Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 3: choisir le bon format
• Méthode 2 sur 3: rédigez votre message
• Méthode 3 sur 3: Préparez votre e-mail à envoyer

Beaucoup de gens hésitent à écrire un e-mail formel. Vous utilisez généralement le courrier électronique pour envoyer des messages personnels et informels. Si vous devez envoyer un e-mail à un enseignant, un employeur, un client, une agence gouvernementale ou à toute autre destination officielle, vous pouvez suivre quelques directives simples. Gardez votre message clair et concis et suivez les normes généralement acceptées en matière de style, de ton et de mise en forme. Et n'oubliez pas de lire et de vérifier votre e-mail avant de l'envoyer.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 3: choisir le bon format

1. Utilisez une adresse e-mail neutre. Il est préférable d'utiliser une adresse e-mail qui est une variante de votre vrai nom et non un nom d'utilisateur, un surnom ou un surnom. Pour créer une adresse e-mail qui ne comprend pas plus que votre nom, sans chiffres ni lettres supplémentaires, vous pouvez utiliser des points et / ou des tirets ou des tirets.
   • Par exemple, une adresse e-mail comme [email protected] n'a pas l'air très professionnelle. L'adresse [email protected], en revanche, fait une impression beaucoup plus sérieuse.
2. Tenez-vous en à une police professionnelle. La plupart des fournisseurs de services de messagerie ne vous permettent pas de choisir parmi un grand nombre de polices et de styles de mise en page différents. Quoi qu'il en soit, il est préférable de s'en tenir à un style traditionnel dans un e-mail formel, avec une police comme Times New Roman ou Arial. N'utilisez pas de polices décoratives telles que Comic Sans ou Old English. Gardez également à l'esprit les points suivants:
   • Tapez votre e-mail dans une taille de police lisible, telle que la taille de police 12.
   • Évitez les styles spéciaux tels que les polices italiques, surlignées ou multicolores, à moins que leur utilisation ne soit justifiée par rapport au contenu et au but de votre e-mail.
   • N'écrivez pas tout le texte en majuscules. Si vous tapez tout en majuscules, il semble que vous criez après le destinataire.
3. Choisissez un sujet court et précis. Dans votre sujet, utilisez des mots-clés qui décrivent exactement le sujet de l'e-mail, en quelques mots seulement. De cette façon, vous évitez que le lecteur oublie votre message car l'e-mail n'a pas de sujet, un sujet trop vague ou un sujet qui donne l'impression que l'e-mail n'est pas important.
   • Les sujets tels que: «Question», «Message de ma part» ou «E-mail sur un sujet important» sont trop vagues ou redondants et donc totalement inutiles.
   • D'un autre côté, un sujet comme «Calendrier, liste des invités, préférences de déjeuner et présentation des réunions le 12 mars» est beaucoup trop long à traiter. De plus, ce titre couvre plusieurs sujets.
   • Un titre comme "Meeting Damage to Escalator 12 mars" est court et clair. Il pointe le destinataire vers un seul sujet principal et la date correspondante.

Méthode 2 sur 3: rédigez votre message

1. Choisissez une salutation appropriée. Commencez toujours un e-mail formel avec une salutation appropriée. Il est préférable d'appeler le destinataire par son nom (si vous le connaissez). En principe, la salutation d'un e-mail formel commence toujours par "Cher ...", suivi du titre (monsieur / madame), du nom de famille de la personne et d'une virgule. Si vous connaissez déjà la personne à qui l'e-mail est adressé, vous pouvez commencer la salutation par "Cher ..." suivi du prénom.
   • Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui votre e-mail est adressé, utilisez une salutation telle que «Cher Monsieur / Madame», «Cher Président / Cher Conseil», ou si nécessaire, «À qui cela concerne».
   • Ne commencez pas votre e-mail par "Bonjour", "Salut", "Au revoir" ou d'autres salutations occasionnelles.
2. Présentez-vous dans le premier paragraphe, si nécessaire. Si votre message est adressé à une personne avec laquelle vous n'avez actuellement pas de relation existante, comme un nouveau client, le responsable du service Recrutement et Sélection de l'entreprise auprès de laquelle vous souhaitez postuler, ou un fonctionnaire de la municipalité, dites d'abord qui vous êtes et quelle est la raison de votre message. Faites-le en une phrase ou deux au début de votre e-mail.
   • Par exemple, si vous souhaitez envoyer un e-mail à un employeur potentiel, vous pouvez dire: «Je m'appelle Erik van Raam. La raison de cet e-mail est que je souhaite postuler pour le poste d'assistant administratif mentionné sur le site CarrièreXYZ.nl. "
3. Commencez par les informations les plus importantes. Après vous être présenté et résumé la raison de votre message, vous pouvez passer au corps principal de votre e-mail. Mettez les informations les plus importantes presque en haut. De cette manière, vous respectez le temps précieux du destinataire et vous clarifiez rapidement le but de votre e-mail.
   • Par exemple, si vous écrivez à un fonctionnaire d'une agence gouvernementale, la première chose que vous pourriez dire est: «Je m'appelle Aletta van Raam. J'ai trouvé votre adresse e-mail sur le site Web du ministère public. Je vous écris pour remettre en question l'assignation que j'ai reçue le 31 décembre 2009 relativement à une infraction au code de la route. "
4. Dites à quoi cela ressemble directement. Dans un e-mail formel, il n'y a absolument aucun problème à être direct, tant que vous restez poli. En faisant le tour de la brousse, vous obtenez seulement que l'attention de votre lecteur diminue, ce qui rend plus difficile pour lui de déterminer exactement ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin.
   • Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un enseignant, ne perdez pas d'espace avec des remplissages inutiles comme: «Je suis Diana Franssen. Me connaissez-vous? La chimie 221 est ma matière préférée en ce moment. J'aime la façon dont les conférences sont organisées. Je peux toujours tout suivre parfaitement et je sais toujours exactement à quoi m'attendre lors d'un examen. En parlant d'examens, je voulais poser des questions sur la prochaine semaine d'examens. "
   • Au lieu de cela, il est beaucoup plus clair d'écrire quelque chose comme: "Je m'appelle Diana Franssen et j'assiste à la chimie 221 avec vous. Je vous écris avec une question sur un conflit possible dans les prochains examens."
5. Soyez bref. Il n'y a pas de règle standard pour la longueur prescrite d'un e-mail. Néanmoins, il est préférable de conserver une longueur maximale de la surface d'un écran (d'un ordinateur portable ou d'un PC) pour un e-mail.
   • Si votre e-mail est relativement long, divisez-le en plusieurs paragraphes courts. Insérez une ligne vide entre deux paragraphes, au lieu de mettre en retrait au début de chaque paragraphe.
6. Gardez votre langage formel. Vous rédigez un e-mail formel dans un contexte professionnel, c'est pourquoi vous souhaitez naturellement faire bonne impression. Utilisez des phrases complètes et des phrases polies. Évitez des choses comme:
   • Argot
   • Abréviations ou contractions inutiles
   • Émoticônes et smileys
   • Langage familier
   • Blagues
7. Fermez correctement votre e-mail. Ce qui s'applique à la salutation s'applique également à la clôture. Vous pouvez fermer un e-mail formel de plusieurs manières acceptables. Incluez toujours votre nom complet et votre poste sous la clôture. Selon le contenu de votre e-mail, vous pouvez utiliser une ou plusieurs des fermetures suivantes:
   • "En attendant votre réponse, je reste,"
   • 'Salutation distinguée,'
   • 'Cordialement,'
   • 'Merci d'avance,'
   • 'Amical merci,'

Méthode 3 sur 3: Préparez votre e-mail à envoyer

1. Ajoutez les pièces jointes que vous souhaitez inclure. Si vous devez inclure certaines pièces jointes avec votre e-mail, veuillez les énumérer dans le corps de votre e-mail pour informer le destinataire qu'il y a des pièces jointes avec l'e-mail. Soyez gentil de garder le nombre et la taille des pièces jointes petits, et optez pour des types de fichiers traditionnels et largement compatibles.
   • Par exemple, ajoutez un commentaire tel que: "En pièce jointe, je vous enverrai une copie de mon CV et de mon portfolio au format PDF."
2. Vérifiez attentivement votre courrier électronique pour les erreurs d'orthographe et de grammaire. Ne vous fiez pas aveuglément au correcteur orthographique de votre fournisseur de services de messagerie ou de votre programme de traitement de texte. Lire votre e-mail à haute voix ou demander à quelqu'un d'autre de le vérifier pour vous est un excellent moyen de repérer les fautes de frappe, les fautes d'orthographe ou les phrases peu claires.
3. Assurez-vous qu'il n'y a aucune information confidentielle dans votre e-mail. Gardez toujours à l'esprit que le courrier électronique n'est pas un système de communication 100% sécurisé. Gardez à l'esprit que les serveurs de messagerie peuvent être piratés ou que le destinataire pourrait, volontairement ou non, partager des informations que vous ne souhaitiez pas rendre publiques avec d'autres.
   • Évitez d'inclure des mots de passe, des numéros de compte ou d'autres informations confidentielles dans un e-mail.