Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 2: créer un plan pour gérer le changement organisationnel
• Méthode 2 sur 2: suivre les modifications apportées à un projet
• Conseils

Il existe deux types de plans de gestion du changement. L'un concerne l'impact d'un changement sur une organisation et l'adoucissement de la transition. L'autre apporte des modifications à un projet et produit un enregistrement clair des ajustements ou des modifications apportées au produit au niveau du projet. Les deux plans visent à communiquer clairement sur ce qui doit être fait correctement et avec précision.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 2: créer un plan pour gérer le changement organisationnel

1. Montrez les raisons du changement. Énumérez les facteurs qui ont conduit à la décision de changer, tels que les écarts de performance, les nouvelles technologies ou un changement dans l'énoncé de mission de l'organisation.
   • Une approche possible consiste à décrire la situation actuelle de l'organisation et la situation future que ce plan veut créer.
2. Déterminez le changement à apporter et son ampleur. Décrivez brièvement la nature attendue du plan de gestion du changement. Précisez si cela affectera les descriptions de poste, les procédures, la politique et / ou l'organisation structurelle. Dressez la liste des départements, groupes de travail, systèmes ou autres domaines qui subiront des modifications.
3. Énumérez le soutien des parties prenantes. Dressez la liste de toutes les parties prenantes concernées par le plan, telles que, par exemple, la haute direction, les chefs de projet, les promoteurs de projet, les utilisateurs finaux et / ou les employés. Écrivez à chaque groupe si l'intervenant soutient le changement.
   • Vous pouvez afficher un graphique pour communiquer ces données brièvement et clairement. Vous pouvez diviser les graphiques en «Sensibilisation», «Niveau de soutien» et «Influence» pour chaque partie prenante, sur la base d'une note élevée / moyenne / faible.
   • Si possible, vous pouvez avoir des conversations individuelles pour obtenir de l'aide.
4. Formez une équipe de gestion du changement. Cette équipe est chargée de bien communiquer avec toutes les parties prenantes, de dresser la liste des préoccupations et de s'assurer que le processus de changement est aussi fluide que possible. Choisissez des personnes qui jouissent d'une grande crédibilité dans l'entreprise et qui ont de bonnes capacités de communication.
   • Cette équipe comprend un initiateur du processus de changement du plus haut niveau de gestion. Insistez sur le fait que cela implique un travail vraiment actif pour conduire les changements et qu'il ne s'agit pas seulement d'approuver le plan.
5. Développer une approche pour impliquer le personnel exécutif de l'organisation. Il est de la plus haute importance d'obtenir le soutien des dirigeants de l'organisation pour faire du changement un succès. Demandez à chaque membre exécutif du personnel de fournir des commentaires sur le changement et de travailler avec chaque personne pour jouer un rôle actif dans la promotion du changement.
6. Préparez un plan pour chaque partie prenante. Pour chaque partie prenante, y compris ceux qui soutiennent le changement, évaluez les risques et les préoccupations. Demandez à l'équipe de gestion du changement de résoudre ces problèmes.
7. Élaborez un plan de communication. La communication est la partie la plus importante du plan de gestion du changement. Communiquez régulièrement avec toute personne dont le travail est affecté par les changements. Insistez sur les raisons des changements et les avantages qui en découlent.
   • Les parties prenantes devraient avoir la possibilité de communiquer en face à face dans les deux sens. Les réunions privées sont très importantes.
   • La communication doit provenir de l'initiateur principal du changement, du supérieur immédiat de chaque employé et de tout autre porte-parole auquel la partie prenante fait confiance. Toute communication doit véhiculer un message cohérent.
8. Découvrez d'où vient l'opposition. Les changements mènent toujours à l'opposition. Cela se produit au niveau individuel, alors parlez-en personnellement aux parties prenantes pour savoir pourquoi. Suivez les plaintes afin que l'équipe de gestion du changement puisse les résoudre. Il s'agit notamment:
   • les gens n'ont aucune motivation pour changer ou aucun sentiment d'urgence
   • les gens ne comprennent pas la situation dans son ensemble ou pourquoi les changements sont nécessaires
   • il y a un manque de participation au processus
   • les gens ne sont pas certains de leur emploi, de leur futur poste ou de leurs exigences et compétences
   • la direction ne parvient pas à répondre aux attentes concernant la mise en œuvre ou la communication des changements
9. Traitez les blocages. De nombreuses plaintes peuvent être traitées en communiquant plus intensément ou en modifiant la stratégie de communication afin que des problèmes spécifiques soient discutés. D'autres plaintes nécessitent différentes approches qui peuvent être intégrées à votre plan ou assignées à l'équipe de gestion du changement pour les mettre en œuvre. Pensez à laquelle de ces approches convient à la situation de votre organisation:
   • Pour les changements dans les descriptions de poste ou les procédures, faites de la formation des employés une priorité.
   • Si vous vous attendez à une transition stressante ou peu motivée, organisez un événement ou offrez des avantages aux employés.
   • Si les parties prenantes ne sont pas motivées à changer, offrez des incitations.
   • Si les parties prenantes se sentent exclues, organisez une réunion pour recueillir des commentaires et réfléchissez aux changements que vous pouvez apporter au plan.

Méthode 2 sur 2: suivre les modifications apportées à un projet

1. Définissez les fonctions de gestion du changement. Répertoriez les fonctions qui seront affectées à ce projet. Décrivez les responsabilités et les compétences de chaque poste. Vous devez fournir au moins un chef de projet pour mettre en œuvre le changement au jour le jour, et un sponsor de projet pour suivre les progrès globaux et prendre des décisions de gestion du changement de haut niveau.
   • Pour les grands projets dans une grande organisation, vous pouvez répartir le rôle de chef de projet entre différentes personnes, chacune ayant des compétences spécifiques.
2. Pensez à mettre en place un comité de contrôle du changement. Les projets logiciels ont généralement un comité de contrôle des changements composé de représentants de chaque groupe de parties prenantes. Ce comité approuve les demandes de changement à la place du chef de projet et communique les décisions aux parties prenantes. Cette approche fonctionne bien pour les projets impliquant différentes parties prenantes et les projets dont la portée et les objectifs doivent être réévalués.
3. Établissez une procédure pour émettre des demandes de changement. Une fois qu'un membre de l'équipe de projet a trouvé un moyen d'aller de l'avant, comment concrétiser cette idée? Dans ce plan, décrivez la procédure approuvée par l'équipe. Voici un exemple:
   • Un membre de l'équipe remplit un formulaire pour demander une modification et l'envoie au chef de projet.
   • Le chef de projet entre le formulaire dans le journal des demandes de changement et met à jour ce journal au fur et à mesure que les demandes sont exécutées ou rejetées.
   • Le gestionnaire charge les membres de l'équipe d'élaborer un plan plus détaillé et d'estimer l'effort requis.
   • Le chef de projet envoie le plan au promoteur du projet pour acceptation ou rejet.
   • Le changement est mis en œuvre. Les parties prenantes sont régulièrement informées des progrès.
4. Créez un formulaire pour demander une modification. Les informations suivantes doivent être incluses avec chaque demande et ajoutées au journal:
   • date de modification de la demande
   • numéro de la demande de changement, qui est donné par le chef de projet
   • titre et description
   • nom, e-mail et numéro de téléphone de l'auteur de la demande
   • priorité (élevée, moyenne ou faible). Les plans de gestion des changements urgents ont des délais différents.
   • numéro de produit et version (pour les projets logiciels)
5. Ajoutez des informations supplémentaires au journal des modifications. Ce journal doit également enregistrer les décisions et leur exécution. En plus des informations fournies dans le formulaire de demande de modification, vous devez prévoir un espace pour les informations suivantes:
   • approbation ou rejet
   • signature de la personne approuvant ou rejetant la demande
   • date limite de mise en œuvre du changement
   • date de résiliation du changement
6. Gardez une trace des grandes décisions. En plus du journal des modifications qui assure le suivi des modifications quotidiennes, vous pouvez également conserver un enregistrement de toutes les décisions importantes qui sont prises. Grâce à ce rapport, il est plus facile de trouver des projets à long terme ou des projets en cours de changement dans leur gestion. Ce rapport peut également servir de base à la communication avec les clients ou les cadres supérieurs. Pour tout changement dans le terme, la taille du projet ou les exigences du projet, les niveaux de priorité ou la stratégie, gardez une trace des informations suivantes:
   • qui a pris la décision
   • quand la décision a été prise
   • un résumé des motifs de la décision et de la procédure de mise en œuvre. Ajoutez des documents liés à cette procédure.

Conseils

• Renforcez la confiance et la fidélité à la fois avec votre personnel et vos clients. Les gens se sentent souvent mal à l'aise avec le changement. En véhiculant le message que vous accordez la priorité aux intérêts de vos employés, vous gagnez leur soutien.