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• Partie 1 sur 2: Format de la lettre commerciale
• Partie 2 sur 2: Comment écrire une lettre commerciale
• Conseils

Si vous avez votre propre entreprise, vous devrez probablement écrire des lettres commerciales à vos clients. Les objectifs peuvent être différents : signaler de nouveaux événements ou conditions, répondre aux réclamations des clients au nom de l'entreprise. Quelle que soit la raison pour laquelle vous écrivez, il est important de maintenir un ton et un style professionnel à tout moment.

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Partie 1 sur 2: Format de la lettre commerciale

1. 1 Utilisez un papier à en-tête professionnel. La lettre commerciale représente votre entreprise. À cet égard, la lettre doit avoir la forme appropriée. N'oubliez pas non plus d'utiliser le logo ou la marque de votre entreprise.
   • Vous pouvez créer un en-tête de lettre à l'aide de modèles de couleurs prêts à l'emploi pour Microsoft Word. Utilisez un vrai logo ou une marque d'entreprise.
2. 2 Ouvrez un éditeur de texte. Toutes les lettres commerciales de l'entreprise doivent toujours être saisies sur un ordinateur.
   • Créez un nouveau document et définissez les marges sur 2,54 centimètres.
   • Utilisez une police serif comme Times New Roman, Georgia ou Arial. Ainsi, la taille de la police ne doit pas dépasser 12, mais pas moins de 10. Le type ou la taille de la police ne doit pas affecter négativement la lisibilité de la lettre.
   • Utilisez un interligne simple.
3. 3 Personnalisez la forme du bloc. La forme en bloc est le format le plus courant pour les lettres commerciales. C'est aussi le plus simple à mettre en place et à suivre. Chaque élément est justifié à gauche et séparé par un espace. Dans l'ordre du haut de la page vers le bas, une lettre commerciale doit inclure les éléments suivants :
   • La date d'aujourd'hui ou la date à laquelle la lettre a été envoyée. N'oubliez pas d'inclure la date, car elle est utilisée pour la comptabilité par l'expéditeur et le destinataire, ainsi qu'à des fins légales. Donnez la date exacte.
   • L'adresse de l'expéditeur. Il s'agit de votre adresse au format standard. Si votre adresse est déjà répertoriée dans l'en-tête de la lettre, vous pouvez ignorer cette étape.
   • Adresse de sortie. Entrez le nom et l'adresse du destinataire de la lettre. Vous pouvez utiliser l'adresse "Maître" ou "Maîtresse". Ainsi, si le destinataire est Nina Serova, vous pouvez écrire à la fois « Mme Nina Serova » et « Nina Serova ».
   • Les salutations. Vous pouvez écrire « Chère Mme Serova » ou « Chère Nina Serova ». Si vous ne savez pas qui lira la lettre, écrivez « Chers Messieurs ». Il existe également une option "Pour l'information de toutes les parties intéressées", mais elle doit être laissée en dernier recours si le destinataire est inconnu.
   • Le corps principal de la lettre. Cette partie sera discutée plus en détail dans la section suivante.
   • Partie finale et signature. Écrivez : « Sincèrement » - ou : « Meilleurs vœux. »

Partie 2 sur 2: Comment écrire une lettre commerciale

1. 1 Définissez votre public cible. Le ton de la lettre doit toujours rester professionnel quel que soit le public, mais le choix des mots et des moyens linguistiques dépend du destinataire de la lettre. Si la lettre est destinée au service RH d'une autre entreprise, un langage plus formel doit être utilisé. Lorsque vous vous adressez à un client spécifique, vous pouvez recourir à un langage informel et simple.
   • Cela vous aidera également à éviter les malentendus. N'utilisez pas de termes incompréhensibles pour le lecteur. Par exemple, les clients peuvent ne pas connaître les abréviations utilisées pour le programme spatial de votre entreprise, alors ne les utilisez pas dans votre lettre.
   • La règle la plus importante de la rédaction commerciale est que le texte doit être clair, concis et courtois.
2. 2 Indiquez le but de la lettre sur la première ligne. Considérez le but de la lettre. Voulez-vous fournir une nouvelle adresse de bureau? Rappeler la dette au client ? Répondre à la réclamation ? Gardez cela à l'esprit lorsque vous devez écrire la première phrase de la lettre. N'utilisez pas de termes vagues et allez droit au but.
   • Écrivez à la première personne si vous exprimez votre opinion en tant que propriétaire d'entreprise. Écrivez à la deuxième personne si vous vous adressez au nom d'une entreprise ou d'une organisation.
   • Utilisez une déclaration dénuée d'ambiguïté telle que : « Nous vous informons par la présente » - ou : « Nous souhaitons par la présente savoir ce qui suit. » Écrivez à la première personne si vous vous adressez en tant que propriétaire de l'entreprise comme : « Je veux vous contacter », - ou : « J'ai appris récemment..., alors j'aimerais... ».
   • Par exemple, vous (le propriétaire de l'entreprise) souhaitez informer Nina Serova d'un mois de dettes. Commencez votre lettre comme ceci : « Je voudrais vous informer qu'en mars 2015, il y a une dette sur votre compte.
   • Si vous êtes un employé d'une entreprise et que vous répondez à une plainte d'un client concernant le programme spatial de votre entreprise, commencez comme ceci : « Nous avons reçu vos commentaires concernant notre programme de colonisation de Mars. »
   • Parfois, vous devez dire au lecteur qu'il a remporté un concours ou qu'il a obtenu une place dans un établissement d'enseignement. Commencez comme ceci : "Je suis heureux d'informer ...", - ou : "Nous sommes heureux d'informer ...".
   • Si vous avez besoin de signaler une mauvaise nouvelle, commencez par cette phrase : "Avec regret, nous vous informons...", - ou : "Après mûre réflexion, il a été décidé...".
3. 3 Utilisez une voix valide. Dans le discours officiel, la voix passive est souvent utilisée, mais elle peut rendre le texte de la lettre monotone ou incompréhensible. Une voix valide permet à l'information d'être véhiculée sur un ton décisif.
   • Un exemple de voix passive : « Quelles mesures peut-on prendre ? Dans ce cas, le sujet « marche » n'est pas l'exécuteur de l'action, mais éprouve l'action sur lui-même.
   • Exemple de voix valide : « Quelles mesures pouvons-nous prendre ? » Dans cette version, une voix active est utilisée, ce qui vous permet de transmettre clairement et clairement l'idée.
   • Parfois, la voix passive permet de faire passer votre message et de ne pas trop attirer l'attention sur une erreur ou un fait inesthétique. Utilisez-le uniquement dans ce cas. Habituellement, une voix valide est préférée.
4. 4 Lien vers des événements précédents ou communication avec le lecteur. Vous avez peut-être déjà informé Nina Serova de la dette. Le lecteur pourrait exprimer son mécontentement vis-à-vis de votre programme spatial lors de la dernière conférence. Si vous avez déjà communiqué, rappelez-le. Le lecteur pourra se rappeler des détails importants, et votre lettre sera beaucoup plus importante et urgente.
   • Utilisez des phrases telles que : « Conformément à la lettre précédente de… », « Merci pour votre paiement en temps voulu le mois dernier », ou : « Nous avons été ravis d'entendre vos commentaires constructifs lors de la conférence en mai. »
5. 5 Faites une demande ou offrez de l'aide. Donnez un ton positif avec une demande polie ou offrez votre coopération sous forme d'aide.
   • Disons que vous possédez une entreprise et que vous voulez convaincre un client de payer une dette. Utilisez la phrase : « Je vous serais reconnaissant de votre aide et de votre paiement immédiat. »
   • Si vous écrivez au nom d'une entreprise, utilisez la phrase : « Nous aimerions organiser une rencontre personnelle pour vous avec notre responsable des ressources humaines ».
   • Proposez également de répondre à toutes les questions possibles et de dissiper les doutes du lecteur. Exemple : « Nous serons ravis de répondre à toutes vos questions ou de lever tout doute sur le paiement », - ou : « Vous souhaitez en savoir plus sur notre programme ?
6. 6 Complétez la lettre. Utilisez une incitation à l'action de votre côté ou du côté du client. Il peut s'agir d'une demande de remboursement de la dette dans un délai spécifié ou d'une offre d'organiser un rendez-vous avec un client.
   • Rédigez une proposition dans l'espoir de communiquer à l'avenir : « Au plaisir de vous rencontrer lors de la réunion budgétaire la semaine prochaine », - ou : « Nous serions heureux de discuter plus en détail de tous ces aspects avec vous lorsque nous nous rencontrerons dans notre bureau . "
   • Indiquez si des documents sont joints à la lettre. Ajoutez une phrase comme : "Nous vous envoyons une facture pour le mois dernier", - ou : "Une copie du programme spatial est jointe à la lettre."
   • Utilisez une phrase de clôture à la fin. Il est préférable que les clients écrivent : « Sincèrement », - ou : « Meilleurs vœux ».
   • Utilisez le terme « Regards » dans les lettres formelles aux étrangers.
   • Écrivez : « Tout le meilleur » si vous connaissez ou coopérez avec une personne.
7. 7 Corrige les erreurs. Une mise en forme et une formulation correctes ne joueront aucun rôle s'il y a des erreurs grammaticales dans la lettre !
   • Essayez de trouver tous les cas de la voix passive et faites les ajustements appropriés.
   • Faites attention aux phrases longues et confuses. Dans une lettre commerciale, la règle « Mieux vaut moins, c'est mieux » s'applique, les phrases longues doivent donc être supprimées.

Conseils

• Imprimez la lettre sur du papier A4 non ligné. Dans le cas d'un envoi postal, pliez la lettre trois fois et placez-la dans une enveloppe standard.