Contenu

• Pas
• Conseil

Avez-vous des problèmes avec une banque, une compagnie d'assurance, une agence publique, un employeur ou une école? Avez-vous besoin de leur envoyer une lettre pour les convaincre de faire quelque chose ou les persuader de vous aider à résoudre un problème, mais vous ne savez pas par où commencer? L'article suivant vous expliquera comment rédiger une lettre convaincante efficace.

Pas

Partie 1 sur 4: Préparer

1. 

   Up des idées. Avant de commencer à écrire une lettre, réfléchissez à ce que vous voulez transmettre à travers la lettre, pourquoi vous écrivez cette lettre, ainsi que les objections que le destinataire pourrait présenter après vous. lire la lettre. Avoir une idée en tête vous aidera à définir clairement le contenu principal de la lettre et à comprendre le sujet auquel la lettre fait face.
   • Ouverture de la lettre avec un motif de phrase: je veux convaincre le "lecteur" du "but". Remplacez l'expression «lecteur» par la personne à qui vous envoyez la lettre et «but» par quelque chose que vous essayez de convaincre.
   • Une fois que vous avez terminé l'étape ci-dessus, demandez-vous: Pourquoi? Soulignez les raisons pour lesquelles vous voulez que le lecteur soit d'accord avec vos souhaits.
   • Une fois que vous avez énuméré les raisons, organisez-les par importance. Mettez toutes les raisons importantes dans une colonne et les raisons qui sont moins importantes que dans une autre colonne. Cette étape permet de résumer les informations pour mettre en évidence les informations importantes et pertinentes.

2. 

   
   
   Connaissez votre but. Assurez-vous de savoir exactement quels sont vos objectifs. Quelles sont les choses que vous devez accomplir et ce que vous voulez que vos lecteurs fassent.
   • En même temps, pensez par vous-même aux solutions pour résoudre les problèmes auxquels vous pensez.

3. 

   
   
   Comprenez la lettre cible. L'analyse et la compréhension de votre sujet vous aideront à façonner la composition de votre lettre. Si possible, déterminez si vos lecteurs sont susceptibles d'être d'accord ou en désaccord avec vous, ou s'ils seront du côté neutre. Cette étape vous aidera à déterminer où mettre davantage votre esprit.
   • Essayez d'identifier la véritable identité de la personne à qui vous envoyez la lettre. Qui sont-ils et qu'est-ce qui vous fait croire qu'ils devraient vraiment vous aider? Votre lettre sera-t-elle simplement ignorée ou sera-t-elle traitée? Le destinataire est-il en position élevée ou la personne en charge de résoudre ce problème? Selon la position du destinataire, il y aura une formulation différente.
   • Essayez de savoir quelles sont les opinions et les façons de penser du lecteur sur le sujet discuté. Des opinions contradictoires pourraient-elles surgir entre vous et vos lecteurs? Comment pouvez-vous présenter de telles vues de manière formelle?
   • Découvrez les intérêts que votre lecteur pourrait avoir avec votre sujet. Ont-ils la capacité de traiter? Sont-ils directement influencés par ce sujet? Combien de temps ont-ils besoin pour les examiner?
   • Pensez aux types de preuves que vous devriez présenter dans votre essai pour persuader le lecteur.

4. 

   
   
   Faites des recherches sur le sujet. Un langage très convaincant devrait inclure des preuves factuelles et des informations connexes. Assurez-vous de voir sous un angle différent. N'étudiez pas seulement le problème de votre point de vue, mais mentionnez les points de vue opposés et leurs faits.
   • Utilisez des faits factuels, des arguments logiques, des statistiques et des preuves pertinentes pour étayer votre affirmation.
   • Au lieu d'insister simplement sur le fait que la position du camp adverse est fausse, expliquez pourquoi votre position est correcte et mérite d'être prise en considération.
   publicité

Partie 2 sur 4: Formater une lettre

1. 

   Utilisez le format de bloc. Les lettres commerciales ont un format unique. Lors de la lecture d'une lettre écrite dans le format correct, le lecteur ne sera pas distrait d'une manière ou d'une autre. À l'inverse, si vous ne vous arrangez pas correctement, la lettre laissera une mauvaise impression de vous aux yeux des lecteurs et ils risquent de la jeter de côté.
   • Commencez par utiliser des sauts de ligne et des paragraphes séparés.
   • Alignez chaque paragraphe. En d'autres termes, ne mettez pas en retrait le paragraphe comme vous le feriez lorsque vous rédigez une prose ou un essai.
   • Une ligne entre les paragraphes.
   • Utilisez une police standard, généralement Times New Roman ou Arial avec une taille de police de 12.

2. 

   L'adresse est placée séparément au début de la lettre. Commencez par saisir votre adresse dans le coin supérieur gauche de la lettre. N'incluez pas votre nom, mais uniquement l'adresse de la rue, de la ville, de la province (utilisez «état» pour les pays avec des états tels que les États-Unis…) et l'indicatif régional. Vous pouvez également saisir votre numéro de téléphone et votre e-mail sur les lignes séparées ci-dessous. Si vous habitez au Royaume-Uni, l'adresse doit être sur le côté droit. Puis une ligne plus loin.
   • Entrez la date. Les mois sont écrits sous forme de lettre suivis respectivement de la date et de l'année. Remarque: cette méthode est utilisée dans les pays anglophones. Au Vietnam, en utilisant l'ordre "Jour ... mois ... année ..."). Une ligne.
   • 4 juin 2013
   • Tapez le nom et l'adresse du destinataire. Essayez de spécifier l'identité du destinataire. Une ligne.

3. 

   Ouvrez la lettre avec une salutation. "Cher" avec le nom du destinataire est une forme de préface familière acceptée. Assurez-vous que le nom du destinataire est correctement tapé afin que le nom du message d'accueil corresponde au nom du destinataire dans l'en-tête du message.
   • Utilisez des titres comme M. (M.), Mme (Mme), Professeur (Dr) en conjonction avec le prénom du destinataire lorsque vous faites référence au nom de famille. Si vous ne savez pas quel nom appeler une femme, utilisez "Ms. (Ms.)"
   • Utilisez toujours deux points après le titre.
   • Laissez une ligne entre le message d'accueil et le premier paragraphe
   • Cher professeur Brown:

4. 

   
   
   Fermez la lettre avec une conclusion. Avant d'écrire votre dernière phrase, pensez au ton de la lettre. «Merci» est l'un des types de base de phrases de clôture, tandis que les phrases comme «Cordialement» sont plus amicales. Pensez à savoir si votre lettre correspond à une fin respectueuse ou amicale. Quel que soit le type de conclusion que vous choisissez, vous devez suivre la règle selon laquelle le premier mot doit être en majuscule et le mot suivant en minuscules. Après la phrase de fin se trouve une virgule.
   • Choisissez «Best Regards, (Respectfully yours)» pour le format de courrier officiel. «Sincèrement», «Bien cordialement», «Merci, (Merci)» ou «Bien à vous» sont des formulaires de fermeture. standard pour les e-mails professionnels. «Best Regard, (Best,)», «Best Regard» ou «Have a nice day» sont des expressions intimes. et une sensation moins distante.
   • Faites de la place quatre lignes pour votre signature avant de taper votre nom.
   • Merci,
   publicité

Partie 3 sur 4: Rédaction de lettres

1. 

   
   
   Bref et concis. Les lettres persuasives doivent être courtes et polies. Les entrepreneurs lisent rarement une lettre de plus d'une page ou une lettre au ton ennuyeux. Ne marchez pas, étendez-vous. Essayez d'utiliser des phrases claires et cohérentes. Évitez les hors-sujet et donnez des informations inutiles, marginales ou excessives.
   • Évitez d'utiliser des phrases trop verbeuses. Besoin d'utiliser des phrases explicatives très convaincantes. Les phrases doivent être courtes, faciles à comprendre et à lire.
   • N'écrivez pas de trop longs paragraphes. N'incluez pas trop d'informations dans chaque paragraphe car cela rendra le lecteur déprimé lors de la lecture de la lettre, ne vous éloignez pas du sujet ou n'essayez pas de rendre les choses plus confuses. Tenez-vous-en aux informations qui sont étroitement liées dans chaque paragraphe et passez à un autre lorsque vous commencez à développer une nouvelle idée.

2. 

   
   
   Énoncez l'idée principale dans les deux premières phrases. Commencez par une phrase d'ouverture légère et simple. Énoncez vos souhaits (c'est-à-dire l'idée principale) dans les deux premières phrases.
   • Le premier paragraphe ne devrait comporter que deux à quatre phrases.

3. 

   Le deuxième paragraphe devrait souligner le but de la lettre. Dans ce paragraphe, décrivez vos pensées, vos exigences ou vos objectifs. Au lieu de donner des raisons, des informations ou un contenu spécifiques, expliquez en détail votre position, vos points, vos intérêts ou vos exigences et expliquez l'importance du problème. à quel point il est influent sur vous qui vous oblige à agir.
   • N'oubliez pas d'organiser votre contenu de manière raisonnable et polie avec des phrases réalistes. Évitez d'utiliser un langage trop émotionnel, n'utilisez pas de mots forcés, n'utilisez pas de phrases impolis avec les lecteurs (les lecteurs ici peuvent être des individus ou des organisations) ainsi que ne montre pas de grossièreté envers la partie adverse.

4. 

   Faites des points d'appui dans les paragraphes suivants. Les prochains paragraphes justifieront votre point de vue en fournissant des informations d'accompagnement et des détails supplémentaires. Assurez-vous de fournir des détails logiques, factuels, raisonnables, pratiques et juridiques. N'offrez pas seulement des opinions émotionnelles, des croyances ou simplement des désirs personnels. Ne faites pas lire au lecteur une longue histoire; les points doivent être soulevés rapidement et avec précision. Voici quelques petites tactiques pour vous aider à atteindre cet objectif:
   • Citant des statistiques et des événements réels pour engager les lecteurs. Assurez-vous que les statistiques et les faits présentés proviennent de sources fiables et légitimes et que les statistiques et les faits sont appliqués honnêtement par vous, dans leur contexte d'origine. .
   • Citez les experts en recherche pour montrer qu'ils ont un point de vue similaire sur vous sur cette question et s'opposent aux points de vue de l'opposition. Ces experts doivent avoir une position de confiance dans le domaine qu'ils recherchent et être capables de faire valoir leur point de vue sur le sujet en question.
   • Donnez les raisons pour lesquelles votre demande doit être approuvée. La méthode de persuasion en expliquant à quelqu'un pourquoi vous pensez que quelque chose devrait être fait afin qu'il puisse changer d'avis plus efficacement que de simplement lui demander de faire quelque chose. . Expliquez la situation actuelle et pourquoi elle doit être modifiée.
   • Donnez vos détails, spécifications et compréhension du problème qui parle de l'exigence. Mentionnez les efforts passés pour résoudre les problèmes ou l'absence de toute action.
   • Les preuves liées au problème en question doivent être accompagnées d'un exemple. Présentez des preuves qui permettraient au lecteur de voir l'importance du problème.
   • N'oubliez pas de limiter ce que vous devez mentionner dans votre paragraphe. Veuillez exposer votre cas et votre situation de manière simple. Pas trop dans les détails, mais il est nécessaire de donner suffisamment de contenu clé. Choisissez uniquement les statistiques, les experts et les témoignages les plus pertinents.

5. 

   Réfutez l'opinion de la partie adverse. La clé pour être en mesure de persuader efficacement quelqu'un est de contester les opinions contraires. Si vous voulez prévoir les arguments ou les questions répréhensibles des lecteurs, vous pouvez les mentionner dans la lettre. Trouvez un terrain d'entente avec le camp adverse ou proposez des points de vue convaincants pour étayer votre opinion.
   • Assurez-vous de reconnaître ouvertement la différence entre votre point de vue et l'autre côté. Essayer de les cacher ne fera qu'affaiblir votre argument. Au lieu de cela, mettez l'accent sur les valeurs, les expériences et les problèmes que vous avez en commun avec le camp adverse.
   • Évitez d'utiliser un langage critique. Mettre trop d'émotion dans les mots réduit l'équité de vos arguments. Une lettre avec trop de négativité et de jugement peut entraver le consentement de vos lecteurs à vos opinions.

6. 

   Fermez la lettre en répétant votre demande. Répétez votre demande ou votre opinion à la fin du message. Dans ce paragraphe, vous pouvez suggérer une solution ou prendre des mesures pour résoudre le problème. Mentionnez dans la lettre que vous ferez le suivi de cette lettre par téléphone, e-mail ou par autocontrôle.
   • Terminer par une phrase bien établie aidera à persuader votre lecteur de se pencher vers vous ou du moins l'aidera à voir le problème plus clairement de votre point de vue.
   • Apportez vos propres solutions ou méthodes. Acceptez un compromis ou les deux parties prennent du recul. Montrez au lecteur ce que vous avez fait et ce que vous vous préparez à faire face à la situation.
   publicité

Partie 4 sur 4: étapes finales

1. 

   Recherchez les erreurs. Les fautes d'orthographe et les mauvaises structures grammaticales sont la première chose qui donne aux lecteurs une mauvaise impression de vous. Ce n'est que lorsque l'article ne contient aucune erreur que le lecteur peut se concentrer sur le contenu et l'idée que l'article veut véhiculer. Relisez la lettre plusieurs fois avant d'appuyer sur le bouton d'envoi. Lisez la lettre à haute voix pour savoir si elle se passe bien.
   • En cas de besoin, demandez à quelqu'un de vérifier les fautes d'orthographe dans votre lettre (ou vous pouvez utiliser un logiciel de vérification orthographique).

2. 

   Signez avec votre vraie signature. Signez la lettre directement si vous l'envoyez au lieu d'un e-mail. Cela permet de personnaliser la lettre et de vérifier que la lettre a été écrite par vous.

3. 

   Copiez d'autres personnes importantes. Si d'autres personnes de l'entreprise ou d'une autre organisation ont besoin de lire votre lettre, envoyez-leur une copie. Cela signifie imprimer le nombre équivalent de personnes à envoyer, signer réellement les copies et envoyer.

4. 

   Les expéditeurs doivent en conserver une copie. Gardez toujours une note de votre dossier avec quand il a été envoyé et les informations du destinataire. Notez ce que vous devez faire ensuite pour résoudre le problème jusqu'à ce qu'il soit résolu. publicité

Conseil

• Devrait écrire sous forme formelle. Le destinataire de la lettre ne vous fera pas confiance si vous utilisez un langage de conversation informel ou informel.L'utilisation d'un langage formel aide également à rendre une lettre plus polie que l'utilisation d'un argot dénué de sens!
• Utilisez un langage doux. Les gens ont tendance à aider ceux qui sont gentils avec eux.
• Pas hors sujet. Veillez à ne pas ajouter d'informations supplémentaires sans rapport avec le sujet dont vous parlez. Au lieu de cela, tenez-vous-en au contenu pertinent et ne compliquez pas les choses. Utilisez des faits réels pour les faire ressortir.
• N'utilisez que des puces dans le paragraphe du milieu si certaines des étapes, actions ou suggestions doivent être clairement indiquées.
• Utilisez l'anglais standard pour écrire des lettres (pour les pays anglophones). Ce n'est pas un texte ou un média social; Ceci est une lettre officielle. Les abréviations, l'argot et les émojis peuvent faire passer votre message.
• Ajustez les points de focalisation en fonction des perceptions des entreprises ou des agents. Une organisation à but non lucratif et une grande entreprise peuvent penser différemment.
• Ne traitez pas vos lecteurs comme s'ils vous devaient quelque chose et qu'ils vous demandaient quelque chose. Au lieu de cela, convainquez-les dans un langage amical et professionnel.