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• Partie 1 sur 2: Annuler poliment le rendez-vous
• Partie 2 sur 2: Reprogrammer le rendez-vous =
• Conseils

Qu'il s'agisse d'un retard imprévu, de problèmes de voyage ou d'une confusion d'horaire, l'annulation de plans peut parfois être inévitable. Aussi effrayant que cela puisse être pour vous d'annoncer la nouvelle à la personne que vous manquez, il est préférable d'être honnête et poli et de l'avertir dès que possible, puis - espérons-le - il fera preuve de compréhension. De plus, reprogrammez la rencontre à un autre jour ou dans un avenir proche et proposez de vous rencontrer plus près de l'endroit où se trouve la personne afin de lui causer moins de désagréments.

Pas

Partie 1 sur 2: Annuler poliment le rendez-vous

1. 1 Contactez la personne avec qui vous avez rendez-vous dans les plus brefs délais. Plus vous gagnerez du temps, plus vous causerez de désagréments. En avertissant rapidement la personne, vous montrerez que vous respectez à la fois elle-même et son temps.
2. 2 Appelez pour annuler le rendez-vous en personne si vous le signalez au dernier moment. Si vous donnez moins d'un jour de préavis, contactez directement la personne avec qui vous avez rendez-vous. Dans cette situation, un e-mail, un SMS ou une notification par un autre employé de l'annulation semblera impoli.
3. 3 Veuillez vous excuser sincèrement. Même si vous donnez un préavis, exprimez vos regrets pour l'annulation. La personne a peut-être abandonné d'autres projets pour vous rencontrer, ou peut-être que vous lui avez causé des désagréments.
   • Des excuses brèves et simples suffisent, par exemple : "Je suis vraiment désolé qu'il n'ait pas été possible de vous rencontrer cette fois-ci."
   • N'utilisez pas un langage vague et ne dites pas que vous ne pourrez « peut » pas venir à la réunion. Mieux vaut parler directement et franchement.
4. 4 Expliquez brièvement la raison de l'annulation. Si vous avez une raison impérieuse, comme des problèmes de voyage ou une maladie, dites-nous simplement pourquoi vous avez dû annuler le rendez-vous. Si la raison n'est pas si valable, par exemple, vous venez d'oublier la réunion ou avez accidentellement mis deux choses en même temps, fournissez une explication générale, par exemple : "Il s'est passé quelque chose dont je ne peux pas sortir."
   • Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les détails pour expliquer pourquoi vous annulez le rendez-vous, même si vous êtes honnête. Avec trop de détails, une personne peut avoir l'impression que vous l'inventez.
   • Ne dites jamais "quelque chose de plus important est arrivé" ou quelque chose comme ça.
   • Ne cherchez pas d'excuses. Il y a un grand risque que la personne révèle vos mensonges, ce qui peut aggraver la situation.
5. 5 Faites savoir à la personne que vous appréciez son temps. Assurez-vous de souligner que vous lui êtes reconnaissant d'avoir pris rendez-vous avec vous et que vous êtes désolé d'avoir dû l'annuler. Faites bien comprendre que vous vous rendez compte que son temps n'est pas illimité.
   • Ceci est particulièrement important si la personne a pris rendez-vous avec vous en guise de faveur, en tant que professionnel possédant une vaste expérience dans le domaine d'intérêt.

Partie 2 sur 2: Reprogrammer le rendez-vous =

1. 1 Proposez de reporter le rendez-vous lorsque vous annulez. Cela vous évitera non seulement d'avoir à vous organiser plus tard, mais cela montrera également que vous êtes toujours intéressé par cette réunion. Lorsque vous appelez ou envoyez un courriel pour annuler le rendez-vous, mentionnez à la fin que vous souhaitez le reporter à une heure qui convient à la personne.
2. 2 Indiquez quelques moments où vous pouvez vous rencontrer. Faites de votre mieux pour vous adapter à l'emploi du temps de l'autre personne, mais offrez-lui plusieurs options parmi lesquelles choisir. Marquez 3 à 4 espaces libres dans votre emploi du temps et demandez s'il serait pratique pour la personne de se rencontrer à ce moment-là.
   • Par exemple, vous pourriez dire : « Je suis libre le vendredi après 14h00, à tout moment le lundi ou le mardi entre 13h00 et 15h00. L'une de ces options fonctionne-t-elle pour vous, ou est-il plus pratique pour vous de vous rencontrer à un autre moment ?"
3. 3 Proposez de vous rencontrer quelque part plus près de cette personne. Pour compenser l'annulation du premier rendez-vous, il serait bien de rendre le rendez-vous reporté plus pratique pour lui. Proposez de vous rencontrer à son bureau ou quelque part à proximité, où il sera déjà à ce moment-là.
   • Vous pouvez également proposer de contacter via Skype ou Viber si la personne avec qui vous essayez de reprogrammer une réunion est très occupée ou est loin.
4. 4 Choisissez le moment qui vous convient exactement. Après avoir annulé le premier rendez-vous, la deuxième annulation peut causer encore plus de désagréments et de désagréments. Cela peut également ruiner votre relation avec la personne. Examinez attentivement votre emploi du temps et assurez-vous que le moment sur lequel vous vous êtes mis d'accord vous convient et que pendant cette période, la probabilité de circonstances imprévues est minime.
   • Par exemple, si vous n'avez rien de prévu pour décembre, mais que vous savez qu'à l'approche des vacances, en règle générale, beaucoup de choses s'ajoutent, il vaut mieux ne pas reporter la réunion à cette heure.
5. 5 Notez l'heure à laquelle vous choisissez de vous rencontrer. Une fois que vous avez décidé de la durée de replanification du rendez-vous, ajoutez-le à votre agenda ou à votre emploi du temps. Vous pouvez également rédiger une note de rappel physique et l'afficher bien en vue.
6. 6 Lorsque vous vous rencontrez, remerciez la personne pour sa patience. Commencez la réunion en remerciant la ou les personnes pour le transfert. Il n'est pas nécessaire de s'excuser à nouveau, cependant, exprimer votre appréciation pour son entrée dans votre position montrera que vous appréciez son temps.

Conseils

• Faites de votre mieux pour ne pas annuler les rendez-vous, car cela peut avoir une mauvaise image de vous et peut nuire à vos relations professionnelles et personnelles.
• Si vous sortez avec quelqu'un pour qui vous payez (comme un psychologue), vérifiez s'il a une politique d'annulation.