Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 3: Participez à une collaboration
• Méthode 2 sur 3: Traiter les problèmes en groupe
• Méthode 3 sur 3: Former un partenariat
• Conseils

Collaborez étroitement, disposez d'un système de discussion structuré, fixez des objectifs communs clairs et travaillez à les atteindre. La collaboration est utile pour toutes sortes de choses: des affectations de groupe à l'école aux projets communs entre plusieurs organisations. Que vous souhaitiez collaborer entre deux parties ou vous assurer qu'un membre du groupe assume ses responsabilités, il existe plusieurs façons de résoudre les conflits et d'obtenir des résultats.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 3: Participez à une collaboration

1. Comprenez l'objectif précis et le calendrier. Le but de la collaboration doit être clair pour tous les participants. Assurez-vous de comprendre l'objectif précis du projet, même si la collaboration n'est qu'un simple projet scolaire ou un autre objectif à court terme. Êtes-vous prêt à travailler le week-end? Tout le monde comprend-il les tâches spécifiques qui lui sont demandées?
2. Aidez à déléguer les tâches. Au lieu d'essayer de tout faire vous-même, il vaut mieux diviser et gouverner. Laissez chacun découvrir ses forces et travaillez à les intégrer pour atteindre l'objectif commun. Si vous vous sentez dépassé ou si vous pensez que quelqu'un d'autre pourrait utiliser votre aide, parlez-en.
   • Si vous attribuez un certain rôle à chaque membre du groupe, tel que «chercheur» ou «président», la délégation des tâches sera plus rapide et paraîtra moins arbitraire.
3. Faites participer tout le monde à la discussion. Arrêtez-vous et écoutez les autres, surtout si vous sentez que vous contribuez plus que les autres. Réfléchissez vraiment à leurs idées avant de répondre. La collaboration prospère lorsque tout le monde reconnaît et apprécie la valeur de la participation des autres.
   • Si certains membres parlent trop, ajustez le système. Discutez en petit groupe avec quelqu'un, assurez-vous d'avoir une séquence claire. Un grand groupe peut limiter les personnes à quelques minutes par déclaration.
   • Pour encourager les personnes timides à s'exprimer, demandez-leur leur avis. Posez-leur des questions sur un sujet sur lequel ils connaissent beaucoup ou qui les intéressent.
   CONSEIL D'EXPERT

   Supposons le bien. La collaboration fonctionne mieux lorsqu'il y a une atmosphère de confiance. Si vous pensez que quelqu'un n'agit pas dans l'intérêt du groupe, essayez d'en découvrir les raisons. Assurez-vous de ne pas travailler trop dur ou de manière biaisée. Si vous donnez par erreur le pete noir à quelqu'un, l'atmosphère peut facilement changer.

   • Discutez des problèmes ouvertement, pas derrière le dos de quelqu'un.
4. Suggérer des méthodes de communication. Les personnes qui travaillent ensemble doivent avoir la possibilité d'échanger des idées et des informations. Utilisez des wikis en ligne, des discussions par e-mail ou des documents partagés pour tenir les membres informés.
   • Assurez-vous que le groupe se rencontre également en dehors du travail. Vous pourrez mieux travailler ensemble si vous apprenez à mieux vous connaître.
5. Tenez les membres du groupe responsables de ce qu'ils font et échangez des commentaires. Demandez aux membres du groupe de se parler en groupes sur les moyens d'améliorer la collaboration. Rencontrez-vous régulièrement pour discuter des jalons et discuter de la meilleure façon de tendre la main lorsque quelqu'un est en retard. Pour les collaborations à long terme, vous devez vérifier régulièrement que tout le monde est satisfait des progrès réalisés.
   • Essayez d'utiliser des statistiques factuelles pour tracer les progrès. Ne demandez pas aux membres s'ils ont fait des recherches, mais vérifiez combien de travail ils ont réellement accompli.
   • Si un membre du groupe ne fait pas son travail, essayez de découvrir ensemble les causes sous-jacentes. Voir la section suivante pour des exemples spécifiques.
6. Si possible, recherchez un consensus. Le désaccord n'est étranger à aucune relation de groupe. Lorsque des conflits surgissent, essayez de vous mettre d'accord avec tout le monde sur la voie à suivre.
   • Il y a des moments où le consensus ne peut être atteint et le groupe doit avancer. À tout le moins, assurez-vous que ceux qui ne sont pas d'accord acceptent que le groupe a fait un effort raisonnable pour parvenir à un compromis. Si un membre du groupe reste indigné, cela rendra la coopération plus difficile.
7. Ne brûlez pas vos vaisseaux derrière vous. Même s'il y a un fort désaccord entre les membres du groupe, vous devriez garder vos émotions sous contrôle et pardonner à ceux qui ne sont pas d'accord avec vous.
   • L'humour au bon moment peut être un excellent outil pour désamorcer une situation. N'utilisez que des blagues qui n'offensent personne, ou tout au plus seulement vous-même. Aussi, n'insultez pas les gens en plaisantant quand quelqu'un est vraiment bouleversé.

Méthode 2 sur 3: Traiter les problèmes en groupe

1. Discutez ouvertement du conflit. Un partenariat est basé sur la collaboration entre des personnes aux priorités différentes. Les conflits ne peuvent donc être évités. Alors discutez-en honnêtement, et non à huis clos.
   • Expliquez clairement que la résolution des conflits n'a pas pour but de déterminer qui a raison et qui n'a pas raison. Concentrez la discussion sur la manière dont la situation ou le processus en question peut être résolu et sur la manière dont la collaboration peut garder un œil sur l'avenir.
   • Si vous voyez un membre du groupe devenir hostile ou apathique, demandez-lui en privé ce qui l'a causé. Discutez de la cause lors de la prochaine réunion, si elle est liée au partenariat.
2. N'essayez pas de résoudre toutes les différences. Le but d'une collaboration est d'atteindre un objectif, pas d'endoctriner tout le monde avec la même perspective. Vous devez discuter de ces différences, d'accord. Mais parfois, vous devrez admettre que le conflit n'est pas résolu et que soit un compromis doit être choisi, soit une ligne de conduite différente.
3. Discutez des causes sous-jacentes de la faible participation. Si un membre du groupe assiste rarement aux réunions ou ne s'acquitte pas de ses responsabilités, essayez de découvrir pourquoi. Et résolvez-le:
   • Demandez au membre du groupe s'il y a des problèmes avec d'autres membres du groupe afin que vous puissiez en discuter ouvertement si nécessaire.
   • Si le membre est quelqu'un d'une autre organisation, assurez-vous que cette organisation ne lui donne pas trop de travail. Rappelez à son patron qu'un certain engagement a été convenu. Demandez également au patron une version écrite de la charge de travail du membre du groupe.
   • Si le membre du groupe refuse de coopérer ou ne possède pas les qualités nécessaires, cherchez un remplaçant. Il / elle peut se sentir offensé par cela, mais il est essentiel que la collaboration se déroule sans heurts.
4. Résolvez les disputes sur les coutumes, la langue et les choix stylistiques. Si les membres du groupe ont l'habitude de faire les choses différemment ou ont des définitions différentes de certains termes, prenez le temps d'éliminer ces malentendus.
   • Écrivez les définitions des termes problématiques par écrit.
   • Ajustez la langue de la description de poste afin que tout le monde puisse comprendre et être d'accord.
5. Améliorez les réunions ennuyeuses ou inefficaces. Étudiez comment vous pouvez vous rencontrer efficacement et partagez vos résultats avec le président, le superviseur ou le facilitateur. Faites de votre mieux pour maintenir la confiance et l'engagement des membres.
   • Même de petits gestes comme des rafraîchissements peuvent inciter quelqu'un à se sentir plus impliqué dans la collaboration.
   • Si la réunion est difficile parce que le président n'est pas trop qualifié, choisissez-en un nouveau. Quelqu'un qui bénéficie de la confiance de tout le groupe et qui possède les compétences nécessaires pour mener la discussion sans offenser personne.
6. Traitez avec les membres du groupe manipulateurs et argumentatifs. Il existe de nombreuses façons de surmonter ce problème. Vous pouvez essayer plusieurs choses avant de décider d'expulser quelqu'un du groupe. Ce dernier peut causer du mauvais sang au sein du groupe.
   • Les comportements manipulateurs et dominants peuvent être causés par la peur, et si les membres représentent une autre organisation, ils peuvent craindre que leur indépendance soit perdue s'ils ne le font pas. Essayez de découvrir les causes sous-jacentes et discutez-en avec le groupe. Ou, s'il s'agit d'un problème personnel, demandez-leur s'ils veulent le résoudre à leur rythme.
   • Si un membre du groupe ne prend pas la parole en cas de désaccord ou en cas de conflit d'intérêts, utilisez la réunion pour permettre à tout le monde de parler. Essayez d'entendre tout le monde ce qu'il a à dire.
   • Utilisez une structure différente pour le système de discussion. Essayez de ne pas laisser les personnes les plus argumentées prendre le contrôle de la réunion.
7. Limitez la discussion sur les objectifs ou les stratégies. Établissez des objectifs et des méthodes clairs par écrit pour minimiser la confusion. Si les membres discutent encore des objectifs écrits, prenez le temps de les modifier à nouveau.
   • Cela peut indiquer une volonté de réalisations concrètes. Souvent, cela n'indique même pas un désaccord réel sur les objectifs ultimes. Essayez de vous mettre d'accord sur des résultats précis et des plans d'action raisonnables à court terme.
8. Faites face aux pressions imposées par d'autres organisations. Si les dirigeants des membres du groupe d'autres organisations exercent des pressions pour obtenir des résultats rapidement, rappelez-leur que la collaboration fonctionne sous sa propre autorité. La planification est une étape indispensable dans tout partenariat.
9. Engagez un médiateur pour les conflits plus graves. Parfois, il peut être nécessaire de faire appel à un médiateur externe en tant que groupe. Le médiateur animera une ou deux réunions pour résoudre le conflit. Dès qu'il / elle est personnellement impliqué, il / elle doit être remplacé. Faites appel à un médiateur dans les cas suivants:
   • Lorsqu'un chef de groupe est directement impliqué dans un conflit.
   • Lorsqu'il y a désaccord sur l'existence ou non d'un conflit.
   • Lorsqu'il y a des différences culturelles, il faut un médiateur qui comprend les deux points de vue.
   • Lorsque l'impartialité est essentielle, par exemple en cas de conflits d'intérêts.
   • Lorsque le groupe est mauvais dans la résolution des conflits. Pensez à engager un médiateur qui peut former le groupe à mieux résoudre les conflits. C'est mieux que de devoir chercher un médiateur à chaque fois pour résoudre les différends.

Méthode 3 sur 3: Former un partenariat

1. Choisissez les bons groupes. Vous pouvez travailler avec des personnes d'organisations à but non lucratif, d'entreprises, du secteur public ou de particuliers. Qui que vous choisissiez, il est important de les rechercher en premier. Discutez ouvertement si le groupe peut se concentrer sur le type de collaboration que vous envisagez.
   • Si vous recherchez également un partenaire financier, n'invitez pas les organisations en difficulté financière. N'invitez pas les agences gouvernementales qui réduisent.
   • Si un groupe ou un individu est connu pour ses mauvaises relations de travail, ses problèmes de confiance ou ses coups de poignard dans le dos, évitez-les.
2. Fixez-vous un objectif clair. Assurez-vous que tous les groupes impliqués comprennent pourquoi le lien est nécessaire et quels sont les objectifs exacts. Assurez-vous que chaque groupe s'engage à un certain degré d'engagement avant de commencer.
   • Définissez un calendrier pour la collaboration. Vous rencontrerez rapidement des problèmes si un groupe ne prévoyait que quelques réunions et l'autre prévoyait que cela durerait un an.
   • Expliquez clairement ce que vous attendez de la collaboration. Là encore, les organisations concernées doivent être conscientes du nombre de personnel nécessaire et du temps qu'on attend d'elles. Ils doivent également savoir dans quelle mesure il y a du leadership.
   • Choisissez un objectif dans lequel les membres du groupe veulent s'engager. La collaboration doit se concentrer sur les objectifs communs de tous les membres; pas sur l'énoncé de mission d'une organisation.
3. Impliquez les bonnes personnes. Recherchez des personnes ayant une expérience pertinente, une crédibilité et une confiance suffisantes au sein de leur propre organisation. Ne faites pas venir des ignorants parce qu'ils font du bénévolat ou parce que vous êtes personnellement ami avec eux.
   • Ne laissez pas le groupe déborder de membres. Plus vous avez de membres, plus la collaboration sera lente. Choisissez suffisamment de personnes pour atteindre vos objectifs, mais pas plus. Résolvez les problèmes potentiels dès que possible.
   • Si l'objectif comprend des changements organisationnels majeurs pour les membres, alors chaque organisation doit nommer son propre chef.
   • Si vous envisagez de collecter des fonds en tant que partenariat, engagez un conseiller juridique.
   • Envisagez de faire venir des personnes extérieures aux organisations centrales si nécessaire. Un membre du conseil scolaire, du conseil ou de l'industrie peut être nécessaire pour vous fournir des informations auxquelles vous n'auriez autrement pas accès.
4. Expliquez clairement à chacun quel est son rôle dans l'ensemble. Tout le monde a-t-il un poids égal dans la prise de décision? Y a-t-il quelqu'un qui se spécialise dans un secteur particulier et est-il également membre à part entière? Faites savoir à chacun combien de temps on attend d'eux, à la fois en termes de réunions auxquelles assister et de travail en dehors.
   • Discutez également de la manière de recruter de nouveaux membres et de supprimer des membres existants.
5. Établissez les fondements du partenariat. Ne plongez pas directement. Vous gagnerez du temps et augmenterez votre efficacité si vous expliquez d'abord les bases de la relation par écrit. Faites-le lors de la première réunion. Concluez tous ces éléments:
   • Mission et but. Cela devrait déjà être en place, mais vous devrez peut-être prendre un moment pour discuter des détails et du libellé. Ajoutez une chronologie et des objectifs jalons.
   • Processus de leadership et de prise de décision. Ce sont des éléments très importants. Tout le monde doit s'entendre sur qui est responsable et ce qu'implique exactement ce leadership. Les décisions sont-elles prises sur la base du consensus (discussion jusqu'à l'accord complet) ou d'un autre système?
   • Valeurs et hypothèses. Si une organisation a une certaine limite qui ne peut pas être franchie, ou suppose qu'une certaine route est prise, le moment est venu de la formaliser. Essayez de cartographier les scénarios à risque pour chaque groupe et discutez de ce qu'il faut faire si l'un de ces scénarios se produit.
   • Politique éthique. En cas de conflit d'intérêts, comment le partenariat devrait-il résoudre ce problème? Avec qui la relation peut-elle nouer des relations financières? La politique de chaque organisation s'applique-t-elle aux actions de toutes les actions de la coopérative? Et sinon, comment allez-vous essayer de résoudre cet écart?
6. Préservez l'environnement collaboratif. Félicitations, votre premier partenariat est opérationnel! Cependant, il appartient toujours à chaque membre, et en particulier au président du groupe, de veiller à ce que le partenariat reste sain.
   • Utilisez les principes de base pour résoudre les discussions et les conflits. Discutez de toute modification apportée aux principes fondamentaux si vos objectifs ou votre calendrier doivent être ajustés.
   • Assurez-vous qu'il existe une relation de confiance entre les membres. Si des problèmes personnels surviennent ou si certains membres ne disposent pas de suffisamment d'espace, le processus de discussion doit être ajusté. Tout le monde devrait avoir une chance égale de contribuer et de discuter ouvertement des conflits.
   • Établir un système dans lequel les membres peuvent être tenus responsables et où les commentaires peuvent être échangés.
   • Restez en contact régulier. Prenez le procès-verbal de toutes les décisions et nommez les membres absents. En plus des réunions, permettez aux membres de se parler dans un cadre plus détendu et informel.

Conseils

• Ne vous précipitez pas. Les collaborations semblent souvent plus lentes que les projets individuels. Cependant, la planification est essentielle pour garder tout le monde à bord.
• Divisez la charge de travail pour que personne ne se sente dépassé.
• Si vous n'êtes pas d'accord avec quelque chose, ne vous mettez pas en colère ou violent.