Gérez votre temps à bon escient

Contenu

Avancer d'un pas
Méthode 1 sur 3: Sachez utiliser votre temps
Méthode 2 sur 3: Évitez les distractions
Méthode 3 sur 3: Utilisez votre temps efficacement
Mises en garde

Nous avons tous le sentiment qu'il n'y a tout simplement pas assez d'heures dans une journée pour terminer tout ce qui doit être fait. Quelques compétences d'organisation et de gestion du temps simples peuvent vous aider à tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez. Apprenez à utiliser le temps à bon escient pour en faire plus avec le temps dont vous disposez.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 3: Sachez utiliser votre temps

Gardez une trace de vos activités quotidiennes. Vérifiez ce que vous faites chaque jour et notez le temps que vous y consacrez. Vous serez peut-être surpris du temps que vous perdez réellement en une journée, par rapport à la quantité réelle de travail que vous effectuez.
- N'oubliez pas de suivre les tâches banales telles que la préparation du petit-déjeuner, le ménage, la douche, etc.
Notez toutes vos activités dans un cahier. Une fois que vous savez ce que vous faites chaque jour et combien de temps vous y consacrez, notez-le. En collectant toutes ces informations et en les voyant sur une seule page à la fois, vous pouvez voir des modèles et peut-être même des zones où vous perdez votre temps.
- Soyez compréhensif et clair lorsque vous prenez des notes. N'assemblez pas d'événements individuels, n'oubliez pas les petites tâches et assurez-vous d'utiliser des horodatages exacts pour suivre vos activités quotidiennes.
- Il peut être utile de catégoriser certains types d'activités. Par exemple, écrivez les tâches ménagères en bleu, les activités en rouge et les activités récréatives en noir. Cela vous aidera à visualiser comment vous passez votre temps.
Pensez à la façon dont vous passez votre temps. Passez-vous une heure par jour à ne rien faire? Deux heures pour décider où manger? Huit heures de navigation sur Internet? Recherchez des modèles dans la façon dont vous passez votre temps et déterminez ce qui est nécessaire et ce qui n'est pas nécessaire.
- Perdez-vous votre temps à cause de votre manque de maîtrise de soi? Êtes-vous un procrastinateur? Prenez-vous trop de responsabilités sur vos épaules? Ce sont toutes des questions à vous poser tout en évaluant comment vous passez votre temps.
- Vous pouvez vous retrouver à interrompre vos activités tout au long de la journée d'une manière qui n'a pas de sens. Par exemple, il n'est probablement pas judicieux de travailler une demi-heure, puis de passer 10 minutes à faire des choses insignifiantes, puis de travailler une autre demi-heure. Vous serez plus concentré et productif si vous travaillez une heure et gérez des tâches insignifiantes à une date ultérieure.
- Il vaut mieux s'attaquer à vos tâches en les divisant en «blocs». Il s'agit d'une méthode dans laquelle vous planifiez une durée prédéterminée pour une seule tâche sans aucune distraction.
Envisagez des ajustements. Maintenant que vous savez exactement à quoi vous consacrez votre temps, commencez à apporter des ajustements actifs à votre emploi du temps. Assurez-vous de pouvoir identifier les domaines sur lesquels vous ne pouvez pas passer moins de temps. Ce n'est pas parce que quelque chose prend du temps que c'est du temps perdu.
Si vous passez trois heures par jour à envoyer des e-mails liés au travail, il est peu probable que vous puissiez réduire ce temps. Cependant, si vous envoyez quatre ou cinq e-mails personnels lors de vos e-mails officiels, vous pouvez certainement réduire le temps que vous passez sur les e-mails.
Changez vos habitudes et vos normes. Quel que soit votre problème de gestion du temps, il y a toujours une solution. Une fois que vous avez décidé où et comment passer votre temps, vous devrez faire un effort planifié pour modifier votre gestion du temps.
- Si vous passez trop de temps à faire le ménage ou à préparer vos repas et que vous pouvez vous le permettre, envisagez de faire appel à une femme de ménage ou à un cuisinier. Pour certaines personnes, leur temps vaut plus que leur argent.
- Vous pouvez passer une grande partie de votre journée à naviguer sans but sur Internet. Vous pouvez restreindre l'accès à certains sites Internet ou comptes de réseaux sociaux (pendant que vous êtes censé travailler sur autre chose).

Méthode 2 sur 3: Évitez les distractions

Identifiez les distractions dans votre vie. La plus grande menace pour utiliser votre temps utilement est la distraction constante. Essayez d'identifier les activités ou les personnes qui ont tendance à vous faire perdre votre temps. Que ce soit un ami qui ne cesse de parler ou une habitude tenace qui vous empêche de travailler, vous pouvez trouver des moyens d'éviter ces pertes de temps.
- Si vous passez beaucoup de temps à faire quelque chose qui ne produit pas un résultat souhaitable pour vous, c'est probablement juste une distraction dans votre vie que vous devriez éviter.
- Dans un environnement de bureau, vous verrez probablement beaucoup de vos collègues comme des distractions. Évitez les bavardages ou les conversations sur la météo lorsque vous avez besoin de faire quelque chose. Cependant, gardez à l'esprit que votre attitude au bureau est tout aussi importante pour votre carrière que la gestion du temps, alors ne soyez pas impoli.
Évitez les longs appels téléphoniques. Si vous constatez que vous passez beaucoup de temps sur de longs appels téléphoniques, vous devez changer vos habitudes téléphoniques. Souvent, vous pouvez faire plus en parlant en personne qu'en téléphone, alors arrêtez de parler au téléphone.
- De nombreuses conversations téléphoniques consistent en des bavardages inutiles et inutiles, en particulier au début ou à la fin de la conversation. Les gens ont tendance à perdre leur concentration et à s'égarer au téléphone, alors soyez conscient de cela. Dans les conversations en face à face, il est plus nécessaire de se concentrer exclusivement sur les problèmes de travail. En effet, aucune des parties n'est entourée de distraction lors d'une réunion.
Ne surfez pas excessivement sur le Web. De nombreuses personnes utilisent Internet comme un outil essentiel pour accomplir les tâches à accomplir. Cependant, tout comme de nombreuses personnes sont coupables de s'égarer dans des articles de presse inutiles, des reportages sportifs et des photos de célébrités, de chatons ou de chiots. Restez concentré lorsque vous êtes en ligne. Il existe des programmes qui bloquent certaines applications, sites Web et domaines, contribuant ainsi à réduire les distractions liées à Internet.
- Évitez Facebook, Twitter et autres sites de réseautage social si vous êtes censé faire autre chose.
- Googler divers sujets est également une perte de temps dangereuse. Vous pensez peut-être que vous allez chercher quelque chose, mais avant de le savoir, vous vous êtes retrouvé dans les coins les plus reculés d'Internet pendant plus de trois heures.
Affichez un panneau «Ne pas déranger». Vous connaissez probablement le signe que vous pouvez accrocher à la porte de votre chambre d'hôtel. Ce signe peut être tout aussi efficace dans un environnement de bureau ou sur un lieu de travail. Vous pouvez imprimer un tel panneau vous-même et l'accrocher à la porte de votre espace de travail si nécessaire. Cela mettra fin aux potins qui vous empêchent de travailler.
- Si vous travaillez à domicile, il est essentiel que vous disposiez d'un espace de travail dédié. Ne travaillez pas dans les parties communes de votre maison, car la télévision, le téléphone ou une console de jeux peuvent facilement vous empêcher de travailler.
Prenez du temps pour les distractions inévitables. Il existe des types de distractions que vous ne pouvez parfois pas éviter. Parfois, c'est votre patron qui s'absente de la journée de travail pour discuter, ou peut-être un membre plus âgé de la famille qui a besoin d'une aide constante pour des tâches simples. Quelles que soient ces distractions inévitables, si vous leur faites de la place à l'avance, elles vous enlèveront moins de temps vital pour d'autres projets et activités nécessaires.

Méthode 3 sur 3: Utilisez votre temps efficacement

Notez tout. Ne comptez pas sur votre mémoire pour faire vos tâches. Notez tout ce que vous devez faire en un seul endroit et reportez-vous souvent à cette liste pour atteindre vos objectifs.
- Même si une tâche semble moins lourde ou banale, notez-la. Votre calendrier devrait être rempli de petits commentaires comme "Appeler Stefan", "Rechercher les marges bénéficiaires" ou "Email Chef".
- Assurez-vous d'avoir toujours un cahier avec vous et notez les tâches au fur et à mesure qu'elles passent. Vous pensez que vous vous souviendrez de les écrire plus tard, mais vous l'oublierez probablement.
Utilisez un agenda. Le simple ajout d'un calendrier ou d'un agenda à votre collection d'outils d'organisation vous aidera à organiser votre temps efficacement. Notez chaque nouvelle date limite, affectation ou réunion qui est ajoutée à votre emploi du temps. Prenez un moment chaque matin pour revoir votre programme de la journée afin de savoir ce qui vous attend.
Évitez les doubles obligations. Organisez votre emploi du temps en évitant de vous poser trop de questions et en ne prenant pas trop de projets ou d'événements à la fois. Vérifiez votre calendrier avant d'accepter quoi que ce soit pour vous assurer que vous avez le temps. Cela permet de garder votre temps organisé sans perdre de vue votre emploi du temps régulier.
Évitez les distractions. Gérez votre temps de manière productive en supprimant les éléments qui pourraient vous distraire ou vous amener à vous égarer et à prendre du retard sur votre emploi du temps. Gardez la télévision et les jeux loin de l'endroit où vous étudiez ou faites la paperasse afin de vous concentrer sur les tâches à effectuer en premier et de conserver les choses amusantes pour plus tard.
Organisez vos tâches en fonction de leur importance. Gérez votre temps à bon escient en effectuant d'abord les tâches les plus importantes ou limitées dans le temps. Marquez-les dans votre planification avec un marqueur de couleur spécial ou un petit autocollant. Planifiez d'abord les tâches prioritaires et donnez-vous suffisamment de temps pour les accomplir, puis travaillez sur des choses moins urgentes autour des tâches les plus importantes identifiées.
- Soyez prêt à changer vos priorités de temps en temps. Les choses peuvent arriver à la dernière minute et exiger votre attention immédiate. Vous devrez arrêter ce que vous faites de temps en temps et concentrer votre énergie et votre temps sur ces tâches inattendues. Assurez-vous simplement que cela ne se produit pas trop souvent.
- Si vous vous trouvez constamment à réorganiser vos priorités tout au long de la journée, c'est que quelque chose ne va pas. Bien que des changements mineurs à votre horaire puissent être attendus, des ajustements continus signifient probablement que vous n'avez pas vos priorités en ordre.
Être réaliste. Donnez-vous un temps réaliste pour accomplir chaque tâche. Si vous pensez que quelque chose prendra entre une demi-heure et une heure, accordez-vous une heure complète. Soyez réaliste quant au temps que prend quelque chose pour éviter d'être débordé ou en retard.
- Il est toujours plus sûr d'être prudent et de vous donner plus de temps que vous n'en aurez besoin. Si vous terminez votre tâche plus tôt, vous êtes libre de vous attaquer à la tâche suivante, ce qui ne doit pas affecter votre productivité à la fin.
Planifiez vos besoins de base. N'oubliez pas de prévoir du temps pour les activités quotidiennes comme manger et prendre une douche. Cela peut sembler évident, mais il est important de réserver du temps pour ces choses, en plus des autres tâches planifiées, pour vous assurer de ne pas les sauter et que ces choses ne vous retardent pas.
Utilisez un système de rappel. Utilisez des rappels simples en plus de votre agenda quotidien pour vous aider à vous souvenir des tâches importantes ou des échéances. Utilisez des post-its ou des alertes vocales ou textuelles sur votre téléphone mobile pour vous rappeler ce que vous devez faire à ce moment-là, ou si vous avez quelque chose de prévu. Un tel système de sauvegarde vous aidera à éviter d'oublier des choses.
- Évitez de dépendre des autres pour penser à quelque chose. Ils sont probablement aussi oublieux que vous.
- Si quelque chose est extrêmement important, définissez plusieurs rappels pour vous-même. Vous pouvez manquer un post-it ou une alarme téléphonique, mais pas plusieurs.
Demander de l'aide. Demandez de l'aide à quelqu'un d'autre et déléguez des tâches plus petites si nécessaire. Votre emploi du temps global sera bénéfique si vous pouvez avaler votre fierté et demander à quelqu'un de vous aider avec quelques petites tâches dans la maison, ou préparer le dîner un soir de semaine chargé.
- Assurez-vous de déléguer les responsabilités à des personnes qualifiées. Il ne suffit pas de demander à quelqu'un une tâche particulière. Vous voulez qu'ils fassent bien ce travail.
- Ne prenez pas l'habitude de laisser votre travail aux autres. Cela ne reflète pas les compétences en gestion du temps. Au contraire, il semble que vous soyez simplement paresseux et démotivé.
Évaluez votre productivité. De temps en temps, il est nécessaire de regarder votre travail à distance et d'analyser ce que vous avez accompli, vos performances et combien de temps cela a pris. Être conscient de ces aspects de votre travail et de votre vie peut vous aider à modifier votre emploi du temps et la façon dont vous travaillez au quotidien, produisant des résultats étonnamment efficaces.
Récompense toi. Travailler trop dur ou trop longtemps peut conduire à l'épuisement professionnel, ce qui rend difficile la concentration sur les tâches les plus simples. Alors, prenez quelques instants pour célébrer ce que vous avez accompli et récompensez-vous avec quelque chose que vous appréciez vraiment.
- Assurez-vous que votre temps de pause est consacré au plaisir. Éteignez votre téléphone professionnel et ne répondez pas aux e-mails. Si vous mélangez travail et loisirs, vous ne vous récompenserez pas et vous ne pourrez pas éviter un burn-out.
- Si vous travaillez du lundi au vendredi, gardez votre week-end de congé. Si vous travaillez sur un projet depuis trois mois, prenez de courtes vacances lorsque vous avez terminé.