Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 3: Importation d'Excel dans Access (préparation)
• Partie 2 sur 3: Importer Excel dans Access
• Partie 3 sur 3: Utilisation de l'assistant pour terminer l'importation
• Mises en garde

Access est un gestionnaire de bases de données relationnelles qui vous permet d'importer une ou plusieurs bases de données Excel afin de pouvoir comparer des champs communs. Étant donné qu'un seul fichier Access peut contenir plusieurs feuilles de calcul Excel, le programme est également un excellent moyen de collecter ou d'analyser de grandes quantités d'informations. Cependant, vous devez d'abord importer la feuille de calcul Excel dans Access.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Importation d'Excel dans Access (préparation)

1. Ouvrez les deux programmes sur votre ordinateur. Vous devrez acheter et télécharger une suite Microsoft Office avec Excel et Access. Vous pouvez le faire en ligne sur le site Web de Microsoft.
   • Une fois les programmes téléchargés, cliquez sur "Démarrer" dans Windows et sélectionnez "Tous les programmes".
   • Cliquez sur "Microsoft Office" puis sélectionnez "Access" (ou "Excel") dans le menu déroulant. Vous avez peut-être déjà une feuille de calcul Excel que quelqu'un vous a envoyée ou que vous avez téléchargée ailleurs. Vous pouvez l'ouvrir avec Office sur votre ordinateur.
2. Nettoyez votre feuille de calcul Excel avant de l'importer dans Access. Ce sera plus facile si vous suivez quelques étapes simples avant d'importer la feuille de calcul Excel dans Access. Le fait est que vos données sont cohérentes entre les feuilles de calcul importées.
   • Il est judicieux de vous assurer que la première ligne de la feuille de calcul Excel contient vos en-têtes de colonne (ou noms de champ) et qu'ils sont très clairs et faciles à comprendre. Par exemple, pour une colonne de noms de famille, vous pouvez nommer l'en-tête de colonne / le nom du champ comme «Nom de famille». Soyez clair et précis, car cela facilitera la comparaison des en-têtes de colonne dans deux feuilles de calcul Excel.
   • Dans Access, vous pouvez lier les champs correspondants entre deux ou plusieurs feuilles de calcul. Supposons que vous ayez une feuille Excel contenant des informations sur les salaires. Il contient les noms, prénoms, adresses et salaires des personnes. Par exemple, supposons que vous souhaitiez comparer cette feuille de calcul d'Access avec une deuxième feuille de calcul Excel contenant des informations sur les contributions financières d'une campagne. Cette deuxième feuille de travail contient les noms, adresses et dons des personnes. Ce que vous pouvez faire avec Access est de comparer différents en-têtes de colonne entre eux. Vous pouvez lier les en-têtes de nom pour voir où se trouvent les personnes portant le même nom dans les deux bases de données.
   • Vérifiez les feuilles de calcul Excel pour vous assurer que chaque type de données est traité de la même manière et nettoyez-les avant de les importer dans Access. Ils doivent être, comme l'appelle Access, «relationnels». Par exemple, si la feuille de calcul de salaire hypothétique contient le prénom, le nom et l'initiale du deuxième milieu dans une colonne, mais que la deuxième feuille de calcul ne contient que le prénom et le nom dans des colonnes séparées, Access l'enregistrera comme aucune correspondance. Les en-têtes / champs de colonne doivent être identiques.
3. Divisez les informations dans une colonne dans Excel. Pour résoudre ce problème, vous pouvez fractionner les données dans une colonne dans Excel afin qu'elles ne soient pas marquées comme «sans correspondance» dans Access.
   • Par exemple, vous pouvez diviser le prénom dans sa propre colonne, l'initiale du milieu dans sa propre colonne et le nom dans sa propre colonne. Si cela est fait de la même manière dans la deuxième feuille de calcul, un lien entre, par exemple, le nom et le nom dans Access, doit générer une correspondance lorsque les noms sont identiques.
   • Pour fractionner une colonne dans Excel, mettez en surbrillance la colonne de données que vous souhaitez fractionner. Cliquez sur "Données" dans le menu principal d'Excel. Cliquez sur "Text to Columns". En général, vous choisissez l'option «Divorcé». Cliquez sur Suivant.
4. Continuez à fractionner les colonnes fusionnées avec l'assistant. Vous êtes maintenant prêt à terminer le processus de fractionnement des données fusionnées dans une colonne en plusieurs colonnes.
   • Choisissez la manière dont les données de la colonne sont "séparées". Cela signifie que chaque bit d'information dans la colonne est séparé par quelque chose. Les choix les plus courants sont un espace, une virgule ou un point-virgule. Les informations ne sont souvent séparées que par un espace. Comme dans l'exemple suivant: Le nom «John A. Doe» est affiché dans une colonne. Le prénom John est séparé du premier A du milieu par un espace. Le nom de famille Doe est séparé du premier A du milieu par un espace. Choisissez donc votre espace comme séparateurs dans l'assistant.
   • Cliquez sur Suivant. Cliquez sur Terminer. Le programme divise John, A. et Doe en trois colonnes. Vous pouvez ensuite donner aux nouvelles colonnes de nouveaux noms d'en-tête pour indiquer les données qu'elles contiennent (nom, prénom, etc.). C'est une bonne idée de créer plusieurs colonnes vides à droite des données que vous divisez avant de faire cela, car cela poussera les données dans les nouvelles colonnes vides (au lieu des colonnes qui contiennent déjà des données).

Partie 2 sur 3: Importer Excel dans Access

1. Ouvrez le programme Access sur votre ordinateur. Allez dans le menu Démarrer, choisissez Microsoft Office et cliquez sur Microsoft Access. Vous devez ouvrir une nouvelle base de données Access vide pour y importer la feuille de calcul Excel.
   • Choisissez "Vider la base de données du bureau" pour créer une nouvelle base de données à partir du programme Access.
   • Renommez-le si vous le souhaitez. Cliquez sur "Créer".
2. Importez une feuille de calcul Excel dans Access. L'étape suivante consiste à obtenir la feuille de calcul Excel (ou plusieurs) dans la base de données Access.
   • Cliquez sur "Données externes" dans la barre d'outils du gestionnaire de base de données Access. Choisissez "Excel" Dans certaines versions d'Access, vous pouvez trouver cette fonctionnalité en cliquant sur "Fichier" dans le menu principal et "Obtenir des données externes".
   • Lorsque "Nom de fichier" s'affiche, cliquez sur "Parcourir". Cela vous permettra de trouver la feuille de calcul Excel sur votre ordinateur.
   • Laissez la case à cocher "Importer les données source dans une nouvelle table de la base de données courante" cochée. Cette case est cochée par défaut.
   • Lorsque vous trouvez la feuille de calcul Excel que vous souhaitez importer sur votre ordinateur, cliquez dessus. Cliquez sur "OK". L'Assistant d'importation Excel pour accéder s'ouvre.

Partie 3 sur 3: Utilisation de l'assistant pour terminer l'importation

1. Suivez les étapes de l'assistant dans Access. Pour terminer l'importation de votre feuille de calcul, vous devez suivre les étapes de l'assistant.
   • Choisissez la feuille de calcul dans le classeur Excel que vous souhaitez importer. Parfois, cela est facile car la feuille de calcul Excel n'est qu'une feuille. Cependant, parfois, les gens créent plusieurs feuilles de calcul dans une seule feuille de calcul Excel, que vous pouvez afficher en cliquant sur les onglets en bas de la feuille de calcul. Si tel est le cas, vous devez indiquer à l'assistant Access la feuille de calcul à choisir. Cliquez sur Suivant.
   • La page suivante contient une boîte demandant si la première ligne de la feuille Excel comporte des en-têtes de colonne. Il s'agit de la ligne d'une feuille de calcul qui identifie les données de chaque colonne (telles que le nom, l'adresse, le salaire, etc.). Il est judicieux de nettoyer d'abord la feuille de calcul Excel pour vous assurer que la première ligne d'en-têtes de colonne a des en-têtes de colonne clairs. Vérifiez ensuite "Oui" que la première ligne contient des en-têtes de colonne. C'est l'approche la plus simple. Cliquez sur Suivant.
   • Si la première ligne ne contient pas d'en-têtes de colonne, la fenêtre suivante vous demande si vous souhaitez renommer les champs dans Access (ce sont les en-têtes de colonne). Si vous n'avez pas encore donné à chaque champ un nom clair et facilement identifiable avant l'importation (recommandé), vous pouvez le faire ici.
2. Terminez l'importation. Il ne reste plus que quelques étapes à franchir en termes d'importation. La fenêtre suivante de l'assistant vous demande si vous souhaitez spécifier une clé primaire.
   • Vous n'êtes pas obligé de faire cela, mais c'est possible. Une clé primaire signifie qu'Access attribue à chaque ligne de données un numéro unique. Cela peut être utile plus tard lorsque vous triez les données. Cliquez sur Suivant.
   • Le dernier écran de l'assistant a une place pour un nom par défaut. Vous pouvez modifier le nom de la feuille Excel que vous souhaitez importer (elle deviendra une «table» dans Access sur le côté gauche de la page lorsque vous aurez terminé l'importation).
   • Cliquez sur "Importer". Cliquez sur "Fermer". Vous verrez votre tableau sur le côté gauche de l'écran. Il est maintenant importé dans Access.
   • Si vous souhaitez créer un lien vers plusieurs fondations de données, répétez ce processus avec une autre ou plusieurs feuilles de calcul Excel. Vous êtes maintenant prêt à comparer les données des feuilles de calcul dans Access.

Mises en garde

• Si le fichier Excel provient d'une version d'Office autre qu'Access, vous remarquerez peut-être des problèmes lors de l'importation de fichiers en douceur.
• On ne le soulignera jamais assez: vous devrez nettoyer votre feuille de calcul Excel avant de l'importer. Cela signifie en partie analyser les données dont vous disposez pour détecter les problèmes.
• Conservez toujours une copie de vos feuilles de calcul originales afin de pouvoir répéter le processus si vous vous trompez.
• Vous ne pouvez pas importer plus de 255 champs dans Access.