Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 3: Identifiez-vous
• Partie 2 sur 3: Donnez votre avis
• Partie 3 sur 3: Récapitulation
• Conseils
• Mises en garde

Si vous devez souvent appeler des clients pour votre travail, il y a de fortes chances que vous deviez souvent laisser un message vocal. Mais que devez-vous dire exactement après le bip? Il peut être angoissant de se souvenir de toutes les informations pertinentes à communiquer, ce qui peut empêcher de dire des détails importants. En utilisant un système de messagerie vocale, vous n'aurez plus jamais à enregistrer des messages vocaux confus et improvisés. En parcourant rapidement une liste de contrôle dans votre tête, vous pouvez vous assurer que vous avez fourni toutes les informations nécessaires et que vous avez de meilleures chances d'être rappelé.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Identifiez-vous

1. Utilisez l'intonation correcte. Une fois que l'enregistrement de votre message a commencé, vous devez parler clairement et intelligemment. N'essayez pas de marmonner ou de parler trop vite. Faites de votre mieux pour avoir l'air intéressé et joyeux afin d'attirer l'attention de l'auditeur. Bien que le récepteur ne puisse pas vous voir, votre intonation générale sera captée par le téléphone, alors assurez-vous que vous transmettez la bonne.
   • Articulez tout ce que vous dites. Une mauvaise réception peut déformer votre voix et vous faire abandonner. Même une voix normale peut ressembler à un murmure à travers le téléphone.
   • Votre voix doit être en phase avec le type d'appel que vous passez. Par exemple, vous pouvez avoir l'air joyeux lorsque vous laissez un message vocal pour féliciter votre neveu d'avoir obtenu son diplôme d'études secondaires. Cependant, si vous souhaitez exprimer vos condoléances à un ami en deuil, vous devez vous assurer que votre voix est solennelle et respectueuse.
2. Veuillez inclure votre nom. La première chose à faire est de donner votre nom. De cette façon, la personne que vous appelez saura immédiatement à qui elle a affaire. Un simple «ceci est (votre nom)» suffit dans la plupart des situations. Si vous n'avez pas encore rencontré quelqu'un, vous pouvez choisir "mon nom est (votre nom complet)". Vos amis et vos proches vous reconnaîtront sans avoir à vous identifier. S'il s'agit d'un appel professionnel, l'autre personne a immédiatement un nom à associer à la voix et au message, ce qui permet peut-être une forme de communication plus personnalisée.
   • Cette étape semble évidente, mais elle est souvent oubliée par les appelants.
   • Si vous avez un titre de poste spécifique ou une description de vous-même qui peut être utile au destinataire pour le suivi, veuillez l'inclure après votre nom. Par exemple, "Je m'appelle Dr. Versluis, radiologue à l'hôpital universitaire d'Amsterdam "ou" Voici Ariane Janssens, la mère de Chloé qui est en classe avec votre fille ".
3. Laissez votre numéro de téléphone. Veuillez inclure votre numéro de téléphone immédiatement après avoir indiqué votre nom. La plupart des appelants attendent la fin de la messagerie vocale pour fournir leurs coordonnées, mais si le destinataire ne peut pas l'écrire correctement la première fois, il est obligé de réécouter l'intégralité du message. N'oubliez pas de parler lentement et de tout articuler lorsque vous communiquez votre numéro de téléphone pour qu'il soit compréhensible.
   • Un moyen simple d'inclure votre numéro de téléphone au début d'un message est de dire quelque chose comme "Ceci est (votre nom), mon numéro est (votre numéro de téléphone)" ou "je m'appelle (nom) et j'appellerai (numéro ) '.
   • Malgré le fait que les fonctions d'identification de l'appelant sont omniprésentes, il est toujours recommandé de laisser votre numéro de téléphone au cas où la personne à appeler n'a pas enregistré votre numéro ou si vous demandez un rappel vers un autre numéro.
4. Fournissez un point de connexion. Lorsqu'ils écoutent des messages vocaux professionnels ou des messages d'expéditeurs inconnus, les gens deviendront rapidement méfiants ou perdront tout intérêt s'ils ne savent pas qui vous êtes et pourquoi vous appelez. Rassurez-les en mentionnant un ami commun ou une référence qui vous a donné leur numéro. Cela garantit à nouveau que l'appel téléphonique est plus professionnel. La messagerie vocale sonnera moins intrusive et vous serez plus susceptible de recevoir un rappel.
   • Essayez d'inclure une courte introduction qui pique l'intérêt de l'auditeur, comme "J'ai obtenu votre numéro de Patrick, qui m'a dit que vous envisagiez de vendre votre bateau."
   • Même si vous ne passez pas d'appel professionnel, il est important de trouver un point de contact pour rassurer le destinataire. "Voici Bob, votre voisin juste en face de vous" est plus personnel que "This is Bob Vermeersch".

Partie 2 sur 3: Donnez votre avis

1. Pensez à ce que vous allez dire au préalable. Avant de laisser un message vocal, assurez-vous d'avoir une idée claire de ce que vous allez dire. Cela ne devrait pas être un problème si vous appelez pour une raison particulière, mais entendre le bip à l'autre extrémité et réaliser que l'on vous répond peut vous faire perdre votre façon de savoir quoi dire. Divisez les informations en différents points et couvrez-les tous avant de raccrocher.
   • Pour les messages vocaux très urgents ou importants, pensez à rédiger à l'avance une version approximative du script.
   • Si vous perdez fréquemment le fil, concentrez-vous simplement sur l'inclusion de votre nom, d'un numéro à rappeler et de la raison pour laquelle vous appelez en quelques mots.
   • Imaginez envoyer un message vocal pour donner suite à la soirée romantique d'hier. Rédiger mentalement votre message avant de l'enregistrer peut faire une grande différence en paraissant cool, calme et recueilli ou bégayant et nerveux.
2. Gardez votre message concis. Limitez vos messages vocaux à 20-30 secondes. Il n'y a pas beaucoup de situations où un message vocal doit être plus long. Vous n'êtes pas censé ennuyer le destinataire avec une très longue introduction ou une histoire. Soyez concis. À propos, un court message peut susciter plus de curiosité et persuader quelqu'un de revenir, alors que ce ne serait pas le cas autrement.
   • D'un autre côté, un message vocal trop court peut faire en sorte que le destinataire se sente sans importance, ce qui lui permet de l'effacer sans même l'écouter. Cela est particulièrement vrai lorsque vous appelez avec un numéro privé.
   • Le but de laisser un message vocal est de faire en sorte que quelqu'un vous rappelle. L'intention n'est pas de fournir toutes les informations, car c'était le but de la conversation téléphonique.
3. Commencez par les informations les plus importantes. Continuez tout droit et indiquez clairement la raison de votre appel. Si vous cochez uniquement, par exemple lorsque vous avez une proposition d'achat ou si vous suivez une transaction ou souhaitez confirmer un rendez-vous, vous devez le signaler au destinataire. Votre auditeur perdra rapidement tout intérêt si vous ne lui dites pas au départ pourquoi vous le contactez.
   • Vous n'avez pas beaucoup de temps pour faire passer votre message. Si vous n'êtes pas franc, votre auditeur effacera le message avant d'avoir entendu les informations cruciales.
   • Mieux vaut recevoir directement de mauvaises nouvelles comme "Papa est à l'hôpital". Utilisez le reste du message pour réconforter et fournir des explications. Dans tous les cas, c'est mieux que de contourner le sujet et de laisser votre auditeur s'inquiéter.
4. Soyez personnel et authentique. Résistez à la tentation de prendre une «voix de téléphone» artisanale et commune. Soyez gentil, soyez vous-même et parlez naturellement. Les gens savent quand ils essaient de vendre quelque chose d'une certaine manière et ils sont plus susceptibles de vous donner une chance s'ils sentent que vous vous adressez à eux comme un égal.
   • Lorsque vous semblez lire un script, votre auditeur aura l'impression de passer un autre coup de fil parce que vous le devez.

Partie 3 sur 3: Récapitulation

1. Posez une question spécifique ou demandez quelque chose. Lorsque vous complétez le message, vous devez spécifiquement indiquer pourquoi vous souhaitez que le destinataire vous rappelle. Posez une question précise ou demandez quelque chose qui les incitera à répondre au téléphone. Si, après avoir écouté la messagerie vocale, ils se sentent confus ou ne savent pas exactement ce que vous voulez, c'est que la messagerie vocale a raté sa cible.
   • Essayez des phrases telles que «Faites-moi savoir si vous avez aimé la recette que je vous ai envoyée» ou «J'aimerais avoir votre avis sur cette proposition».
   • Les gens sont plus motivés à vous contacter lorsque vous avez une demande spécifique au lieu de simplement dire «rappel».
2. Incluez normalement votre nom et vos coordonnées. Complétez votre message en mentionnant à nouveau votre nom et vos coordonnées. Répétez votre chanson deux fois pour que l'auditeur puisse l'écrire correctement et ne pas se méprendre sur un nombre. N'oubliez pas d'inclure tous les détails qui peuvent être utiles pour que votre auditeur puisse vous rappeler, par exemple lorsque vous êtes disponible et indisponible, et le meilleur moment de la journée pour appeler.
   • Mentionner votre numéro de téléphone plus de deux fois à la fin d'un appel est une exagération et peut même être interprété comme impoli.
   • S'il s'agit d'un message quotidien adressé à un ami ou à un membre de la famille, ne vous inquiétez pas de cette étape.
3. Évitez une fin interminable. Quand il est temps de raccrocher, n'élargissez pas le message inutilement. À moins que ce ne soit un appel téléphonique personnel avec un être cher, il n'est pas nécessaire de souhaiter une autre belle journée à quelqu'un. L'attention du destinataire disparaîtra au fur et à mesure que le message continuera, alors essayez de ne pas perdre le focus à la fin. Remerciez-les pour leur temps et laissez-leur la prochaine étape de communication.
   • Veuillez terminer par quelque chose comme «J'ai hâte de vous entendre» est plus chaleureux et donc plus efficace que les expressions génériques et commerciales telles que «Je vous souhaite une bonne journée».
   • Vous ne pouvez pas récapituler ou résumer votre message à la fin. Si le destinataire a besoin d'entendre à nouveau un détail particulier, il peut relire le message plus tard.

Conseils

• Pensez un instant aux messages vocaux que vous avez reçus et qui vous ont fait réfléchir "qu'est-ce que cette personne veut de moi?". Laissez un message vocal que vous aimeriez recevoir vous-même.
• Si cela est pertinent pour le destinataire, vous pouvez également indiquer votre adresse e-mail ou un autre mode de contact en plus de votre numéro de téléphone.
• N'oubliez pas d'inclure la date si vous partagez des informations sensibles au temps.
• Sourire! Cela peut être ressenti même à travers le téléphone.
• Si vous appelez pour un sujet sensible, vous devez limiter les informations que vous fournissez dans la messagerie vocale au cas où elles seraient entendues par d'autres personnes.
• En cas d'urgence ou de catastrophe naturelle, vous pouvez utiliser un message vocal sortant pour informer les gens que vous allez bien.

Mises en garde

• Si vous essayez de demander à quelqu'un de vous rappeler, ne parlez pas des précédents appels infructueux. Cela peut sembler ennuyeux, ce qui rend l'auditeur moins à l'aise pour vous parler.
• Dans des circonstances professionnelles, vous devez toujours laisser un message vocal si la personne que vous appelez ne répond pas. Voir plusieurs appels manqués sans messages vocaux minera l'importance de votre entreprise.