Contenu

• Pas
• Conseil
• avertissement

Organiser des événements semble être une tâche très difficile, et les choses deviennent encore plus compliquées si vous n'avez pas de plan et de plan à l'avance. Essayez donc d'éviter cela - en vous préparant des mois à l'avance et en gardant votre calme pendant l'événement.

Pas

Méthode 1 sur 4: Planifiez des mois avant l'événement

1. 

   Déterminez le but de l'événement. Déterminer le but de votre organisation aidera à garder votre événement sur la bonne voie. Envisagez-vous un événement pour éduquer la communauté? Convaincre des sponsors potentiels? Féliciter un individu ou un groupe? Détaillez ce but autant que possible. Peu importe ce que vous faites (éduquer, persuader, féliciter, etc.), Pourquoi est-ce que tu refais ça
   • Considérez-le comme votre énoncé de mission ou la prémisse de votre succès. Une fois que vous savez ce que vous voulez, vous le trouverez beaucoup plus facile!

2. 

   
   
   Fixer des objectifs.Exactement Que veux-tu accomplir? Pas le nombre de personnes présentes à l'événement, pas le fait que cela se soit produit - comment voulez-vous que l'événement se déroule? 5 nouveaux membres dans votre organisation? Vous avez récolté 20 millions de dong? Changer la mentalité des autres? Rendre tout le monde excité?
   • Pensez aux 3 résultats que vous attendez le plus de l'événement et concentrez-vous sur leur réalisation. Vous pouvez peser un objectif financier, un objectif social et un objectif personnel - c'est à vous de décider!

3. 

   
   
   Rassemblez des volontaires. Vous avez besoin de bons et de bons membres dans de nombreux domaines différents du comité organisateur. Ils peuvent vous aider avec tout, de la planification, de la budgétisation à l'envoi des invitations, à la conception d'affiches, à l'accueil des invités et au nettoyage après l'événement. En d'autres termes, ils vous aideront à faire le travail. Si possible, trouvez des bénévoles en qui vous pouvez avoir confiance!
   • Assurez-vous que les organisateurs ainsi que les gestionnaires d'événements travaillent selon le calendrier que vous avez défini dans le plan. La collaboration entre les parties facilitera votre travail. Lorsque vous demandez de l'aide à quelqu'un, soyez clair dès le départ sur vos attentes à son égard et sur l'étendue de sa participation à l'événement.
   • Si vous ne trouvez pas de bénévole, engagez une équipe événementielle! Cela dépend entièrement du type d'événement que vous organisez. Vous pouvez louer le lieu avec l'équipe de l'événement ou le louer auprès d'un tiers.

4. 

   
   
   Budget estimé. Toutes les dépenses, revenus, subventions et autres dépenses extraordinaires doivent être inclus dans le budget. Si vous ne faites pas de budget, vous terminerez l'événement avec une grosse facture et un portefeuille vide sans comprendre ce que vous venez de dépenser. Soyez réaliste dès le premier jour pour ne pas être surpris plus tard!
   • Trouvez des moyens de réduire les coûts. Pouvez-vous embaucher des bénévoles pour travailler gratuitement? Pensez à des emplacements moins chers à louer (par exemple la maison de quelqu'un)? N'oubliez pas qu'une petite réunion simple mais réussie est bien meilleure qu'une fête de luxe qui échoue.

5. 

   Déterminez l'heure et le lieu de l'événement. C'est le facteur le plus important de l'événement. Quels devraient être l'heure et le lieu de votre événement pour que les gens disent: «Oui, je serai là!»? Vous souhaitez organiser l'événement à un moment où tout le monde est libre et dans un endroit pratique où vous avez un loyer suffisant!
   • Consultez le calendrier de la communauté dans laquelle vous vivez et considérez qui participe à l'événement. Si vous ciblez les femmes au foyer, l'organisation d'événements de jour et de quartier est la meilleure option (vous pouvez fournir des services de garde d'enfants supplémentaires). Dans le cas d'un étudiant participant, organisez l'événement dans le centre-ville un soir de la semaine. Si possible, vous devriez vous rendre chez eux Assemblée.
   • Bien sûr, il y aura de nombreux lieux d'événements que vous devrez réserver à l'avance. Contactez pour louer ces emplacements dans les plus brefs délais. Ils peuvent être plus chers que vous ne le pensez!

6. 

   Pensez à la logistique. Vous devez penser à la logistique à tous égards. Comment sera le parking? La capacité des personnes handicapées à participer? Que pouvez-vous faire avec l'espace événementiel? Quel est l'équipement dont vous avez besoin? Aurez-vous besoin de quelque chose de plus moyennant des frais (par exemple, boissons pour conférenciers, badges, publications)? Combien de personnes faudra-t-il pour que l'événement se passe bien?
   • Il est très important de réfléchir et de discuter avec les membres des organisateurs pour considérer tous les aspects de l'événement. Y a-t-il des obstacles que vous pouvez prévoir et éviter? Les invités ont-ils besoin d'un logement? Quelles exceptions sont requises?

7. 

   Pensez au marketing et à la publicité. Lors de la préparation de l'événement, rédigez un brouillon de l'affiche. L'affiche doit inclure des informations sur la date, l'heure, le lieu, les principaux invités, le nom de l'événement et le thème ou le slogan de l'événement. Étant donné que le temps de préparation est trop tôt, vous pouvez passer beaucoup de temps à réfléchir attentivement à ces choses - mais vous devriez créer une ébauche initiale pour voir ce que les sections sont toutes réunies!
   • Pensez à d'autres moyens de promouvoir l'événement. Envoyer des emails? Mail mail? Fournir des informations sur Facebook, Twitter ou une série de sites d'événements en ligne (nous en parlerons plus tard)? De quoi avez-vous besoin avant événements pour engager les gens et ce dont vous avez besoin dans événements pour les retenir?

8. 

   Réorganisez le travail. Peut-être que vous vous sentez très confus en ce moment. Prenez une grande respiration et ouvrez le logiciel Excel. Préparez un projet de calendrier des activités de l'événement. Utilisez quelques feuilles de calcul Excel pour organiser vos pensées. Cela peut sembler inutile à ce stade, mais au cours des deux prochains mois, vous serez reconnaissant de prendre soin de vous.
   • Élaborez un calendrier de travail (avec des dates limites) pour chaque activité. Notez tous les membres des organisateurs, quand et où vous en avez besoin. De cette façon, vous pouvez planifier votre travail et éviter les questions plus tard.
   publicité

Méthode 2 sur 4: Planifiez les travaux pendant 2 semaines avant l'événement

1. 

   Assurez-vous que tout est prêt. Identifiez l'heure, le lieu, les invités clés, l'organisateur de l'événement, le nom de l'événement et le slogan. Y aura-t-il n'importe quoi Pouvons-nous nous égarer? Des changements de dernière minute peuvent-ils se produire? À ce stade, tout doit être aussi clair que sur du papier noir et blanc.

2. 

   Rencontre avec les membres des organisateurs. Demander l'approbation du budget, du calendrier, etc. des organisateurs ainsi que des gestionnaires d'événements. Le moment est venu de répondre aux questions. Tout le monde a déjà compris ses obligations? Sont-ils à l'aise avec tout?
   • Encore une fois, rencontrez les organisateurs ainsi que les bénévoles pour réfléchir aux problèmes potentiels. C'est également le moment idéal pour planifier votre action.
   • Assurez-vous que les organisateurs n'ont aucun problème interne. Restez en contact avec tous les chefs de département, les organisateurs ainsi que les bénévoles.

3. 

   Répartissez le travail entre différentes personnes et laissez une personne expérimentée coordonner toutes les activités. S'il s'agit d'un événement particulièrement important, affectez plusieurs personnes pour coordonner différentes activités sous la supervision d'une seule personne. Ce leader doit avoir la confiance des membres des organisateurs.
   • Vous devez affecter un à deux membres pour passer du temps à accueillir les invités et à discuter avant l'événement.Fondamentalement, ils sont la réceptionniste, chargé d'élever tous les invités et de leur faire voir qu'ils sont pris en charge.

4. 

   Assurez-vous de garder à jour toutes les pages en ligne liées à l'événement. Vous connaissez probablement déjà Facebook et Twitter, mais il existe de nombreux autres sites en ligne que vous pouvez utiliser pour promouvoir, comme Eventbrite, Evite et Meetup. Si vous n'avez jamais entendu parler de ces pages, recherchez maintenant! Si votre événement est à l'étranger et que vous souhaitez vendre des billets en ligne, Ticketbud est très utile.
   • Et, bien sûr, mettez à jour la page en ligne, le blog ou la page Facebook de l'événement, le cas échéant. Vous pouvez envoyer des rappels d'événements, publier des photos et gérer les réponses aux événements. Plus vous êtes actif en ligne, plus l'événement se répand. Si vous organisez un événement lié au jardinage, à la décoration de la maison ou à d'autres domaines créatifs, vous pouvez également utiliser Pinterest.

5. 

   Rassemblez des sponsors et d'autres sources d'argent auprès des invités. Il existe de nombreux types de dépenses qui surviendront dans les semaines à venir et vous ne voulez pas tout payer vous-même! Brouillez-vous un peu pour les frais de démarrage - que ce soit une location de salle d'événement, du matériel ou un banquet? Vous devrez peut-être également payer certains des montants ci-dessus avant de commencer à vous préparer pour l'événement.
   • Assurez-vous d'avoir construit un système de traitement des documents, certifications, factures et autres documents. Vous devez conserver tous les documents pour référence future, de sorte que plus tôt vous serez organisé, plus l'avenir sera commode, en particulier lorsque votre partenaire ne travaille pas de manière professionnelle.

6. 

   Promotion d'événement. Préparer des publications, publier des publicités, publier dans la presse, envoyer des invitations, des appels téléphoniques, des groupes de contact par e-mail, rencontrer des participants potentiels ou des sponsors. Comment les gens sauront-ils et participeront-ils à votre événement? Assurez-vous que les informations que vous donnez sont complètes, à l'exception de quelques facteurs de questionnement - la curiosité du client doit également être stimulée!
   • Pensez à votre public cible. Si vous souhaitez inviter les anciens, vous ne perdrez pas de temps à envoyer des messages via le logiciel Snapchat. Accédez aux endroits où ils vont ou utilisez les outils utilisés par votre public.

7. 

   Rassemblez les objets nécessaires pour l'événement. Ces articles peuvent inclure une médaille, un jeu, un souvenir, une récompense ou un certificat. Il y a beaucoup de petites choses insignifiantes auxquelles les personnes inexpérimentées ne peuvent pas prêter attention, mais vous devez connaître tous les plus petits facteurs. N'oubliez pas les meubles, le matériel de sonorisation, les tables, les nappes et autres objets volumineux et importants!
   • C'est une autre chose sur laquelle vous devez prendre le temps de réfléchir. Ne vous arrêtez pas jusqu'à ce que vous trouviez 5 articles que vous avez oublié de préparer - des stylos à bille et des trousses de premiers soins aux piles, glaçons et rallonges. Vous voudrez être prêt pour n'importe quelle situation.

8. 

   Trier tout. Organisez l'enregistrement vidéo. Organisation de transport pour les invités. Organisez de la nourriture pour l'équipe de nettoyage. La liste peut durer indéfiniment, mais sans trier, vous ne pourrez pas organiser l'événement!
   • Préparez de la nourriture et des boissons. C'est également le bon moment pour organiser des aménagements spéciaux, tels que des aménagements pour les personnes handicapées. Vérifiez si des invités sont végétariens ou ont d'autres besoins spécifiques en matière de restauration. De nombreux sites de billetterie d'événements en ligne auront une section «questions à poser soi-même», qui vous aidera à évaluer les demandes spéciales de vos invités.
   • Préparez des bureaux et des chaises, des toiles de fond, des microphones, des haut-parleurs, des ordinateurs, des projecteurs, des podiums - tout ce qui est nécessaire sur le lieu de l'événement.

9. 

   Préparez votre liste de contacts. Vous devez avoir les numéros de téléphone, adresses et adresses e-mail des organisateurs. Faites une liste similaire avec les VIP (invités particulièrement importants) et les fournisseurs de biens ou de services. Quand quelqu'un ne se présente pas ou est en retard, c'est une liste que vous pouvez utiliser.
   • Disons que l'équipe du banquet est en retard. Que vas tu faire? Obtenez immédiatement leur liste de contacts et appelez-les. Oh, ils pensent que tu le feras à l'endroit pour l'obtenir 90 livres de porc râpé? Peu importe. Vous donnez la liste à M. A, il prend le camion et va à l'adresse de collecte de viande sur le papier. Vous avez évité un désastre. Vous savez maintenant que vous ne devriez pas embaucher cette équipe de service ou donner des directives plus claires!

10. 

    Rendez-vous sur le lieu de l'événement avec les organisateurs. Observez et évaluez le parking, les toilettes, les chambres et les portes. Recherchez des endroits à proximité où vous pouvez faire des photocopies, passer des appels téléphoniques et acheter des produits essentiels. En général, ayez le lieu de l'événement en main.
    • Parlez à la personne que vous avez contactée pour louer le logement. Ils devraient avoir une meilleure compréhension du lieu que quiconque. Y a-t-il un problème que vous devriez connaître? Temps limité? La porte est-elle verrouillée à certains moments? J'espère que cela ne se produira pas - mais vous devriez également vous renseigner sur les horaires de vérification des alarmes incendie.
    publicité

Méthode 3 sur 4: Préparez-vous dans les 24 heures précédant l'événement

1. 

   Rester calme. Tu peux le faire. Il est particulièrement important que vous restiez calme et que vous ne soyez pas confus ou anxieux. Vous vous préparez depuis des mois! Tout ira bien. Plus vous êtes calme, plus vos coéquipiers seront calmes, plus l'événement se déroulera en douceur. D'ailleurs, tout se terminera bientôt!
   • Sérieusement, vous pouvez le faire. Vous avez fait tout ce que vous pouviez en pensant à tous les problèmes possibles - si quelque chose ne va pas, vous savez comment résoudre le problème. Et rappelez-vous: personne ne peut vous en vouloir. Invité bruyant, la nourriture n'est pas bonne - les gens comprendront que vous ne pouvez pas tout contrôler. Se détendre. Vous serez OK.

2. 

   Dernier contrôle auprès des membres des organisateurs. Assurez-vous de parler à tout le monde des moyens de se rendre sur le lieu de l'événement et de la date d'arrivée. Ce que vous ne voulez pas le plus, c'est que tous les organisateurs vous appellent le jour de l'événement parce que vous ne savez pas où se trouve l'entrée arrière.
   • Même si personne ne dit rien ou ne vous pose aucune question, faites de votre mieux pour évaluer les attitudes des autres. Sont-ils tous satisfaits de leur travail? Est-ce qu'ils s'entendent bien? Sinon, parlez à tous et essayez de retirer le nœud. Peut-être que quelqu'un s'intégrera dans un autre département ou travaillera avec d'autres.

3. 

   Vérifiez toutes les invitations et réponses. Répertoriez les invités dans une feuille de calcul Excel et comptez le nombre de personnes. Pour la majorité des événements, le nombre de participants confirmés sera ne sont pas indique le nombre de personnes participant réellement à l'événement. Vous pouvez avoir 50 validateurs, mais au final il n'y en a que 5 ou jusqu'à 500 personnes participent. Même si vous devez connaître le nombre de validateurs, soyez prêt à gérer la situation lorsqu'il y a trop peu ou trop de participants!
   • Rappelez aux invités VIP de l'événement. Vous serez surpris par le nombre de personnes qui disent: "Oh, d'accord. Demain n'est-ce pas?" Avec un simple appel ou SMS, vous pouvez éviter cela.

4. 

   Allez sur le lieu de l'événement et vérifiez si tout est prêt. La pièce est-elle propre et prête? Les appareils électroniques sont-ils installés et fonctionnent-ils? Pouvez-vous pré-installer n'importe quel appareil, si nécessaire? Le personnel est-il entièrement préparé pour l'événement?
   • Vérifiez si l'événement a suffisamment de supporters. Naturellement, il est préférable que vous ayez plus de supporters que nécessaire. Vous devrez peut-être demander une urgence à quelqu'un, avoir besoin de quelqu'un pour prendre connaissance d'un invité ou résoudre un problème que vous ne pouvez pas anticiper. Ou, vous savez, vous pourriez avoir besoin de quelqu'un pour vous servir plus de café.

5. 

   Préparez des kits pour les participants à l'événement. Ce kit peut inclure une bouteille d'eau, une barre chocolatée, un pense-bête, un stylo à bille, une brochure et toute autre information dont ils ont besoin. Aussi une bonne idée si vous souhaitez ajouter de petits souvenirs.C'est un grand moment fort qui montre que l'événement a été bien organisé et que les invités se sentent en même temps valorisés.
   • Ce kit peut être destiné aux invités ou aux organisateurs, ou les deux! Qui n'aime pas une barre granola et un stylo à bille?

6. 

   Planifiez les informations d'événement (feuille d'exécution ou feuille d'exécution). Voici une liste de toutes les informations nécessaires divisées par heure et / ou département. Préparez un programme de tâches en quelques minutes avec des activités importantes. Le modèle de la feuille de route sera entièrement à vous de décider. Essayez simplement de réduire au minimum les informations pour une lecture facile.
   • Si vous êtes vraiment difficile, construisez ces espèce une feuille de route différente peut être utile. Les orateurs sont plus susceptibles de vouloir connaître la liste des autres invités qui seront où et quand. Les organisateurs voudront une liste des équipements, des délais et des plans de nettoyage. Lorsque vous aurez suffisamment de temps pour créer la feuille de calcul, vous trouverez cela très utile.

7. 

   Faites une liste d'articles à apporter sur le lieu de l'événement. À quel point ce sera mauvais lorsque vous arriverez à l'événement, tout est prêt, Tout le monde êtes-vous tous là et vous vous rendez compte que vous avez oublié 12 000 tasses chez vous? C'est mauvais. Vous avez tout gâché. Alors faites une liste, vérifiez-la encore une fois et apportez tous les ingrédients à préparer!
   • Si les éléments sont dispersés à différents endroits, attribuez une tâche spécifique à chaque personne. Ce faisant, vous n'avez pas à passer 8 heures à courir et à collecter ces objets en panique. "Un arbre ne fait pas un jeune, trois arbres se regroupent donc la montagne est haute" - a déclaré le peuple ancien.
   publicité

Méthode 4 sur 4: contrôler la date de l'événement

1. 

   Arrivez tôt sur le lieu de l'événement avec les organisateurs et les bénévoles. Assurez-vous que tout le monde est présent et que l'électronique fonctionne correctement. Des questions de dernière minute? S'il reste du temps, buvons des boissons gazeuses, partageons, encourageons tout le monde et reposons-nous! Tu peux le faire. Tu est prêt.
   • Assurez-vous que l'organisateur porte un badge spécial ou porte des objets reconnaissables à portée de main, afin que les participants à l'événement puissent obtenir de l'aide en cas de besoin. Parfois, les costumes kaki ne suffisent pas.

2. 

   Toutes sortes de choses, à l'intérieur et à l'extérieur. Avez-vous besoin de ballons sur la boîte aux lettres? Des affiches dans le coin de la pièce? Et la porte et le long du couloir? Si vos invités doivent traverser un labyrinthe chaotique pour atteindre le lieu de l'événement, vous devez installer de nombreux panneaux pour vous guider.
   • Des bannières de bienvenue et autres panneaux d'information devant le bâtiment seront particulièrement utiles. Vous voulez que les gens puissent reconnaître le lieu de l'événement directement de la rue. Il n'y a rien à s'interroger à ce sujet!
   • Il y a une réception et des invités enregistrés à l'événement. Lorsque les invités entrent dans la porte, ils doivent voir exactement ce qu'ils doivent faire. Sinon, ils planeront dans un état d'incertitude et d'inconfort. Vous souvenez-vous de la section réception mentionnée ci-dessus? Veuillez désigner une personne à la porte pour accueillir et répondre à toutes les questions de l'invité.
   • Musique flottante! La musique effacera l'atmosphère timide de l'événement.

3. 

   Assurez-vous que les participants à l'événement savent ce qui se passe. Si un orateur est en retard, vous devrez donner un avis de retard d'événement. Si le repas prend plus de temps que prévu, les invités de l'événement doivent être informés de tout changement d'horaire. Il est très rare que les événements se déroulent comme prévu - donc, lorsque les horaires ne sont pas suivis de près, assurez-vous que les parties restent en contact.

4. 

   Prendre une photo! Vous voudrez peut-être en prendre note. En même temps, les gens seront ravis de voir quelqu'un tenir une caméra pour capturer les moments de l'événement. Prenez une photo de la bannière de votre sponsor, de votre bannière, du portail d'accueil, de la zone d'accueil, etc. Vous pouvez également utiliser ces photos pour l'année prochaine!
   • Si possible, laissez un ami ou un photographe professionnel faire le travail. Vous avez assez de travail à faire! Vous devez discuter et manger avec les invités, donc quelqu'un d'autre devrait s'occuper de la séance photo.

5. 

   Mettre des documents après l'événement. Vous devez avoir implanté une idée dans la perception des invités et vous voulez qu'ils quittent l'événement avec des pensées, une réflexion ou une détermination spécifiques pour agir. Alors préparez une brochure ou tout autre article qu'ils peuvent apporter avec eux après un événement.
   • Vous pouvez envisager de solliciter l'événement récent pour cette section. Donnez-leur un moyen de dire ce qu'ils pensent, ce qu'ils doivent améliorer et ce qu'ils veulent lors du prochain événement. Et bien sûr, comment ils peuvent s'impliquer!

6. 

   Nettoyez les lieux d'événements! Vérifiez votre compteur électrique, retirez les banderoles, nettoyez les meubles, etc. Vous voudrez que le site revienne à son état d'origine - en particulier lorsque vous payez le loyer et que vous souhaitez y retourner. Vous pouvez également éviter les frais supplémentaires imposés par votre fournisseur de salle. Divisez le travail uniformément afin que le processus de nettoyage soit aussi rapide et doux que possible.
   • Revenez pour vous assurer qu'aucun objet de valeur n'a été oublié. Si tel est le cas, préparez un formulaire de réclamation pour objet perdu.
   • Si vous endommagez quelque chose, veuillez en informer la personne que vous avez contactée pour louer le lieu. L'honnêteté et la franchise sont toujours la meilleure attitude.
   • Retirez autant de déchets que possible. Le service de maintenance prendra le relais par la suite.

7. 

   Prenez soin de toutes les missions post-événement. Selon le type d'événement que vous organisez, vous n'aurez peut-être rien à faire après l'événement, ou il y aura une longue liste de personnes à remercier ainsi que des reçus en attente. Voici quelques idées pour commencer:
   • Merci à tous les membres du comité d'organisation, en particulier les sponsors et les bénévoles. Vous ne pouvez pas organiser un événement sans eux!
   • Terminez et gérez les questions d'argent. Cela doit être fait le plus rapidement possible, moins il y a de défauts, mieux c'est.
   • Organisez une fête de gratitude envers ceux qui vous ont aidé. Vous voulez que vos coéquipiers se sentent reconnaissants, et en même temps que vos sponsors voient qu'ils ont apporté du changement et une bonne cause.
   • Distribuez des souvenirs ou d'autres publications aux parties intéressées.
   • Transférer les factures aux sponsors et autres.
   • Publiez des photos sur la page en ligne de l'événement.

8. 

   Organisez une réunion pour apprendre de vos expériences et faire mieux la prochaine fois. Une fois que tout est terminé, que souhaiteriez-vous faire différemment? Qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas? Souhaitez-vous organiser un événement comme celui-là? Qu'as-tu appris?
   • Si vous obtenez une réponse de tout le monde, lisez-les toutes. Même si vous ne recevez aucune réponse des invités, demandez aux organisateurs de l'événement! Comment pensent-ils? Ont-ils apprécié ce moment? Probablement juste parce que la barre granola et le stylo étaient gratuits, non?
   publicité

Conseil

• Liste des documents à préparer:
  • Budget provisoire
  • Calendrier des événements (heure de chaque programme de l'événement)
  • Invitation
  • Liste des invités
  • Plan d'action
  • Calendrier des travaux (calendrier de réalisation)
  • Documentation pour les communiqués de presse
  • Discours
  • Liste des participants
  • Discours des parties (joindre le curriculum vitae de l'orateur)
  • Programme de travail
  • L'horaire est divisé en minutes
  • Liste des réseaux de contacts (numéro de téléphone de l'organisateur)
  • Liste des articles à apporter
  • Liste des tâches à accomplir
  • Rapports d'événements (pour la presse et autres)
• Avant l'événement, attribuez aux personnes / services la responsabilité des domaines suivants:
  • Donateurs
  • Les participants
  • Invité important, conférencier
  • Concevoir, imprimer, collecter des articles et évaluer ces produits
  • Récompenses, souvenirs, cadeaux, bannières, certificats
  • Véhicules, restauration, aménagement des lieux d'événements, décoration, toiles de fond, parking
  • Médias, RP (relations extérieures), Marketing
• Facteurs à considérer lors du choix d'un site et de la négociation des prix:
  • Capacité du site (nombre de participants, sauf pour ceux qui ne sont pas officiellement présents)
  • Disponibilité de la nourriture (dans le cas où les repas sont disponibles à cet endroit)
  • Heure (heure de début et de fin de l'événement)
  • Éclairage (au cas où l'événement aurait lieu la nuit)
  • Il y a l'air conditionné ou pas
  • L'équipement nécessaire est fourni (microphone, haut-parleurs, etc.)
  • Meubles (meubles, serviettes de table, etc.)
  • Des événements musicaux et de divertissement peuvent-ils être organisés sur le site (avec des spectacles moins formels)
  • Générateur
  • Accès facile au lieu - que ce soit dans le centre-ville ou non (si les délégués peuvent y assister sans aucune difficulté)
  • Salle spéciale pour les organisateurs, vestiaires, etc.
  • coût total
• Le jour de l'événement, attribuez à la personne / au service la responsabilité de:
  • Coordination générale
  • Salle de repos
  • Nourriture
  • Travaille sur le terrain
  • Hôte (MC)
  • Ordinateurs, projecteurs
  • Photographe
  • Réceptionniste
  • Contrôle des foules et relations publiques avec la foule
  • Aire de stationnement
  • Protéger
  • Distribuer des documents et des fournitures (cadeaux et certificats à des personnes spécifiques ainsi qu'à tous les participants à l'événement)
• Facteurs à considérer pour décider de la date de l'événement:
  • L'invité principal et les autres invités VIP seront-ils disponibles pour la journée
  • Quel jour convient le mieux à votre public cible?
• En tout temps, vous ne pouvez pas confier votre travail et vos responsabilités à une autre personne.
• Le travail est responsable.
• À temps. Si vous êtes retardé, signalez immédiatement et complètement le travail à la personne que vous devez signaler.
• Lorsque des problèmes surviennent, ne blâmez pas les autres, ne réfléchissez pas trop et causez plus de stress, trouvez des moyens de résoudre le problème.
• Assurez-vous d'avoir un plan d'évacuation en place pour les urgences. Si votre événement est à grande échelle, assurez-vous que la police et les médecins sont en service.

avertissement

• Ne paniquez pas et ne vous inquiétez pas. Une posture calme donnera de meilleurs résultats.
• Soyez prêt pour toute situation. Parfois, il y aura des choses hors de votre contrôle. Si vous êtes membre des organisateurs, ne vous fâchez pas quand quelqu'un vous crie dessus, il se peut que cette personne soit tendue. Si vous êtes coordinateur, ne vous inquiétez pas et ne paniquez pas. Veuillez tout faire calmement. Essayez de réfléchir aux situations possibles et à ce que vous feriez dans ces situations.