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• Partie 1 sur 3: Choisir le style et la langue du mémorandum
• Partie 2 sur 3: Préparation à la rédaction d'un mémo
• Partie 3 sur 3: Rédaction d'un mémo

Un mémo est un moyen accepté dans le monde entier de communiquer des informations au sein d'une entreprise. Les notes de service peuvent également être utilisées dans la correspondance entre deux sociétés. Le mémo doit être professionnel et transmettre les informations clairement. Ne vous inquiétez pas si vous n'avez jamais écrit de mémos - cet article vous apprendra comment.

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Partie 1 sur 3: Choisir le style et la langue du mémorandum

1. 1 N'utilisez pas de langage informel. Le langage du mémo doit être simple mais formel.
   • N'écrivez pas une note comme « Bonjour ! C'est enfin vendredi! Je veux vous parler d'un sujet important."
   • Au lieu de cela, écrivez ceci : "Cette note vous tiendra au courant de l'avancement du projet 319."
2. 2 Dans votre mémo, restez sur un ton neutre - ne soyez pas trop émotif et subjectif. Faites de votre mieux pour vous fier aux faits et aux preuves lorsque vous faites une réclamation.
   • Par exemple, vous ne devriez pas écrire comme ceci : « Je pense que nous serons tous beaucoup plus heureux si nous venons travailler le vendredi dans ce que nous voulons.
   • Au lieu de cela, recherchez si tous les employés veulent s'habiller avec des vêtements décontractés le vendredi et comment cela affecte l'éthique de l'entreprise.
3. 3 Utilisez des phrases de signalisation. Lorsque vous allez fournir des preuves ou citer une source, assurez-vous d'utiliser des expressions appropriées.
   • Par exemple : « D'après nos données, … » ou « Les études réalisées montrent que … ».
4. 4 Choisissez une police et une taille appropriées. Le mémo doit être facile à lire, évitez donc d'utiliser des caractères trop petits ; 11 ou 12 est la taille de police standard.
   • Vous devez également choisir un style de police simple tel que Times New Roman. N'écrivez pas votre note dans une police amusante ou fantaisiste comme Comic Sans (ils se moqueront de vous si vous faites ça !).
5. 5 Utilisez des champs standards. Les marges de 2,5 cm sont la norme pour les mémos, bien que certains éditeurs de texte puissent inclure des modèles de mémos avec de grandes marges (par exemple, 3 cm).
6. 6 Les notes de service sont écrites avec un interligne simple. Laissez une ligne vide entre les paragraphes et les sections.
   • N'indentez pas les paragraphes.

Partie 2 sur 3: Préparation à la rédaction d'un mémo

1. 1 Si vous avez besoin d'informer plusieurs personnes sur quelque chose d'important (au travail), envoyez-leur un mémo. Vous pouvez même l'envoyer à une seule personne si le fait que vous ayez transmis des informations doit être documenté.
   • Cependant, dans certains cas, il est préférable de simplement parler aux personnes que vous voulez.
   • De plus, certaines informations ne peuvent être transmises par écrit.
2. 2 Selon les informations transmises, le contenu et le format de la note peuvent varier. La plupart des mémos contiennent les informations suivantes :
   • Une nouvelle idée ou une solution à un problème.Par exemple, si vous savez comment résoudre un problème de planification des heures supplémentaires, écrivez-le dans un mémo et envoyez-le à votre patron.
   • Ordres. Par exemple, l'envoi d'un mémo est un moyen efficace de répartir les responsabilités lors d'une conférence à venir organisée par votre service.
   • Reportage. Vous pouvez également envoyer une note pour informer vos collègues d'un événement récent, ou pour les informer de nouvelles informations sur le projet, ou pour soumettre un rapport sur les résultats d'une étude.
3. 3 Vous travaillez peut-être sur de nombreux projets et souhaitez les partager dans un mémo. Ne devrait pas faire ça. Les notes de service contiennent des informations sur un problème spécifique (sujet, projet, etc.).
   • Le mémo doit être court, informatif et facile à lire. Ainsi, en vous concentrant sur un seul sujet, vous vous assurez que l'information est lue et prise en compte.
4. 4 Le contenu et le style de votre note dépendent du public cible, alors pensez à qui lira votre note.
   • Par exemple, le style de la note pour vos collègues sur la planification d'une date importante et le style de la note pour votre patron avec le rapport d'avancement seront très différents.

Partie 3 sur 3: Rédaction d'un mémo

1. 1 Titre de la note. C'est une pratique courante dans la correspondance commerciale aux documents de titre.
   • Par exemple, en haut de la page, écrivez "Mémo" ou "Mémo".
   • Vous pouvez placer le titre au centre ou l'appuyer à gauche de la page. Il est préférable de regarder les mémos que vous avez reçus plus tôt et de copier leur format.
2. 2 Écrivez un titre pour votre note. Il doit inclure les informations suivantes :
   • À : Écrivez les noms et les titres des personnes à qui vous envoyez la note.
   • OT : écrivez votre nom et votre titre.
   • DATE : Écrivez la date exacte, y compris l'année.
   • SUJET : Donnez une description courte mais précise du sujet de la note.
   • Veuillez noter qu'au lieu de "Sujet", vous pouvez écrire "Réf."
3. 3 Dans la liste des destinataires de la note, assurez-vous d'inclure toutes les personnes à qui vous allez l'envoyer. Limitez les destinataires de la note aux personnes concernées par les informations qu'elle contient.
   • N'envoyez pas de note à tout le monde dans votre service ou votre entreprise si le problème ne concerne que quelques personnes.
   • Si vous envoyez des notes à tous les employés de l'entreprise en même temps, ils seront bombardés de notes et soit ne les liront pas attentivement, soit ils ne liront pas du tout.
4. 4 Dans la liste des destinataires de la note, incluez les noms complets et les titres. Même si vous êtes sur une courte jambe avec votre patron, il est préférable de s'en tenir à un ton formel dans la correspondance commerciale. Par exemple, vous pouvez l'appeler « Vladimir » lorsque vous vous rendez à son bureau, mais dans votre mémo, appelez-le « M. Dmitriev » ou « Vladimir Nikolaevich ».
   • Gardez cela à l'esprit lorsque vous répertoriez les destinataires de la note - incluez le nom complet et le titre.
5. 5 Si vous envoyez une note à quelqu'un d'une autre entreprise, il est très important de déterminer la bonne façon de les contacter. Prenez le temps de trouver des informations sur cette personne; très probablement, cela peut être fait sur le site Web de son entreprise.
   • Par exemple, si la personne a un doctorat, assurez-vous de l'inclure.
   • Assurez-vous également de trouver le poste occupé par cette personne et de l'inclure dans votre note.
6. 6 Réfléchissez au sujet de votre note. Il doit être concis et direct.
   • Par exemple, « Nouveaux clients » est un sujet assez vague, et si quelqu'un veut trouver votre note dans quelques jours ou semaines, il aura du mal à le faire.
   • Le meilleur sujet est : « Rapport sur l'expansion des clients ».
7. 7 En règle générale, les salutations ne sont pas écrites dans les notes de service. Mais, si vous le souhaitez, vous pouvez commencer le texte de la note par « Cher M. Dmitriev » ou « Chers collègues ».
   • La note doit être courte et informative, de sorte que le message d'accueil peut être omis.
8. 8 Écrivez la section d'introduction de la note. Dans celui-ci, indiquez clairement le but de la rédaction et de l'envoi du mémo.
   • Par exemple, "J'écris à...". La partie introductive de la note doit contenir un bref aperçu des informations qui y sont présentées.
9. 9 La section d'introduction doit être courte. Il n'est pas nécessaire de fournir des détails et d'autres détails dans celui-ci.
   • Faites la section d'introduction de plusieurs phrases courtes (court paragraphe).
10. 10 Décidez du style de présentation des informations principales. Il doit être entouré de 2 à 4 paragraphes. Le style de présentation dépendra de l'information elle-même.
    • Par exemple, vous pouvez présenter les informations par ordre d'importance ou selon les processus dans lesquels se décompose votre projet.
11. 11 La note de service doit être divisée en sections (paragraphes) afin que ses lecteurs puissent facilement assimiler l'information ; en outre, des sections les aideront à identifier les points importants de la note.
12. 12 Titre de chaque section ; le titre du paragraphe doit indiquer clairement les informations qu'il contient.
    • Par exemple, vous pouvez diviser votre prochaine note de déménagement de bureau dans les sections suivantes : nouvel emplacement du bureau, instructions pour l'emballage de l'équipement et des documents et calendrier de réinstallation.
13. 13 La première phrase de chaque section doit indiquer aux lecteurs de quoi parle ce paragraphe.
    • Les paragraphes ou sections individuels de votre note doivent se concentrer sur un point spécifique du sujet à l'étude.
14. 14 Pour mettre en évidence des points importants, créez une liste ou une liste. Cela aidera les lecteurs à se concentrer sur les points clés et à lire et absorber les informations plus rapidement.
15. 15 La taille d'un mémo ne doit pas dépasser 1 à 2 pages.
    • Il s'agit d'une taille de mémos standard avec un interligne simple et une ligne vierge entre les paragraphes.
16. 16 Pensez à inclure un paragraphe résumant les informations présentées. Dans la plupart des cas, ce n'est pas nécessaire, surtout si vous avez écrit une courte note.
    • Mais si les informations présentées sont très complexes ou si la taille du mémo est plus que standard, alors il vaut mieux inclure un petit paragraphe résumant les informations présentées (à savoir, les points clés).
17. 17 Assurez-vous d'inclure un paragraphe de clôture, même si vous ne pensez pas en avoir besoin. Considérer ce qui suit:
    • Quels sont les objectifs du mémo ? Encourager les lecteurs à faire quelque chose ? Les employés doivent-ils se présenter à temps ? Si tel est le cas, indiquez-le clairement dans le dernier paragraphe.
    • Si aucune autre action n'est requise, écrivez la conclusion suivante : « Je serai heureux de discuter de ce problème » ou « Si vous avez des questions ou des commentaires sur ce sujet, je serai heureux d'y répondre. »
18. 18 Si vous le souhaitez, mettez votre nom ou votre signature à la fin de la note (mais ce n'est pas obligatoire). Si tel est le cas, regardez les notes que vous avez reçues d'autres employés.
    • S'ils signent des notes (par exemple, « Cordialement, Ivanov AA), faites de même.
    • Si vous ne souhaitez pas signer la note, vous pouvez mettre vos initiales à la fin du document.
19. 19 Faites un rappel de toutes les pièces jointes si des tableaux, des graphiques ou des rapports sont joints à la note. Pour ce faire, à la fin du document écrivez, par exemple, "Annexe : Tableau 1".
    • Les pièces jointes doivent être mentionnées dans le corps du texte de la note.
    • Par exemple, si vous écrivez au sujet d'un déménagement à venir dans un nouveau bureau, vous pouvez écrire quelque chose comme « Nous avons l'intention de terminer le déménagement d'ici la fin du trimestre. Voir le tableau 1 ci-joint pour un horaire de déménagement détaillé. "
20. 20 Assurez-vous de le vérifier avant de soumettre votre note. Assurez-vous que les phrases sont grammaticalement correctes, qu'il n'y a pas d'erreurs d'orthographe ou de syntaxe dans la note et que les informations sont significatives.
    • N'envoyez pas la note après sa première vérification (à moins, bien sûr, qu'il s'agisse d'une note urgente). Mettez le document de côté et vérifiez-le à nouveau dans une heure. Peut-être trouverez-vous de nouvelles erreurs et inexactitudes que vous avez manquées plus tôt.
    • Si la note contient des informations confidentielles, consultez la politique de confidentialité de votre entreprise et recherchez le nom de la personne qui examinera votre note et donnera son avis sur sa conformité aux règles établies.