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• Méthode 1 sur 1 : Rédaction d'un plan d'urgence
• Conseils

Le plan de contingence comprend un ensemble d'actions à entreprendre en cas d'incident majeur, tel qu'une panne de serveur ou un incendie dans un bâtiment. Un plan d'urgence est un guide écrit des actions nécessaires pour éviter la perte d'informations critiques et également pour réduire l'impact négatif d'un accident sur votre entreprise. De nombreuses organisations et entreprises qui se concentrent sur la qualité des produits ont des plans d'urgence non seulement pour des systèmes individuels, mais pour des départements entiers.

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Méthode 1 sur 1 : Rédaction d'un plan d'urgence

1. 1 Commencez par créer un comité de planification d'urgence et choisissez quelqu'un pour présider le comité. La personne en charge du plan de contingence fournit les informations nécessaires sur les compétences, les outils et les connaissances de base afin que chaque service puisse rédiger son propre plan.
2. 2 Répertoriez chaque flux de travail dans chaque département. Par exemple, le service de la paie peut être inclus dans le plan RH.
3. 3 Rassemblez les chefs de service ou les hauts fonctionnaires et dressez la liste de toutes les hypothèses clés de votre plan d'urgence.
4. 4 Hiérarchisez les hypothèses et examinez les « si » et les conséquences négatives possibles pour votre entreprise. Explorez les tendances, les événements ou les problèmes qui pourraient théoriquement survenir.
5. 5 Dressez la liste des actions que vous envisagez de prendre en cas de situation imprévue. Comment allez-vous compenser ou vous ajuster à ces défis pour que votre entreprise reste rentable ?
6. 6 Construisez votre plan d'action de manière positive. Faire un plan n'est pas une tâche facile, alors obtenez le nombre de personnes que vous souhaitez impliquer, car cela nécessitera beaucoup de données à fournir.
7. 7 Relisez le plan à nouveau. La relecture vous aide à trouver les questions qui ont été manquées la première fois.
   • Vous serez capable de faire face à des situations imprévues dans certains départements dès que vous aurez compris les fonctions du poste en détail. Parfois, des situations inattendues surviendront au niveau du service, au niveau des tâches et également au niveau du processus.
8. 8 Mettez votre plan d'urgence à l'épreuve. Vous pouvez rendre ce test gérable et rentable en exécutant le test en 4 étapes. Si vous rencontrez des lacunes ou des différends concernant ces plans dans d'autres départements, vous pouvez le modifier et le tester à nouveau.
   • Étape 1 - Revue de l'équipe de direction. La direction choisit une date et une heure pour examiner tous les plans d'action proposés et identifier les personnes qui ont fait du bon travail.
   • Étape 2 - Examen interministériel. Il s'agit d'un processus au cours duquel chaque ministère examine les plans de l'autre ministère. Cette phase alloue les ressources et identifie les désaccords.
   • Étape 3 - Lacunes du système. Cette phase de test peut être concentrée au sein des services. Les tests comprennent la modélisation du système et/ou l'identification des déficiences. Vous pouvez faire défiler toutes sortes de scénarios pour le développement d'événements sans interrompre ou arrêter le travail d'équipements ou de processus importants.
   • Étape 4 - Test en pratique. C'est ici que vous pourrez tester pleinement votre plan d'urgence. Il comprend un arrêt de travail de courte durée en temps réel.

Conseils

• Les catastrophes naturelles (inondations, tornades, tremblements de terre) et votre crise commerciale sont quelques-uns des problèmes et des catastrophes dont vous devriez tenir compte lorsque vous réfléchissez à votre plan d'urgence. Ceux-ci peuvent inclure la fraude, le vandalisme, les pannes de serveur, les problèmes de sécurité et les problèmes juridiques.
• Vous rencontrerez des situations dans lesquelles il est impossible de trouver une solution efficace et acceptable. Par exemple, si une panne de courant se produit et que vous n'avez pas de groupe électrogène de secours, vous ne pourrez pas continuer à fonctionner et vous perdrez des bénéfices.