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• Avancer d'un pas
• Conseils

La rédaction de lettres est un art en soi qui peut déterminer si vos mots seront pris au sérieux ou ignorés. Que vous écriviez une lettre de motivation, une lettre à un ami ou simplement un e-mail à un collègue, cela devrait toujours commencer par une introduction bien rédigée qui attire l'attention du lecteur et oblige à poursuivre la lecture.Apprendre à aborder le destinataire, à rédiger une première phrase captivante et à rédiger une introduction intéressante vous aidera à rédiger une lettre qui vaut la peine d'être lue.

Avancer d'un pas

1. Découvrez exactement à qui la lettre doit être envoyée. Une salutation personnelle attirera l'attention d'une personne beaucoup plus rapidement qu'une salutation générique. En outre, cela montre que vous êtes en mesure de trouver des informations de base cruciales, telles que le nom de la personne à qui vous écrivez.
   • Si vous écrivez une lettre de motivation ou tout autre type de lettre commerciale, prenez quelques minutes pour connaître le nom du destinataire. Habituellement, avec un peu de recherche, vous trouverez le nom du responsable des ressources humaines, d'un coordinateur des ressources humaines ou du responsable avec qui vous aurez l'entretien. Si vous ne trouvez pas les informations sur Internet, un appel téléphonique poli peut souvent clarifier à qui adresser votre lettre.
   • En général, il est préférable d'éviter une salutation telle que "Cher Monsieur / Madame". Une telle salutation n'est pas du tout personnelle, donc le lecteur ne sera pas impressionné, ce qui signifie que votre lettre peut ne pas être mémorisée si elle est lue du tout.
     • Par exemple, imaginez que vous êtes celui qui embauche des gens et que vous recevez deux lettres - une avec la salutation "Cher Monsieur / Madame" et l'autre avec votre nom spécifique. Quel candidat attendez-vous qui fera mieux son travail et qui vaut donc la peine d'être embauché?
2. Si vous ne trouvez pas le nom exact de la personne à qui vous écrivez, ne vous fâchez pas! Parfois, ces informations sont intentionnellement dissimulées. Dans ces cas, "Cher Monsieur / Madame" est acceptable.
   • Par exemple, si vous envoyez une lettre de recommandation ou une lettre officielle à une personne au sein d'une entreprise dont vous ne connaissez pas le nom, vous pouvez utiliser une formule de salutation générique telle que «À qui cela peut concerner».
3. Commencez votre lettre par une salutation correcte. Si vous savez à qui vous écrivez, c'est simplement "Cher * nom de la personne *". À quelques exceptions près, une personne spécifique est toujours adressée.
   • Si vous écrivez à une personne importante comme un fonctionnaire du gouvernement, un professeur ou une personnalité religieuse, utilisez la forme d'adresse spécifique pour ce poste.
     • Par exemple, si vous écrivez à un rabbin autorisé, votre salutation devrait être "Cher rabbin * Nom de famille *" ou "Cher rabbin"; si vous écrivez au président des États-Unis, votre salutation est «Cher Monsieur le Président».
     • La plupart des titres commerciaux ne nécessitent pas de forme particulière d'adresse; "Cher PDG Bill Gates" est un exemple d'adresse plutôt médiocre et guindée. Les avocats et les juristes sont des exceptions importantes.
4. Vérifiez l'orthographe du nom de votre destinataire. Un nom mal orthographié est très offensant et surtout très bâclé.
   • Soyez non seulement prudent avec les noms et les titres de poste à consonance étrangère, mais soyez également familier avec ceux que vous pouvez facilement épeler si vous êtes négligent. Même si vous ne connaissez pas la différence entre, disons, John Smythe et John Smith, les deux familles prendront probablement une telle erreur très au sérieux.
   • Soyez prudent lorsque vous utilisez les titres de poste comme forme d'adresse. Utiliser le mauvais titre de poste peut être considéré comme très offensant. Par exemple, un titre de poste similaire tel que «directeur régional adjoint» et «directeur régional adjoint» peut prêter à confusion.
5. Commencez par une ligne d'ouverture qui attire l'attention. La première ligne d'une lettre attire l'attention et donne le ton pour le reste de la lettre. Comparez l'écriture d'une lettre à la pêche et pensez à l'appât de pêche dans la première phrase. Vous voulez inciter le lecteur à l'attraper ensuite en utilisant cette ligne d'ouverture.
   • Lorsque vous écrivez une lettre de motivation, vous voulez que votre lettre se démarque de toutes les innombrables autres lettres de motivation avec lesquelles vous êtes en concurrence. Par exemple, en mettant en avant vos réalisations les plus uniques et les plus intéressantes au début de votre lettre, vous vous assurerez d'être remarqué et, espérons-le, d'avoir convaincu le lecteur afin qu'il veuille en savoir plus sur vous.
   • Évitez d'utiliser des phrases malicieuses ou maladroites dans les lettres commerciales. Une partie de l'art de la rédaction de lettres consiste à utiliser les bons mots. N'oubliez pas que le destinataire a probablement déjà lu beaucoup de lettres comme la vôtre. Essayez de vous démarquer!
   • Évitez les phrases telles que "Bonjour. Je m'appelle ... "," J'écris cette lettre parce que ... "ou" Je pensais écrire ... ". Celles-ci sont courantes, mais inutiles - votre nom est déjà mentionné sur la lettre, la raison pour laquelle vous écrivez doit être claire et personne ne lit votre esprit - ils lisent ce que vous écrivez.
6. Prouvez-vous dans le premier paragraphe. Le premier paragraphe est une continuation de votre remarquable ligne d'ouverture. Parfois, une seule phrase suffit pour compléter le premier paragraphe.
   • Essayez de susciter l'intérêt à travers le premier paragraphe. Votre premier paragraphe est en quelque sorte une version d'essai du reste de votre lettre - si le lecteur n'aime pas votre premier paragraphe, il ou elle peut ne pas lire le reste de votre lettre. Commencez puissamment! Par exemple, si vous écrivez une lettre de motivation et que vous souhaitez lister vos réalisations au travail, ne commencez pas par vos réalisations les moins importantes - le lecteur peut avoir arrêté de lire avant de lire vos réalisations les plus importantes!
   • Dans les lettres commerciales et les lettres de motivation, soyez très clair dans votre premier paragraphe sur ce que vous pouvez faire pour votre destinataire et pourquoi vous écrivez.
     • Lorsque vous écrivez une phrase principale, telle que «Je suis un commis de magasin informatique très expérimenté et je sais beaucoup de choses sur les ordinateurs», cela apparaîtra au lecteur comme dénué de sens et qui n'intéresse pas le lecteur. Un morceau comme "Avec mes années d'expérience, je peux contribuer au succès de votre boutique informatique. Je peux utiliser mon expertise pour donner des conseils sur mesure à tout type de client "est déjà beaucoup plus spécifique et sonne comme quelque chose dont le lecteur a besoin et qui le rend fasciné et continue à lire.
7. Établissez votre connexion dans le premier paragraphe. Ceci est particulièrement important pour les lettres commerciales, où le lecteur dispose de peu de temps, de sorte que votre lettre peut même ne pas être lue. Votre premier paragraphe doit indiquer qui vous êtes et le but de votre lettre. Le cas échéant, vous pouvez mentionner une conversation ou un contact précédent pour rafraîchir la mémoire du lecteur afin qu'il soit à nouveau clair qui vous êtes. Vous pouvez indiquer qui vous a référé. De toute évidence, vous devez indiquer clairement à quel point vous êtes génial, mais faites attention à ne pas être interprété comme de la vantardise.
   • Par exemple, une déclaration telle que «J'écris en réponse à notre conversation du 20 juin concernant l'accord de l'autre côté du pont» indique très précisément l'objet de la lettre. Des déclarations comme celles-ci sont très utiles pour les lecteurs - Elles incluent les détails du contact précédent et se souviennent gentiment de quoi il s'agissait, faisant de votre lettre la continuation d'une conversation précédente, plutôt qu'une interruption soudaine et peut-être non pertinente.
   • Couper à la chasse. Personne ne veut lire des textes trop longs - et pourquoi rendre la lecture difficile lorsque vous écrivez une lettre à quelqu'un dont vous avez besoin?
   • Essayez de rendre votre premier paragraphe concis, facile à lire et intéressant. Si cela semble difficile, eh bien… maintenant vous savez pourquoi l'écriture de lettres est un art en soi!

Conseils

• Omettez une salutation («Cher untel») pour la correspondance routinière et informelle. Les exemples incluent des lettres envoyées au sein d'une entreprise ou des courriels personnels, des mémorandums et des rapports officiels.
  • Une lettre est différente d'un mémorandum, d'une annonce ou d'une lettre ouverte car elle est adressée à une seule personne. Par exemple, si vous écrivez une demande adressée à un grand nombre de personnes différentes que vous voulez qu'elles fassent, ou une annonce que quelque chose s'est passé ou est sur le point de se produire, envisagez de changer le format du message.
• Si vous envoyez une lettre importante, faites-en une copie. Quelle que soit la raison pour laquelle vous souhaitez en avoir une copie pour vous-même, dès que votre lettre aura été envoyée, elle disparaîtra, il peut donc être judicieux d'en faire une copie.
• L'informalité a deux côtés - elle peut améliorer ou ruiner votre lettre. Un ton informel peut faire ressortir votre lettre et vous aider à faire passer votre message, mais il peut également sembler non professionnel et frivole. Cela dépend simplement de votre destinataire. Si vous ne connaissez pas votre destinataire, sachez que l'informalité peut être risquée.
• C'est très utile si vous pouvez exprimer des choses importantes en quelques mots, en particulier dans un contexte commercial. Pour les candidats, la capacité de communiquer correctement et de manière concise dans votre lettre de motivation est votre premier test. Pour ces lettres, prenez plus de temps pour vous assurer de maîtriser parfaitement les bases, telles que l'utilisation d'une salutation correcte.