Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 3: Configuration de votre SOP
• Partie 2 sur 3: Rédaction de votre SOP
• Partie 3 sur 3: Assurer le succès et la précision
• Conseils

Une procédure opérationnelle standard (SOP) contient des informations sur la façon d'exécuter une tâche étape par étape. Une SOP existante n'a besoin que d'être modifiée et mise à jour, mais vous pouvez également vous retrouver dans une situation où vous devez en configurer une complètement.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Configuration de votre SOP

1. Choisissez le format. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon d'écrire une SOP. Mais votre entreprise a probablement déjà un certain nombre de SOP que vous pouvez consulter pour vous faire une idée de la configuration souhaitée. Utilisez les SOP existantes - le cas échéant - comme exemple. S'il n'y en a pas, vous avez quelques options:
   • La configuration avec les étapes simples. C'est bon pour les procédures de routine, qui sont courtes, produisent peu de résultats possibles et sont raisonnablement concrètes. En fait, au-delà de la documentation nécessaire et des précautions de sécurité, ce n'est rien de plus qu'une liste de points, indiquant au lecteur en phrases simples ce qu'il doit faire.
   • La configuration avec les étapes hiérarchiques. Cela fonctionne bien pour des procédures plus longues - avec plus de dix étapes, exigeant que des décisions soient prises, clarifiées et la terminologie expliquée. Il s'agit généralement d'une liste des étapes principales et de leurs sous-étapes dans un ordre spécifique.
   • La configuration avec les organigrammes. Si une procédure ressemble plus à une carte, avec de nombreux résultats possibles, un organigramme est la meilleure solution. Vous devez choisir cette configuration lorsque les résultats ne peuvent pas être prédits correctement.
2. Pensez à votre public. Il y a trois choses importantes à considérer avant de rédiger une SOP:
   • Que sait déjà votre public? Votre public connaît-il l'organisation et ses procédures? Connaissent-ils la terminologie? La langue que vous utilisez doit correspondre aux connaissances et à la contribution du lecteur.
   • Les capacités linguistiques de votre public. Est-il possible qu'il y ait des gens qui ne parlent pas votre langue s'ils lisent votre SOP ""? Si tel est le cas, il est judicieux d'inclure des images avec des légendes et des diagrammes.
   • La taille de votre public. Si votre SOP est lu par plusieurs personnes (dans des rôles différents) en même temps, vous devez configurer le document comme un dialogue dans une pièce de théâtre: l'utilisateur 1 fait quelque chose, puis l'utilisateur 2, et ainsi de suite. De cette façon, chaque utilisateur peut voir à quel point il ou elle est un rouage dans une machine fonctionnant en douceur.
3. Pensez à «vos» connaissances. L'essentiel est le suivant: êtes-vous la bonne personne pour l'écrire? Comprenez-vous de quoi il s'agit? Comment cela pourrait-il mal tourner? Comment cela devrait-il être sûr? Sinon, vous feriez mieux de confier le travail à quelqu'un d'autre. Une SOP mal rédigée - ou pire, mal rédigée - conduit non seulement à une baisse de productivité et à une défaillance organisationnelle, mais peut également être dangereuse et avoir un impact sur tout, de votre équipe à l'environnement. Bref, ce n'est pas un risque que vous voulez prendre.
   • Si c'est un projet que vous vous sentez obligé de mener à bien, n'ayez pas peur de demander de l'aide à ceux qui s'occupent quotidiennement de la procédure. Mener des entretiens est une partie commune du processus de création de SOP.
4. Choisissez entre une SOP courte ou longue. Si vous rédigez ou mettez à jour une SOP pour un groupe de personnes qui connaissent le protocole, la terminologie, etc. et que vous voulez juste une SOP courte et concise, comme une liste de contrôle, vous pouvez la garder courte.
   • Outre l'objectif général et d'autres informations pertinentes (date, auteur, numéro d'identification, etc.), il ne contient qu'une liste d'étapes. Si aucun autre détail ou clarification n'est nécessaire, cela suffit.
5. Gardez à l'esprit l'objectif de la SOP. Il est clair que vous avez affaire à une procédure qui se répète encore et encore dans votre organisation. Mais y a-t-il une raison spécifique pour laquelle cette SOP est si précieuse? Doit-on y mettre l'accent sur la sécurité? Mesures de conformité? Est-il utilisé pour l'entraînement ou au quotidien? Voici quelques raisons pour lesquelles votre SOP est nécessaire au succès de votre équipe:
   • Pour garantir le respect des normes de conformité
   • Pour maximiser les exigences de production
   • pour s'assurer que la procédure n'affecte pas négativement l'environnement
   • Pour assurer la sécurité
   • Pour s'assurer que tout se passe comme prévu
   • Pour éviter les défauts de fabrication
   • À utiliser comme document de formation
     • Savoir sur quoi mettre l'accent dans votre SOP facilitera la structuration du document autour de ces points. Il est également plus facile de voir à quel point votre SOP est importante.

Partie 2 sur 3: Rédaction de votre SOP

1. Décrivez le matériel nécessaire. Les POS techniques en général, "en plus" de la procédure elle-même, se composent de quatre éléments:
   • Titre de page. Cela comprend 1) le titre de la procédure, 2) un numéro d'identification du SOP, 3) la date d'émission ou de modification, 4) le nom de la société, de la division ou du service auquel le SOP se rapporte, et 5) les signatures de ceux qui ont préparé et approuvé les SOP. Vous pouvez configurer cette page comme vous le souhaitez, à condition que ces informations soient claires.
   • Indice. Cela n'est nécessaire que si votre SOP est longue, afin que vous puissiez facilement la rechercher. Une configuration standard simple est ce dont vous avez besoin ici.
   • Contrôle qualité et qualité. Une procédure n'est pas bonne si elle ne peut pas être vérifiée. Assurez-vous de disposer du matériel et des détails nécessaires pour que le lecteur puisse vérifier que le résultat souhaité a été atteint. Cela peut prendre la forme d'autres documents, tels que, par exemple, des exemples d'évaluation.
   • Référence. Assurez-vous d'avoir une liste de tous les ouvrages de référence cités ou cités. Lorsque vous vous référez à d'autres SOP, assurez-vous que les informations nécessaires sont incluses dans l'annexe.
     • Il se peut que votre organisation utilise d'autres protocoles que ceux-ci. Si vous pouvez vous référer à des SOP déjà existantes, abandonnez cette structure et tenez-vous-en à ce qui existe déjà.
2. Dans la procédure elle-même, assurez-vous de respecter les points suivants:
   • Portée et applicabilité. En d'autres termes, décrivez le but du processus, ses limites, mais aussi comment il sera utilisé. Ajoutez des normes, des réglementations, des rôles et des responsabilités, ainsi que des entrées et des sorties.
   • Méthodologie et procédures. C'est la chair sur les os - listez toutes les étapes, y compris les détails nécessaires et tout l'équipement nécessaire. Inclure les procédures et les facteurs de décision ultérieurs.Identifiez les points «Et si…» et les éventuelles violations ou problèmes de sécurité.
   • Clarification de la terminologie. Identifiez les abréviations et les expressions qui ne sont pas dans le langage courant.
   • Mises en garde relatives à la santé et à la sécurité. Répertoriez-les dans un chapitre séparé et indiquez-les également à côté des étapes auxquelles ils se rapportent. Ne banalisez pas ces choses.
   • Équipement et fournitures. Énumérez ce qui est nécessaire et quels équipements ou normes d'équipement vous pouvez trouver quand et où.
   • Avertissements et problèmes. Donc le département des problèmes. Parlez de tout ce qui peut mal tourner, de ce qu'il faut rechercher et de ce qui pourrait être un problème pour le produit final parfait.
     • Donnez à chaque sujet son propre chapitre (généralement numéroté) pour éviter que votre SOP ne devienne trop linguistique et déroutant et que les choses restent accessibles.
     • Ce n'est pas une liste exhaustive; ce n'est que la pointe de l'iceberg procédural. Votre organisation peut indiquer les autres aspects qui nécessitent une attention particulière.
3. Gardez vos écrits concis et faciles à lire. Il y a de fortes chances que votre public ne les lise pas pour le plaisir. Gardez-le court et doux - sinon vous perdrez votre attention ou ils trouveront le document difficile à passer et difficile à comprendre. Gardez vos phrases aussi courtes que possible.
   • En voici un mauvais Exemple: Assurez-vous d'éliminer toute la poussière des entrées d'air avant de les utiliser.
   • En voici un bien Exemple ": Avant utilisation, aspirez toute la poussière des entrées d'air.
   • En général, ne parlez pas de «vous». Cela parle de lui-même. Parlez activement et commencez vos phrases par l'impératif.
4. Si nécessaire, interrogez les employés impliqués dans le processus sur la façon dont ils effectuent le travail. La dernière chose que vous voulez est d'écrire une SOP qui n'a tout simplement pas de sens. Vous mettez en danger la sécurité, l'efficacité et le temps de votre équipe et vous ne tenez pas compte des procédures déjà utilisées - ce que vos collègues ne vous remercieront pas. Posez des questions si nécessaire! Cela doit être bien fait!
   • Si les choses ne sont pas claires, demandez à différentes personnes d'assumer tous les rôles et responsabilités. Un membre de l'équipe peut ne pas adhérer aux SOP et un autre ne peut être impliqué que dans certaines des actions.
5. Divisez de gros morceaux de texte en morceaux avec des diagrammes et des organigrammes. Si vous traitez avec une ou deux étapes particulièrement délicates, vous pouvez faciliter la tâche à vos lecteurs avec un graphique ou un graphique. Cela devient plus facile à lire et cela donne à l'esprit une pause dans tous les efforts pour tout comprendre. Et pour vous, cela semble plus complet et bien écrit.
   • Ne les utilisez pas simplement pour pimenter ou rendre votre SOP plus impressionnante; ne le faites que si cela a du sens ou si vous essayez de surmonter une barrière linguistique.
6. Assurez-vous que chaque page a le bon codage. Votre SOP est sans aucun doute l'une des nombreuses SOP. Pour cette raison, votre organisation doit conserver une sorte de base de données dans laquelle tout est conservé sur la base d'un certain système d'indexation. Votre SOP fait partie de cette indexation et a donc besoin d'une certaine forme de codage pour être récupérée. C'est pourquoi il doit être clairement indiqué.
   • Chaque page doit avoir un titre court ou un numéro d'identification, une date et un numéro de page. Vous aurez peut-être besoin de notes de bas de page; cela dépend de la politique de votre organisation sur ce point.

Partie 3 sur 3: Assurer le succès et la précision

1. Testez la procédure. Si vous ne voulez pas tester votre procédure, vous ne l'avez probablement pas suffisamment bien écrite. Demandez à une personne ayant une «compréhension limitée» du processus (ou à une personne représentative du lecteur ordinaire) d'utiliser votre POS et de vous laisser guider par elle. Quels problèmes rencontrent-ils? S'il y en a, vous devez y remédier et faire les ajustements nécessaires.
   • Il est préférable de faire tester votre SOP par quelques personnes. Différentes personnes se heurteront à des choses différentes, ce qui vous donnera de nombreuses réponses (heureusement utiles).
   • Assurez-vous que la procédure est testée par quelqu'un qui ne l'a jamais fait. Quelqu'un avec la prescience va compter sur cela pour aller de l'avant et pas en premier lieu sur votre travail, de sorte qu'il passe à côté de la cible.
2. Faites évaluer la SOP par ceux qui exécutent réellement la procédure. Cela n'a pas d'importance à la fin pour de vrai ce que vos patrons pensent du SOP. C'est à propos de ceux là-bas en fait doivent coopérer. Alors avant de l'envoyer aux patrons à l'étage, montrez le fruit de votre plume à ceux qui feront ou feront déjà le travail. Trouver quoi elle de cela?
   • En les impliquant et en les intégrant au processus, ils sont plus susceptibles d'accepter cette POS. Et ils ont sans aucun doute de bonnes idées!
3. Faites vérifier votre SOP par vos conseillers et le service de contrôle qualité. Une fois que l'équipe est OK, vous pouvez la transmettre à vos conseillers. Ils ont peut-être moins à dire sur le travail lui-même, mais ils vous feront savoir si la configuration est correcte, si vous avez oublié quelque chose, et ils vous diront comment rendre tout officiel et faire partie du système.
   • Utilisez les systèmes de routage officiels pour obtenir l'approbation des documents, de sorte que vous puissiez être sûr que le processus d'approbation est correctement validé. Cela diffère d'une organisation à l'autre. Vous voulez simplement vous assurer que chacun a son mot à dire et que toutes les règles ont été respectées.
   • Il doit y avoir des signatures en dessous. La plupart des entreprises n'ont plus de problèmes avec les signatures électroniques.
4. Commencez à utiliser votre SOP dès qu'elle est approuvée. Vous devrez peut-être d'abord organiser une formation pour les employés concernés, mais cela peut également signifier que votre papier est suspendu dans les toilettes. Quoi qu'il en soit, assurez-vous que votre travail est utilisé! Tu l'as fait. Temps pour un peu de reconnaissance!
   • Assurez-vous que votre SOP reste à jour. Si ce n'est plus le cas, organisez immédiatement une mise à jour, assurez-vous que les mises à jour sont approuvées et documentées et renvoyez le SOP. La sécurité, la productivité et le succès de votre équipe en dépendent.

Conseils

• Utilisez simplement le néerlandais pour expliquer les étapes.
• N'oubliez pas d'impliquer les parties prenantes si possible afin que le processus écrit soit cohérent avec le processus réel.
• Vérifiez si une ancienne version du SOP existe. Peut-être que vous pouvez vous limiter à quelques ajustements rapides. Assurez-vous également de les documenter correctement!
• Avoir un historique des documents avec chaque nouvelle version.
• Utilisez des organigrammes et des images pour que le lecteur puisse suivre correctement le processus.
• Faites attention à la clarté. Assurez-vous que plusieurs interprétations ne sont pas possibles. Montrez la procédure à une personne qui ne la connaît pas et demandez-lui ce qu'elle en pense: vous pourriez encore être confronté à des surprises.
• Faites vérifier votre document avant de le faire approuver.