionner avec un budget serré afin de maximiser les revenus ou de conserver des ressources précieuses.Si vous êtes responsable d'un laboratoire ou que vous gérez son budget, voici quelques étapes pour vous aider à réduire les coûts de fonctionnement de votre laboratoire.

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1. 1 Contrôler les coûts de laboratoire. Tenez un journal et un grand livre précis, en enregistrant toutes les dépenses telles que les salaires, les matériaux, l'équipement, les frais généraux, les services, les dépenses personnelles, les frais, les amendes. Une comptabilité appropriée des coûts de laboratoire soutiendra les efforts visant à mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts. Les efforts visant à réduire les coûts sont susceptibles de générer d'importantes économies.
2. 2 Déterminez quels coûts dépendent du volume et lesquels sont indépendants du volume. Les coûts liés au volume sont ceux qui sont proportionnels au volume de travail du laboratoire. Par exemple, les matériaux dépensés sont généralement volumétriques car plus la charge de travail du laboratoire est élevée, plus les fournitures de matériaux seront nécessaires, donc le coût de ces fournitures aura tendance à augmenter avec le revenu. Les coûts indépendants du volume, en revanche, sont des coûts fixes quel que soit le volume de travail du laboratoire. Par exemple, les frais généraux comme le loyer sont des coûts fixes.
3. 3 Déterminer le coût d'une opération. Il peut être calculé en additionnant tous les coûts associés à une transaction donnée et en divisant par le nombre de transactions effectuées dans une période de temps donnée. Des stratégies efficaces de réduction des coûts devraient chercher à réduire le coût par transaction.
4. 4 Déterminez le revenu ou la rémunération d'une opération spécifique. Il peut être calculé en additionnant tous les revenus ou rémunérations reçus d'une transaction particulière et en divisant par le nombre de transactions au cours d'une période donnée.
5. 5 Limitez le nombre de tests improductifs. En comparant le coût par opération avec le revenu ou la récompense de l'exploitation de diverses opérations, il devient évident quelles opérations sont rentables et lesquelles gaspillent les ressources du laboratoire. Le nombre de tests et d'opérations improductifs doit être limité.
6. 6 Discutez des principes d'une utilisation appropriée du laboratoire avec tout le personnel et les techniciens de laboratoire. Assurez-vous que tout le monde comprend quand certains tests et opérations sont effectués et que toutes les conditions pour la soumission des échantillons, la manipulation, le traitement et la communication des résultats sont respectées. L'élimination des tests et des procédures inutiles permettra d'économiser de l'argent.
7. 7 Fournir à tous les employés de laboratoire des informations sur tout changement dans les normes de travail. Discutez de ces changements lors des réunions de planification du matin, des réunions de groupe et de la formation annuelle, et affichez les changements sur le tableau d'affichage. Suivre tous les protocoles aidera à réduire les coûts inutiles.
8. 8 Essayez de gérer les tests ensemble et de coordonner toutes les opérations dans la mesure du possible. Si plusieurs échantillons sont envoyés en même temps pour le même test, les combiner ensemble produira le même résultat que l'exécution de chaque test séparément, mais à un coût nettement inférieur. Économiser du temps et des ressources réduira les coûts.
9. 9 Commandez des matériaux en vrac pour économiser de l'argent si les matériaux ne se détériorent pas. Pour les fournitures sur le point d'expirer, calculez le chiffre d'affaires du matériel (coût des ventes divisé par le coût des matériaux) et assurez-vous que le délai d'expiration / obsolescence est nettement plus long que le temps impliqué par le flux de matériel.
10. 10 Recherchez des moyens de gérer plus efficacement les tests ou les opérations. Par exemple, si une nouvelle machine peut traiter deux fois plus d'échantillons en moins de temps, cela peut réduire le coût par opération et économiser de l'argent. Avant de choisir un nouvel équipement qui peut mieux faire le travail, considérez le coût initial de l'outil, le coût des réactifs, le coût de formation des techniciens pour utiliser la nouvelle machine, l'amortissement, etc. et comparer ces coûts avec le montant des économies de coûts qu'ils contribuent.
11. 11 Déterminez quels tests vous devez faire vous-même et lesquels envoyer à un laboratoire tiers. Tenez compte de tous les coûts associés à un test ou à une opération spécifique, y compris le coût des tests de CQ, les coûts du matériel, les tests d'aptitude et les coûts de formation, le temps de stockage des résultats et les frais de port ou d'expédition. Si un test nécessitant des compétences techniques ou un équipement particulier est rarement nécessaire, vous pouvez réduire les coûts en l'envoyant à un laboratoire tiers au lieu de le faire vous-même. D'autre part, les tests qui sont fréquemment effectués, ou ceux qui nécessitent un délai d'exécution rapide, peuvent être mieux effectués dans notre propre laboratoire.
12. 12 Surveillez l'effet de toute stratégie de réduction des coûts au fil du temps. Soyez patient, car les effets de ces stratégies peuvent prendre des mois ou des années à se manifester. Une stratégie efficace de réduction des coûts consiste à réduire le coût par opération ou le ratio des revenus et des coûts par rapport au laboratoire.

Avertissements

• Parfois, ce qui semble être une opération coûteuse peut en fait être rentable ; la réduction des coûts futurs peut récupérer le coût initial d'un test ou d'une opération apparemment coûteux. Gardez toujours à l'esprit le rapport coût/bénéfice.