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Au travail, prendre un congé peut être un peu nerveux et difficile, mais c'est essentiel. Si vous planifiez soigneusement votre congé afin de minimiser les difficultés pour votre gestionnaire, les chances que votre congé soit approuvé seront plus élevées. Lorsque vous vous asseyez pour envoyer un e-mail à votre congé, soyez franc, amical et expliquez légitimement pourquoi vous souhaitez prendre votre congé. Que la raison soit de voyager ou de faire face à des problèmes personnels, vous pouvez prendre un congé en toute confiance si vous faites preuve de courtoisie et d'attention quant à la façon dont votre absence affectera travailler.

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Partie 1 sur 2: Organiser le temps de prendre un congé

1. 

   Vérifiez la politique de votre entreprise en matière de congé. Consultez un manuel de l'employé ou interrogez votre gestionnaire au sujet de votre politique de congé au travail. Découvrez combien de jours vous êtes autorisé à prendre, comment et quand ils sont accumulés, et si vous êtes admissible à un congé payé.
   • Les niveaux d'ancienneté peuvent également affecter le nombre de jours de congé que vous prenez et le moment où vous pouvez les retirer.
   • Si vous êtes un nouvel employé, vérifiez si vous êtes admissible à un congé. Pour les nouveaux employés, prendre un congé peut être un peu un défi et votre gestionnaire peut ne pas être très enthousiaste à ce sujet.

2. 

   
   
   Planifiez votre congé au bon moment. Il est plus facile de demander un congé si vous n'êtes pas coincé sur un projet en cours, ou s'il n'y a pas de date limite pour terminer. Si votre entreprise connaît une période de l'année chargée, vous devriez éviter de prendre un congé pendant cette période.
   • Si vous devez prendre un congé pendant cette période chargée pour une urgence imprévue ou une occasion inattendue, incluez une explication convaincante dans votre demande d'autorisation.
   • Si possible, demandez si quelqu'un envisage de prendre un congé aux heures que vous souhaitez. Si votre lieu de travail compte moins d'employés, il sera plus difficile pour un gestionnaire d'approuver votre demande de congé.
   • Si votre demande de congé est approuvée, environ 1 semaine avant votre départ, rappelez habilement à un collègue que vous serez absent.

3. 

   
   
   Écrivez votre congé au moins deux semaines à l'avance. Vous devez noter votre demande de congé au moins deux semaines avant la date à laquelle vous commencez votre congé. Habituellement, plus vous donnez l'avis tôt, meilleures sont vos chances de prendre un congé. Aviser votre gestionnaire que vous prévoyez de prendre un congé de plusieurs semaines, voire un mois, avant le congé aidera votre lieu de travail à préparer votre absence.
   • Plus vous prévoyez de prendre un congé, plus tôt vous devriez donner un préavis. Si vous devez prendre quelques jours de congé, un préavis de 2 semaines suffit. Si vous êtes absent pendant une semaine ou plus, vous devez en informer votre responsable au moins un mois avant votre départ.

4. 

   
   
   Effectuez autant de tâches que possible avant de prendre un congé. Si vous vous absentez encore du travail et des tâches que vous devez accomplir, essayez d’effectuer autant de tâches que possible avant de prendre votre congé. Assurez-vous que votre absence ne sera pas trop lourde pour eux, qu'elle sera toujours appréciée et que votre demande de congé sera plus facile à examiner par votre gestionnaire.
   • Si vous n'êtes pas en mesure de vous acquitter de vos responsabilités professionnelles avant de prendre un congé, demandez à vos collègues de vous aider dans ces tâches.Assurez-vous qu'ils comprennent les tâches que vous devez accomplir. Donnez-leur vos coordonnées au cas où ils auraient besoin de votre aide.
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Partie 2 sur 2: Rédaction d'un e-mail

1. 

   Placez votre demande de congé dans la ligne d'objet de l'e-mail. Vous voudrez que votre responsable comprenne immédiatement votre demande sans même ouvrir l'e-mail. En particulier, insistez sur le fait que vous rédigez votre demande de congé et indiquez l'heure à laquelle vous prévoyez de prendre un congé à la date de la ligne d'objet du courriel.
   • Par exemple, la ligne d'objet pourrait être: "Nguyen Phong a pris son congé du 10/10/2020 au 25/10/2020."

2. 

   Commencez par une salutation amicale. Mentionnez directement votre responsable et ajoutez un message d'accueil. Bien que cela semble inutile ou insignifiant, cela crée une tonalité chaleureuse et donne à l'e-mail un aspect plus professionnel.
   • Votre message d'accueil n'a pas besoin d'être flashy. Juste dire des mots simples comme "Bonjour Mme Hoa", "Bonjour M. Quan", ou "Cher M. Tuan" est également assez parfait.
   • Notez le titre du poste et le désir du gestionnaire dans la façon dont il veut que son nom soit mentionné. Si votre lieu de travail les utilise pour communiquer, mentionner le nom du responsable dans un courriel peut sembler irrespectueux. De même, si le responsable utilise le titre (comme médecin, professeur, juge, etc.), vous devez utiliser ce titre dans le message d'accueil.

3. 

   Donnez du temps libre. Même si vous avez mentionné l'heure à laquelle vous souhaitez prendre congé dans la ligne d'objet de l'e-mail, vous devez quand même insister sur le temps libre dans la première ligne de l'e-mail. Ces informations doivent être dans le format requis.
   • Par exemple, vous pourriez écrire: «Je veux prendre congé du mercredi 10 octobre au jeudi 25 octobre».

4. 

   Expliquez pourquoi vous souhaitez prendre congé. Après avoir donné l'heure à laquelle vous souhaitez prendre congé, indiquez immédiatement les raisons pour lesquelles vous rédigez cette demande. Vous devez être honnête quant aux raisons pour lesquelles vous souhaitez prendre un congé, même si vous pensez que la raison que vous donnez n'obtiendra pas de réponse positive. Si vous mentez, les conséquences seront imprévisibles et il sera plus difficile d'obtenir un congé à l'avenir.
   • Par exemple, vous pourriez écrire: "La raison pour laquelle je prends mon congé ces jours-ci est que ma famille va voyager à Nha Trang."
   • Si vous prenez un congé pour des raisons d'urgence ou des circonstances imprévues, assurez-vous de le souligner dans vos explications. Les funérailles, les problèmes de santé ou les mariages inattendus sont quelques exemples de circonstances inattendues et permettent à un gestionnaire d'approuver une demande de congé de dernière minute.

5. 

   Rassurez votre gestionnaire que vous avez un plan pour votre absence. Faites savoir à votre responsable que vous avez réfléchi aux effets de votre absence sur le lieu de travail. Si vous devez demander à quelqu'un de faire ce que vous faites ou si votre projet et vos clients existants ont besoin de votre attention pendant votre séjour, expliquez en détail que vous allez vous attaquer à ces problèmes. Comment ça compte. Plus vous aidez votre manager à gérer des tâches et du stress, plus ils seront à l'aise lorsque vous prendrez votre congé.
   • Par exemple, vous pourriez écrire: «Je promets d'assumer la responsabilité du travail qui se fait pendant mon absence. J'ai pris des dispositions pour que Chi m'aide à gérer le travail avec mes clients. a également rempli tous les documents que j'avais à faire pendant la période où je n'étais pas là. "
   • C'est une bonne idée de dire à un responsable comment vous contacter en votre absence. Si vous ne pouvez pas ou ne pouvez pas fournir un numéro de téléphone ou une adresse e-mail de contact pendant votre congé, indiquez-le dans votre demande de congé.

6. 

   Clôture avec des notes positives. En bas de l'e-mail, vous devriez demander si votre demande de congé est raisonnable pour votre gestionnaire. Vous devez également remercier le responsable avant de le signer. Cela aidera à garder le ton aussi amical et professionnel que lors de l'ouverture de votre congé avec un message d'accueil.
   • Par exemple, le bas de l'e-mail pourrait écrire: «Ce congé est-il raisonnable? Merci, Thanh. "
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Conseils d'experts

Comment profiter au maximum de vos vacances:

• Fixez-vous un objectif pour les choses que vous voulez apprendre ou réaliser au cours des 6 prochains mois. Avoir un objectif d'attente vous aidera à vous motiver dans le premier mois suivant votre retour au travail après de longues vacances.
• Pendant votre temps libre, pensez à votre carrière. Demandez-vous dans quelle position vous voulez être et si le travail que vous faites vous amènera réellement à cette position. Ensuite, réfléchissez à d'autres opportunités d'emploi qui peuvent vous aider à vous rapprocher de vos objectifs à long terme.
• Si vous êtes satisfait de votre lieu de travail mais que vous n'êtes pas satisfait de votre rôle exact, envisagez de parler à votre responsable de la possibilité de changer de poste dans l'entreprise avant de retourner au travail. .