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Nous entendons souvent de nombreuses personnes se plaindre de ne pas avoir assez de temps pour faire le travail. Certaines compétences de base en gestion du temps peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre temps. Apprenez à planifier du temps intelligent pour en faire plus.

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Méthode 1 sur 3: Reconnaissez votre utilisation du temps

1. 

   Gardez une trace des activités quotidiennes. Remarquez ce que vous faites chaque jour et notez le temps que vous y consacrez. Vous serez surpris du temps que vous perdez par rapport à la quantité réelle de travail effectué.
   • N'oubliez pas de prendre note des tâches quotidiennes comme préparer le petit-déjeuner, nettoyer la maison, prendre un bain, etc.

2. 

   
   
   Mettez à jour toutes les activités dans un seul bloc-notes. Une fois que vous savez ce que vous faites chaque jour et combien de temps vous passez avec eux, écrivez-le dans un cahier. Mettre toutes les informations en un seul endroit et les voir clairement sur la page vous aide à voir comment et parfois où vous perdez votre temps.
   • Écrivez entièrement et clairement. Ne mélangez pas des événements séparés à la suite, ne sautez pas de tâches insignifiantes et n'oubliez pas de conserver un enregistrement détaillé du temps divisé pour chaque tâche de la journée.
   • Vous devriez peut-être regrouper les activités. Par exemple, écrivez les tâches ménagères avec un stylo bleu, travaillez pour gagner de l'argent avec un stylo rouge et des activités de divertissement avec un stylo noir. Cette écriture vous aide à comprendre comment utiliser votre temps.

3. 

   
   
   Évaluez votre répartition du temps. Par exemple, 1 heure de rêverie? 2 heures pour décider quoi manger? 8 heures de navigation sur le Web? Déterminez comment vous allez allouer votre temps et pensez à ce qui doit être fait et à ce qui ne l'est pas.
   • Perdez-vous du temps parce que vous ne pouvez pas vous contrôler? Êtes-vous handicapé ou hésitant? Prenez-vous trop de responsabilités? Ce sont toutes des questions que vous devriez considérer lors de l'évaluation de votre utilisation du temps.
   • Il y a des moments où vous divisez les activités de la journée de manière irrationnelle. Par exemple, travailler pendant une demi-heure, puis 10 minutes pour faire les courses, puis retourner au travail pendant une demi-heure n'est pas une sage division. Si vous ne travaillez que pendant une heure, la capacité de concentration et l'efficacité seront plus élevées, un problème trivial à gérer plus tard.
   • Idéalement, vous devez effectuer la tâche dans chaque «segment». Avec cette méthode, vous passez un temps prédéterminé sur une seule tâche sans vous distraire.

4. 

   
   
   Pensez à faire des ajustements. Une fois que vous savez exactement où va votre temps, vous commencez à ajuster votre emploi du temps. Vous devez savoir clairement quels domaines vous ne pouvez pas ou ne devriez pas réduire par peur de perdre du temps. Si un travail prend beaucoup de temps, cela ne signifie pas que vous perdez votre temps.

5. 

   Si vous passez 3 heures par jour à envoyer des e-mails liés au travail, il est clairement improbable que vous passiez moins de temps à cette activité. Cependant, si vous envoyez quatre ou cinq e-mails personnels entre les e-mails professionnels, vous pouvez certainement réduire le temps que vous passez à envoyer des e-mails.

6. 

   Changez vos habitudes de travail. Quel que soit votre problème de gestion du temps, il existe toujours une solution de contournement. Une fois que vous avez trouvé une raison de perdre votre temps ou comment utiliser votre temps de manière plus raisonnable, vous devez travailler pour changer vos habitudes de gestion du temps.
   • Si vous passez trop de temps à nettoyer la maison ou à cuisiner, pensez à engager une femme de chambre ou un chef. Le temps est plus précieux pour certains que l'argent.
   • Si votre problème vous fait perdre trop de temps pendant la journée de navigation non intentionnelle, vous devez vous limiter à quelques sites ou ne pas vous connecter à vos comptes de réseaux sociaux lorsque votre objectif est différent.
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Méthode 2 sur 3: Évitez les distractions

1. 

   Identifiez les distractions dans votre vie. La distraction est le plus grand défi de la gestion du temps. Vous devez découvrir le type d'activités ou d'individus qui vous occupent beaucoup de votre temps. Que ce soit parce qu'un ami est bavard ou qu'un passe-temps vous empêche de vous concentrer, vous pouvez trouver des moyens d'éviter ces facteurs.
   • Si vous passez beaucoup de temps sur quelque chose qui ne produit pas les résultats escomptés, cela peut être un facteur de distraction à éviter.
   • En ce qui concerne l'espace de travail de bureau, certains collègues sont également des distractions probables. Vous ne devez pas vous engager dans des conversations ou des chats inutiles pendant les heures de travail. Cependant, l'attitude du travail au bureau est tout aussi importante que les compétences en gestion du temps, vous ne devriez donc pas être impoli si vous voulez avancer dans votre carrière.

2. 

   Évitez les longues conversations au téléphone. Vous devez ajuster vos habitudes téléphoniques si vous passez trop de temps dans les conversations. Parler en personne est toujours plus efficace que parler au téléphone, vous devriez donc mettre fin aux longues conversations avec ce moyen.
   • De nombreux appels téléphoniques comportent souvent une redondance inutile, en particulier au début et à la fin de l'appel. Les gens ont tendance à être distraits et à se promener sur leur téléphone, ce dont vous devez être conscient. La tenue d'une réunion en face à face crée une atmosphère plus formelle qui motive les parties à se concentrer sur leur travail, car aucune des parties à la réunion n'est affectée par les distractions.

3. 

   Ne surfez pas trop sur le Web. De nombreuses personnes doivent utiliser Internet comme outil principal pour travailler. Cependant, il y a aussi beaucoup de gens qui laissent passer leur temps sur des articles de presse, des nouvelles sportives, des célébrités et des animaux de compagnie. Vous devez toujours être très attentif à chaque fois que vous devez être sur Internet. Certains logiciels peuvent bloquer les applications, sites Web ou noms de domaine inutiles pour réduire les distractions lors de l'utilisation d'Internet.
   • Évitez de visiter Facebook, Twitter et autres sites de réseaux sociaux lorsque vous travaillez en ligne.
   • Rechercher toutes sortes de problèmes sur Google est également une perte de temps.Au départ, vous aviez l'intention de trouver rapidement un problème, mais avant de le savoir, vous surfez sur d'innombrables sites Web en 3 heures.

4. 

   Utilisez les panneaux «Ne pas déranger». Vous connaissez probablement ce panneau sur la porte d'entrée d'une chambre d'hôtel. Il est également très efficace lorsqu'il est utilisé au bureau. Vous pouvez taper et imprimer un tel signe à accrocher devant la porte du bureau en cas de besoin. Les passants parleront moins pour ne pas vous déranger.
   • Si vous travaillez à domicile, il est impératif que vous disposiez de votre propre espace de travail. Ne travaillez pas dans un lieu familial commun car les téléviseurs, les téléphones et les consoles de jeux vidéo vous distraient facilement.

5. 

   Prenez le temps des distractions incontournables. Certains facteurs ne peuvent être évités, par exemple lorsque votre patron veut que vous passiez du temps à parler ou que la personne âgée de la maison demande constamment ceci et cela. Si vous savez planifier à l'avance, quoi que ce soit, cela ne prendra pas beaucoup de temps pour travailler. publicité

Méthode 3 sur 3: utiliser le temps efficacement

1. 

   Écrivez tout. Ne comptez pas entièrement sur la mémoire pour effectuer les tâches quotidiennes. Notez tout ce dont vous avez besoin sur papier et consultez régulièrement la liste pour atteindre vos objectifs.
   • Même une tâche très petite et insignifiante devait être écrite. Cependant, vous ne devriez écrire que brièvement sur cette liste, par exemple "Appeler Tuan", "Rechercher les marges", "E-mail au patron".
   • Assurez-vous de toujours avoir votre ordinateur portable avec vous pour être prêt à noter les tâches au fur et à mesure qu'elles apparaissent. Vous pensez que vous vous souviendrez de l'écrire plus tard, mais vous l'oublierez quand même.

2. 

   Utilisez le calendrier. Le simple fait d'ajouter un calendrier à vos outils de gestion du temps vous aidera à être plus productif. Notez les délais, les tâches et les réunions sur votre emploi du temps. Chaque matin, vous prenez le temps de regarder ces dates sur votre calendrier pour voir ce qui s'en vient.

3. 

   Évitez de planifier la duplication. Organiser l'horaire de travail de manière à ce qu'il ne se chevauche pas et n'entreprenne pas trop de tâches à la fois. Vérifiez votre calendrier avant d'accepter de faire quoi que ce soit pour vous assurer que le temps est libre. De cette façon, votre temps est mieux organisé et vous aide à surveiller le temps de près.

4. 

   Éliminez la cause de la distraction. Utilisez votre temps efficacement en éliminant les distractions ou en vous faisant dévier de la direction du progrès. Placez la télévision et toutes sortes de divertissements en dehors du travail ou des études, pour vous concentrer sur le travail avant de vous divertir.

5. 

   Organisez l'ordre de priorité. La gestion intelligente du temps consiste à planifier à l'avance des tâches importantes ou urgentes. Notez ces points sur votre emploi du temps avec un surligneur ou un crayon. Planifiez d'abord ces activités pour vous assurer d'avoir suffisamment de temps, puis faites les choses les moins urgentes.
   • Soyez prêt à modifier vos préférences en cas de besoin. Il y a beaucoup de choses qui n'apparaissent pas avant la fin et qui vous obligent à le faire immédiatement. Ensuite, vous devez arrêter ce que vous faites et concentrer votre temps et votre énergie sur ce travail de dernière minute, mais vous ne devriez pas laisser de telles situations se produire trop souvent.
   • Si vous devez fréquemment commander à nouveau, cela indique que quelque chose ne va pas. De petits ajustements sont acceptables, mais si vous devez continuer à le faire, cela prouve que vous n'êtes pas dans le bon ordre en premier lieu.

6. 

   Pensez de manière réaliste. Allouez un temps raisonnable pour faire le travail. Si vous pensez que quelque chose prend entre une demi-heure et une heure, accordez-vous une heure. Réfléchir de manière réaliste au moment où cela peut être fait vous aidera à éviter de surcharger ou de ralentir.
   • Les choses seront plus sûres si vous restez prudent et vous donnez toujours plus de temps que nécessaire. Si vous terminez une tâche tôt, vous êtes libre de passer à la tâche suivante et, en fin de compte, d'assurer la productivité.

7. 

   Planifiez les tâches de base. Assurez-vous de prendre du temps pour les activités quotidiennes de base, comme manger et prendre un bain. Celles-ci peuvent sembler être des tâches mineures, mais vous devez tout de même y consacrer du temps parallèlement à votre travail principal, pour vous assurer de ne pas les sauter et cela pourrait entraîner des retards dans la planification.

8. 

   Utilisez le système de rappel. Outre le programme quotidien, vous devez utiliser des outils supplémentaires pour vous aider à ne pas oublier les tâches importantes ou les délais. À l'aide de notes autocollantes, définissez des notifications textuelles ou audio sur votre téléphone pour vous rappeler d'effectuer certaines tâches planifiées.
   • Évitez de demander aux gens autour de vous de vous rappeler votre emploi du temps, car ils pourraient l'oublier comme vous.
   • Si quelque chose est particulièrement important, vous devez disposer d'une variété d'outils de rappel organisés, car il est possible que vous ne remarquiez pas les notes ou les messages sur votre téléphone.

9. 

   Aidez moi. Demandez de l'aide à quelqu'un ou confiez-lui de petites tâches si possible. En général, cela est utile si vous pouvez économiser un peu de dignité en leur demandant d'intervenir, de gérer certaines tâches ménagères ou de préparer le dîner si vous êtes trop occupé ce jour-là.
   • Assurez-vous de trouver la bonne personne qualifiée pour attribuer la tâche. S'il ne suffit pas de trouver quelqu'un pour faire le travail, vous devez demander à quelqu'un qui peut bien faire le travail.
   • Ne blâmez pas vos responsabilités sur les autres. Ce n'est pas une bonne compétence de gestion du temps, mais vous donne seulement l'air paresseux et manque de motivation aux yeux des autres.

10. 

    Mesurer la productivité. De temps en temps, vous devez vous arrêter et analyser vos réalisations, vos performances et déterminer le temps passé sur le dernier travail. Conserver ces données statistiques dans votre travail et votre vie vous aidera à trouver les changements dont vous avez besoin pour améliorer vos performances au travail et dans la vie quotidienne.

11. 

    Auto-attribué. Travailler trop dur peut entraîner l'épuisement et la perte de concentration et même les tâches les plus insignifiantes à accomplir. Alors parfois, vous devriez célébrer vos réalisations passées et vous récompenser avec quelque chose de vraiment intéressant.
    • Passez tout ce temps à vous détendre. Éteignez votre téléphone et ne répondez pas aux e-mails professionnels. Si vous mélangez le travail à la récréation, ce n'est plus une récompense pour la recharge.
    • Si vous travaillez du lundi au vendredi, vous devriez prendre un week-end de congé. À la fin d'un projet de trois mois, récompensez-vous avec de courtes vacances.
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• Ne laissez pas votre esprit vagabonder ou rêver éveillé lors de vos tâches quotidiennes.