Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 3: Structurer votre courrier électronique
• Partie 2 sur 3: Gardez votre public à l'esprit
• Partie 3 sur 3: Créer une liste d'envoi d'e-mails
• Conseils
• Mises en garde
• Nécessités

La rédaction d'un e-mail efficace pour demander un don nécessite le bon ton de voix qui suscite l'intérêt pour votre organisation. L'utilisation du courrier électronique comme moyen de collecte de fonds augmente car les coûts sont inférieurs à ceux d'une demande par courrier ou par téléphone et la communication est directe. Vous pouvez créer des e-mails attrayants et exploitables qui vous permettront d'obtenir les résultats souhaités - de nombreux dons.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Structurer votre courrier électronique

1. Écrivez un en-tête fort. Un en-tête est la première ligne d'un e-mail et fonctionne comme un titre. Seulement environ 15% des e-mails sont ouverts, il est donc très important d'écrire un bon titre pour garder cette attention de 15% et forcer les gens à continuer à lire. Dans la plupart des comptes de messagerie, vous pouvez lire la première ligne d'un e-mail dans le champ à côté de l'objet, les titres ne sont donc pas seulement une raison de continuer à lire un e-mail, ils sont principalement une raison pour en ouvrir un.
   • Pour attirer l'attention, utilisez des verbes et des noms actifs, ainsi que du texte en gras et centré et une police plus grande.
   • Gardez le titre court et clair afin que le but de votre e-mail soit clair dès le début. Forcez les lecteurs à penser que la lecture de cet e-mail sera utile, opportune et pertinente pour leur vie.
   • Répondez à la question à laquelle le lecteur souhaite connaître la réponse: qu'y at-il pour moi?
   • Votre ligne d'objet peut interpeller le lecteur, être un appel à l'action, être le sujet d'un événement actuel ou, si votre organisation ne travaille qu'à proximité, concerner un lieu ou un événement local.
   • Un bon exemple d'en-tête est "Amsterdam va juge pour les règles du gaz".
2. Racontez toute votre histoire dans le premier paragraphe. Allez droit au but. Les lecteurs ne veulent pas se demander à mi-chemin de quoi parle votre e-mail, car c'est une des raisons de supprimer l'e-mail sans faire de don. Dans ce paragraphe, indiquez très clairement ce que vous voulez que le lecteur fasse et pourquoi vous envoyez cet e-mail.
   • Dans ce premier paragraphe, vous devez demander aux lecteurs leur don. Alors que vous voudrez peut-être faire savoir doucement en personne que vous voulez de l'argent, vous devriez «demander» directement dans les e-mails. Faites ressortir cette demande, par exemple en caractères gras ou plus grands.
   • Faites savoir aux lecteurs à travers votre "question" ce que leur argent fera. Si une petite quantité peut faire quelque chose, sinon tout, dites-leur. Par exemple, si 50 $ nourrissent 100 enfants, vous pourriez obtenir plus de réponses que si vous dites que vous avez besoin de 1 000 $ pour construire une cabane.
   • Faites savoir qu'il n'y a rien de mal à dire non. Les statistiques montrent que plus de gens donnent quand ils se sentent libres de faire le choix de donner, plutôt que de se sentir obligés de le faire.
   • Décrivez et expliquez votre objectif dans ce premier paragraphe afin qu'il soit clair que vous voulez que l'argent fasse quelque chose, pas seulement pour avoir de l'argent.
3. Utilisez votre micro contenu à bon escient. Le micro-contenu comprend toutes les phrases courtes et les sous-titres qui décorent un e-mail. Vous souhaitez utiliser votre micro-contenu pour mettre en évidence vos principaux points afin que les lecteurs qui souhaitent parcourir l'e-mail avant de lire le premier se sentent appelés à lire le texte.
   • Le micro-contenu comprend des en-têtes, des sous-titres, la ligne d'objet, des liens et des boutons.
   • Utilisez des verbes actifs, des adverbes descriptifs et des noms. Votre objectif est de leur faire lire le texte réel.
   • Un bon titre pourrait ressembler à ceci: "Faites un don de 50 € pour sauver un dauphin"
   • Faites-les en gras ou plus gros pour les faire ressortir. Ils sont généralement au début des paragraphes ou de nouvelles sections.
   • Écrivez des sous-titres simples. Vous pouvez ou non utiliser des sous-titres, mais ils sont utiles à inclure si vous pensez qu'un titre est trop court. Suivez les mêmes principes - court, faisable, audacieux.
4. Raconter une histoire. Votre e-mail devient plus attrayant pour les lecteurs lorsque vous racontez une histoire. Le contenu de votre e-mail contient cette histoire. N'oubliez pas que les histoires ont un début, un milieu et une fin. Pour forcer les lecteurs à rejoindre votre cause financièrement, il est préférable d'utiliser une histoire chargée d'émotion, une histoire vraie au sein de votre organisation ou sur les conséquences de ce que vous faites.
5. Écrivez de courts paragraphes. Écrivez le "corps" de votre e-mail en petits paragraphes. Cela doit être dû au fait que les lecteurs abandonnent en raison du volume considérable d'e-mails qu'ils reçoivent. Limiter la longueur de votre e-mail vous permettra de vous démarquer.
   • Limitez-vous à un ou deux points principaux.
   • Soyez bref, peu importe le nombre de fois que vous devez modifier ou réviser l'e-mail pour y parvenir.
   • Sautez l'histoire des raisons pour lesquelles vous demandez de l'argent. L'utilité que vous indiquez dans le premier paragraphe et votre histoire dans les paragraphes principaux suffisent à expliquer pourquoi vous avez besoin d'argent.
6. Utilisez des liens et des boutons, mais respectez le message. Il peut être tentant d'ajouter beaucoup de liens à votre e-mail, mais cela peut distraire et distraire le lecteur de votre message principal: obtenir un don. Un moyen simple de fournir des informations au lecteur curieux sans ajouter beaucoup de liens distrayants consiste à avoir toutes les informations pertinentes sur votre site Web et à n'inclure qu'un lien vers votre site Web. Par exemple, s'il existe des recherches montrant que vos déclarations sont vraies, au lieu de créer un lien direct vers une étude longue et complexe dans laquelle le lecteur pourrait se perdre, vous pouvez publier un lien vers cette étude sur votre site Web (assurez-vous que l'option de faire un don est important).
7. Soyez prudent avec les images. Vous pourrez peut-être ajouter une ou deux images pour souligner votre point, mais ce n'est pas nécessaire. Les couleurs et les images peuvent donner l'impression que les e-mails sont du spam. Ne mettez les images qu'en haut ou en bas et limitez leur utilisation aux cas où vous pensez qu'une image est absolument nécessaire pour faire passer votre message ou générer de la sympathie.
   • Une image utile pourrait être quelque chose où votre cause subit les effets des dons, par exemple une pauvre fille qui reçoit de nouveaux vêtements pour la première fois.
   • L'insertion de votre logo dans un endroit discret, comme un coin inférieur, peut être une exception à cette règle, car elle permet une reconnaissance instantanée du lecteur.
8. Écrivez une prochaine étape concrète / appel à l'action. La dernière partie d'un e-mail est le "call-to-action". En les distinguant, les lecteurs peuvent les scanner avant de lire toutes les raisons pour lesquelles ils devraient faire un don. Cela est nécessaire pour informer les lecteurs de la raison pour laquelle vous leur envoyez un e-mail afin qu'ils restent engagés. Soyez clair sur la façon de faire le don.
   • Si un lecteur ne sait pas pourquoi il lit un e-mail, il est beaucoup plus susceptible de l'ignorer.
   • Assurez-vous que cette dernière "question" se démarque dans le reste de l'e-mail et soyez très clair sur ce que vous demandez. Faites-en un paragraphe séparé, en gras ou dans une police plus grande / différente et avec un lien de couleur vive ou un bouton de don.
   • Si les lecteurs doivent cliquer sur le bouton ou le lien, indiquez-le clairement. S'ils ont besoin de répondre à l'e-mail pour obtenir des instructions supplémentaires, dites-le très clairement: "Cliquez sur le bouton pour enregistrer un singe maintenant!" ou "Cliquez sur le bouton de réponse et saisissez les informations relatives au don".
   • Il est plus logique pour les lecteurs de pouvoir cliquer sur un lien à ce stade, et vous obtiendrez probablement plus de dons de cette façon, alors essayez de lier un lien ou un bouton à votre organisation.
   • Créez un site Web ou une page de don en ligne pour que les lecteurs puissent contribuer en ligne. C'est ce que les lecteurs attendent d'un e-mail de don de toute façon.
9. Soyez bref. Si votre e-mail est long, il ne sera pas facile à scanner. Garder les paragraphes et les titres courts garantit que votre courrier électronique est correctement analysé avant que le lecteur ne décide de continuer à lire ou non.

Partie 2 sur 3: Gardez votre public à l'esprit

1. Gardez le ton plus décontracté que dans une lettre. Une lettre officielle par la poste d'une organisation à une personne est souvent formelle et distante en raison de ce mode de communication. Cependant, un e-mail, comme un blog, a un ton moins formel.
   • Utilisez «vous» lorsque vous vous adressez au lecteur.
   • Utilisez des expressions informelles pour que le lecteur puisse entrer en contact avec vous, comme «Cela a coûté beaucoup d'argent» ou «C'était juste un petit gars».
   • Lorsque vous vous adressez au lecteur, utilisez un langage direct, honnête et ouvert afin qu'il se sente connecté et vous considère comme authentique.
2. Rendez les mots faciles à lire. Utilisez des polices de base et rationalisez l'attrait visuel de l'e-mail. N'utilisez pas une police italique sophistiquée - une police standard suffit. Et n'utilisez pas deux polices différentes pour les en-têtes et le texte. Simplement en gras ou faire un peu de texte plus grand que le reste est une grande importance.
   • Votre e-mail doit également être facile à lire d'un point de vue linguistique - vos compétences en écriture doivent être à un niveau de lecture décent. Ne soyez pas verbeux ou compliqué. Votre texte doit être clair, impeccable (pas de fautes de grammaire ou d'orthographe) et facile à lire.
3. Inscrivez-vous à un service de messagerie. Si vous voulez vous assurer que vos e-mails sont ouverts ou déterminer quels types de personnes lisent vos e-mails plus souvent que d'autres, vous n'avez pas à attendre les réponses ou les dons. Lorsque vous vous inscrivez à un service de messagerie comme MailChimp, vous pouvez mesurer toute une liste de mesures différentes chaque fois que vous envoyez un e-mail pour adapter vos e-mails à vos vrais lecteurs.
   • Vous pouvez afficher des statistiques telles que les taux de clics, la fréquence d'ouverture et de lecture des rapports.
   • Savoir combien de fois un message a été ouvert est particulièrement utile pour déterminer quelles lignes d'objet sont populaires, ce qui augmente le nombre de personnes qui lisent vos e-mails.
   • Une autre raison pour laquelle un service de messagerie est utile si vous envoyez régulièrement de nombreux e-mails demandant des dons est que votre fournisseur de messagerie peut devenir suspect et même vous rejeter en tant que spammeur potentiel. Il faut également beaucoup de temps pour créer des listes, diviser votre liste de diffusion pour répondre aux exigences de votre compte de messagerie (la plupart des fournisseurs de messagerie fixent une limite d'environ 50 destinataires par e-mail), répondre pour gérer les individus et les e-mails provenant d'adresses e-mail inactives.
4. Assurez-vous que les personnes sur votre liste se soucient de votre cause. Vérifiez régulièrement votre liste de diffusion pour vous assurer que vous l'envoyez à des personnes susceptibles de lire l'e-mail, et surtout assurez-vous que les personnes qui ont exprimé un intérêt y figurent. Vos statistiques s'amélioreront de cette façon et vous perdrez moins de temps.
5. Personnalisez en segmentant. Utilisez un ton différent pour différents groupes de donateurs. Par exemple, si vous avez un groupe de personnes qui répondent régulièrement à vos e-mails, envoyez-leur un e-mail avec un ton personnel. Créez une autre liste avec un ton décontracté pour les lecteurs qui, selon vous, n'ouvrent généralement pas vos e-mails. Et recevez un e-mail de ton explicatif pour la première fois que vous envoyez un e-mail à quelqu'un.
   • Un service de messagerie vous permet également de créer des e-mails individuels avec les noms de vos destinataires, tels que "Cher Hans".
6. Incluez des données qui soutiennent votre collecte de fonds. Pour garder votre public engagé, vous pouvez lui fournir des données encourageantes pour montrer comment son argent a fonctionné ou fonctionnera. Ces informations peuvent se trouver dans le paragraphe d'ouverture, dans l'appel à l'action ou dans les deux. Les gens aiment redonner quand ils savent qu'ils vont déjà bien.
7. Après avoir reçu un don, dites merci. N'oubliez pas de remercier personnellement les donateurs après avoir reçu un don. C'est un acte simple qui peut garantir un don renouvelé dans le futur. Vous devez envoyer cet e-mail dès que possible; considérez-le comme une sorte de reçu.
   • Si vous ajoutez un grand nombre de donateurs chaque mois, pensez à créer un modèle afin de pouvoir le coller dans un brouillon d'e-mail et le modifier rapidement.

Partie 3 sur 3: Créer une liste d'envoi d'e-mails

1. N'achetez pas de liste de diffusion. Aux États-Unis, vendre et acheter une liste d'adresses e-mail de donateurs potentiels est illégal en vertu de la loi CAN SPAM de 2003. Il existe des entreprises où vous pouvez `` louer '' une liste pour un usage unique, mais cela peut être très coûteux, car vous devez probablement acheter des milliers d'adresses e-mail pour voir même un petit retour. Il est probablement préférable de consacrer cet argent à autre chose et de rechercher des moyens plus solides de créer votre liste de diffusion.
2. Collectez des noms lors d'événements. Chaque fois que votre organisation à but non lucratif participe ou organise un événement, assurez-vous de permettre aux gens de s'inscrire à votre liste de diffusion. Disposez un stylo, un presse-papiers et quelques feuilles de papier avec de la place pour que les parties intéressées écrivent leur nom et leur adresse e-mail. Assurez-vous que le papier indique clairement qu'ils s'inscrivent à votre liste de diffusion.
   • Essayez d'obtenir plus de noms avec une loterie ou un concours. Pendant l'événement, essayez d'organiser un tirage au sort ou un concours pour ceux qui s'inscrivent à votre liste de diffusion.
3. Utilisez les réseaux sociaux. Assurez-vous que votre organisation à but non lucratif a une forte présence sur les réseaux sociaux - de Twitter à Facebook en passant par Instagram. Il est facile d'atteindre les gens sur les réseaux sociaux, et si vous avez un contenu attrayant, les gens peuvent commencer à partager vos publications ou vos appels aux dons. Demandez à vos abonnés de s'inscrire à votre liste de diffusion pour ne jamais manquer une annonce importante.
4. Rendre facile. Votre site Web doit permettre aux visiteurs de s'inscrire à votre liste de diffusion. Il n'a pas besoin d'être flashy, mais il devrait être facile à trouver et à remplir.

Conseils

• Lisez les lettres ou courriels de collecte de fonds précédents. Utilisez le même phrasé et le même style qui ont été efficaces. De nombreuses organisations utilisent leurs anciennes lettres de collecte de fonds comme modèle pour une nouvelle lettre.
• Pour une reconnaissance instantanée, ajoutez votre logo à votre e-mail. Les lecteurs associent souvent des organisations ou des entreprises à leurs logos.
• Utilisez un service de messagerie pour rendre les e-mails plus attrayants visuellement et pour générer des statistiques qui amélioreront vos futurs e-mails. MailChimp est un bon.
• Assurez-vous que votre e-mail est marqué en blanc avant de l'envoyer. Si vous utilisez une plateforme de collecte de fonds en ligne telle que Fundraise.com, cela se fera automatiquement pour vous.

Mises en garde

• Ne rendez pas votre e-mail trop long. Les longs courriels de collecte de fonds ne sont pas aussi efficaces que succincts.

Nécessités

• Ordinateur avec accès Internet
• Compte email
• Facultatif: un service de messagerie tel que MailChimp