Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 1: Rédaction de votre propre communiqué de presse
• Conseils
• Mises en garde

Un communiqué de presse est un message écrit aux médias. Un communiqué de presse peut annoncer diverses actualités, telles que des événements, des promotions, des récompenses, de nouveaux produits et services, des chiffres annuels, etc. Un communiqué de presse peut faire paraître un article dans un journal ou un magazine. Les journalistes sont plus susceptibles de travailler sur une histoire s'ils ont reçu un communiqué de presse. C'est une partie fondamentale de votre PR, tout le monde peut bénéficier d'un communiqué de presse si vous êtes prêt à utiliser la bonne structure et le bon formatage. Nous allons vous montrer comment.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 1: Rédaction de votre propre communiqué de presse

1. Écrivez le titre. Le titre doit être court, clair et précis: une version ultra-compacte de l'objet du communiqué de presse. De nombreux professionnels des relations publiques conseillent de ne pas écrire le titre avant la fin, après avoir rédigé le reste du communiqué de presse. Si vous suivez ces conseils, lisez d'abord et revenez au titre une fois le reste terminé.
   • wikiHow est largement accepté comme la source d'information la plus fiable. Voyez-vous comment cela fonctionne? Maintenant, vous voulez en savoir plus! Les titres des communiqués de presse doivent toujours avoir quelque chose d'accrocheur pour attirer l'attention du journaliste ou de l'éditeur, tout comme un titre est destiné à «attirer» les lecteurs. Le titre peut décrire ce que votre entreprise a accompli, un événement récent avec une certaine valeur d'actualité ou un nouveau produit ou service.
   • Les titres sont écrits en gras Un titre en gras a généralement une taille de police plus grande que le corps. Traditionnellement, les titres des communiqués de presse sont écrits au présent, ne contiennent pas d'articles et omettent le verbe «être» dans certains contextes.
   • Premier mot toujours en majuscule. Cela s'applique également à certains noms. La plupart des mots d'un titre ont des lettres minuscules, mais dans certains cas, une police stylisée «minuscule» peut créer une impression et une apparence graphiques, semblables à celles des actualités.
   • Extraire les mots-clés importants. La méthode la plus simple pour créer un titre pour votre communiqué de presse consiste à extraire les mots-clés les plus importants du communiqué de presse. Essayez de créer une déclaration logique avec ces mots-clés qui attire immédiatement l'attention. L'utilisation de mots-clés vous donne une meilleure visibilité dans les moteurs de recherche, en outre, les mots-clés permettent aux journalistes et aux autres lecteurs de comprendre immédiatement le contenu du communiqué de presse.
2. Écrivez le corps du texte. Un communiqué de presse doit être rédigé comme vous aimeriez le voir dans un article de presse. N'oubliez pas que la plupart des journalistes sont très occupés et n'ont pas le temps de faire une recherche approfondie sur chaque annonce de votre entreprise, une grande partie de ce que vous écrivez dans votre communiqué de presse sera simplement copiée par le journaliste. Mettez donc exactement ce que vous voulez qu'ils publient dans le corps du texte.
   • Commencez par la date et la ville d'origine du communiqué de presse. La ville peut éventuellement être omise, par exemple si le communiqué de presse est rédigé à Rotterdam alors que le message concerne la succursale locale d'Amsterdam.
   • La première phrase ou «plomb» doit immédiatement attirer l'attention du lecteur et dire succinctement ce qui se passe. Par exemple, si le titre est: "L'éditeur Zeus publie un nouveau roman de guerre", la première phrase pourrait être: "L'éditeur Zeus B.V. publie aujourd'hui son premier roman de guerre, écrit par le célèbre écrivain Ercee Kaa. "Il élargit le titre en fournissant un peu plus de détails et sert à présenter l'histoire au lecteur. La phrase suivante ou les deux phrases suivantes sont alors à nouveau une extension de la première phrase.
   • Le corps d'un communiqué de presse doit être compact. N'utilisez pas de phrases ou de paragraphes trop longs. Évitez les répétitions et l'utilisation fréquente du jargon joyeux ou hippie. Visez la simplicité, sans un mot de trop.
   • Le premier paragraphe (deux à trois phrases) est un résumé du communiqué de presse, tout ce que vous ajoutez, c'est l'élaboration. Dans le monde trépidant d'aujourd'hui, ni les journalistes ni les autres lecteurs ne liront un communiqué de presse si le début d'un article ne suscite pas immédiatement l'intérêt.
   • Utilisez des faits réels - événements, produits, services, personnes, cibles, objectifs, plans, projets. Exploitez au maximum les faits concrets. Une façon simple de rédiger un communiqué de presse efficace est de faire une liste des explications suivantes: qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment.
3. Communiquez clairement les «5 W» (et le H). Qui, quoi, quand, où, pourquoi - et comment - dire aux lecteurs tout ce qu'ils doivent savoir. Considérez cette liste de contrôle dans le contexte des points ci-dessous, en utilisant l'exemple susmentionné.
   • • C'est à propos de qui? Éditeur Zeus.
     • Quelle est l'actualité factuelle? L'éditeur Zeus publie un livre.
     • Quand cela arrivera-t-il? Demain.
     • Où cela a-t-il lieu? Dans tous les grands marchés, demain.
     • Pourquoi cette nouvelle? Il a été écrit par un écrivain célèbre, Ercee Kaa.
     • Comment cela se passe-t-il? L'événement principal est une séance de dédicaces à Amsterdam, suivie d'une visite du Randstad.
   • Une fois que vous avez les bases prêtes, vous pouvez combler les lacunes avec des informations sur les personnes, les produits, les dates et d'autres choses liées à l'actualité.
     • Si votre entreprise n'est pas le sujet principal de l'actualité, mais la source du communiqué de presse, indiquez-le clairement dans le corps.
   • Soyez bref et doux. Un communiqué de presse ne doit jamais dépasser trois pages. Si vous envoyez une impression papier, le texte doit avoir un interligne double.
   • Plus la valeur de votre communiqué de presse est grande, plus il y a de chances que l'article soit sélectionné par un journaliste pour utilisation. Découvrez ce que signifie la «valeur des nouvelles» pour un public cible spécifique et utilisez ces connaissances pour attirer le journaliste.
4. Ajoutez des informations sur l'entreprise. Si un journaliste sélectionne un communiqué de presse pour un article, il mentionnera toujours l'entreprise dans l'article. Les journalistes peuvent ensuite trouver les informations sur l'entreprise dans cette section.
   • Le titre de cette section doit être --- À propos de COMPANY_XYZ.
   • Après le titre, utilisez un ou deux paragraphes de 5 ou 6 phrases pour décrire votre entreprise. Le texte doit décrire l'entreprise, l'activité principale et la politique de l'entreprise. De nombreuses entreprises disposent déjà de brochures, de présentations, de plans d'affaires, etc. rédigés par des professionnels, etc. Le texte d'introduction peut être copié ici.
   • Lien vers votre site Web à la fin de cette section. Le lien doit être une URL exacte et complète, donc non abrégée, car lorsque la page est imprimée, le lien doit encore être complet. Par exemple: http://www.website_van_your_company.com, et non cliquer ici pour accéder au site Web.
   • Si votre entreprise dispose d'une page média distincte sur le site, vous devez créer un lien vers celle-ci à cet endroit. Une page média contient toutes les informations de contact et tout pour la presse.
5. Apporter un soutien. Fournissez des liens d'information supplémentaires pour soutenir le communiqué de presse.
6. Ajoutez des informations de contact. Si votre communiqué de presse a une valeur d'actualité vraiment élevée, les journalistes peuvent souhaiter plus d'informations ou interviewer des personnes concernées.
   • Si cela ne vous dérange pas que vos collaborateurs puissent être contactés directement par les médias, vous pouvez mettre leurs coordonnées dans le communiqué de presse lui-même. Par exemple, dans le cas d'un communiqué de presse sur l'innovation, vous pouvez ajouter les coordonnées de l'équipe de recherche.
   • Sinon, vous devez insérer les coordonnées du service média ou PR dans la section "Contact". Si vous ne disposez pas d'une équipe distincte pour ce poste, il est judicieux de nommer une personne qui pourra occuper ce poste en tant que lien entre les médias et votre personnel.
   • Les coordonnées doivent être dirigées vers ce communiqué de presse particulier. Les données doivent en tout cas contenir:
     • Le nom officiel de l'entreprise
     • Le nom officiel du service média et la personne de contact
     • Adresse postale
     • Numéros de téléphone et de fax avec les codes de pays et de ville corrects.
     • Numéro de portable (facultatif)
     • Heures de disponibilité
     • Adresses mail
     • Adresse du site Web.
7. Si possible, incluez un lien vers une version en ligne du même communiqué de presse. Il est courant de conserver un journal de tous les communiqués de presse publiés sur votre site Web. Cela facilite la création d'un tel lien et vous disposez immédiatement d'une inscription à des fins d'archivage.
8. Indiquez la fin d'un communiqué de presse avec trois marques dièse (###), centrées immédiatement sous la dernière phrase du message. C'est une norme journalistique.

Conseils

• Envoyez le communiqué de presse par e-mail et utilisez peu de mise en forme. Les grosses lettres et beaucoup de couleurs ne font que distraire de l'actualité. Mettez le communiqué de presse dans le corps de l'e-mail, pas dans la pièce jointe. Si vous devez utiliser une pièce jointe, utilisez du texte brut ou un fichier au format RTF. Les documents Word sont généralement acceptés, mais enregistrez-les sous.doc, pas.docx (si vous utilisez la dernière version). Les journaux en particulier ont récemment dû réduire leurs dépenses et n'utilisent souvent pas la dernière version de Word. N'utilisez les fichiers PDF que si vous envoyez un dossier de presse complet avec de nombreuses illustrations. Et ne tapez pas le communiqué de presse sur du papier à lettres, puis scannez-le et envoyez-le par courrier électronique au format JPEG - une perte de temps et de temps pour l'éditeur. Tapez le communiqué de presse directement dans l'e-mail.
• Utilisez l'en-tête comme sujet de l'e-mail. Si vous avez déjà créé un titre accrocheur, votre message ressortira dans la boîte de réception de l'éditeur.
• Assurez-vous que chaque message est destiné à une entreprise de médias spécifique et envoyez-le à l'éditeur chargé de ces questions. Vous pouvez généralement trouver ces informations sur leur site Web. Diffuser un communiqué de presse identique à de nombreuses sociétés de médias ou à de nombreux rédacteurs au sein d'une même entreprise est un signe que vous prenez les choses tranquillement au lieu de cibler un marché spécifique.
• Recherchez des communiqués de presse existants sur Internet pour avoir une idée du ton, du langage, de la structure et du format d'un communiqué de presse
• Ne passez pas de temps sur le titre avant la fin du communiqué de presse. Le titre d'un journal ou d'un magazine sera éventuellement rédigé par un éditeur, mais il est toujours bon de proposer un titre ou un titre accrocheur pour le communiqué de presse. Ce titre est peut-être votre seule chance. Soyez bref et factuel. Mais si vous essayez d'écrire le titre de l'article, vous perdez votre temps. Vous ne savez pas exactement ce que vous ou la personne que vous allez interviewer dira. Après avoir terminé la première ébauche du communiqué de presse, vous pouvez décider de modifier la première phrase - ou non. À ce stade, et pas avant, vous pouvez commencer à penser au titre.
• Si le communiqué de presse est destiné à une diffusion immédiate, vous pouvez placer «POUR PUBLICATION IMMÉDIATE» en majuscules au-dessus du titre. S'il y a un embargo, écrivez "EMBARGO TOT ..." avec la date à laquelle vous souhaitez diffuser l'histoire. Dans le cas d'un communiqué de presse sans date de publication, on suppose que la publication immédiate est autorisée.
• Indiquez le nom de l'entreprise dans l'en-tête, chaque sous-titre et dans le corps du premier paragraphe pour faciliter la recherche des moteurs de recherche. Si vous envoyez une version papier, vous pouvez utiliser la papeterie de l'entreprise.
• Le moment choisi pour le communiqué de presse est très important. Il doit s'agir de nouvelles pertinentes et récentes, ni trop anciennes ni trop éloignées dans le futur.
• Un appel téléphonique peut garantir que le communiqué de presse est effectivement publié.
• Incluez un "appel à l'action" dans votre communiqué de presse. Il s'agit d'informations sur ce que vous voulez que le lecteur fasse avec le contenu du message. Par exemple, voulez-vous que les lecteurs achètent un produit? Dans ce cas, vous devez indiquer où le produit est disponible. Souhaitez-vous que le lecteur visite votre site Web pour participer à un concours ou en savoir plus sur votre entreprise? Dans ce cas, vous devez indiquer l'adresse Web ou un numéro de téléphone.

Mises en garde

• N'incluez pas les coordonnées de tiers sans leur autorisation. De plus, ils doivent être disponibles pendant les heures normales dans les jours suivant la publication du communiqué de presse.
• Gardez à l'esprit que de nombreux éditeurs sont surchargés de travail et que de nombreux éditeurs sont sournois. Si vous leur facilitez la tâche, ils sont plus susceptibles d'en faire quelque chose. Si votre communiqué de presse ressemble déjà à la façon dont l'éditeur publiera finalement l'article, il peut être publié presque inchangé. Mais si vous le remplissez d'un argumentaire de vente laineux ou si vous ne suivez pas le livre vert, l'éditeur commencera à tout changer. Tout le monde prétend qu'ils sont les meilleurs, alors ne perdez pas le temps de l'éditeur. Le bon endroit pour publier une description est dans la section Informations commerciales du communiqué de presse. Mais gardez-le toujours exact et factuel.
• Utilisez toujours une citation - de préférence de la personne la plus importante traitant du sujet du communiqué de presse. Il n'est pas nécessaire que ce soit une citation réelle, mais cela devrait être quelque peu plausible. Dans tous les cas, il est important de vérifier si la personne en question est d'accord avec ce qui est mis dans sa bouche. Une citation permet à un journaliste occupé de préparer un article entier sans avoir à faire une interview supplémentaire.
• Les communiqués de presse doivent être aussi positifs que possible. Évitez les phrases telles que «après la démission du président précédent» ou «après une période de silence». Un journaliste peut décider d'enquêter sur ces questions au lieu d'écrire simplement ce que dit le communiqué de presse. Cela peut aboutir à un article qui ne vous satisfait pas, même s'il n'y a rien de mal à la révocation (peut-être que le président était malade).
• Lorsque vous envoyez un communiqué de presse par e-mail: le sujet ne doit jamais être "communiqué de presse". Alors vous ne vous distinguerez pas. Attirez l'attention de l'éditeur en utilisant le titre accrocheur comme sujet de l'e-mail, par exemple "Haas B.V. remporte l'appel d'offres pour la ligne à grande vitesse ".