Rédiger des e-mails demandant des commentaires - Conseils

Vidéo: Comment écrire un email formel en français? - How to write a formal email in French?

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Conseil

Le courrier électronique, comme tout autre moyen de communication, a ses propres conventions et protocoles sociaux. Si vous avez besoin d'écrire un e-mail qui nécessite des commentaires pendant le travail ou les études, ou à propos d'un brouillon, vous devez réfléchir à la meilleure façon de rédiger la phrase, le calendrier et la structure de votre e-mail lors de la rédaction de votre e-mail. pouvez. Un e-mail poli, concis et spécifique vous aidera à obtenir la réponse dont vous avez besoin.

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Méthode 1 sur 4: Demander des commentaires au travail

Identifiez la personne la plus qualifiée pour commenter votre travail. Ce sera généralement votre manager direct. Dans tous les cas, vous devez d'abord vous référer à votre superviseur, ou à un collègue senior ou pair. Ils auront l'expérience nécessaire pour vous aider et vous donner les commentaires dont vous avez besoin.
Soyez poli et humble lorsque vous rédigez des e-mails. Vous devez suivre ces règles générales lorsque vous rédigez un e-mail au travail. La modestie est utile lorsque vous demandez des commentaires, mais ne soyez pas si humble que votre patron ou votre directeur pense que vous ne savez rien de votre travail. Au lieu de cela, vous devriez remettre en question vos progrès lorsque vous travaillez sur un projet ou une tâche. Cela aidera votre patron à savoir que vous n'attendez pas passivement des commentaires. Vous devez également garder à l'esprit les conseils ci-dessous.
- Vous pourriez écrire quelque chose comme: «Je fais une présentation pour demain mais j'ai un petit problème de formatage - je ne sais pas si j'utilise le format d'entreprise standard. J'ai joint ma présentation. Avez-vous des suggestions pour la partie design? Merci pour votre soutien ".
- N'oubliez pas de les remercier dans l'e-mail.
Soyez précis lorsque vous demandez des commentaires. Cela peut vous aider à éviter des commentaires écrasants, mais cela n'aide pas votre travail. Vous devriez éviter les questions «Oui» ou «Non», sauf si c'est nécessaire. Au lieu de cela, vous devez vous concentrer sur les parties spécifiques du projet que vous devez faire. Ne «terrorisez» pas votre patron ou votre collègue avec toutes les questions que vous voulez poser sur votre travail en même temps.
- Par exemple, vous pouvez écrire quelque chose comme: «Je ne sais pas comment les fichiers Eastman sont gérés. Le client n'a pas encore répondu à mes e-mails, et comme il s'agit d'un projet hautement prioritaire, je pense qu'il serait préférable que je lui envoie un e-mail pour lui demander ce que je dois faire ».
- Si vous attendez des commentaires généraux sous la forme d'un examen ou d'un rapport, soyez précis dans votre demande. Soyez aussi poli, concis et aussi précis que possible. Par exemple, vous pouvez demander un rapport sur votre efficacité ou votre créativité au travail. Si vous demandez des commentaires à vos subordonnés, vous devez mener une enquête anonyme.
Envoyez des e-mails de remerciement lorsque les autres répondent. Si les commentaires suggèrent que vous devez beaucoup vous améliorer ou que votre travail n'est pas vraiment bon, écrivez une brève phrase sur la façon dont vous allez vous améliorer. Vous devez vous donner le temps de traiter vos émotions avant de répondre immédiatement.
- Assurez-vous de répondre dans les 1 à 2 jours.
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Méthode 2 sur 4: Demander des commentaires sur l'apprentissage

Présentez-vous. Vos professeurs peuvent enseigner à des centaines d'étudiants, surtout s'ils sont professeurs à l'université. Vous devrez indiquer vos nom et prénom (prénom et nom), votre classe et votre cours. Si vous êtes lycéen, vous aurez besoin d'informations sur votre classe ou lorsque vous étudiez. De cette façon, vous ne perdrez pas le temps de vos enseignants à penser qui vous êtes, mais ils passeront plus de temps à répondre aux informations dont vous avez besoin.
Sois poli. Parfois, les élèves ont des difficultés avec le premier e-mail envoyé à l'enseignant. Vous pouvez commencer par "Hello Teacher Son" ou "Dear Co Thanh". Même si l'enseignant vous a envoyé un e-mail, n'utilisez pas un langage moins formel qu'auparavant. Gardez votre ton standard. Au lieu d'écrire: «Bonjour, à quoi pensez-vous que mon essai ressemble? C'est le meilleur essai, n'est-ce pas? »Écrivez comme ceci:« Je ne suis pas sûr de bien comprendre les exigences de l'affectation. J'ai quelques questions liées à la rédaction.
Soit bref. Vous n'êtes pas obligé d'expliquer tout le contexte de la question, sauf si le contexte est nécessaire pour bien comprendre la question. Par exemple, si vous demandez des commentaires sur une éventuelle prolongation du délai, votre enseignant aura besoin d'une raison pour cela. Cependant, si vous posez simplement des questions sur vos devoirs, ne leur dites pas à quelle heure votre chien vous faisait travailler, pourquoi vous leur avez envoyé un courriel maintenant (sauf si la date de soumission est proche), ou si vous ne le faites pas toute autre chose sans rapport avec les devoirs.
N'attendez pas la veille du test ou de la date de soumission pour demander des commentaires. Non seulement l'enseignant ne répondra pas à la fin de la soumission, mais il sera également en colère parce que vous avez attendu jusqu'à la dernière minute pour les consulter. Si vous devez soumettre des questions de dernière minute, soyez concis, précis et désolé. De cette façon, il est plus probable que l'enseignant vous réponde, tant qu'il voit l'e-mail au bon moment.
Utilisez le format de fichier requis par l'enseignant. Habituellement, votre enseignant vous indiquera lors d'une introduction au programme quel format de fichier il acceptera pour les devoirs ou par courrier électronique. Par exemple, si l'enseignant spécifie le fichier .doc, n'envoyez pas le format .df ou.pages. En cas de doute, vous pouvez envoyer .rtf ou.pdf, ou demander à votre professeur.
Demandez des commentaires sur l'essai ou le quiz que vous avez soumis. Envoyez un e-mail à votre professeur et soyez poli. Si le professeur enseigne à l'école, vous pouvez venir les voir, ou prendre rendez-vous. Vous pouvez dire: "Cher professeur Khoa, je n'ai pas réussi mon test aussi bien que prévu. Vous pouvez me guider à travers les erreurs que j'ai faites afin que je puisse passer mon prochain test. Est-ce mieux? " Souvent, votre professeur répondra à cette demande de manière agréable. publicité

Méthode 3 sur 4: Demandez des commentaires sur un manuscrit

Envoyez d'abord un e-mail à une connaissance. Si vous souhaitez recevoir une rétroaction efficace, la meilleure personne serait une de vos connaissances, de préférence un ami ou un collègue. Lorsque vous envoyez des e-mails à des connaissances pour demander des commentaires, assurez-vous de les envoyer régulièrement par e-mail. Si vous les appelez régulièrement, vous devriez probablement passer un appel. Ne vous précipitez pas pour envoyer le manuscrit dans le premier e-mail, à moins que vous ne sachiez qu'ils seront d'accord (quelqu'un qui vous a entendu lire le brouillon ou quelqu'un a été invité à vous aider à le lire).
- Vous pouvez inclure une brève description ou un résumé, selon que vous envoyez un e-mail à un ami ou à un collègue.
Envoyez un courriel à l'expert. Si vous avez vraiment besoin de conseils professionnels, envoyez un courriel à un expert que vous connaissez et expliquez le projet et pourquoi vous avez besoin de commentaires. Ne vous précipitez pas, mais remerciez-les poliment pour leurs soins et dites: «Je comprends si vous n'avez pas le temps de répondre». Vous pouvez même leur demander s'ils connaissent quelqu'un d'autre qui a le temps et l'expertise pour vous aider au cas où ils ne pourraient pas vous soutenir.
N'envoyez pas de manuscrit à quelqu'un sans préavis. Le destinataire ne répondra généralement pas à ces e-mails, sauf si vous avez explicitement déclaré que vous paierez s'ils vous aident. S'ils étaient un auteur bien connu, ils ne répondraient pas à des courriels comme celui-là parce qu'ils recevaient tellement de courriels similaires. Au lieu de cela, tournez-vous d'abord vers vos amis, collègues, professeurs et plus encore. Ils vous aideront et sont impatients de vous soutenir.
Soyez précis sur ce que vous souhaitez recevoir des commentaires. Si vous voulez juste un retour positif, faites-le savoir à vos lecteurs. Vous devez leur dire si vous avez besoin d'informations détaillées, d'informations locales ou globales, ou si vous souhaitez une réponse bien rédigée, grammaticalement correcte ou bien structurée. Ce sera très efficace pour aider vos lecteurs à savoir à quoi s'attendre d'eux.
- Les commentaires positifs devraient être utiles. Si votre lecteur explique pourquoi il aime une certaine chose, vous en apprendrez beaucoup sur votre manuscrit.
- Si vous recevez des commentaires négatifs, donnez-vous le temps de répondre. S'ils sont vos amis, ils veulent peut-être simplement vous aider. S'il s'agit d'un expert, peu importe votre colère ou votre frustration, ne répondez pas de manière négative. Remerciez-les plutôt de leur soutien et continuez. Après un certain temps, vous constaterez probablement que leurs commentaires sont utiles, même si la façon dont ils communiquent ne fonctionne pas.
Donnez au lecteur le temps de répondre. Si vous demandez des commentaires détaillés sur un nouveau projet, ne vous attendez pas à une réponse dans un jour ou même une semaine.Les lecteurs ont besoin de temps pour éditer un manuscrit aussi long. Si vous avez une date limite pour soumettre votre manuscrit, informez votre lecteur. Vous pouvez également leur demander s'ils peuvent soumettre des modifications à une date précise. N'oubliez pas qu'ils ont leurs propres vies et obligations.
Merci de votre aide. Si vous vous adressez à un ami, vous pouvez lui acheter un cadeau comme une boîte de chocolats, ou simplement l'aider à revenir quand il en a besoin. S'ils sont des experts, vous pouvez écrire un e-mail de remerciement pour leur faire savoir que vous appréciez leur soutien et leur temps. Oublier de remercier vos lecteurs peut les faire se sentir exploités et / ou non appréciés, et les rendra moins disposés à vous aider à l'avenir. publicité

Méthode 4 sur 4: Demander des commentaires du client

Ne posez pas trop de questions. Les clients d'aujourd'hui sont submergés par tant d'enquêtes réalisées par de nombreuses entreprises. Vous pouvez être sûr qu'un client supprimera immédiatement votre e-mail lors de sa lecture s'il contient trop de questions. Si vous voulez que vos clients soient intéressés, posez simplement une ou deux questions et c'est tout.
Posez des questions ouvertes. Au lieu d'utiliser des questions Oui / Non, posez des questions qui fournissent des réponses plus significatives. Au lieu de demander: «Pouvez-vous nous présenter à un de vos amis?», Vous devriez demander «Comment nous présenteriez-vous à un de vos amis?» Ces types de questions vous donnent une réponse plus informative qu'une question Oui / Non.
Faites savoir à vos clients que vous leur répondrez rapidement. Cela aide les clients à sentir que leur opinion sera appréciée au lieu d'être envoyée à une boîte aux lettres que personne ne lira ou ne se souciera pas. Vous obtiendrez également des commentaires sincères s'ils savent que vous répondrez.
- Lorsque vous répondez, soyez honnête et professionnel. Dans la culture de réseau omniprésente d'aujourd'hui, vous détruirez immédiatement la réputation d'une entreprise si vous répondez sans professionnalisme et sincérité.
N'insérez pas de flash ou autre chose qui ralentit le chargement des e-mails. Si un client rencontre une connexion lente, il supprime immédiatement l'e-mail lorsqu'il ne peut pas charger le contenu. N'oubliez pas que les commentaires sont souvent plus importants que ces fonctionnalités.
Utilisez les bonnes polices et formats. Concevez votre e-mail de manière professionnelle et claire. Un e-mail avec des images de mauvaise qualité et une police Comic Sans n'impressionnera généralement pas un client. Au lieu de cela, utilisez une police standard comme Times New Roman ou Arial si vous hésitez sur la police à utiliser et assurez la qualité de l'image.
Assurez-vous que l'e-mail est conçu de manière efficace. Le formatage du contenu d'une seule colonne est plus efficace qu'un format de colonne fractionnée. Choisissez une police qui n'est pas trop petite. Votre e-mail doit être entièrement visible sur votre ordinateur portable, téléphone ou tablette. Étant donné que de nombreuses personnes consultent leurs e-mails sur leur téléphone, vous devez formater correctement votre e-mail. publicité