Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 2: les bases
• Méthode 2 sur 2: Le contenu
• Conseils

Le résumé est la partie la plus importante d'un document commercial. C'est la première (et souvent la seule) partie que les autres liront et la dernière partie que vous devriez écrire. Il s'agit d'un bref aperçu de l'ensemble du document, conçu pour montrer aux personnes occupées qui liront votre document en un coup d'œil combien il faut lire et quelles mesures sont susceptibles d'être prises.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 2: les bases

1. Comprenez qu'un résumé est un bref aperçu d'un élément commercial. «Bref» et «aperçu» sont les mots ici. Le résumé n'est en aucun cas exhaustif, ni ne remplace la pièce originale. Un résumé ne doit pas dépasser 10% du document original. Essayez d'obtenir entre 5% et 10%.
   • Un résumé est différent d'un extrait. Un extrait fournit au lecteur un aperçu et une orientation, tandis qu'un résumé exprime davantage l'essentiel et fournit une direction. Les extraits sont plus souvent utilisés dans les articles universitaires, les résumés plus à des fins commerciales.
2. Assurez-vous de respecter les directives de style et de structure. Les sources de résumé les plus influentes conviennent que certaines directives de style et de structure devraient être appliquées. Ceux-ci inclus:
   • Les paragraphes doivent être courts et précis.
   • Les résumés doivent être compréhensibles sans avoir lu le rapport original.
   • Les résumés doivent être rédigés de manière à convenir au public pour lequel le texte est rédigé.
3. Définir le problème. Un résumé doit définir un problème clair, qu'il s'agisse de gestion de la chaîne d'approvisionnement ou de campagnes de marketing à l'étranger. Une définition claire du problème est particulièrement importante dans les résumés, car les documents sous-jacents sont souvent rédigés par des techniciens qui ont peu de connaissances sur les questions conceptuelles. Assurez-vous que le problème est écrit avec des mots clairs et intelligibles.
4. Fournir une solution. Un problème a toujours besoin d'une solution. Pour livrer un objectif clair (et une raison de financer la cause), vous devez présenter la solution de manière à résoudre efficacement le problème. Si votre problème n'est pas clairement défini, votre solution n'a probablement pas de sens non plus.
5. Utilisez des images, des puces, des titres, si cela facilite la navigation dans le document. Un résumé n'est pas un essai; il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse de longs blocs de texte. S'ils améliorent la compréhension, vous êtes sur la bonne voie:
   • Statue. Une image bien présentée qui met précisément en évidence la nature du problème du client peut clarifier le cœur d'un résumé. La stimulation du visuel est souvent aussi efficace que l'analyse.
   • Énumérations. De longues informations peuvent être décomposées en listes plus faciles à gérer.
   • Les têtes. Si nécessaire, organisez les sujets dans le résumé sous les titres. Cela aidera le lecteur à rester sur la bonne voie lorsqu'il commence le résumé.
6. Gardez le résumé frais et exempt de jargon. Le jargon est l'ennemi de la compréhension. C'est tout simplement très populaire dans le monde des affaires. Des mots comme «interface», «effet de levier», «compétences de base» et autres sont tous des mots à éviter. Ils obscurcissent le vrai sens et rendent le résumé vague et non spécifié.

Méthode 2 sur 2: Le contenu

1. Commencez par le document original. Puisque le résumé résume un autre document, vous devez être familier avec la pièce originale pour pouvoir la compresser en une version gérable et informative. Que ce document original soit un rapport, un business plan, une proposition, un manuel ou autre, parcourez-le et trouvez les principaux points.
2. Rédigez un bref aperçu Quel est le but de l'entreprise qui soutient le document ou du document original lui-même? Quelle est la portée?
   • Exemple: Women World Wide est une organisation à but non lucratif qui vise à connecter toutes les femmes du monde grâce à des solutions efficaces à la violence domestique et en fournissant un réseau de soutien aux victimes de violence domestique. Opérant à partir de son siège social en Alberta, au Canada, des références ont été reçues de femmes de 170 pays à travers le monde.
3. Fournissez un participant qui sonne. C'est probablement la partie la plus importante du résumé. En une ou deux phrases, vous devez faire comprendre au lecteur ce qui est si spécial dans votre entreprise. Pourquoi cela vaut-il l'attention, le commerce ou la collaboration des personnes lisant le résumé?
   • Peut-être que Michael Jordan est un de vos clients et a vanté gratuitement votre produit sur Twitter. Peut-être que vous venez de conclure un partenariat avec Google. Peut-être que vous venez de recevoir un brevet, ou peut-être que vous venez de décrocher une commande importante.
   • Parfois, une courte citation ou une expérience de quelqu'un suffit. Il s'agit d'attirer l'attention de votre public, de rendre le cas aussi respectable que possible et d'attirer le lecteur dans le reste du document.
4. Définissez le plus gros problème. La première partie réelle d'un résumé est la discussion d'un problème, veuillez donc décrire le problème traité par votre produit ou service. Assurez-vous que le problème est décrit aussi clairement que possible. Un problème mal défini ne semble pas convaincant et ne fournira pas votre solution avec le plus grand impact.
   • Exemple: «Los Angeles est encombrée par la circulation. Après le centre-ville de Washington DC, la circulation à Los Angeles est la pire du pays. Ce n'est pas seulement ennuyeux. Le smog et la pollution de la circulation diminuent la productivité des gens, augmentent les niveaux d'asthme et créent lentement mais sûrement un grave problème de santé. Il y a plus de voitures à Los Angeles que de personnes en âge de conduire. »
5. Trouvez votre solution unique. Le gros problème est la partie facile. Vous devez maintenant convaincre le lecteur que vous avez une solution au gros problème. Lorsque vous présentez ces deux ingrédients, vous êtes sur la piste d'une super idée.
   • Exemple: «Innotech a conçu un système de contrôle de la circulation révolutionnaire qui réduit le temps de trajet en minutes en installant des« boucles intelligentes »brevetées dans les voies de pré-tri pour les feux de signalisation, qui enregistrent le nombre de voitures dans un temps donné et font tourner le les lumières allumées servent cette base. Les conducteurs n'ont plus à rester devant un feu de signalisation pendant des minutes, tandis que le feu vert de l'autre côté est allumé pour une rangée de voitures nulles. »
6. Parler des opportunités de marché. Développez le gros problème en incluant des statistiques pour votre industrie. Assurez-vous de ne pas prétendre être plus grand que vous ne l'êtes! Le fait que l'industrie des dispositifs médicaux pèse 100 milliards de dollars par an n'a pas de sens, car votre nouveau dispositif médical ne sert qu'une petite partie de cette industrie. Coupez-le en morceaux réalistes de part de marché.
7. Nommez votre proposition de vente unique. C'est là que vous développez votre solution unique. Pourquoi votre produit ou service est-il meilleur que la concurrence? Peut-être parce que votre organisation de soins à domicile envoie des médecins aux personnes à domicile au lieu de spécialistes en soins infirmiers, ou peut-être parce que vous garantissez que les gens sont servis le jour même afin que vous n'ayez pas à planifier à l'avance. Expliquez pourquoi vous êtes spécial.
   • Exemple: «Intellilight a la valeur ajoutée de détecter immédiatement quand personne n'est à la maison. Si une lumière reste allumée dans une pièce vide, elle s'éteindra et se rallumera automatiquement dès qu'un mouvement sera détecté dans la pièce. Cela permet au client d'économiser de l'argent sur la facture d'électricité et de gaspiller moins d'énergie. "
8. Parlez de votre modèle d'entreprise si nécessaire. Certains résumés n'ont pas besoin d'un modèle commercial (par exemple, les organisations à but non lucratif n'ont généralement pas de modèle commercial). Mais si votre entreprise en a un, le modèle commercial doit être clair et facile à suivre. En effet, vous répondez à la question "Comment amener les gens à vous donner de l'argent à partir de leur portefeuille?" Gardez le modèle simple, en particulier dans le résumé. Un bref résumé suffit.
9. Parlez de votre équipe de direction si nécessaire. Selon le secteur dans lequel vous travaillez, cela pourrait être l'une des parties les plus importantes de votre résumé. Vos investisseurs ou banquiers font confiance à l'équipe, pas à l'idée. Les idées sont faciles à trouver, mais la mise en œuvre de ces idées ne peut être réalisée que par une équipe solide. Montrez immédiatement pourquoi votre équipe possède l'expérience et les connaissances nécessaires pour exécuter votre plan d'affaires.
10. Fournissez un soutien financier et des prévisions pour soutenir vos réclamations en fonction de votre marché, de votre modèle commercial et de vos performances passées. Vous devez développer une image financière de bas en haut. Le but de ces prévisions est d'indiquer votre compétence et votre capacité à brosser un tableau financier basé sur des hypothèses solides.
    • Lorsque vous préparez un plan pour un groupe d'investisseurs, ne passez pas trop de temps là-dessus, car ils savent que vous n'avez aucune idée de combien d'argent vous pouvez gagner. Les investisseurs ne prennent généralement pas de décisions en fonction de votre situation financière. Ils prennent finalement leurs propres décisions financières.
11. Répondez lentement mais sûrement à votre demande. Il est maintenant temps de demander un investissement ou un prêt, selon le but de votre résumé. Vous pourriez à nouveau expliquer pourquoi votre entreprise ajoute de la valeur. Rappelez au lecteur le gros problème que vous allez résoudre et votre éventuelle part de marché. Enfin, mettez une fois de plus l'accent sur votre équipe et sa capacité à faire le travail. Demandez le montant d'argent qu'il faudra pour atteindre la prochaine étape importante pour votre entreprise. Ne montrez pas le nombre d'actions que vous êtes prêt à abandonner ni les intérêts que vous êtes prêt à payer. Cela doit être fait plus tard dans les négociations personnelles.
12. Relisez votre résumé. Une fois que vous avez écrit les bases, lisez-le attentivement. Vous devriez vérifier le résumé très attentivement. Pendant que vous relisez, pensez au public de votre pièce. Assurez-vous que les nouvelles références sont expliquées et que le langage est clair pour quelqu'un qui ne connaît pas le sujet. Réécrivez si nécessaire.
    • Demandez à quelqu'un d'autre de lire votre résumé avec une nouvelle perspective, en accordant une attention particulière à:
      • Clarté. Les mots sont-ils clairs, les idées plus claires et le résumé est-il exempt de jargon?
      • Défauts. Des fautes de grammaire, de ponctuation et d'orthographe peuvent encore être présentes. Il peut également être judicieux de demander à quelqu'un de vérifier les chiffres et les statistiques.
      • Pouvoir. Les idées se traduisent-elles en une proposition passionnante? Où la proposition échoue-t-elle, le cas échéant?
      • La cohérence. Quelles parties ne vont pas bien ensemble? Lesquels?

Conseils

• Plus le résumé est chargé, moins il sera lu.
• Voyez si vous pouvez commencer avec les modèles de documents disponibles dans la plupart des logiciels de traitement de texte.
• Ces quatre composants peuvent également être utilisés pour des résumés dans divers environnements professionnels.