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La capacité de rédiger un document d'information peut être une compétence utile pour les étudiants, les gens d'affaires, les politiciens et les personnalités publiques. En règle générale, un document de référence décrit un problème spécifique et ses prérequis, fait des suggestions pour sa solution, répertorie les outils déjà utilisés et des recommandations pour améliorer la situation. Un bon document d'information doit être court, bien structuré et mettre en évidence les faits les plus importants et les décisions notables. Voici une description étape par étape du processus d'élaboration d'un document de référence.

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1. 1 Décris le problème.
   • Mettez en évidence les causes et les symptômes. Comprendre la cause aidera à résoudre le problème. Par exemple, à première vue, il peut sembler que les jeunes filles du village ne veulent pas aller à l'école. En y regardant de plus près, il s'avère qu'ils n'ont aucun moyen de transport pour se rendre à l'école, ou que la route vers l'école est trop dangereuse.
   • Résumez la description du problème. Soit bref. Décrivez d'abord la cause du problème, puis les symptômes. Par exemple, parlez du manque de transports en commun et des routes dangereuses. Expliquez ensuite comment ces problèmes affectent le faible taux de scolarisation et, enfin, que le faible niveau d'instruction crée des perspectives économiques désavantageuses pour les filles.
2. 2 Rencontrez votre public.
   • Écrivez dans un langage simple et accessible. Tenez compte des intérêts des lecteurs de votre document d'information et de leur attitude à l'égard de la question. Utilisez un style de discours qui leur est accessible, en évitant les termes techniques et les détails qu'ils pourraient ne pas comprendre.
   • Répondez aux questions de vos lecteurs. Réfléchissez aux questions que vos lecteurs pourraient se poser et essayez d'y répondre dans votre document de référence. Si le problème implique des processus complexes, décrivez-en les aspects les plus importants.
3. 3 Proposez une solution ou un ensemble de mesures possibles.
   • Convainquez votre public. Peut-être avez-vous une solution qui, selon vous, peut résoudre le problème. Décrivez-le et expliquez pourquoi c'est la meilleure solution. Veuillez fournir des preuves et des faits documentés pour étayer vos arguments.
   • Présenter plusieurs solutions possibles au public. Si le problème est nouveau ou difficile, vous ne pourrez peut-être pas trouver une solution efficace tout de suite. Considérez plusieurs possibilités et présentez chacune comme une solution au problème. Donnez quelques exemples de la façon dont chacun des recours suggérés a été efficace dans d'autres cas similaires.
   • Décrivez les conséquences possibles. Certaines solutions peuvent être coûteuses. Expliquez combien le problème coûtera aux individus ou aux communautés impliqués dans la résolution du problème. Soyez précis et énumérez tous les faits nécessaires pour convaincre le public que vous avez fait des recherches approfondies sur la question.
4. 4 Rédigez une conclusion. Résumez brièvement la description du problème, votre analyse et vos recommandations.
5. 5 Préparez votre document de référence. En règle générale, un document de référence contient une description du problème, son contexte, les solutions possibles et une conclusion. Si nécessaire, ajoutez une pièce jointe au document qui contient des statistiques ou des graphiques importants. Si vous rédigez un document de référence dans le cadre de votre devoir, suivez les exigences de format et de longueur de l'enseignant.

Conseils

• Lisez les documents d'information rédigés par d'éminents dirigeants et des scientifiques de renom pour en savoir plus sur leurs méthodes efficaces.