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• Pas
• Conseil

Le but des newsletters est d'informer un groupe de personnes sur un problème particulier tel qu'un événement, une politique ou une ressource, et de les encourager à le faire. Vous trouverez ci-dessous des instructions pour rédiger des newsletters efficaces et faciles à lire.

Pas

Partie 1 sur 4: Rédaction du sujet du bulletin d'information

1. 

   Tapez le mot «AVIS» en haut de la page. Immédiatement en dehors du texte se trouvait la newsletter. Écrivez le mot «AVIS» à environ 4 cm du haut de la page, en gras, centré ou aligné à gauche. Vous pouvez également choisir une taille de police plus grande pour ce mot.
   • Double espacement entre les lignes du titre.

2. 

   
   
   Nomination appropriée. Les newsletters sont une forme formelle de communication commerciale, vous devez donc les traiter de manière appropriée. Écrivez le nom complet et le titre de la personne à qui vous rapporterez.
   • Si vous envoyez une lettre à tous les employés, vous pouvez écrire: «RECEPTEUR: Tous les employés».

3. 

   Ajoutez des destinataires dans la série CC. La ligne «CC» fait référence à ceux qui reçoivent la notification sous la forme de «Cher Co». Ce n'est pas l'objet de la newsletter cible. Il s'agit de la personne qui a besoin d'informations sur la politique ou le problème que vous abordez dans la lettre.

4. 

   
   
   Écrivez votre nom dans la ligne "Expéditeur". Le sujet de la lettre doit inclure le nom de l'écrivain et l'expéditeur de la lettre. Votre nom complet et votre titre sont sur cette ligne.

5. 

   Ajoutez des dates. Entrez la date complète, y compris le jour, le mois et l'année. Par exemple, écrivez: «DATE: 5 janvier 2015» ou «DATE: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   Choisissez un paragraphe spécifique pour votre sujet. La ligne d'objet doit indiquer au lecteur de quoi parle le bulletin. Soyez précis et concis.
   • Par exemple, au lieu d'écrire le sujet sous la forme: "Encre", écrivez plus spécifiquement comme: "Problème d'utilisation de l'encre dans Office".

7. 

   Ajustez le format du titre en conséquence. Le titre doit être en haut de la page, aligné à gauche. Mettez en majuscule les mots "RECEIVER:", "SENDER:", "DATE:" et "ABOUT JOB:".
   • Un exemple de titre ressemblerait à ceci:
     Destinataire: nom et titre du destinataire
     SENDER: Votre nom et titre
     DATE: Date, mois, année où l'avis a été rédigé
     À PROPOS DU: (ou LIÉ À :) Problème mentionné par la newsletter (mise en évidence en quelque sorte).
   • Lors de la composition des titres, assurez-vous de doubler les éléments et d'aligner le texte.
   • Vous pouvez ajouter une ligne sous le titre qui traverse la largeur de la page pour séparer le titre et le corps du bulletin.
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Partie 2 sur 4: Rédaction du contenu de la newsletter

1. 

   Considérez qui est le destinataire. Pour que tout le monde puisse lire et répondre au bulletin, il est important de faire correspondre le libellé, la longueur et la solennité du message à celui qui le lira. Pour que cela fonctionne correctement, vous devez avoir une bonne idée de la personne qui reçoit le message.
   • Pensez aux préférences et aux préoccupations de vos lecteurs.
   • Essayez d'anticiper les questions que votre lecteur pourrait poser. Pensez à une partie du contenu de la newsletter, comme des exemples, des preuves ou d'autres informations pour les convaincre.
   • Voyez si vos lecteurs acceptent votre mention d'informations ou de sentiments inappropriés.

2. 

   Sautez les salutations rituelles. Le bulletin n'a pas commencé par une salutation comme "Cher M. Edwards". Au lieu de cela, entrez directement dans la question à discuter dans le message depuis le début.

3. 

   Mentionnez le problème dans le premier paragraphe. Écrivez les raisons pour lesquelles vous voulez que le lecteur agisse. C'est un peu comme l'introduction de l'essai, c'est-à-dire l'introduction du problème et la raison du problème.Vous pouvez également considérer l'introduction comme un résumé du corps entier de la newsletter.
   • En général, l'introduction prend environ un paragraphe.

4. 

   Par exemple, vous pouvez écrire: «Le 1er juillet 2015, la société XYZ mettra en place une nouvelle politique d'assurance maladie. Les employés bénéficieront d'une assurance maladie et toucheront un salaire minimum de 6 millions / mois ».

5. 

   Fournissez des informations sur les questions discutées. Le lecteur peut avoir besoin d'informations générales sur le problème que vous abordez. Donnez quelques informations, mais elles sont brèves et indiquez simplement ce qui est nécessaire.
   • Le cas échéant, continuez la notification en indiquant la raison pour laquelle la politique a été mise en œuvre. Par exemple, vous pourriez écrire: «Le gouvernement local a voté pour exiger que tous les employés de la région reçoivent un salaire minimum de 6 millions de VND / mois».

6. 

   Soutenez les arguments dans la discussion. Résumez les actions à effectuer. Des preuves et des arguments sur la solution que vous proposez. Commencez par les informations les plus importantes, puis couvrez les faits spécifiques ou à l'appui. Montrez à vos lecteurs qu'il est avantageux de faire ce que vous suggérez ou qu'il est préjudiciable de ne pas le prendre.
   • N'hésitez pas à ajouter des graphiques, des listes ou des graphiques, en particulier sur des messages plus longs. Assurez-vous simplement que ces informations sont vraiment pertinentes et convaincantes.
   • Pour des messages plus longs, pensez à rédiger un titre plus court pour rendre chaque section claire. Par exemple, au lieu d'écrire «Politique», écrivez «Nouvelle politique d'employé saisonnier». Soyez précis et concis dans chaque titre afin que le lecteur voie clairement les bases de la newsletter.

7. 

   Suggérer une action que le lecteur doit entreprendre. Une newsletter est un appel à l'action sur un problème spécifique, qu'il s'agisse d'une annonce de nouveau produit de la part de l'entreprise, d'une nouvelle politique de rapport de dépenses ou d'une présentation de la manière dont l'entreprise y travaille. matière. Rappelez-vous l'action que le lecteur doit effectuer dans la fin ou la phrase.
   • Par exemple, vous pouvez écrire: «Tous les employés doivent utiliser le nouveau système comptable à compter du 1er juin 2015».
   • Vous pouvez ajouter des preuves pour soutenir vos suggestions.

8. 

   Terminez la lettre par un résumé positif et encourageant. Le dernier paragraphe du bulletin devrait répéter les étapes suivantes pour résoudre le problème. Cela inclut un rappel de la solidarité de l'organisation.
   • Vous pouvez écrire: "Je serais heureux d'en discuter avec vous plus tard et je continuerai à discuter de vos décisions."
   • Vous pouvez conclure en disant: «Nous sommes ravis de cette expansion de catégorie. Nous pensons que cela aidera l'entreprise à se développer et que l'entreprise fonctionnera de manière plus durable ».
   • Ce paragraphe est généralement d'environ 1 à 2 phrases.
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Partie 3 sur 4: Newsletter complète

1. 

   Formatez correctement les newsletters. Utilisez le format standard pour rendre les messages faciles à lire. Utilisez une police Times New Roman ou Arial de taille 12. Les marges gauche, droite et inférieure sont de 2,5 cm.
   • Alignez les paragraphes. Séparez les paragraphes, double interligne et marges ou non.

2. 

   Consultez la newsletter. Examinez et modifiez le message pour le rendre clair, concis, convaincant et exempt de fautes de frappe. Vérifiez la cohérence du libellé. Types de mots académiques ou de mots professionnels.
   • Vérifiez l'orthographe, la grammaire et les erreurs de contenu. Portez une attention particulière aux noms, dates ou numéros.
   • Vérifiez si le message est trop long et supprimez le contenu inutile.

3. 

   Signatures. La newsletter n'a pas de ligne de signature. Cependant, vous devez ajouter l'en-tête et à côté de votre nom. Cela prouve que vous avez confirmé la newsletter.

4. 

   Utilisez du papier à en-tête. Vous pouvez créer un papier à en-tête spécial spécialement pour les newsletters ou utiliser des en-têtes commerciaux classiques.
   • Si vous rédigez des documents électroniques (pour l'envoi par courrier électronique, par exemple), vous devez créer un en-tête distinct dans Word contenant le logo de votre entreprise et des informations de contact de base. Utilisez ce titre comme modèle pour les newsletters que vous envoyez.

5. 

   Choisissez comment envoyer votre courrier. Décidez de la meilleure façon d'envoyer des newsletters. Vous pouvez l'imprimer et le distribuer à tout le monde. Vous pouvez également envoyer par e-mail.
   • Si vous envoyez le message par e-mail, vous pouvez mettre en forme le code HTML de l'e-mail. Sinon, vous pouvez enregistrer le message au format PDF et le joindre en tant qu'e-mail.
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Partie 4 sur 4: Utilisation du modèle de newsletter

1. 

   Trouvez des modèles de lettre disponibles. Demandez-vous si vous souhaitez utiliser des exemples de lettres au lieu d'écrire en premier lieu. Si tel est le cas, la première étape consiste à trouver de bons modèles de courrier en ligne. Microsoft Word propose également des modèles de lettres. Les modèles utilisent souvent le même format de base, mais des polices, des tailles de police et une mise en page différentes.
   • Téléchargez le modèle adapté à vos besoins.
   • Assurez-vous de lire les conditions d'utilisation avant d'utiliser un modèle en ligne.

2. 

   Ouvrez le modèle de message qui a été téléchargé sur votre ordinateur. Après avoir appuyé sur la touche de téléchargement, le modèle de lettre se télécharge automatiquement sur votre ordinateur, ou quelques étapes peuvent être effectuées avant le début du téléchargement. Le modèle de lettre est téléchargé sous forme de fichier zip, vous devez le décompresser et l'ouvrir dans Microsoft Word.
   • Il est recommandé d'utiliser la dernière version de Microsoft Word pour vous assurer que vous ne rencontrez pas de problèmes logiciels imprévus et que le modèle de message ne fonctionne pas comme prévu. Si vous disposez d'une version antérieure de Microsoft Word, mettez à jour le logiciel avant de télécharger les modèles de lettre.

3. 

   Créez un en-tête (en-tête). N'oubliez pas que le corps de l'exemple de message est susceptible de changer. Vous pouvez personnaliser des parties de l'exemple de message à votre guise. Par exemple, vous pouvez ajouter des logos et des symboles de copyright dans l'en-tête des modèles de lettre. Cliquez sur l'en-tête et entrez les informations de votre entreprise.

4. 

   Remplissez les sections dans l'en-tête du formulaire de lettre. N'oubliez pas de remplir les champs "TO" et "FROM", ainsi que "CC" et "SUBJECT". Soyez prudent lorsque vous remplissez ces champs pour éviter de les omettre, en les laissant vides, font souvent des erreurs en tapant.

5. 

   Saisissez le texte du message. Écrivez l'introduction, la raison, la discussion et le résumé dans le corps du bulletin. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des puces ou créer des listes pour organiser vos informations.
   • Conservez le format du modèle de lettre. Cela garantit que les paragraphes sont alignés, avec des marges et une taille de police correctes.
   • Si nécessaire, vous pouvez même personnaliser la newsletter pour utiliser le tableau. Parfois, c'est une bonne idée, surtout si l'utilisation de listes à puces ou similaires rend les messages confus ou difficiles à lire.
   • Assurez-vous de supprimer tout texte du modèle. En même temps, vérifiez attentivement votre courrier avant de l'envoyer.

6. 

   N'oubliez pas de vérifier le pied de page. Le pied de page est la zone vide au bas de la page pour plus d'informations. Vous pouvez ajouter des informations de contact professionnelles ou personnelles sur ce site. Il est très important de prendre le temps de vérifier l'exactitude des informations. La dernière chose que vous ne voulez pas se produire est lorsque le message est parfaitement rédigé mais qu'il contient des informations de contact incorrectes ou des informations manquantes.

7. 

   Ajustez l'apparence du message. L'un des aspects les plus intéressants des exemples de messages est que vous pouvez modifier la couleur du texte. Cela vous aide à montrer une certaine personnalité et à faire ressortir le texte davantage. Vous pouvez également choisir la bonne couleur pour la situation en cours pour vous assurer que votre newsletter est exceptionnelle, pas seulement professionnelle.

8. 

   Enregistrez les newsletters sous forme de texte cohérent. Assurez-vous d'en enregistrer une copie. Vous disposerez de documents électroniques de sauvegarde pour faciliter l'échange d'informations.

9. 

   Enregistrez le modèle pour une utilisation ultérieure. Chaque fois que vous devez utiliser un exemple de message avec un sujet changeant, il vous suffit de personnaliser les éléments pour qu'ils correspondent au sujet spécifique du message. Cela vous fera gagner du temps, vous aidera à créer un bulletin d'information cohérent et professionnel qui attirera l'attention de tous, de sorte qu'il sera lu immédiatement. publicité

Conseil

• Ne donnez pas trop de raisons. Il est important d'expliquer pourquoi vous voulez que quelque chose soit fait, mais n'en faites pas trop.
• Le bulletin doit être court.