Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 2: Rédaction d'un agenda
• Créez un agenda à partir de zéro
• Utiliser un modèle de calendrier
• Partie 2 sur 2: Meilleures pratiques pour l'utilisation d'un calendrier
• Conseils

Une réunion ordonnée nécessite un ordre du jour bien écrit. Ne laissez pas votre réunion devenir aussi fastidieuse et efficace que de nombreuses réunions le paraissent. En adhérant à un ordre du jour détaillé mais flexible, vous pouvez garder votre réunion rationalisée et ciblée afin que vous atteigniez tous vos objectifs de réunion dans les plus brefs délais. Que vous souhaitiez écrire votre propre calendrier, utiliser un modèle ou tirer le meilleur parti d'un calendrier que vous avez déjà, consultez l'étape 1 ci-dessous pour commencer!

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 2: Rédaction d'un agenda

Créez un agenda à partir de zéro

1. Commencez par donner un titre à votre calendrier. De la littérature la plus fine à la feuille de calcul la plus sèche, presque tous les documents importants ont besoin d'un titre et les ordres du jour des réunions ne font pas exception. Votre titre doit indiquer au lecteur deux choses: premièrement, qu'il ou elle lit un ordre du jour, et deuxièmement, le sujet sur lequel porte la réunion. Lorsque vous avez pris votre décision, mettez votre titre en haut de votre document vierge. Le titre n'a pas besoin d'être fleuri ou compliqué - dans un contexte commercial, les titres simples et directs sont généralement les meilleurs.
   • Résistez à l'envie d'utiliser des polices séparées ou de grande taille pour votre titre. Dans la plupart des cas, vous voudrez utiliser une police simple et digne comme Times New Roman ou Calibri, et donner à votre titre la même taille que le reste des lettres du document (ou juste un peu plus grand). N'oubliez pas que le but de votre titre est d'informer les lecteurs de ce qu'ils regardent, pas nécessairement de les divertir ou de les distraire.
2. Ajouter "Qui?’, ’vrai?" et "Quand?"données à l'en-tête. Après le titre, les ordres du jour des réunions ont généralement un en-tête qui peut varier en détail en fonction de la formalité de votre lieu de travail. Cet en-tête est généralement d'environ une ligne sous le titre. Habituellement, dans l'en-tête, vous listez brièvement des informations factuelles sur la réunion qui n'ont rien à voir avec le sujet discuté. Ceci afin que les personnes qui ne sont pas présentes sachent quand et où cela a eu lieu, et qui était présent. Voici quelques éléments que vous pouvez ajouter; quelles que soient les données que vous choisissez, assurez-vous d'identifier clairement chaque information (rendre le texte de l'étiquette en gras fonctionne bien ici):
   • Date et l'heure. Ceux-ci peuvent être regroupés ou dans leurs propres sections distinctes.
   • Lieu. Si votre entreprise a plusieurs emplacements, vous pouvez noter l'adresse, mais s'il n'y a qu'un seul emplacement, vous pouvez nommer la salle dans laquelle vous vous réunissez (par exemple, salle de réunion n ° 3).
   • Participants. Les titres de poste sont généralement facultatifs mais non obligatoires.
   • Personnes spéciales présentes. Il peut s'agir d'invités spéciaux, de conférenciers ou de chefs de conférence.
3. Rédigez une courte déclaration avec des objectifs. Les réunions qui n'ont pas d'objectif clairement défini risquent de perdre un temps précieux lorsque les participants décident de quoi parler. Sautez une ligne après votre en-tête et utilisez du texte en gras ou souligné pour désigner votre section d'objectifs avec un titre tel que "Objectif" ou "Objectif" suivi de deux points ou d'une nouvelle ligne. Ensuite, vous décrivez, en quelques phrases concises et précises, les points à discuter pour la réunion. Faites-en votre objectif d'écrire environ 1 à 4 phrases ici.
   • Par exemple, si nous voulons rédiger un énoncé des objectifs pour une réunion budgétaire, nous pouvons utiliser ceux-ci: "Objectif: Énumérez les principaux objectifs budgétaires pour l'exercice 2014-2015 et discutez des mesures de réduction des coûts à long terme. De plus, le directeur R&D Marcus Feldman présentera les résultats d'une récente enquête sur la concurrence. "
   • Si vous avez déjà écrit dans un contexte scientifique, considérez l'énoncé des objectifs comme le résumé de la réunion. Vous dites, en gros, ce qui doit être discuté lors de la réunion, sans entrer dans les détails.
4. Rédigez un programme pour les principaux points de la réunion. Les horaires aident à lutter contre la tendance des réunions d'affaires à durer trop longtemps. Sautez une ligne après votre énoncé des objectifs, donnez à votre emploi du temps un titre en gras ou souligné et commencez à créer des heures (pour correspondre aux points de discussion clés) dans votre emploi du temps. Pour faciliter la lecture, attribuez à chaque période sa propre ligne.
   • Indiquez chaque période avec Soit l'heure de début et de fin prévue, ou alors le temps que vous voulez que chaque partie prenne. Choisissez un système ou l'autre et soyez cohérent - mélanger les choses ne semble pas professionnel.
   • En d'autres termes, vous voulez marquer chaque période avec l'heure de début et de fin de ce sujet de conversation, ou simplement noter combien de temps vous voulez qu'elle dure. Par exemple, une ligne d'exemple pourrait être "14:00 - 14:05: Présentations et présentation " ou alors ’5 min: Introductions et Présence. »Cependant, vous devez éviter de basculer entre les deux systèmes.
5. Réservez du temps dans le programme pour les invités spéciaux. Si des invités viennent à votre réunion pour discuter de sujets importants, vous voudrez réserver du temps à la réunion pour ces personnes. Donnez à chaque invité son propre créneau horaire, même s'il a plus d'un sujet de conversation. De cette façon, chacun peut organiser ses propres sujets comme il le souhaite.
   • Pour éviter les problèmes de planification embarrassants, contactez les invités à l'avance pour savoir combien de temps chacun d'eux aura besoin sur le sujet de la conversation.
6. Laissez du temps supplémentaire à la fin de la réunion pour toute autre affaire. Pendant ce temps, les gens peuvent demander des explications sur des sujets de conversation déroutants, exprimer leurs propres opinions, suggérer des sujets pour de futures réunions et faire d'autres commentaires. Vous pouvez rendre cette enquête explicite en l'incluant comme dernier élément de votre emploi du temps, ou vous pouvez l'évoquer vous-même après le dernier point de la réunion.
   • Si vous arrivez à la fin de votre réunion et que personne n'a d'autres questions ou commentaires, vous pouvez toujours mettre fin à la réunion plus tôt. Beaucoup de vos participants vous en remercieront probablement!
7. Vous pouvez également fournir un aperçu des sujets de conversation. Habituellement, le calendrier est la part du lion de l'ordre du jour de la réunion - la partie sur laquelle les gens se tournent pour guider la discussion. Cependant, bien qu'il ne soit pas essentiel de fournir cet effort supplémentaire, fournir un aperçu supplémentaire des points clés peut être très utile pour les participants distraits. Un plan rappelle aux participants la disposition des idées présentées à la réunion et aide ceux qui ont du mal à suivre chaque sujet mentionné. Voici un exemple du type de résumé que vous souhaitez probablement utiliser:

   • I. Postes budgétaires hautement prioritaires

     • A. Budget de déplacement des employés

       B. Tarifs des concessionnaires

       • je. Négocier une meilleure offre?

       C. Coûts du lobbying

     II. Mesures pour améliorer le chiffre d'affaires

     • A. Autres accords de services

       • je. Présenter les options aux clients

         ii. Avoir un retour

       B. Réinvestissement dans la technologie mobile

     ...et ainsi de suite.

8. Vérifiez le calendrier pour les erreurs avant de les distribuer. Étant donné que certains participants peuvent se fier fortement à l'ordre du jour de la réunion, il est très judicieux de vérifier s'il y a des erreurs avant de le distribuer. Faire cela n'est pas seulement une faveur pour les personnes présentes - cela reflète également positivement votre attention aux détails et la valeur que vous avez pour votre position.
   • De plus, vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs dans votre agenda peut vous aider temps et vous sauver visage Passer du temps à expliquer un ordre du jour plein d'erreurs peut perturber votre réunion et vous embarrasser, surtout lorsque des personnes importantes sont présentes.

Utiliser un modèle de calendrier

1. Utilisez un modèle inclus avec votre traitement de texte. De nombreux programmes de traitement de texte, tels que Microsoft Office, Pages pour Mac, etc., ont des modèles standard pour tous les types de documents personnels et professionnels, y compris les ordres du jour des réunions. Avec ces modèles, vous pouvez créer un document d'aspect professionnel étonnamment rapidement et facilement. Habituellement, ces types de modèles sont organisés en sections logiques avec une mise en page esthétique - tapez simplement les données pertinentes dans les espaces correspondants et vous êtes prêt à partir!
   • Bien que chaque traitement de texte soit légèrement différent, la plupart des options de modèle vous permettront de naviguer vers les modèles à partir de la barre de menu en haut de la fenêtre du programme.
   • Si votre traitement de texte peut utiliser des modèles, mais ne dispose pas de modèles d'agenda de réunion appropriés, vous pouvez en télécharger un sur le site Web du créateur du programme. Les modèles pour Microsoft Word, par exemple, sont disponibles sur office.microsoft.com, tandis que les modèles pour Pages pour Mac sont disponibles dans l'App Store d'Apple.
2. Vous pouvez également télécharger un modèle à partir d'une source externe. Si votre traitement de texte n'est pas fourni avec des modèles de calendrier par défaut et que vous ne pouvez pas les obtenir sur le site officiel, ne vous inquiétez pas - il existe de nombreux modèles gratuits disponibles en ligne. Une simple recherche sur votre moteur de recherche préféré pour, par exemple, "modèle d'ordre du jour de réunion" vous donnera des dizaines de résultats pertinents. Cependant, comme tous ces résultats ne proviennent pas de sources officielles et dignes de confiance, il est important de faire une distinction lors du choix des modèles à utiliser. Vous trouverez ci-dessous quelques sites externes que vous voudrez peut-être visiter:
   • Enregistrer les modèles Word - Ce site professionnel propose de nombreux modèles de qualité pour Microsoft Word.
   • Modèles Word en ligne - Une autre excellente ressource pour les modèles Word. Cependant, cette page ne propose que quelques choix.
   • iWorkCommunity - un bon modèle de calendrier pour Pages. Cependant, ce modèle est destiné aux anciennes versions de Pages (avant 2009).
   • L'App Store propose également des tonnes de modèles pour les pages. Malheureusement, tous ne sont pas disponibles gratuitement.
3. Remplissez les champs de votre modèle. Une fois que vous avez trouvé un modèle approprié dans votre traitement de texte, ou téléchargé un modèle que vous aimez, il ne vous reste plus qu'à remplir le modèle avec les informations nécessaires. La plupart des modèles auront des zones clairement marquées pour que vous puissiez saisir des noms, des heures, des sujets de conversation, des titres de section, etc. Remplissez tous les champs pertinents pour compléter votre agenda et vérifiez votre travail pour les erreurs par la suite. Aussi utiles que puissent être les modèles de calendrier, ils ne vous protègent pas contre les erreurs d'orthographe, de grammaire et factuelles.
   • Ne laissez aucun champ vide. Rien ne semble plus amateur que, disons, une ligne dans un horaire qui dit seulement «Tapez ici». Si, pour une raison quelconque, il y a des parties du modèle que vous ne souhaitez pas remplir, supprimez-les au lieu de les laisser vides.
4. Apportez des modifications mineures pour adapter votre calendrier à vos besoins. Les modèles d'agenda de réunion peuvent être très utiles, mais il n'y a aucune raison pour laquelle vous devriez vous en tenir exactement au style et à la disposition de calendrier par défaut. N'hésitez pas à apporter des modifications au contenu et au style du modèle comme bon vous semble pour vous assurer que votre calendrier répond aux normes que votre entreprise a définies pour vous et que vous avez définies pour la réunion.
   • Par exemple, si vous pensez qu'un modèle particulier a l'air très bien, mais que son en-tête est si long qu'il est gênant, n'hésitez pas à supprimer toutes les sections inutiles de l'en-tête comme bon vous semble, à condition de le faire de manière à ce que la mise en page du document n'est pas gâchée ou l'ordre du jour semble moche.

Partie 2 sur 2: Meilleures pratiques pour l'utilisation d'un calendrier

1. Sélectionnez d'abord les sujets les plus importants. Lors de la planification des réunions, il est généralement judicieux de mettre le sujet le plus important au premier plan du calendrier. Avec cela, vous réalisez deux choses. Tout d'abord, il permet à chacun de discuter de ces sujets importants lorsqu'il est à bout de souffle et pas encore fatigué au début de la réunion. Deuxièmement, dans le cas où la réunion se termine prématurément ou si certains participants doivent partir avant la fin, cela garantit que les sujets importants ont déjà été discutés.
   • Les réunions ne se déroulent pas toujours comme prévu. Si de petits sujets sans importance sont supprimés à la fin d'une réunion, vous pourrez peut-être les résoudre vous-même ou planifier une autre réunion plus tard. Cependant, si vous ne parvenez pas à couvrir les principaux sujets de conversation, votre réunion n'a pas réussi à atteindre une partie de l'objectif, ce qui peut être à la fois frustrant et gênant pour vous. Mettre les sujets les plus importants en tête de votre emploi du temps empêche la plupart du temps ce problème.
2. Tenez-vous-en à votre calendrier, mais soyez flexible. Lors de la planification et de la conduite d'une réunion, l'un des plus grands dangers est que cela prend plus de temps que prévu. Les employés en ont généralement un Ne pas aimer des réunions trop longues, et à juste titre, car elles peuvent être incroyablement ennuyeuses et empêcher les gens de faire du vrai travail à la place. Pour garder votre réunion dans les délais, garder un œil sur l'horloge, et si vous en avez l'occasion, procédez poliment en disant quelque chose comme: «Nous devons vraiment passer au sujet suivant si nous voulons sortir d'ici à l'heure. "
   • Cependant, les réunions ne se déroulent souvent pas comme prévu, vous devez donc être prêt à compenser si une partie de votre réunion prend plus de temps que vous ne le souhaiteriez. Soyez flexible en discutant autant que possible dans le temps limité dont vous disposez pour votre réunion. Par exemple, si une partie de votre réunion est en retard, vous pouvez couper la discussion pour d'autres parties de votre réunion, ou omettre complètement des parties relativement peu importantes de la réunion pour vous assurer qu'elle se termine à l'heure.
3. Commencez à rédiger votre ordre du jour bien avant la réunion. Bien que les calendriers ne soient pas nécessairement aussi importants que les autres types de documents commerciaux (tels que les rapports, les feuilles de calcul de données, les diapositives de présentation, etc.), vous voulez toujours que votre calendrier soit professionnel et élégant, surtout si vous le partagez avec vos collègues pendant la réunion. réunion. Pour vous assurer d'avoir suffisamment de temps pour produire un document de qualité, commencez à rédiger votre agenda le plus tôt possible.
   • Commencer tôt vous donne également l'avantage d'obtenir des commentaires sur l'ordre du jour de votre réunion. Partager une version préliminaire de votre calendrier avec des collègues ou des superviseurs et demander leur avis peut vous aider à corriger les failles et à ajouter des détails manquants qui n'existaient pas auparavant. Si vous attendez la dernière seconde pour rédiger votre calendrier, vous n'aurez peut-être pas le temps de demander ce commentaire.
   • Bien que vous puissiez vous en sortir avec la rédaction des ordres du jour pour une réunion quotidienne ordinaire la veille de la réunion, la préparation d'une réunion importante peut prendre des semaines.
4. Partagez l'ordre du jour avec les participants à la réunion. Pour vous assurer que tout le monde vient à la réunion avec une parfaite connaissance du sujet à discuter, vous voudrez partager l'ordre du jour avec tout le monde à l'avance. Selon la culture d'entreprise dans laquelle vous travaillez, cela peut signifier imprimer plusieurs copies et les remettre personnellement, ou simplement envoyer le calendrier par courrier électronique en pièce jointe. Quelle que soit la manière dont vous distribuez votre calendrier, assurez-vous qu'il est exempt d'erreurs techniques avant de l'envoyer.
   • Selon l'importance de la réunion, vous voudrez probablement donner l'ordre du jour aux participants au moins une heure ou deux avant la réunion. Pour les réunions importantes et importantes, il peut être nécessaire d'envoyer l'ordre du jour un jour ou plus à l'avance.
   • Étant donné que les gens sont souvent occupés ou oublieux, c'est une bonne idée d'apporter des copies supplémentaires de l'ordre du jour à la réunion au cas où quelqu'un oublierait le leur.

Conseils

• Si quelqu'un ne peut pas assister à la réunion, envisagez de créer une section «Annoncé d'absence» en haut de l'ordre du jour, ou laissez un espace pour cela et annoncez-le simplement pendant la réunion.
• Une excellente ressource pour un productif réunion utilise «DARV»: objectifs, ordre du jour, rôles et responsabilités. Tout d'abord, votre réunion devrait en avoir un objectif avoir. Si vous organisez simplement une réunion pour fournir des informations, ne perdez pas le temps des gens avec une réunion. Envoyez-leur une newsletter. L'objectif doit avoir une composante active et si possible un produit à afficher: «Fixer les objectifs trimestriels de l'équipe». L'ordre du jour est une liste de sujets que vous aborderez pour atteindre cet objectif, avec une limite de temps pour vous garder sur la bonne voie. Par exemple, "1. Vérifiez l'état des objectifs du dernier trimestre (15 minutes), 2. Toute autre suggestion commerciale d'objectifs (20 minutes), 3. Sélectionnez les 5 principaux objectifs (10 minutes), etc." Pour les rôles et responsabilités, vous déterminez qui dirige la réunion, qui prend des notes et qui attribue les actions qui résultent de la réunion.
• Si votre entreprise dispose d'un formulaire spécial pour les calendriers, utilisez ce formulaire comme modèle. Pour certains endroits, s'en tenir à la formule est essentiel.
• Selon ce que vos collègues préfèrent, il peut être utile d'avoir une date limite pour que les gens proposent des idées pour l'ordre du jour. Indiquez une date et une heure de clôture et respectez-les. Faites de la place pour des ajouts qui améliorent le calendrier ou lorsque des événements remplacent votre calendrier d'origine.