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• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 2: Rédaction de votre proposition
• Partie 2 sur 2: Soumettre votre proposition

La préparation d'une proposition de direction est utile si vous voyez des opportunités d'améliorer les processus, d'augmenter le chiffre d'affaires ou de réaliser des économies. Vous pouvez également rédiger une proposition si vous voyez quelque chose qui devrait ou peut être changé à vos yeux. Si vous souhaitez préparer une proposition pour la gestion de votre entreprise, prenez le temps de rassembler les informations nécessaires. Discutez de la proposition avec vos collègues pour voir s'ils sont d'accord. Abordez la gestion de manière appropriée.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 2: Rédaction de votre proposition

1. Identifiez le problème. Que vous souhaitiez faire une proposition sur la rationalisation des processus ou sur la réduction des coûts, vous devez avoir une idée précise de la nature du problème. Vous en avez souvent une idée vous-même, mais si vous voulez faire valoir un point et résoudre quelque chose, assurez-vous de pouvoir décrire le problème de manière concise.
2. Faire votre recherche. Avant de commencer à rédiger votre proposition, il est important que vous vérifiiez tous les faits. Parlez aux parties prenantes. Cela peut être des collègues, des superviseurs ou des clients. Découvrez des entreprises comparables et ce qu'elles pourraient faire différemment.
   • Par exemple, si vous pensez que votre entreprise devrait changer de traiteur, parlez-en aux employés de la cuisine qui travaillent pour le traiteur actuel. Que pensent-ils? Peut-être ont-ils travaillé avec d'autres traiteurs ailleurs? Quelles différences voient-ils? Que pensent vos collègues du traiteur? Si vous n'êtes pas satisfait de la nourriture, cela pourrait simplement être votre goût personnel au lieu que la qualité soit médiocre.
3. Rédigez une description du problème. Pour présenter votre proposition, décrivez la situation actuelle. Veuillez indiquer tous les faits pertinents. Par exemple, qui sont impliqués, dates et lieux. Ne portez pas encore de jugement de valeur dans cette section; limitez-vous à une esquisse objective de la situation actuelle.
   • Dans l'exemple du traiteur, vous pouvez écrire par exemple: «L'entreprise X travaille avec le traiteur Y depuis 7 ans. Pendant cette période, le nombre de repas parmi lesquels on peut choisir est passé de cinq à deux. Le nombre de plats végétariens a diminué et certains jours, aucun plat végétarien n'est proposé.
4. Expliquez quelle est votre solution. Après avoir identifié le problème, décrivez la solution que vous proposez. Si votre proposition se compose de plusieurs éléments, commencez par l'élément le plus important de votre proposition. Montrez que vos résultats sont basés sur des recherches.
   • Par exemple, vous pouvez écrire: «Je conseille à la société X de passer à un autre traiteur. La société X a plusieurs options ici. Le traiteur W et le traiteur Z offrent tous deux plus de choix en matière de repas et ont un niveau de coût comparable à celui du fournisseur actuel. De plus, Cateraar Z peut mieux répondre aux besoins de nos employés, car ils disposent d'une large gamme de plats végétariens, végétaliens et sans gluten. Bien que Cateraar W propose moins de plats végétaliens, ils seraient également une bonne option. Des recherches plus tôt cette année montrent que 40% de nos employés sont végétariens, 10% sont végétaliens et 2% de nos employés suivent un régime sans gluten. »
5. Faire un plan. Décrivez chaque étape à suivre pour mettre en œuvre la proposition. Indiquez pour chaque étape quels sont les coûts associés à cette étape et quel est le délai d'exécution. Soyez transparent dans lequel les coûts sont certains et qui dépendent de certains facteurs. Si vous le souhaitez, vous pouvez numéroter les étapes. Ensuite, fournissez des informations plus détaillées. Ne surestimez pas les rendements de votre proposition. Indiquez le plus objectivement possible quels sont les rendements attendus.
   • ”Pour changer de traiteur, il faut: 1. Résilier le contrat en cours avec le Traiteur Y; 2. Invitez le traiteur W et le traiteur Z à une séance d'essai; 3. Faites un choix pour l'un des deux traiteurs; 4. Passez un contrat avec le traiteur sélectionné. Les coûts du nouveau contrat devraient être comparables aux coûts du contrat actuel avec le traiteur Y. Si nous respectons le délai de préavis convenu dans le contrat actuel avec le traiteur Y, il n'y a pas de frais associés à l'annulation. Le passage à un autre traiteur peut donc être neutre en termes de coûts, avec d'éventuels effets positifs sur la satisfaction des employés car l'offre à la cantine est augmentée. »
6. Énoncez les objections qu'il pourrait y avoir. Montrez que vous vous rendez compte qu'il existe des objections possibles à la proposition. Par exemple, faut-il s'attendre à une résistance de la part des employés? Peut-être que certains collègues sont de grands fans du traiteur actuel. Indiquez ce qui peut être fait pour éliminer toute objection et minimiser les risques.
7. Indiquez ce qui est nécessaire pour mettre en œuvre la proposition. Si votre proposition signifie que des articles doivent être achetés ou que des employés supplémentaires doivent être déployés pour la mise en œuvre, veuillez l'indiquer. Indiquez également quel engagement de temps est requis. Vous pouvez le faire sous la forme d'une liste de contrôle. Par exemple:
   • "Requis: groupe de travail qui évalue les différents traiteurs (4 employés de différentes parties de l'organisation), 2 heures pour la session d'essai, 3 heures pour préparer le rapport d'évaluation."
8. Terminez par les principaux avantages. Quel que soit le changement que vous proposez, répétez-le à la fin. Résumez vos trois points les plus importants et terminez par une phrase récapitulative. Considérez ceci comme le résumé exécutif. Par exemple:
   • Comme le montre cette proposition, le traiteur Y a réduit la gamme de plats au cours des 7 dernières années. Traiteur W et Traiteur Z proposent une gamme plus large au même coût. Je recommande d'organiser une séance d'essai avec ces deux traiteurs dans le but de sélectionner un nouveau traiteur pour notre entreprise. On s'attend à ce que cela augmente la satisfaction et la rétention des employés. "
   • Identifiez les avantages financiers et quantitatifs. Par exemple, votre innovation entraîne-t-elle des économies de coûts? Puis indiquez cela.
   • Identifiez les avantages qualitatifs. Parfois, les avantages d'une proposition ne peuvent pas être indiqués avec des chiffres concrets. Par exemple, si votre proposition augmente la satisfaction des employés, veuillez l'indiquer. Les avantages qualitatifs peuvent être tout aussi précieux que les avantages quantitatifs.

Partie 2 sur 2: Soumettre votre proposition

1. Faites lire la proposition à un collègue. Demandez à un collègue de vous faire part de vos commentaires sur votre proposition. Peut-être que votre collègue est entièrement d'accord avec votre proposition. Si votre collègue n'est pas entièrement d'accord avec votre proposition, pensez à ses objections. Si vous pensez que les objections sont justifiées, ajustez votre proposition. Si vous pensez que les objections sont justifiées en elles-mêmes, mais ne conduisent pas à une conclusion différente, veuillez les indiquer dans la section dans laquelle vous expliquez les éventuelles objections à la proposition.
2. Grattez. Une fois que votre proposition est prête et que vous l'avez fait relire par quelqu'un d'autre, réexaminez-la attentivement. Toutes les phrases fonctionnent-elles bien, n'y a-t-il pas de fautes d'orthographe, est-ce assez concis Vous ne voulez pas que votre proposition soit trop longue, car la direction risque de ne pas la lire. Un maximum de deux pages est une belle longueur.
3. Soumettez la proposition à la direction. Une fois votre proposition terminée, déterminez à qui la soumettre. Dans certaines organisations, il est clair qui a le mot à dire sur un sujet particulier. C'est moins clair dans d'autres organisations. Demandez qui contacter. Souvent, les secrétaires en sont bien conscients.
   • Une fois que vous avez trouvé la bonne personne, essayez de planifier une réunion physique avec elle pour discuter de la proposition. De cette façon, vous obtenez plus d'attention pour la proposition que lorsque vous l'envoyez sur papier ou par e-mail.