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• Pas
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Besoin d'écrire une lettre de travail professionnelle et polie? La plupart des messages professionnels sont préformatés et faciles à copier, il vous suffit de modifier le contenu du message. Le courrier professionnel doit toujours inclure la date, des informations sur l'expéditeur, le destinataire et certains paragraphes dans le corps du message. Vous souhaitez écrire une image, veuillez suivre les étapes ci-dessous et corriger les points nécessaires pour correspondre aux normes de votre entreprise.

Pas

Partie 1 sur 4: Message d'ouverture

1. 

   Comprenez le format. Quel que soit le sujet de votre lettre, il existe certaines normes pour l'apparence de la lettre que vous devez suivre. Les lettres commerciales doivent être tapées et écrites dans une police populaire comme Arial ou Times New Roman. Vous devez mettre en évidence les paragraphes dans les messages manuellement. Cela signifie que vous démarrez un nouveau paragraphe en tapant deux fois la touche «retour». N'utilisez pas la commande indent pour mettre en évidence les paragraphes.
   • Laissez la marge d'environ 2 cm sur tous les bords.
   • Les e-mails doivent également être rédigés dans des polices populaires. N'utilisez pas de polices qui imitent l'écriture manuscrite ou qui sont colorées, à l'exception du noir et blanc dans le courrier professionnel.

2. 

   
   
   Choisissez le type de papier approprié. La lettre de travail doit être imprimée sur du papier de format 22 cm x 28 cm («format lettre»). Si vous n'êtes pas aux États-Unis, vous pouvez utiliser du papier au format A4. Certains contrats longs peuvent être imprimés sur du papier de 22 cm x 36 cm («format légal»).
   • Si vous imprimez pour l'envoi, vous devez l'imprimer sur du papier à en-tête de l'entreprise. Cela donne à la lettre un aspect plus professionnel et fournit également le logo et les coordonnées de votre entreprise.

3. 

   
   
   Fournissez des informations sur votre entreprise. Indiquez le nom et l'adresse de l'entreprise, dans lesquels chaque partie de l'adresse est écrite sur une ligne différente. Si vous possédez ou travaillez en tant que pigiste, remplacez le nom de l'entreprise par votre propre nom ou écrivez votre nom au-dessus du nom de l'entreprise.
   • Si votre entreprise a un papier à en-tête préconçu, vous pouvez l'utiliser au lieu de taper le nom et l'adresse de l'entreprise.
   • Si vous saisissez l'adresse vous-même, vous devez aligner à droite ou à gauche en haut de la page, en fonction de vous et des préférences de votre entreprise.
   • Si vous envoyez du courrier à l'étranger, saisissez le nom du pays en majuscules.

4. 

   
   
   Ajoutez la date. La rédaction d'une date complète est le choix le plus professionnel. Par exemple, vous pouvez écrire «1er avril 2012» ou «1er avril 2012». La date doit être justifiée à gauche, quelques lignes en dessous de l'adresse de l'expéditeur.
   • Si votre lettre est écrite dans quelques jours, indiquez la date à laquelle vous avez terminé la lettre.

5. 

   Fournissez des informations sur le destinataire. Écrivez le nom complet du destinataire, le titre (le cas échéant), le nom de l'entreprise et l'adresse postale, et divisez ces informations en lignes séparées. Si nécessaire, ajoutez un numéro de référence. Les informations sur le destinataire doivent être justifiées par quelques lignes sous la date.
   • Il est préférable d'envoyer une lettre à une personne identifiée. De cette façon, la personne à qui vous envoyez le message peut répondre à votre message. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous devez envoyer un courrier, faites une petite vérification. Vous pouvez appeler leur entreprise pour demander le nom et le titre exacts de la personne.

6. 

   Choisissez une salutation. Un message d'accueil est un point de respect pour le destinataire du message et le message d'accueil utilisé dépend du fait que vous connaissez la personne à qui vous envoyez le message, de quelle manière vous la connaissez et de sa solennité . Vous pouvez envisager les options suivantes:
   • "À qui cela peut concerner" (Aux personnes impliquées) seulement quand Vous ne savez pas à qui, surtout à qui vous voulez envoyer le message.
   • Si vous ne connaissez pas le destinataire de votre courrier, commencer par "Cher Monsieur / Madame" (Cher Monsieur / Madame ") est une option sûre.
   • Vous pouvez également utiliser le titre et le nom du destinataire, par exemple "Cher Dr. Smith" (Cher Professeur Smith).
   • Si vous connaissez bien le destinataire du courrier et entretenez une relation étroite avec lui, vous pouvez l'appeler par son nom, par exemple "Chère Susan".
   • Si vous n'êtes pas sûr du sexe du destinataire du message, tapez simplement le nom complet, par exemple "Cher Kris Smith" (Bonjour Kris Smith).
   • N'oubliez pas de taper une virgule après le message d'accueil ou un signe deux-points après «À qui cela peut concerner».
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Partie 2 sur 4: Rédaction du contenu du message

1. 

   Droit au problème. Le temps, c'est de l'argent, comme le dit la maxime, la plupart des entrepreneurs détestent perdre du temps. Par conséquent, le contenu de la lettre doit être présenté brièvement et professionnellement. Écrivez une lettre où le destinataire peut la lire rapidement en allant droit au but et en résumant votre opinion dans le premier paragraphe. Par exemple, vous pouvez toujours commencer par "Je vous écris concernant ..." (je lui écris à propos de ...) et partir de là.
   • N'utilisez pas de langage texturé, de gros jabs ou de phrases longues et rondes - vous devez communiquer ce que vous devez dire de manière aussi concise et claire que possible.
   • Exprimez-le de manière convaincante. Il semble que le but principal de la rédaction d'une lettre est de persuader le lecteur de faire quelque chose: changer d'avis, corriger une erreur, envoyer de l'argent ou prendre des mesures. Essayez de persuader le destinataire du message de faire ce que vous voulez.

2. 

   Utilisez le pronom de la personne. Idéalement, vous devriez utiliser les pronoms de personne "je" (je), "nous" (nous) et "vous" (vous) dans votre lettre. Décrivez-le comme «je» (moi) et appelez le lecteur «vous» (ami / grand-père / grand-mère / frère / sœur).
   • Notez si vous écrivez au nom d'une organisation. Si vous donnez des perspectives de croissance à votre entreprise, vous devez utiliser «nous» (nous) pour faire savoir aux lecteurs que vous parlez au nom de l'entreprise. Si vous écrivez sur votre opinion personnelle, utilisez «je» (moi).

3. 

   
   
   Écrivez de manière claire, concise et concise. Faites savoir à vos lecteurs exactement ce que vous voulez dire. Les lecteurs ne répondront rapidement à votre message que si le contenu de votre message est clair. En particulier, si vous voulez que les lecteurs tirent des conclusions ou agissent en réponse à votre lettre, dites-leur. Expliquez votre thèse de la manière la plus courte possible.

4. 

   
   
   Utilisez des phrases actives. Lorsque vous décrivez une situation ou faites une demande, utilisez la méthode active plutôt que passive. Les phrases passives peuvent rendre votre lettre obscure ou ne pas spécifier la personne impliquée. De plus, la phrase active est simplifiée et plus simple. Par exemple:
   • Phrase passive: Les lunettes de soleil ne sont ni conçues ni fabriquées en ce qui concerne leur durabilité.
   • Déclaration proactive: votre entreprise conçoit et fabrique des lunettes de soleil sans égard à leur durabilité.

5. 

   
   
   Soyez suffisamment ouvert d'esprit. Les lettres sont écrites par des êtres humains et adressées à des humains, évitez donc si possible les lettres rigides. Vous ne pouvez pas construire une nouvelle relation avec une lettre non personnelle et un manque d'ouverture. Cependant, évitez d'utiliser un langage familier ou un argot comme des phrases comme «vous savez» (vous savez), «je veux dire» (je veux dire) ou «veux» (vouloir faire - raccourcir «vouloir»). gros'). Gardez votre ton sérieux mais amical et enthousiaste.
   • Si vous connaissez bien le destinataire, vous devriez avoir une ligne de vœux gentils à lui de manière informelle.
   • Utilisez votre propre jugement pour décider dans quelle mesure vous exprimer. Parfois, un peu d'humour peut vous aider à conclure une transaction réussie, mais soyez prudent lorsque vous le taquinez peut être une erreur.

6. 

   Poli et courtois. Même si vous écrivez une lettre pour vous plaindre ou exprimer des inquiétudes, vous pouvez toujours être poli. Mettez-vous à la place du destinataire et proposez les idées que vous proposez, d'une manière sensée pour que les lecteurs voient que vous êtes toujours enthousiaste et prêt à aider.
   • Par exemple, vous pourriez faire une plainte sévère comme celle-ci: "Je pense que vos lunettes de soleil sont mauvaises et je ne les rachèterai plus jamais." Cependant, vous pouvez écrire de manière plus courtoise: " Je suis déçu par les lunettes de soleil de votre entreprise et j'ai l'intention d'acheter des lunettes ailleurs dans le futur.

7. 

   Utilisez le modèle d'en-tête «deuxième page» pour les pages supplémentaires. La plupart des lettres commerciales doivent être courtes sur une seule page. Mais si le problème dont vous parlez est plus long, comme un contrat ou un problème juridique, vous aurez peut-être besoin de quelques pages supplémentaires. Utilisez le modèle de papier à en-tête "deuxième page", qui a généralement une adresse abrégée et le même type de papier que le papier à en-tête de la première page.
   • Numérotation des pages en haut de la page avec la deuxième page et les suivantes. Vous pouvez également ajouter des noms et des dates de destinataire.

8. 

   Résumé du contenu. Dans le dernier paragraphe, résumez les principaux points et énoncez clairement les étapes de votre plan d'action ou à quoi s'attendre du destinataire du message. Notez que le destinataire peut vous contacter pour demander ou parler, le remercier de son intérêt pour la lettre et votre problème. publicité

Partie 3 sur 4: Lettres de fin

1. 

   Choisissez la phrase de fin. La phrase finale, comme une salutation, démontre le respect du destinataire et le degré de solennité de la lettre. «Bien à vous» ou «Sincèrement» est généralement un choix sûr; Vous pourriez envisager d'autres options telles que «Cordialement», «Respectueusement» (Cordialement), «Cordialement» et «Bien à vous» (Sincèrement). Vous pouvez également choisir une fin légèrement moins formelle mais professionnelle telle que "Tous les meilleurs", "Meilleurs voeux". , "Cordialement" et "Merci" et "Merci". Utilisez des virgules après la phrase.

2. 

   Signe. Laissez environ quatre lignes vides, puis signez-la. Signez votre signature après avoir imprimé la lettre ou si vous l'envoyez par e-mail, scannez l'image de votre signature et collez-la dans cette partie du message. Vous devez choisir une encre bleue ou noire pour la signature.
   • Si vous signez une lettre pour quelqu'un, écrivez «pp:» devant votre signature. «Pp» signifie «per procurationem» (comme «par agence» ou «au nom de»).

3. 

   Tapez votre nom et vos coordonnées. Sous votre signature, tapez votre nom complet, titre, numéro de téléphone, adresse e-mail et toutes les méthodes de contact possibles. Chaque information est écrite sur une ligne distincte.

4. 

   Ajoutez l'abréviation de la dactylo. Si quelqu'un d'autre que vous a tapé la lettre, vous devez ajouter les initiales de cette personne sous la signature. Parfois, les initiales de la personne qui a écrit la lettre étaient incluses. Par conséquent, il est important de faire la distinction entre la personne qui a écrit la lettre et qui a tapé la lettre.
   • Par exemple, si vous venez d'ajouter les initiales de la dactylo, écrivez-les en minuscules: mj
   • Si vous ajoutez les initiales de l'écrivain, écrivez-les en majuscules et l'abréviation de la dactylo en minuscules: RW: mj. Vous pouvez également utiliser une barre oblique entre les deux abréviations: RW / mj.

5. 

   Notez les documents joints. Si vous joignez un document pour que le destinataire le voie, annotez-le quelques lignes sous vos coordonnées, en notant le numéro et le type du document. Par exemple, vous pouvez écrire: «Pièces jointes (2): CV, brochure» («Pièce jointe (2): CV, brochure»).
   • Vous pouvez également abréger «Boîtiers» en «Boîtiers». ou "Enc.".

6. 

   Ajouter des destinataires. Si vous envoyez une copie de la lettre à une autre personne, vous devez inclure le nom de cette personne dans la lettre. Vous pouvez annoter en tapant "cc:" sous la ligne "Pièces jointes", "cc" signifie "copie de courtoisie", avec le nom et le titre de la personne ("cc" pour «Copie carbone» (copie carbone) lorsque la lettre est tapée sur papier carbone).
   • Par exemple, écrivez: «cc: Mary Smith, vice-présidente du marketing» («Chère: Mary Smith, directrice adjointe du marketing»).
   • Si vous souhaitez ajouter un autre destinataire, tapez le nom d'une deuxième personne directement sous le nom de la première personne et n'avez pas besoin de "cc:".
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Partie 4 sur 4: Terminé

1. 

   Modifiez votre message. L'apparence est l'élément clé d'un écrivain professionnel. Le lecteur verra sûrement facilement que vous êtes compétent et responsable en corrigeant les moindres défauts de la lettre. Vous pouvez exécuter la commande d'orthographe pour vérifier l'orthographe du mot, mais vous pouvez également vérifier en lisant attentivement la lettre avant de l'envoyer.
   • Vous vous demandez si la lettre était claire et concise. Y a-t-il un paragraphe de plus de trois ou quatre phrases? Si tel est le cas, pouvez-vous supprimer les paragraphes inutiles.
   • Si la lettre est vraiment importante, vous pouvez demander à un ami ou à un collègue de la vérifier rapidement. Parfois, le simple fait de prendre quelques secondes pour lire peut vous aider à repérer les erreurs ou l'utilisation de mots maladroits que vous n'auriez peut-être pas vues.

2. 

   N'agrafez pas le courrier. Si le message comporte de nombreuses pages, évitez d'agrafer le message. Si vous voulez vous assurer que les pages sont correctement alignées, utilisez le trombone en haut à gauche.

3. 

   Envoi postal. Si vous envoyez un courrier, utilisez une enveloppe professionnelle. Si une enveloppe avec le logo de votre entreprise est disponible, utilisez-la. Imprimez clairement l'adresse de retour et l'adresse du destinataire. Pliez la lettre en trois parties, de sorte que lorsque le destinataire ouvre le message, la première partie du message se plie en haut, puis s'ouvre vers le pli inférieur. Assurez-vous d'avoir suffisamment de tampons, puis envoyez-le.
   • Si vous pensez que l'adresse manuscrite est tachée et ne correspond pas à votre style professionnel, tapez l'adresse en mot, placez l'enveloppe dans l'imprimante et imprimez l'adresse sur l'enveloppe.
   • Si la lettre est extrêmement importante et / ou urgente, vous devez l'envoyer par courrier.
   • Si vous souhaitez envoyer le message par e-mail, convertissez-le au format HTML ou enregistrez le message au format PDF pour conserver le format. L'envoi papier est mieux, cependant.
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Conseil

• Utilisez un bon stylo pour signer les lettres.
• Vite. Si vous ne pouvez pas répondre à la demande de l'expéditeur dans un délai d'une semaine, dites-lui ce qu'il en est et faites-lui savoir quand il pourra obtenir une réponse de votre part.
• Concentrez-vous sur les aspects positifs. Parlez des choses que vous pouvez faire, pas des choses que vous ne pouvez pas. Par exemple, si vous n'avez pas d'article en stock, ne dites pas au client que vous ne pouvez pas honorer sa commande, dites plutôt que le produit est populaire et que votre côté est en rupture de stock. . Dites-leur ensuite quand vous pouvez leur offrir le produit.
• Si vous écrivez une lettre avec beaucoup de contenu, vous devez d'abord énumérer ces choses.
  • Faites la liste de tout ce que vous souhaitez couvrir. Ne vous inquiétez pas de la commande.
  • Pour chaque contenu, listez les mots clés, les exemples, les arguments et les faits.
  • Passez en revue le contenu de votre plan afin qu'il soit adapté à votre objectif et à votre public.
  • Éliminez tous les problèmes non liés.
  • Organisez les informations dans l'ordre qui convient le mieux au lecteur.

avertissement

• N'écrivez pas de lettres avec des phrases flatteuses. Un vrai compliment est acceptable, mais si vous le faites en excès, le lecteur sentira que vous travaillez en flattant, pas par votre capacité.
• N'utilisez pas de ton trop dur et imposant. N'oubliez pas que vous essayez de renforcer ou d'initier une relation professionnelle avec une lettre commerciale.