Auteur:
Louise Ward
Date De Création:
7 Février 2021
Date De Mise À Jour:
1 Juillet 2024
Contenu
En substance, l'e-mail n'est pas formel comme l'écriture d'une lettre papier. Cependant, il y a des moments où vous devez être plus formel dans la rédaction d'e-mails. Pensez à qui est le destinataire, puis choisissez la salutation appropriée à la situation. Une fois que vous connaissez ces informations, vous pouvez continuer avec le format de salutation et le style de phrase d'ouverture.
Pas
Partie 1 sur 3: Pensez au destinataire
Déterminez à quel point vous devez être formel. Que vous rédigiez un e-mail "formel", le degré de formalité de l'e-mail dépendra du destinataire de celui-ci. Par exemple, vous n'utiliserez pas le même degré de formalisme lorsque vous écrivez à un professeur que lorsque vous rédigez une lettre de motivation.
- Lorsque vous contactez quelqu'un pour la première fois, il est préférable d'écrire plus formellement que d'habitude pour des raisons de sécurité.
Trouvez le nom du destinataire. Vous devriez faire des recherches pour trouver le nom de la personne si vous ne le connaissez pas déjà. Connaître le nom du destinataire rend le message d'accueil plus personnel, même si vous utilisez des méthodes professionnelles d'écriture d'e-mails.
Suivez le chemin du récepteur. Si la personne vous a envoyé un e-mail, c'est une bonne idée de copier son message d'accueil. Par exemple, s'ils écrivent "Bonjour" et votre nom, vous pouvez répondre dans un style similaire, en utilisant "Salut" et le nom de la personne lors de l'envoi de l'e-mail. publicité
Partie 2 sur 3: Choisissez un message d'accueil
Utilisez "Cher". "Cher" (suivi du nom du destinataire) est la salutation classique. C'est informel sans être envahissant, et comme il est utilisé si souvent, ce message d'accueil devient souvent la valeur par défaut, ce qui est une bonne chose. Vous ne voudriez pas que votre message soit bizarre parce qu'il ne correspond pas.
Essayez "Bonjour", si vous ne connaissez pas le nom du destinataire. "Bonjour" est un message d'accueil très formel que vous pouvez utiliser dans les e-mails professionnels, en particulier si vous ne connaissez pas le nom du destinataire. Cependant, il est toujours préférable de connaître le nom du destinataire si possible.
- Vous pouvez également utiliser «Envoyer aux personnes intéressées» si l'e-mail est particulièrement formel et que vous ne connaissez pas le nom du destinataire. Cependant, cette salutation peut ne pas intéresser certains.
Considérez "Salut (" Salut "ou" Bonjour ") dans les e-mails moins formels. Le courrier électronique a tendance à être moins formel que la correspondance en général, vous pouvez donc écrire "Salut" dans un courrier électronique sans être trop formel. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un professeur, en particulier à une personne que vous contactez fréquemment, un message d'accueil «Bonjour» ou «Bonjour» fonctionnera.
N'utilisez pas le mot «Hey». Bien que le mot «Salut» soit acceptable dans un e-mail formel, il ne serait pas approprié de dire bonjour. C'est une façon très arbitraire de saluer, même dans la langue parlée, vous devriez donc éviter de l'utiliser dans tout type de courrier électronique formel. Par exemple, même si vous êtes proche de votre patron, il vaut mieux éviter d'utiliser le mot «Hey» lorsque vous lui écrivez un e-mail.
Utilisez le changement de titre si nécessaire. Parfois, vous écrivez à quelqu'un avec qui vous ne connaissez son titre qu'en entreprise ou organisation. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le titre de la personne au lieu du nom, tel que «Cher directeur des ressources humaines», «Cher ressources humaines» ou «Cher professeur».
Ajoutez les honoraires de la personne pour rendre l'e-mail plus formel. Lorsque cela est possible, ajoutez «Grand-père», «Grand-mère», «Docteur» ou «Professeur» devant le nom du destinataire pour plus de formalité. De plus, vous pouvez utiliser le prénom ou le nom complet du destinataire pour être plus professionnel, au lieu d'utiliser simplement le prénom. publicité
Partie 3 sur 3: Formatage et démarrage d'un e-mail
Écrivez le message d'accueil sur la première ligne. Écrivez le message d'accueil que vous avez choisi sur la première ligne, suivi du nom du destinataire. Vous pouvez utiliser les honoraires de la personne si possible, tels que grand-père, grand-mère ou médecin, suivis du nom complet.
Utilisez des virgules. En général, vous utiliserez une virgule après le message d'accueil. Dans le courrier formel, vous pouvez utiliser un signe deux-points, mais c'est souvent trop formel pour un e-mail, même un e-mail professionnel. Une virgule fonctionne dans toutes les situations, bien que vous puissiez utiliser un signe deux-points si vous écrivez une lettre de motivation par courrier électronique.
Passez à la ligne suivante. Le message d'accueil est sur la ligne supérieure, donc lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton de nouvelle ligne pour passer à la ligne suivante. Si vous utilisez des sauts de ligne au lieu de mettre en retrait pour créer des paragraphes, vous devrez laisser une ligne vide entre le message d'accueil et le premier paragraphe.
Présentez-vous dans votre phrase d'ouverture si nécessaire. Si vous écrivez à quelqu'un pour la première fois, vous devez fournir une introduction, peu importe combien vous les connaissez dans la vie. Donner au destinataire un indice sur qui vous êtes l'encouragera à continuer à lire.
- Par exemple, vous pouvez écrire "Je suis Nguyen Van Nam et je suis le directeur marketing de la société XYZ". Vous devez également indiquer la raison pour laquelle vous connaissez le destinataire: "Je suis Nguyen Manh Hung, et je suis en cours de marketing (le service marketing 101 prend mardi et jeudi midi)".
- Si vous connaissez le destinataire et que vous l'avez déjà écrit, vous pouvez utiliser la première phrase comme salutation. Par exemple, vous pouvez dire "Merci pour votre réponse rapide" ou "J'espère que vous allez bien".
Allez directement au sujet. La plupart des e-mails formels doivent se concentrer rapidement. Cela signifie que la première ou la deuxième phrase devrait indiquer pourquoi vous l'avez écrite pour eux. N'oubliez pas d'être aussi concis que possible lorsque vous décrivez votre objectif.
- Par exemple, vous pouvez écrire "Je vous écris pour vous demander de l'aide concernant un problème de marketing" ou "Je vous écris parce que j'ai du mal en classe et j'espère que vous pourrez vous en sortir avec le documentation supplémentaire utile pour moi de lire plus ".
