Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 3: Utilisation d'une liste
• Méthode 2 sur 3: Utilisation d'un horaire
• Méthode 3 sur 3: Éliminer les distractions

Peut-être que vous êtes un étudiant avec un horaire d'étude complet et que vous essayez de mieux gérer votre temps, ou que vous êtes un employeur qui veut s'assurer que ses employés ne perdent plus de temps. Quel que soit votre rôle, vous voudrez probablement vous concentrer sur la façon de créer une routine quotidienne qui vous garantira de ne pas perdre de temps et de tirer le meilleur parti de votre journée. Les stratégies organisationnelles telles que les listes et les horaires peuvent être utiles, tout comme la prise de mesures pour éliminer toute distraction qui vous consomme un temps précieux.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 3: Utilisation d'une liste

1. Créez une liste de vos tâches de la journée. Commencez avec un morceau de papier et un stylo. Pensez aux tâches que vous souhaitez planifier pour la journée ou aux obligations que vous avez et notez-les toutes. Cela peut être une liste comme "épicerie, blanchisserie, nettoyage, devoirs" ou "rapports sur l'état des clients, e-mails, réunion, paperasse".
   • Ajoutez autant de tâches que vous pouvez penser à la liste, des plus petites aux plus grandes. Essayez de penser à chaque obligation ou tâche de la journée pour vous assurer qu'elle figure sur votre liste de priorités.
2. Organisez les tâches de la plus haute à la plus basse priorité. Une façon de travailler plus intelligemment consiste d'abord à se concentrer sur la priorité la plus élevée, puis à parcourir la liste jusqu'aux points avec la priorité la plus basse. C'est ce qu'on appelle la règle des 80/20 selon laquelle les activités qui vous offriront le plus d'avantages devraient occuper 80% de votre temps. Les activités qui vous rapportent le moins devraient occuper environ 20% de votre temps.
   • Parcourez votre liste et attribuez un numéro à chaque tâche, de la priorité la plus élevée à la plus basse. Ensuite, vous devez les placer dans l'ordre, de sorte qu'ils soient classés du plus haut au plus bas, en fonction de la priorité et de ce que chaque tâche vous apporte.
3. Créez des groupes de tâches connexes. Une fois que vous avez une liste de priorités numérotée et ordonnée, créez de plus petits groupes de tâches qui composent un processus particulier. Par exemple, créez un groupe de tâches telles que répondre aux e-mails et appeler les clients qui représentent un processus d'une heure et appelez-le «contact client». Vous pouvez ensuite effectuer facilement et en douceur n'importe quelle tâche dans le délai imparti.
   • Essayez de le faire pour toutes vos tâches afin de ne pas avoir à basculer entre les différents processus ou de perdre votre temps à déterminer quelle tâche effectuer ensuite. Le regroupement des tâches connexes vous aidera à améliorer votre gestion du temps et à réduire votre stress pendant que vous travaillez sur la liste des priorités.
4. Donnez-vous moins de temps pour chaque tâche. Selon la loi de Parkinson, avoir moins de temps pour accomplir une tâche réduira le temps qu'il vous faut pour accomplir cette tâche. Plutôt que de surallouer du temps, limitez le temps que vous libérez pour chaque tâche afin d'être obligé de terminer cette tâche plus rapidement. Vous pouvez commencer à faire cela avec précaution, en prenant progressivement moins de temps pour chaque tâche, jusqu'à ce que vous atteigniez le point idéal où vous n'avez pas envie de vous précipiter, mais aussi de ne pas avoir de temps à vous attarder ou à perdre.
   • Au fil du temps, vous aurez développé un bon sens de la gestion du temps, surtout si vous êtes obligé de ne consacrer qu'un temps limité à chaque tâche. Ceci est utile si vous avez tendance à vous en tenir à la même routine ou si vous avez à faire à une liste de tâches similaire chaque jour.
5. Récompensez-vous lorsque la liste est complète. Une fois que vous avez coché toutes les tâches de votre liste, généralement à la fin de votre journée de travail, vous devriez vous offrir une petite récompense. Cela pourrait être un bon dîner, un verre de vin ou du temps pour s'amuser et se détendre. En vous récompensant, vous aurez la motivation nécessaire pour accomplir toutes vos tâches chaque jour.
   • Vous pouvez également déterminer quelle sera votre récompense avant de commencer la journée afin de pouvoir utiliser la récompense comme motivation pour accomplir vos tâches. Par exemple, disons que vous devez étudier pour un examen et que vous prévoyez d'aller dîner avec des amis. Ensuite, utilisez ces plans pour ce dîner comme raison de continuer à étudier et de terminer cette tâche aujourd'hui afin de ne pas manquer le dîner.

Méthode 2 sur 3: Utilisation d'un horaire

1. Faites un programme pour chaque heure de votre journée. Écrivez ceci sur une feuille de papier ou utilisez un calendrier sur votre ordinateur pour créer des boîtes pour chaque heure de votre journée de travail ou les heures de la journée où vous êtes éveillé. Cela peut être de neuf à cinq ou de dix à sept. Bien que vous n'ayez pas à remplir chaque période avec précision à la minute près, il peut être utile de vous assurer que chaque heure de votre journée est incluse dans votre emploi du temps.
   • Commencez par remplir chaque heure de la journée avec la tâche requise pour cette journée. Vous pouvez commencer par les tâches les plus importantes, puis continuer à travailler jusqu'à ce que vous arriviez aux tâches les moins importantes. Si vous vous considérez comme une personne du matin, vous pouvez décider de planifier les tâches les plus difficiles plus tôt dans la journée, mais si vous savez que vous ne commencez généralement qu'après le déjeuner, vous pouvez décider de faire les tâches les plus compliquées un peu plus tard dans la journée. .jour. Essayez d'adapter votre horaire à vos propres besoins et habitudes de travail, car de cette façon, si vous commencez à l'utiliser, les chances de succès de l'horaire seront plus élevées.
   • Vous pouvez créer un modèle pour votre emploi du temps sur un tableau blanc ou un calendrier (sur votre appareil mobile) afin de pouvoir le mettre à jour chaque jour, en fonction de votre emploi du temps pour ce jour-là.
2. Accordez-vous une pause de 10 minutes toutes les une à deux heures. Il peut être difficile de se concentrer sur une tâche ou un groupe de tâches pendant plus de 1 à 2 heures. Assurez-vous de faire une pause de 10 minutes toutes les heures ou toutes les deux heures afin de ne pas vous sentir surchargé de travail ou de travail. Pendant cette mini-pause, vous devriez vous lever et vous promener dans le bureau ou parler à un collègue à la cafétéria. Vous pouvez prendre une tasse de café ou faire une courte promenade à l'extérieur. Essayez de ne pas faire plus de 10 minutes de pauses ou moins afin que votre emploi du temps ne soit pas perturbé.
   • Vous pouvez également prendre 10 respirations profondes toutes les heures pour vider votre esprit et faire une pause. Cela peut vous aider à acquérir une perspective différente sur la tâche que vous accomplissez ou que vous allez faire, et à rester concentré sur vous-même pendant un certain temps, malgré votre journée de travail bien remplie.
3. Essayez de terminer chaque tâche correctement la première fois. Il est préférable de prendre votre temps et d'accomplir chaque tâche correctement tout de suite plutôt que de parcourir votre calendrier et de sauter un coup d'œil à chaque tâche. Parcourir rapidement vos e-mails peut entraîner des échanges d'e-mails persistants, en particulier si vous envoyez des e-mails cryptés ou déroutants aux clients. Appuyez sur les freins et prenez le temps d'écrire des e-mails clairs ou de lire vos notes de l'école. Faire une bonne tâche du premier coup peut vous faire gagner beaucoup de temps à long terme.
4. Demandez à un ami ou à un collègue de vous concentrer de temps en temps. Parfois, nous avons besoin du soutien des autres pour rester concentrés sur les tâches à accomplir. Demandez à un ami proche, à un parent, à un frère ou à un collègue de vérifier de temps en temps votre emploi du temps.
   • Ils peuvent ensuite vous apporter une tasse de café ou vous dire quelque chose de gentil afin que vous puissiez prendre un moment pour sourire ou rire, puis reprendre vos tâches quotidiennes. Bien que vous puissiez être occupé, le simple fait de socialiser avec un ami peut améliorer votre humeur et mener à une meilleure gestion du temps.

Méthode 3 sur 3: Éliminer les distractions

1. Évitez de consulter vos e-mails au hasard. La vérification aléatoire de votre courrier électronique peut créer un modèle «démarrage-arrêt-démarrage» dans votre journée de travail et entraîner une perte de temps. Évitez d'ouvrir constamment votre programme de messagerie tout au long de la journée, surtout si vous êtes censé vous concentrer sur une tâche complètement différente. Planifiez 3 fois pendant la journée pour vérifier votre courrier électronique: tôt le matin, après le déjeuner et en milieu d'après-midi. Cela garantit que vous n'êtes pas distrait par un flux continu d'e-mails toute la journée et que vous avez réservé du temps à consacrer à la gestion de vos e-mails.
   • Le même principe peut être appliqué à d'autres formes de communication, telles que votre messagerie vocale, vos SMS ou vos appels téléphoniques. N'essayez pas d'être joignable tout le temps à moins que vous n'attendiez un message important ou un appel téléphonique. Cela limite les interruptions de votre flux de travail et vous aide à respecter votre emploi du temps.
2. Éteignez votre téléphone et votre connexion Internet. Si possible, choisissez au moins une heure de votre journée de travail pendant laquelle votre téléphone et la connexion Internet sont désactivés. De cette façon, vous pouvez vous concentrer pleinement sur votre travail si nécessaire, sans aucune distraction de votre téléphone ou d'Internet.
   • Vous épargner cette distraction peut également vous aider à rédiger une thèse ou un rapport complet. En désactivant votre téléphone, vous vous assurez de ne pas avoir d'excuse pour vérifier votre téléphone toutes les cinq minutes ou pour être aspiré à faire défiler les médias sociaux.
3. Faites savoir aux autres autour de vous que vous ne voulez pas être dérangé. Essayez de ne pas encourager les autres à vous distraire ou à être une distraction pour les autres en faisant savoir à tout le monde autour de vous que vous travaillez.Cela peut signifier fermer votre porte ou installer une pancarte indiquant que vous ne voulez pas être dérangé. Vous pouvez également envoyer un e-mail dans le bureau pour rappeler à tout le monde que certaines heures sont des heures de bureau calmes.
4. Essayez de ne pas vous distraire de votre routine. Une fois que vous avez dressé une liste de tâches (ou d'horaire de travail), y compris les précautions de sécurité pour éviter d'être distrait, faites appel à votre volonté et à votre concentration pour vous en tenir à votre routine. La plupart des gens connaissent la différence entre le temps bien utilisé et le temps perdu, alors faites attention à ne pas tomber dans un piège qui fait perdre du temps. Utilisez votre emploi du temps comme support, et à la fin de la journée, vous apprécierez le sentiment d'accomplissement et le temps bien dépensé.