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• Méthode 1 sur 2: Comment rédiger un plan de gestion du changement organisationnel
• Méthode 2 sur 2: Comment suivre les modifications dans n'importe quel projet
• Recommandations

Il existe deux types de plans de gestion du changement. L'un d'eux prend en compte l'impact du changement sur l'organisation et vise à accompagner la période de transition. Un autre type de plan vous permet de suivre l'avancement d'un seul projet, de capturer les écarts ou les changements dans le cours et l'échelle du projet. L'objectif des deux plans est d'articuler clairement et clairement ce qui doit être fait exactement.

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Méthode 1 sur 2: Comment rédiger un plan de gestion du changement organisationnel

1. 1 Indiquez les raisons du changement. Énumérez les facteurs qui ont influencé la décision de mettre en œuvre le changement, tels qu'une faible productivité, une nouvelle technologie ou un changement dans la mission de l'organisation.
   • Une approche consiste à décrire la situation actuelle dans l'organisation et à quel état elle conduira à l'avenir au plan décrit.
2. 2 Spécifiez le type et l'échelle des changements. Décrivez brièvement la nature des changements attendus au sein du projet. Indiquez exactement ce que le changement affectera : les responsabilités professionnelles, les processus, la politique et/ou la structure organisationnelle. Dressez la liste des départements, équipes, systèmes et autres composants de l'organisation qui seront affectés par les changements à venir.
3. 3 Indiquez quelle partie prenante soutient ce projet. Dressez la liste de toutes les parties prenantes qui seront impactées par la mise en œuvre de ce plan, telles que la haute direction, le chef de projet, le sponsor du projet, les utilisateurs finaux et/ou les employés de l'entreprise. Pour chaque catégorie, indiquez si ces parties prenantes soutiennent le projet de changement.
   • Essayez de refléter ces informations dans le tableau pour plus de clarté et de clarté. Par exemple, des mesures telles que la sensibilisation, le soutien et l'influence peuvent être considérées comme un modèle utile et classées comme élevée/moyenne/faible pour chaque groupe de parties prenantes.
   • Si possible, menez des entretiens en face à face pour obtenir le soutien des parties prenantes.
4. 4 Créer une équipe de gestion du changement. Cette équipe est chargée de communiquer les informations à toutes les parties prenantes, d'être à l'écoute de leurs préoccupations et de s'assurer que les changements sont mis en œuvre le plus harmonieusement possible. Choisissez des personnes qui ont la confiance et le respect de l'organisation et qui ont de bonnes compétences en communication.
   • Ceci s'applique également au niveau de la haute direction. Soulignez l'attention des dirigeants sur le fait qu'ils devront non seulement se mettre d'accord sur le plan, mais aussi promouvoir activement le changement.
5. 5 Développer une approche conceptuelle de la gestion de l'organisation. Le soutien total des influenceurs dans l'organisation est essentiel à la réussite de la mise en œuvre du changement. Laissez chaque leader avoir son mot à dire sur le changement et encouragez tout le monde à jouer un rôle actif dans la réussite du changement.
6. 6 Faites un plan pour chaque groupe de parties prenantes. Évaluez les risques et les préoccupations de chaque groupe de parties prenantes, y compris ceux qui soutiennent le changement. Répartissez les tâches entre les membres de l'équipe de gestion du changement pour résoudre ces problèmes.
7. 7 Faire un plan de communication. La communication est l'élément le plus important de la gestion du changement. Communiquez aussi souvent que possible avec toutes les personnes impliquées dans le processus de changement. Soulignez sans relâche les raisons du changement et les avantages qu'il apportera.
   • Les parties intéressées doivent pouvoir communiquer en personne pour assurer une communication bidirectionnelle. Les rencontres en face à face sont indispensables.
   • La source d'information doit être le sponsor de la haute direction, le responsable hiérarchique de chaque employé et tout autre représentant de l'entreprise auquel les parties prenantes font confiance. Toutes les informations doivent être traitées de manière unifiée.
8. 8 Résistance de piste. Les changements sont toujours reçus avec hostilité. Cela se produit au niveau individuel, alors parlez aux parties prenantes en personne pour identifier la cause première de la résistance. Suivez les griefs et les plaintes afin que l'équipe de gestion du changement puisse résoudre les problèmes en temps opportun. Les problèmes les plus courants de cette nature incluent :
   • Manque de motivation pour changer ou manque de sentiment d'urgence.
   • Manque de compréhension de la situation dans son ensemble ou des raisons pour lesquelles des changements sont nécessaires.
   • Manque de contribution au processus.
   • Incertitude concernant l'avenir, les responsabilités futures ou les exigences relatives aux responsabilités futures.
   • Incapacité de la direction à répondre aux attentes concernant la mise en œuvre des changements ou la communication.
9. 9 Enlever les obstacles. La réponse à la plupart des griefs devrait être des informations supplémentaires ou des changements dans la stratégie de communication sur des questions spécifiques. Dans d'autres cas, des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires et doivent être incluses dans votre plan ou laissées à l'équipe de gestion du changement pour qu'elles soient mises en œuvre selon les besoins. Déterminez lequel des éléments suivants peut être pertinent pour votre organisation :
   • En cas de modification des responsabilités professionnelles ou des processus de travail, il est nécessaire de se concentrer sur la formation du personnel.
   • Si vous vous attendez à une baisse du moral de l'équipe ou à une transition trop stressante vers un nouvel environnement, désamorcez l'atmosphère avec un événement d'entreprise ou une récompense pour les employés.
   • Si les parties prenantes ne sont pas motivées à changer, développez un système d'incitation.
   • Si les parties prenantes se sentent dépassées, organisez une réunion pour obtenir leurs commentaires et ajustez votre plan en conséquence.

Méthode 2 sur 2: Comment suivre les modifications dans n'importe quel projet

1. 1 Définir les rôles dans la gestion du changement. Répertoriez tous les rôles requis pour ce projet. Décrivez les responsabilités et les compétences requises pour chaque rôle. Au minimum, incluez un chef de projet, qui doit mettre en œuvre les changements quotidiennement, et un sponsor de projet, qui doit suivre les progrès globaux et prendre des décisions sur la gestion du changement au niveau de la direction.
   • Pour les projets plus importants dans une grande organisation, vous devrez répartir le rôle de gestion de projet entre plusieurs personnes d'horizons différents.
2. 2 Utilisez le panneau de contrôle des modifications. Les projets dans le logiciel ont généralement un tableau de bord de contrôle des modifications auquel les membres de chaque groupe de parties prenantes peuvent accéder. Un tel logiciel permet un rapprochement automatique des demandes de changement, éliminant cette responsabilité du chef de projet, ainsi que d'informer les parties prenantes des décisions. Cette approche fonctionne bien dans les projets avec un grand nombre de parties prenantes, ainsi que dans les projets qui nécessitent une révision régulière de la portée et des objectifs du projet.
3. 3 Développer un processus de mise en œuvre des demandes de changement. Réfléchissez à la façon dont l'idée se traduit dans la réalité lorsqu'un membre de l'équipe identifie la prochaine étape nécessaire. Décrivez ce processus et coordonnez-le à l'avance avec toute l'équipe. Voici un exemple :
   • Un membre de l'équipe remplit un formulaire de demande de changement et transmet cette demande au chef de projet.
   • Le chef de projet inscrit cette demande dans la liste générale des demandes et note l'état de la demande lorsqu'une décision est prise de mettre en œuvre une idée ou de l'abandonner.
   • Le gestionnaire confie à un membre de l'équipe la tâche d'élaborer un plan plus précis, en tenant compte des ressources nécessaires.
   • Le chef de projet envoie le plan pour approbation au commanditaire du projet.
   • Le changement est en train d'être mis en œuvre. Les parties intéressées sont régulièrement informées de la situation actuelle.
4. 4 Créez un formulaire de demande de modification. Chaque demande de changement doit être enregistrée dans la liste générale des demandes et comporter les éléments suivants :
   • la date de la demande de modification ;
   • Numéro de demande de changement attribué par le chef de projet
   • nom et description ;
   • le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du demandeur ;
   • priorité (élevée, moyenne, faible). Les plans de gestion du changement immédiat nécessitent un calendrier clair ;
   • produit et numéro de version (pour les projets de développement de logiciels).
5. 5 Enregistrez des informations supplémentaires dans le journal des demandes. Le journal des demandes doit également refléter la décision actuelle et les mesures de mise en œuvre. En plus des informations spécifiées dans le formulaire de demande, les données suivantes doivent également être contenues ici :
   • une marque sur les résultats de l'approbation (approuvée ou annulée);
   • la signature de la personne qui a approuvé la demande ;
   • la durée de mise en œuvre du changement ;
   • la date d'achèvement du projet de changement.
6. 6 Suivez les changements majeurs. En plus de garder une trace de l'état du projet sur une base quotidienne, il sera utile de garder une trace de toutes les décisions importantes pour un projet donné. De tels dossiers facilitent le suivi des projets à long terme ou des projets au cours desquels des changements de direction ont lieu. Ces informations sont également utilisées pour informer les clients et la haute direction. Pour tout changement dans le calendrier, la portée ou les exigences d'un projet, de priorités ou d'une stratégie, veuillez noter les informations suivantes :
   • Qui a pris la décision.
   • Quand la décision a été prise.
   • Une brève description des motifs de la décision et du processus de mise en œuvre. Joindre tous les documents relatifs à ce processus.

Recommandations

• Établissez la confiance et l'engagement de vos employés et de vos clients. Les changements ont tendance à mettre les gens mal à l'aise. Démontrer aux gens que vous vous engagez à agir dans leur meilleur intérêt peut vous aider à gagner leur soutien.